VeriFactu AEAT: todo lo que necesitas saber

VeriFactu AEAT es el sistema de facturación electrónica verificable que obligará a empresas y autónomos en España a enviar automáticamente los registros de todas sus facturas a la Agencia Tributaria de forma segura e instantánea. Si emites facturas electrónicamente, necesitas estar al día con VeriFactu... Y nada mejor para ello que esta guía con la que despejar todas las dudas sobre qué es, cuándo es obligatorio, a quién afecta, qué requisitos técnicos debes cumplir y cómo prepararte para evitar sanciones.

VeriFactu se refiere a cualquier sistema de facturación electrónica que permite la verificación mediante su envío directo a la autoridad tributaria. Está regulado por el Reglamento VeriFactu, cuyo objetivo es establecer los requisitos mínimos para los programas de facturación. En la práctica, cuando emites una factura con un software compatible con VeriFactu, los datos se envían automáticamente a la Agencia Tributaria sin que tengas que hacer nada manualmente.

Este sistema forma parte de un esfuerzo más amplio para digitalizar la administración fiscal en España y asegurar que todas las transacciones sean transparentes y fácilmente rastreables. VeriFactu tiene unos objetivos claros:

1. Mejorar la eficiencia en la gestión de facturas electrónicas.
2. Reducir el fraude fiscal mediante un control más estricto de las transacciones.
3. Facilitar el cumplimiento fiscal para empresas y autónomos.

Además, VeriFactu se integra con el SII AEAT (Suministro Inmediato de Información de la Agencia Tributaria), mejorando el proceso de declaración de las facturas emitidas y recibidas.

Desde su implementación en 2026, este sistema se ha convertido en la norma para empresas y autónomos que utilizan software de facturación electrónica en España, con excepción de regiones con sistemas propios como el País Vasco (TicketBAI), Navarra, Ceuta y Melilla. La AEAT ha anunciado que proporciona acceso gratuito a VeriFactu para facilitar su adopción, permitiendo a las empresas cumplir con las nuevas normativas sin incurrir en costes adicionales.

Llegados a este punto, ¿te estás preguntando cuáles son exactamente las ventajas de Verifactu que puede aprovechar tu negocio? Son tres, y son realmente jugosas:

• Automatización. Tus facturas se envían a Hacienda sin intervención manual, ahorrando tiempo.
  
  
• Seguridad jurídica. Reduces el riesgo de sanciones al cumplir automáticamente con la normativa.
  
  
• Transparencia. Facilita auditorías y consultas con la AEAT al tener todo centralizado.

No te preocupes (todavía): VeriFactu no será obligatorio hasta 2027. Y esto puede parecer contradictorio porque, hasta hace bien poco, la fecha de implantación estaba fijada en 2026. Pero, tras dos prórrogas consecutivas, el Gobierno ha fijado el 1 de enero de 2027 como fecha límite para que las empresas adapten sus sistemas de facturación, mientras que los autónomos y otros obligados tributarios tendrán hasta el 1 de julio de 2027 para ajustarse al nuevo sistema.

El Gobierno ha prorrogado la entrada en vigor de VeriFactu (originalmente prevista para 2026) debido a la complejidad técnica de adaptar todos los sistemas de facturación a los requisitos del reglamento. La adaptación requiere que el software incorpore elementos como el registro inalterable, la firma digital, el código QR o la integración con la AEAT, lo que ha resultado más complejo de lo previsto tanto para empresas como para proveedores de software.

Este aplazamiento permite a empresas y autónomos disponer de más tiempo para prepararse sin prisas y garantiza una implementación más ordenada en todo el tejido empresarial.

Es importante distinguir que VeriFactu y la factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece) son dos sistemas complementarios pero diferentes:

• VeriFactu: Regula los requisitos técnicos de los sistemas informáticos de facturación (seguridad, inalterabilidad, trazabilidad)
  
  
• Factura electrónica obligatoria (B2B): Regula el formato y envío de facturas entre empresas

Ambos sistemas tienen calendarios de implementación distintos. Si utilizas un software de facturación compatible con VeriFactu como el de Qonto, el sistema gestionará automáticamente ambos requisitos cuando entren en vigor.

Solo necesitas seguir tres simples pasos:

1. Contacta con tu proveedor de software de facturación para confirmar que están adaptándose a VeriFactu.

2. Verifica si tu sistema actual podrá cumplir los requisitos técnicos (registro inalterable, código QR, firma digital).

3. Planifica la migración con tiempo suficiente para evitar problemas de última hora en 2027.

Recuerda: aunque las sanciones no se aplicarán hasta 2027, prepararte con antelación te evita riesgos y te permite hacer la transición sin estrés.

VeriFactu afecta a todas las empresas y autónomos en España que utilicen software informático para emitir facturas electrónicas, con algunas excepciones importantes. Si facturas con un programa de ordenador (no en papel), VeriFactu ya debería estar entre tus principales prioridades..

Para despejar todas las dudas posibles, debes saber que VeriFactu te afecta si:

1. Eres una empresa (SL, SA, etc.) que utiliza software de facturación.
2. Eres autónomo y emites facturas electrónicas con cualquier programa.
3. Tienes una entidad (comunidad de bienes, sociedad civil) que factura con software.
4. Eres no residente fiscal en España pero tienes un establecimiento permanente aquí.
5. Desarrollas o comercializas software de facturación (debes adaptar tus productos).

Por el contrario, Verifactu no te afecta si:

1. Emites todas tus facturas en papel (aunque seas autónomo con software).
2. Ya estás obligado al sistema SII (Suministro Inmediato de Información) de la AEAT.
3. No estás obligado a emitir facturas (actividades exentas).
4. Operas en País Vasco (Vizcaya, Guipúzcoa, Álava) donde existe TicketBAI.

Si eres autónomo, VeriFactu solo te afecta si emites facturas electrónicas mediante software (programa de facturación, Excel con macros, aplicaciones web, etc.). Para que lo veas más claro todavía, aquí tienes algunos ejemplos aplicables para trabajadores por cuenta propia:

1. ✅ Te afecta: Usas Qonto, Holded, Contasimple o cualquier software para facturar.
2. ❌ No te afecta: Emites facturas en papel y las entregas / envías físicamente.
3. ✅ Te afecta: Emites facturas en Word / Excel y las envías por email en PDF.

En resumen: si tu factura pasa por un ordenador, VeriFactu te afecta.

Si tu empresa desarrolla, distribuye o comercializa programas de facturación electrónica, debías adaptar tus sistemas a los requisitos técnicos de VeriFactu antes del 29 de julio de 2025. Esta adaptación incluye puntos imprescindibles como:

1. Registro inalterable de facturas.
2. Firma electrónica.
3. Código QR.
4. Envío telemático a AEAT (si ofreces VeriFactu).
5. Garantías de integridad, trazabilidad e inalterabilidad.

Las sanciones por incumplimiento para desarrolladores pueden llegar hasta 150 000 euros.

El Reglamento VeriFactu es obligatorio para todos los empresarios y autónomos que utilicen software de facturación electrónica (desde 2027). Lo que es opcional es usar la plataforma gratuita de la AEAT llamada "VeriFactu". De esta forma, puedes elegir entre dos caminos para cumplir con los requisitos del reglamento.

Es la plataforma oficial que ofrece Hacienda de forma gratuita. Cuando emites una factura, el sistema envía automáticamente toda la información a la AEAT en tiempo real. Debes tener en cuenta tanto sus pros como sus contras:

1. ✅ Gratis: No pagas nada, lo proporciona la Agencia Tributaria.
2. ✅ Cumplimiento automático: Hacienda recibe todo al instante.
3. ✅ Sin riesgo de error: Si lo usas, cumples seguro.
4. ❌ Siempre conectado: Necesitas estar online para facturar.
5. ❌ Funcionalidades básicas: Solo sirve para facturar, nada más.

Esta opción se refiere cualquier programa de facturación privado (como Qonto, Holded, Contasimple, etc.) que cumpla con los requisitos técnicos del reglamento. Tú facturas con tu software habitual y este garantiza que todo esté en orden. En cuanto a los pros y los contras, no pierdas de vista lo siguiente:

1. ✅ Más completo: Gestiona facturación, contabilidad y cobros, todo integrado.
2. ✅ Más cómodo: No dependes de estar conectado a Hacienda constantemente.
3. ✅ Mejor experiencia: Interfaces más modernas y fáciles de usar.
4. ✅ Funcionalidades avanzadas: Reportes, automatizaciones, integraciones...
5. ❌ Puede costar dinero: Depende del proveedor, aunque algunos ofrecen planes gratuitos.

Sintetizando los pros y contras de las dos opciones, deberás decidir cuál se adapta mejor a tus necesidades:

• Opción 1 (VeriFactu AEAT): Tu mejor opción si eres autónomo con pocas facturas, presupuesto ajustado y no necesitas funcionalidades avanzadas.
  
  
• Opción 2 (SIF compatible): Lo más recomendable si eres empresa o autónomo con volumen medio / alto de facturación y quieres integrar facturación con contabilidad, pagos y gestión financiera.

Para terminar de guiar tu decisión, puedes recurrir a esta tabla con todos los elementos a sopesar:

El Reglamento VeriFactu establece una serie de requisitos técnicos que debe cumplir cualquier software de facturación. Pero esto no es algo que deba preocuparte como usuario: si usas un programa compatible (como Qonto, Holded, etc.), el software se encarga de todo automáticamente. Tu única preocupación, por lo tanto, tan solo debe ser certificar que la solución que hayas elegido sea compatible con VeriFactu.

Asegúrate de que tu sistema compatible con VeriFactu garantiza los siguientes puntos:

1. Seguridad: Firma electrónica y registro encadenado para evitar manipulaciones.
2. Trazabilidad: Registro de fecha, hora y autor de cada operación.
3. Código QR: Incluido en cada factura para facilitar verificación.
4. Acceso AEAT: Permitir consultas de Hacienda cuando lo solicite.
5. Inalterabilidad: Imposible borrar o modificar facturas sin dejar rastro.

En resumidas cuentas, tu único trabajo se limita a facturar como siempre. El software compatible hace el resto (firma, código QR, trazabilidad, etc.) sin que tengas que hacer nada manualmente.

Llegados a este punto, ya te habrás dado cuenta de que el funcionamiento de VeriFactu no implica mayores complicaciones. Ahora bien, sí que debes tener en cuenta que depende del tipo de plataforma que utilices: la oficial de la AEAT o un software compatible (SIF).

El proceso, desde que emites la factura hasta que llega a Hacienda, es el siguiente:

1. Introduces la transacción en tu software de facturación: importe, cliente, concepto, etc.

2. El programa envía la factura automáticamente a la Agencia Tributaria en tiempo real, de forma segura e instantánea.

3. La factura llega a tu cliente con el sello "Veri*Factu" en la parte superior, que identifica que ha sido verificada por la AEAT.

Como ves, no tienes que hacer nada manualmente: el sistema se encarga de todo en segundo plano mientras tú facturas con normalidad.

El proceso es prácticamente idéntico para ti como usuario, con una diferencia: la información no se envía automáticamente a la AEAT, sino que se almacena de forma segura e inalterable en tu software. La AEAT puede acceder a estos registros si lo solicita (por ejemplo, en una auditoría).

Tu cliente no verá el sello "VeriFactu" en la factura, pero *el documento cumple igualmente con todos los requisitos legales** del reglamento. Así que, en ambos casos, el resultado es el mismo: cumples con la normativa, tus facturas son legales y estás protegido ante posibles sanciones.

Si tienes dudas sobre qué opción te conviene más, descubre cómo funciona la facturación de Qonto y cómo te ayuda a cumplir con VeriFactu automáticamente desde 2027.