VeriFactu AEAT: todo lo que necesitas saber

En diciembre de 2023 se publicó en el BOE el Real Decreto 1007/2023, conocido como Reglamento VeriFactu, que establece los requisitos y especificaciones técnicas que las empresas deben cumplir al utilizar sistemas informáticos para emitir facturas electrónicas.

En este reglamento se incluye el nuevo sistema de facturación electrónica (VeriFactu AEAT) diseñado por la  Agencia Tributaria (AEAT) y destinado a garantizar el envío electrónico seguro, automático e instantáneo de las facturas electrónicas.

Pero ¿cómo funciona exactamente este sistema de la AEAT para empresarios y profesionales? VeriFactu AEAT promete revolucionar el mundo de la facturación electrónica, así que desde Regate by Qonto, te contamos los puntos clave de este sistema: qué es VeriFactu, cuándo entra en vigor, y más.

VeriFactu AEAT es una plataforma digital desarrollada por la AEAT para gestionar y controlar la emisión y recepción de facturas electrónicas. El término “VeriFactu” se refiere a “Sistemas de emisión de facturas verificables”, que son unos sistemas de facturación electrónica destinados a garantizar el envío electrónico seguro, automático e instantáneo de los registros de facturación a la Agencia Tributaria.

Este sistema forma parte de un esfuerzo más amplio para digitalizar la administración fiscal en España y asegurar que todas las transacciones sean transparentes y fácilmente rastreables. Por lo que, VeriFactu AEAT persigue lo siguiente:

1. Mejorar la eficiencia en la gestión de facturas electrónicas.

2. Reducir el fraude fiscal mediante un control más estricto de las transacciones.

3. Facilitar el cumplimiento fiscal para empresas y autónomos.

4. Integrarse con el SII AEAT (Suministro Inmediato de Información de la Agencia Tributaria), mejorando el proceso de declaración de las facturas emitidas y recibidas. Esta integración ayudará a las empresas a cumplir con sus obligaciones fiscales de manera más eficiente y transparente.

La AEAT ha anunciado que proporcionará acceso gratuito a VeriFactu AEAT para facilitar su adopción. Esto permitirá a las asesorías y despachos cumplir con las nuevas normativas sin incurrir en costes adicionales significativos. Por lo que, sí, VeriFactu será gratis, ya que es una medida importante para garantizar que todos los actores económicos puedan adaptarse sin problemas a este nuevo sistema.

VeriFactu AEAT cuenta con una serie de ventajas, entre las que destacan:

• Mejora de la eficiencia. El uso de VeriFactu AEAT permitirá a las empresas mejorar significativamente su eficiencia en la gestión de facturas electrónicas. La digitalización del proceso reducirá el tiempo y los costes asociados con la emisión y recepción de facturas en formato papel.
  
  
• Transparencia y control. VeriFactu AEAT ofrecerá un mayor control y transparencia en las transacciones comerciales. La integración con el SII permitirá a la AEAT monitorizar y verificar las facturas electrónicas en tiempo real, reduciendo así el riesgo de fraude fiscal.
  
  
• Cumplimiento fiscal. La plataforma facilitará el cumplimiento de las obligaciones fiscales para las empresas y autónomos. Al utilizar VeriFactu AEAT, las empresas podrán asegurar que sus facturas cumplen con todos los requisitos legales y técnicos establecidos por las nuevas normativas, como la Ley Crea y Crece o la Ley Antifraude. Nuestra solución ya cuenta con los sistemas de emisión de facturas verificables VeriFactu, cumpliendo con la Ley Antifraude.

El Reglamento VeriFactu establece los requisitos técnicos y legales que deben cumplir las empresas a la hora de emitir una factura electrónica y utilizar esta plataforma.

• Elementos de seguridad informática, como hashes encadenados y firma electrónica para asegurar que el registro no pueda ser alterado una vez creado, permitiendo rastrear cualquier modificación.
  
  
• Permitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
  
  
• Almacenar y procesar la información de facturación, ya sea en el propio sistema informático de facturación, mediante un soporte físico externo, o a través del envío telemático a otro sistema informático, independientemente de si es o no de facturación.
  
  
• Generar un registro de alta de la factura simultáneamente o justo antes de su emisión.
  
  
• Firmar los registros de facturación con un certificado electrónico.
  
  
• Incluir un código QR en la factura para facilitar su captura y digitalización, permitiendo al receptor proporcionar voluntariamente información a la AEAT.
  
  
• Permitir el envío continuo y automático de todos los registros de facturación a la AEAT.
  
  
• Facilitar el acceso inmediato y/o la extracción de datos por parte de la AEAT.

Se contemplan sanciones de hasta 150.000 euros para los proveedores de software que no cumplan con los requisitos y de hasta 50.000 € para los usuarios que utilicen sistemas no homologados. Sin embargo, estas sanciones no se aplicarán hasta que el Reglamento técnico sea publicado oficialmente a través de una Orden Ministerial.

Igualmente, el Reglamento VeriFactu también define las características que tiene que tener un software o sistema de facturación electrónica:

• Accesibilidad y Legibilidad: los registros de facturas deben ser accesibles y legibles.
  
  
• Integridad e Inalterabilidad: deben garantizar que los registros no puedan ser alterados sin que el sistema lo detecte. Si es necesario modificar una factura, se puede optar por anularla completamente enviando un nuevo mensaje a Hacienda o emitir una factura VeriFactu de rectificación para corregir cualquier error.
  
  
• Trazabilidad: deben asegurar que los datos registrados sean rastreables de manera clara y confiable. Todos los datos registrados deben tener la fecha correcta, indicando cuándo se hizo el registro.
  
  
• Conservación: los registros deben poder conservarse adecuadamente.
  
  
• Inmutabilidad: no se pueden hacer cambios, borrar datos o introducir información falsa en los registros de facturación sin dejar constancia en los sistemas.

Aunque el marco regulatorio se estableció a finales de 2023, el calendario de implementación ha experimentado importantes actualizaciones.

Un hito significativo se alcanzó el 28 de octubre de 2024 con la publicación de las esperadas especificaciones técnicas en la Orden Ministerial. Esta publicación ha traído consigo una revisión de los plazos iniciales, otorgando mayor flexibilidad a las empresas tecnológicas para su adaptación.

Los desarrolladores de software ahora disponen de un período extendido hasta el 29 de julio de 2025 para alinear sus sistemas con los nuevos requisitos. Este plazo de 9 meses desde la aprobación de la Orden Ministerial VeriFactu permite una transición con más tiempo hacia el nuevo sistema.

¿Cuándo será obligatorio para las pymes y autónomos? El calendario de implementación (aún por confirmar) se estructura en dos fases principales para 2026:

1. Desde el 1 de enero de 2026: Aplicará a empresas con facturación inferior a 6 millones de euros (con excepción de aquellas que ya operan bajo el SII)
2. A partir del 1 de julio de 2026: Entrará en vigor para autónomos

Es importante distinguir entre VeriFactu y la factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece), ya que son dos sistemas complementarios pero con calendarios de implementación diferentes.

Los destinatarios de VeriFactu son todos los empresarios, con excepción de aquellos que ya están sujetos al Suministro Inmediato de Información (SII) o que no están obligados a emitir facturas. También están incluidos todos aquellos que desarrollan y comercializan software de facturación.

En términos de ubicación geográfica, la regulación se aplica a toda España, incluyendo Canarias, Ceuta y Melilla, pero excluye las regiones con regímenes fiscales especiales como Vizcaya, Guipúzcoa y Álava, donde operan sistemas similares conocidos como "Ticket Bai".

Es decir, este sistema debe ser implementado por los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación, incluso si estos se emplean solo para una parte de su actividad. Esto abarca:

1. Contribuyentes del Impuesto de Sociedades, excepto las entidades mencionadas en el artículo 9.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades (LIS) y, en parte, las mencionadas en los apartados 2, 3 y 4 del mismo artículo.
2. Contribuyentes del IRPF que realicen actividades económicas.
3. Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de No Residentes (IRNR) que obtengan ingresos a través de establecimientos permanentes.
4. Entidades sujetas al régimen de atribución de rentas que realicen actividades económicas.

En cuanto a los autónomos, sólo aquellos que emiten facturas electrónicas están afectados por VeriFactu. Por lo tanto, los trabajadores por cuenta propia que continúen emitiendo facturas en papel están exentos de esta obligación.

No, esta medida es opcional para todos los empresarios y profesionales. Es decir, el contribuyente puede no utilizar el sistema VeriFactu, pudiendo enviar la factura electrónica mediante otro software. Pero, en caso de utilizar otro software de facturación electrónica, éste tendrá que cumplir con los nuevos requisitos establecidos en el reglamento.

Es decir, para cumplir con el Reglamento VeriFactu hay dos opciones disponibles:

1. Utilizar un sistema VeriFactu, o un sistema de emisión de facturas verificables, que envíe automáticamente los registros de facturación a la AEAT.

2. Optar por un Sistema Informático de Facturación (SIF), como el de Regate by Qonto, que garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

Una de las novedades que introduce el reglamento regulador de los softwares de facturación es el programa VeriFactu para la emisión de facturas electrónicas.

El programa VeriFactu funciona a través de un software de facturación que permite al emisor de la factura enviarla de manera inmediata y segura a la Agencia Tributaria (AEAT) mediante medios telemáticos. El proceso es el siguiente:

1. Introducción de la transacción. El contribuyente ingresa la transacción en el programa de facturación.

2. Envío a la AEAT. El programa envía la factura y sus detalles técnicos a la AEAT en tiempo real a través de Internet, utilizando el formato XML.

3. Factura al cliente. Cuando el contribuyente envía la factura a su cliente, la palabra "Veri*Factu" aparecerá en la parte superior de la misma.

Como ves, el uso de este sistema es muy sencillo y, además, con Regate by Qonto estás listo para cumplir con VeriFactu. ¿No te queda claro cómo emitir facturas electrónicas? Consulta nuestro artículo en el que te explicamos paso a paso cómo debes hacerlo.

Para prepararse para la implementación de VeriFactu AEAT, las empresas deben seguir estos pasos:

• Adoptar sistemas de facturación electrónica compatibles. Es crucial que las empresas utilicen programas de facturación compatibles con VeriFactu AEAT. Estos programas deben cumplir con los requisitos técnicos y legales establecidos por la AEAT para asegurar la validez de las facturas electrónicas.
  
  
• Capacitación y formación. Las empresas deben asegurarse de que su personal esté debidamente capacitado y formado para utilizar VeriFactu AEAT. La formación adecuada garantizará una transición suave y eficiente al nuevo sistema de facturación electrónica.
  
  
• Mantenerse informado. Es fundamental que las empresas se mantengan informadas sobre las publicaciones en el BOE y las normativas relacionadas con VeriFactu AEAT. Esto asegurará que cumplan con todas las obligaciones legales y eviten posibles sanciones.

En conclusión, VeriFactu AEAT representa un avance significativo en la digitalización de la administración fiscal en España. Con su implementación comenzando en 2024 y ampliándose hasta 2026, es esencial que las empresas y profesionales se preparen adecuadamente. La integración con el SII, el acceso gratuito y los beneficios de eficiencia y transparencia hacen de VeriFactu AEAT una herramienta invaluable para la gestión de facturas electrónicas.

¿Tienes dudas o necesitas un software de facturación electrónica para cumplir con VeriFactu AEAT? Gana tranquilidad con Regate by Qonto, te garantizamos el cumplimiento legal de la Ley Antifraude.