Factura electrónica obligatoria, fácil y conforme

La regulación en España establece los siguientes requisitos para cumplir con la obligación de facturación electrónica que afecta a empresas y autónomos que deben emitir y recibir facturas electrónicas cumpliendo con los procesos de digitalización y estandarización:

• Formato estandarizado conforme al reglamento vigente para garantizar la uniformidad de las facturas electrónicas.
  
  
• Software de facturación homologado que cumpla con los estándares de la administración pública.
  
  
• Certificado digital válido emitido por una autoridad reconocida para la firma electrónica.
  
  
• Conexión con el sistema VeriFactu para la validación de facturas.
  
  
• Conservación de facturas durante un mínimo de 5 años de manera segura.
  
  
• Inclusión de datos obligatorios: información fiscal, identificación y detalles de cada operación.
  
  
• Transmisión segura y cifrada de la información para proteger datos sensibles.
  
  
• Trazabilidad completa del ciclo de vida de cada factura electrónica.
  
  
• Generación de copias electrónicas para la Agencia Tributaria cuando sea requerido.
  
  
• Integración con sistemas de verificación de la administración para validaciones en tiempo real.

Es importante distinguir entre una factura digital y una factura electrónica. Una factura digital es un documento tradicional (factura en papel) convertido a formato digital (PDF o imagen escaneada), pero no cumple con los requisitos del nuevo reglamento de facturación electrónica obligatoria porque carece de la información estructurada que exige la normativa española.

Con la entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria, será necesario abandonar el uso exclusivo de facturas digitalizadas. La normativa requiere un formato electrónico específico que permita procesamiento automatizado y validación por los sistemas de la administración pública.

El desarrollo reglamentario de facturación electrónica en España establece una serie de requisitos específicos sobre la información que debe contener cada factura. Según la normativa vigente, los profesionales y empresas deben incluir los siguientes datos en sus facturas electrónicas:

1. Número único de identificación.
2. Fecha de emisión y fecha de la operación (si es diferente).
3. Datos completos del emisor: nombre, NIF o CIF y domicilio fiscal.
4. Información del receptor: denominación, NIF o CIF y dirección.
5. Descripción detallada de los productos o servicios facturados.
6. Base imponible de la operación y tipo de IVA aplicado.
7. Importe total de la factura en euros.
8. Forma de pago establecida y datos bancarios cuando corresponda.
9. Serie de facturación (si aplica).
10. Referencias específicas (para facturas rectificativas).
11. Período de facturación (si aplica).
12. Retenciones e impuestos.
13. Descuentos y cargos adicionales (si aplican).

La Agencia Tributaria ha establecido normativas que regulan la facturación electrónica obligatoria a través del real decreto correspondiente, transformando los procesos de facturación para empresas y autónomos en España. Aquí tienes sus aspectos clave:

1. Obligatoriedad para todas las empresas y profesionales, independientemente de su tamaño o sector.
2. Implementación gradual con un calendario escalonado: primero empresas grandes, luego todos los autónomos.
3. Sistema VeriFactu como plataforma oficial para validación y verificación de facturas electrónicas.
4. Formato estandarizado que permite procesamiento automatizado y control administrativo.
5. Requisitos legales y técnicos específicos para garantizar compatibilidad y seguridad.
6. Conservación de facturas durante el período establecido por la normativa.
7. Protección de datos con medidas de seguridad y confidencialidad.
8. Sanciones por incumplimiento para quienes no cumplan los requisitos.
9. Interoperabilidad entre sistemas de la administración pública.
10. Validación en tiempo real para verificación inmediata y gestión eficiente.

La administración española ha establecido un calendario escalonado para la implementación de la facturación electrónica obligatoria, permitiendo una transición ordenada hacia el formato electrónico.

Así queda el calendario de implementación (sujeto a cambios):

• Enero de 2027: Pymes.
  
  
• Julio de 2027: Autónomos.

Se recomienda comenzar la adaptación con anticipación para facilitar el cumplimiento de los requisitos establecidos por el reglamento.

La administración española ha establecido requisitos específicos sobre el software que empresas y profesionales deberán utilizar para cumplir con el reglamento. La información debe ser compatible con los formatos establecidos y permitir validación a través de VeriFactu. Existen diferentes opciones:

• Programas de gestión integral: soluciones completas con facturación y contabilidad.
  
  
• Aplicaciones específicas: software dedicado exclusivamente a facturación electrónica.
  
  
• Plataformas en la nube: servicios online conformes con los requisitos de la administración.
  
  
• Software adaptado: programas actualizados para cumplir el nuevo reglamento.

La elección dependerá del volumen de facturación, tamaño de la empresa y necesidades específicas de cada profesional.

La administración española ha implementado un sistema integral de validación centralizado en VeriFactu que verifica en tiempo real que las facturas cumplen con los requisitos del reglamento.

El proceso de validación incluye las siguientes verificaciones:

1. Autenticidad e integridad: comprobación de registro, certificado digital válido y que la información no ha sido alterada desde su emisión.
2. Formato correcto: verificación automática del formato y campos obligatorios.
3. Validación fiscal: control automático de datos fiscales y NIF/CIF.
4. Cálculos correctos: verificación de importes, impuestos y totales.

El sistema de validación funciona de la siguiente manera:

1. Envío de la factura a VeriFactu.

2. Comprobaciones automáticas de la plataforma.

3. Generación de código único de validación.

4. Almacenamiento por la administración.

5. Notificación del resultado a las partes.

La administración española ha establecido un régimen sancionador específico para garantizar el cumplimiento del reglamento de facturación electrónica, con sanciones según la gravedad del incumplimiento.

Las multas y sanciones establecidas son:

1. Hasta 3000 € por infracciones leves: no seguir el formato, retrasos o errores menores.
2. Entre 3001 y 20 000 € por infracciones graves: no implementar el sistema en plazo, no usar VeriFactu o incumplir requisitos técnicos.
3. Entre 20 001 y 50 000 € por infracciones muy graves: resistencia sistemática, falsear información u obstaculizar verificaciones.
4. Imposibilidad de participar en contratos públicos hasta subsanar las infracciones.
5. Suspensión temporal de actividades en casos de incumplimiento reiterado.
6. Publicación de infracciones en registros públicos.
7. Auditorías específicas obligatorias y supervisión especial por la administración.