La nueva regulación sobre facturación electrónica en España establece una serie de requisitos obligatorios para empresas y autónomos. Este reglamento, que forma parte de la modernización de la administración pública española, busca digitalizar y estandarizar todos los procesos de facturación. La información recopilada a través de este sistema permitirá un mejor control y gestión de las operaciones comerciales.

Estos son los requisitos fundamentales:

• Formato estandarizado según el reglamento vigente para la emisión de facturas electrónicas. Todas las facturas deben usar un formato estructurado y conforme para garantizar la uniformidad y el correcto procesamiento de la información.
  
  
• Sistema de facturación homologado que cumpla con los requisitos técnicos de la administración. Las empresas deben utilizar software certificado que cumpla con los estándares establecidos por la administración pública.
  
  
• Certificado digital válido para la firma electrónica de las facturas. Este certificado debe ser emitido por una autoridad reconocida y garantiza la autenticidad del emisor de las facturas electrónicas.
  
  
• Conexión con el sistema VeriFactu para la validación de facturas electrónicas. Esta plataforma es el punto de control para la verificación y validación de todas las facturas emitidas.
  
  
• Conservación de la información durante el período establecido por el artículo correspondiente de la ley. Las facturas electrónicas deben almacenarse de manera segura durante un mínimo de 5 años.
  
  
• Inclusión de todos los datos obligatorios que establece el reglamento para empresas y autónomos. Esto incluye información fiscal, datos de identificación y detalles específicos de cada operación.
  
  
• Cumplimiento de los requisitos de seguridad en la transmisión de facturas electrónicas. La información debe transmitirse de manera cifrada y segura para proteger los datos sensibles.
  
  
• Sistema de gestión que permita la trazabilidad de las facturas emitidas. Las empresas deben mantener un registro completo del ciclo de vida de cada factura electrónica.
  
  
• Capacidad de generar copias en formato electrónico para la Agencia Tributaria. El sistema debe permitir la generación de duplicados cuando sean requeridos por las autoridades.
  
  
• Integración con los sistemas de verificación establecidos por la normativa española. La plataforma debe poder comunicarse con los sistemas de la administración pública para validaciones en tiempo real.

Es importante distinguir entre una factura digital y una factura electrónica, ya que la administración pública establece diferencias significativas entre ambas. Una factura digital o digitalizada es simplemente un documento tradicional que ha sido convertido a formato digital, como por ejemplo un PDF o una imagen escaneada de una factura en papel. Este tipo de formato, aunque común entre empresas y autónomos, no cumple con todos los requisitos del nuevo reglamento de facturación electrónica obligatoria.

A diferencia de las facturas electrónicas, las facturas digitalizadas no contienen la información estructurada que exige la nueva normativa española. Aunque estos documentos pueden ser útiles para ciertos procesos internos de las empresas, no cumplen con los requisitos técnicos establecidos por la administración para el formato oficial de facturación electrónica. Es importante señalar que la mera digitalización de una factura mediante escáner o su conversión a PDF no la convierte en una factura electrónica válida según el reglamento.

Los profesionales y empresas deben tener en cuenta que, con la entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria, es necesario abandonar progresivamente el uso exclusivo de facturas digitalizadas. La normativa requiere que todas las facturas se emitan en un formato electrónico específico que permita su procesamiento automatizado y su validación por los sistemas de la administración pública, algo que una simple factura digitalizada no puede proporcionar.

El reglamento de facturación electrónica en España establece una serie de requisitos específicos sobre la información que debe contener cada factura. La administración pública ha definido estos elementos como obligatorios para garantizar que todas las facturas electrónicas contengan los datos necesarios para su correcta gestión y validación.

Según la normativa vigente, los profesionales y empresas deben incluir los siguientes datos en sus facturas electrónicas:

1. Número único de identificación de la factura electrónica.
2. Fecha de emisión y fecha de la operación (si es diferente).
3. Datos completos del emisor: nombre, NIF o CIF y domicilio fiscal.
4. Información del receptor: denominación, NIF o CIF y dirección.
5. Descripción detallada de los productos o servicios facturados.
6. Base imponible de la operación y tipo de IVA aplicado.
7. Importe total de la factura en euros.
8. Forma de pago establecida y datos bancarios cuando corresponda.
9. Serie de facturación si el emisor utiliza más de una serie.
10. Referencias específicas en caso de facturas rectificativas.
11. Período de facturación cuando sea aplicable.
12. Retenciones e impuestos aplicados según la normativa.
13. Descuentos y cargos adicionales si los hubiera.

La Agencia Tributaria ha establecido una serie de normativas que regulan la facturación electrónica obligatoria. Este marco legal afecta a empresas y autónomos, transformando completamente los procesos de facturación en España.

Estos son los aspectos más relevantes del reglamento:

• Obligatoriedad. La facturación electrónica es obligatoria para todas las empresas y profesionales que operen en España, independientemente de su tamaño o sector.
  
  
• Implementación gradual. El reglamento establece un calendario escalonado de adopción, comenzando por las empresas más grandes y extendiéndose progresivamente hasta cubrir a todos los autónomos.
  
  
• Sistema VeriFactu. La administración designa esta plataforma como el sistema oficial para la validación y verificación de facturas electrónicas en España.
  
  
• Formato estandarizado. Las facturas electrónicas deben seguir un formato específico que permita su procesamiento automatizado y facilite el control por parte de la administración pública.
  
  
• Requisitos técnicos. El reglamento establece especificaciones técnicas precisas para garantizar la compatibilidad y seguridad en la emisión de facturas electrónicas.
  
  
• Conservación de información. Las empresas deben mantener un registro de las facturas electrónicas durante el período establecido por la normativa vigente.
  
  
• Protección de datos. La regulación incluye medidas específicas para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información contenida en las facturas.
  
  
• Sanciones por incumplimiento. El reglamento establece un régimen sancionador para aquellos que no cumplan con los requisitos de facturación electrónica.
  
  
• Interoperabilidad. Las facturas electrónicas deben poder ser procesadas por los diferentes sistemas de la administración pública española.
  
  
• Validación en tiempo real. El sistema permite la verificación inmediata de las facturas emitidas, facilitando el control y la gestión administrativa.

La administración pública española establece un calendario escalonado para la implementación de la facturación electrónica obligatoria. Este proceso de adopción gradual permite que empresas y profesionales se adapten al reglamento de manera ordenada, garantizando una transición efectiva hacia el formato electrónico.

El calendario de implementación (a enero de 2025, lo que implica que es probable que las fechas cambien) es el siguiente:

• 2026: Empresas con facturación superior a 8 millones de euros.
  
  
• 2027: Resto de empresas y autónomos.

Es importante señalar que, aunque estos son los plazos oficiales establecidos por la administración, se recomienda que profesionales y empresas comiencen la adaptación con anticipación. El reglamento prevé que toda la información relacionada con la facturación deberá estar en formato electrónico una vez finalizado el período de implementación, por lo que una preparación temprana facilitará el cumplimiento de los requisitos establecidos.

La administración pública española establece requisitos específicos sobre el software que empresas y profesionales deberán utilizar para cumplir con el reglamento de facturación electrónica. La información generada por estos sistemas debe ser compatible con los formatos establecidos y permitir la correcta validación a través de la plataforma VeriFactu.

Existen diferentes opciones de software disponibles en el mercado:

1. Programas de gestión integral. Soluciones completas que incluyen facturación electrónica junto con otras funcionalidades empresariales como, por ejemplo, la contabilidad.
2. Aplicaciones específicas. Software dedicado exclusivamente a la emisión de facturas electrónicas.
3. Plataformas en la nube. Servicios online que cumplen con los requisitos de la administración y permiten la gestión remota.
4. Software adaptado. Programas existentes que han sido actualizados para cumplir con el nuevo reglamento de facturación.

La elección del software dependerá del volumen de facturación, el tamaño de la empresa y las necesidades específicas de cada profesional, siempre asegurando que cumpla con todos los requisitos establecidos por la administración.

La administración pública española ha implementado un sistema integral de validación para las facturas electrónicas, centralizado a través de la plataforma VeriFactu. Este sistema permite verificar en tiempo real que toda la información contenida en las facturas cumple con los requisitos establecidos en el reglamento vigente.

El proceso de validación incluye las siguientes verificaciones:

1. Autenticidad del emisor. El sistema comprueba que la factura ha sido emitida por una empresa o profesional registrado y que cuenta con un certificado digital válido.
2. Formato correcto. Verificación automática de que la factura electrónica cumple con el formato establecido por la administración y contiene todos los campos obligatorios.
3. Integridad de datos. Comprobación de que la información no ha sido alterada desde su emisión y que mantiene su consistencia.
4. Validación fiscal. Control automático de los datos fiscales, incluyendo la verificación de NIF / CIF de empresas y autónomos participantes.
5. Cálculos correctos. Verificación de que los importes, impuestos y totales están correctamente calculados según la normativa española.

El sistema de validación funciona de la siguiente manera:

1. La factura electrónica se envía al sistema VeriFactu.

2. La plataforma realiza las comprobaciones automáticas.

3. Se genera un código único de validación.

4. La administración almacena la información para futuras verificaciones.

5. Se notifica el resultado de la validación a las partes implicadas.

La administración pública española ha establecido un régimen sancionador específico para garantizar el cumplimiento del reglamento de facturación electrónica. Este marco regulatorio contempla diferentes tipos de sanciones según la gravedad del incumplimiento y el tamaño de la empresa o profesional.

Las sanciones establecidas son:

1. Multas de hasta 3000 euros por infracciones leves, como no seguir el formato electrónico establecido, retrasos en la adaptación al sistema o errores menores en la información proporcionada.
2. Multas entre 3001 y 20 000 euros por infracciones graves, como no implementar el sistema de facturación electrónica en los plazos establecidos, emitir facturas sin utilizar la plataforma VeriFactu o incumplir los requisitos técnicos básicos del reglamento.
3. Multas desde 20 001 hasta 50 000 euros por infracciones muy graves, como la resistencia sistemática a la emisión de facturas electrónicas, falsear información en las facturas electrónicas u obstaculizar las labores de verificación de la administración.
4. Imposibilidad de participar en contratos públicos hasta la subsanación de las infracciones detectadas.
5. Suspensión temporal de actividades empresariales en casos de incumplimiento reiterado.
6. Publicación de las infracciones en registros públicos accesibles a otras empresas y profesionales.
7. Obligación de someterse a auditorías específicas para verificar la correcta implementación del sistema.
8. Requerimientos especiales de supervisión por parte de la administración pública.