Facturación de las pymes en España: claves, tendencias y herramientas para su gestión

Es cierto que el término que explicamos aquí quizás a tu cliente no le importe mucho. Sin embargo, para ti y para Hacienda es esencial. Nos referimos a la facturación de pymes en España. Como sabrás, una correcta gestión de las facturas garantiza el cumplimiento de las normativas legales y, a su vez, impulsa la eficiencia y el crecimiento de la empresa. Esto no es novedad, pero su gestión sí, ya que este nuevo ecosistema digital está en constante evolución. Por eso, cada vez es más trascendental adoptar soluciones modernas para mantenerse competitivo. En este artículo nos adentramos en todo lo que rodea a la facturación en pymes: definición, requisitos legales y herramientas más útiles para optimizar el proceso.

Antes de profundizar en la facturación, lo primero es tener claro qué se considera una pyme en España y cuáles son sus características principales. La realidad es que son todas esas pequeñas y medianas empresas que se ajustan a unos criterios recogidos y fijados oficialmente.

En ese sentido, es la propia Unión Europea quien fija los requisitos de las pymes. Así mismo, señala que será considerada como tal cualquier empresa que cumple con lo siguiente:

• Número de trabajadores: menos de 250 empleados.
• Facturación anual: no supera los 50 millones de euros.
• Balance general anual: inferior a 43 millones de euros.

Al mismo tiempo, también según esos criterios, existen categorías dentro de lo que se conoce como pyme. Estas son:

• Microempresa: negocios con hasta 10 empleados y una facturación anual o balance general menor a 2 millones de euros.
• Pequeña empresa: empresas con menos de 50 empleados y una facturación o balance general inferior a 10 millones de euros.
• Mediana empresa: hasta 250 empleados y una facturación anual inferior a 50 millones de euros o, como decíamos, un balance general menor a 43 millones de euros.

Estos criterios y categorías son tan importantes porque si hablamos de pymes, lo hacemos sobre un pilar fundamental de cualquier economía. Y sí, también de la española. De hecho, representan más del 99 % del tejido empresarial del país y generan una parte muy significativa del empleo y del PIB nacional.

Por otra parte, hoy en día, desde la perspectiva de un negocio, facturas y contabilidad van totalmente de la mano. Sobre todo, por el auge del mundo online. Ahora necesitas aunar tu información sobre tu facturación como pyme con tu contabilidad y ahí un sistema integrado es la solución.

En concreto, uno de estos software de facturación permite a cualquier empresa o negocio llevar a cabo las tres tareas clave que citamos a continuación:

• Automatizar el registro de ingresos y gastos, así como cualquier factura.
• Generar informes financieros al instante en base a facturas, documentos y archivos.
• Simplificar la elaboración del balance anual, siguiendo la información de cada factura y registro, claro.

En este nuevo panorama para la facturación de las pymes, las leyes también tienen su papel. Sin ir más lejos, en España, las pymes están obligadas a seguir el PGC para pymes, además de las normativas y disposiciones de la Unión Europea. Por ejemplo, registrar todas las operaciones financieras y facturas en un software.

Tras conocer la definición y la relación entre facturas y contabilidad, entenderás que la facturación en una pyme ha adquirido una nueva dimensión. Por eso, ahora cuando se habla de facturación de pymes se hace referencia a un concepto que es mucho más que un trámite administrativo. En concreto, porque cumple varias funciones.

Para empezar, es un indicador clave para evaluar el rendimiento financiero del negocio en función de las facturas y los ingresos. Al mismo tiempo, es un requisito legal para cualquier empresa en España.

A su vez, la facturación para pymes es mucho más que un simple registro de ingresos. Por experiencia propia, en Qonto lo entendemos también como una herramienta idónea para la gestión empresarial y la planificación estratégica de cara al futuro.

Por otra parte, la facturación de las pymes ayuda a conocer el total de ingresos en un período determinado. Por ende, ofrece información vital para calcular impuestos como el IVA o el Impuesto de Sociedades y determinar la rentabilidad del negocio.

Además, la facturación para las pymes es de gran utilidad de cara a poder solicitar y disfrutar de ayudas públicas, líneas de financiación o programas de apoyo a las empresas.

Estas utilidades de las facturas en los negocios han existido siempre. Es decir, la facturación de pymes siempre ha servido para esas funciones. No obstante, en la actualidad hay un factor nuevo y que lo cambia todo: la transformación digital de las empresas.

De hecho, en pleno 2024, el entorno empresarial español está totalmente marcado por dos tendencias principales: la digitalización y la obligatoriedad de la factura electrónica.

Por un lado, la digitalización se ha convertido en una necesidad para las pymes que desean optimizar su gestión. Herramientas como los programas de facturación electrónica permiten automatizar tareas, ahorrar tiempo y minimizar errores.

Entre las ventajas de adoptar un software para pymes destacan:

• Gestión centralizada de facturas y gastos.
• Integración con herramientas de contabilidad.
• Emisión y almacenamiento de facturas electrónicas.

Desde 2023, las pymes en España están obligadas a emitir facturas electrónicas en operaciones superiores a 8000 euros. A su vez, cualquier operación con la Administración Pública tiene que ser recogida con una factura electrónica.

Estas dos disposiciones son las dos principales obligatoriedades que establece actualmente la Ley Crea y Crece. Una medida relativa a la facturación de pymes y autónomos, impulsada por el Gobierno y que busca reducir el fraude fiscal y fomentar la transformación digital. De todas formas, para profundizar en la factura electrónica, en Qonto te explicamos mucho más.

El caso es que, ante los dos factores que hemos detallado (digitalización y facturas electrónicas obligatorias), las pymes se ven en la necesidad de dar el salto al ecosistema digital. Además, el vínculo entre facturación y contabilidad es fuerte. Ambos están interconectados y, si se gestionan correctamente, ahorran tiempo y evitan sanciones.

En ese nuevo escenario para la facturación de las pymes, un buen programa es vital. Ya hemos apuntado que son idóneos para gestionar facturas y, en general, controlar mejor tu negocio y tus procesos contables.

Por eso, elegir el software adecuado para la facturación de tu pyme puede marcar la diferencia en eficiencia operativa y cumplimiento normativo. En ese punto, estos son los principales criterios que debes tener en cuenta:

El software debe ser intuitivo y sencillo, incluso si no tienes experiencia previa con herramientas de gestión. Por ejemplo, que te dé la posibilidad de crear facturas automáticas, plantillas personalizables o automatizar el envío de recordatorios de pago.

Asegúrate de que la herramienta cumple con las leyes españolas, como la obligatoriedad de la factura electrónica. Una plataforma de facturación de pymes que esté bien adaptada debería, principalmente:

• Garantizar que las facturas se ajusten a la legislación vigente.
• Facilitar la inclusión de información como el CIF, NIF o el desglose de IVA.

El software debe conectar facturación y contabilidad y los gastos de tu pyme. Por ende, llevar a cabo tareas como:

• Sincronizar ingresos y gastos automáticamente.
• Generar informes financieros y balances.
• Facilitar la elaboración de declaraciones fiscales.

Tu negocio puede crecer y, en ese caso, tu herramienta debe crecer contigo. Por eso, valora programas que te permitan añadir nuevas funcionalidades y que ofrezcan diferentes planes para empresas de distintos tamaños o sectores.

Evalúa los costes asociados y qué funcionalidades están incluidas en cada plan. Algunas opciones ofrecen funcionalidades básicas a un precio competitivo, pero pueden exigir pagos adicionales por características avanzadas.

Una buena herramienta no solo genera facturas, sino que también permite:

• Hacer seguimiento de pagos y de las facturas pendientes.
• Analizar el rendimiento de tu negocio con informes claros.
• Detectar patrones en el flujo de caja.

La seguridad de los datos de una factura es otra cuestión crítica. Por eso, un software fiable de contabilidad debe ofrecer:

• Almacenamiento en la nube para acceder a datos y facturas en remoto.
• Copias de seguridad automáticas para cualquier factura o documento contable.
• Cumplimiento con la normativa de protección de datos (RGPD).

El soporte técnico es esencial, especialmente si surgen problemas. Busca herramientas que ofrezcan atención al cliente en español y que proporcionen tutoriales, información, guías y formación inicial.

En definitiva, si priorizas estos criterios al elegir tu herramienta de facturación de pymes, encontrarás una solución que mejore los procesos de tu pequeño o mediano negocio y que te garantice el cumplimiento legal con cualquier factura o aspecto relativo a tu contabilidad.

Para que lo veas mejor, te damos un ejemplo. Imagina que eres un autónomo en España con una facturación anual de 60 000 €. Necesitas gestionar unas 40 facturas mensuales y cumplir con la normativa de facturación electrónica.

Estos son los criterios que debes considerar y cómo impactan:

• Cumplimiento normativo. Asegúrate de que el programa te permite emitir facturas electrónicas válidas según el Real Decreto 1619/2012 y la Ley Crea y Crece (obligatoria en 2025 para todas las pymes).
• Planes y precio. Qonto ofrece un plan económico desde 9 €/mes que incluye facturación, gestión de gastos y sincronización con contabilidad. Además, te damos una prueba gratis de 30 días para que lo conozcas. Otras opciones, de media, empiezan desde 12 €/mes con funciones básicas
• Automatización. Escoge un software que automatice la creación de facturas recurrentes, los recordatorios de impago y los envíos a clientes. Ganarás eficiencia en tu contabilidad y en tu facturación.
• Impacto. Con Qonto ahorras hasta 10 horas al mes en tareas administrativas como la emisión de cualquier factura, ya que integras y conectas el programa con un sistema compatible. Es decir, en Qonto te ofrecemos la sincronización automática para cumplir con Hacienda.
• Acceso móvil y seguridad. Prioriza herramientas en la nube con acceso desde dispositivos móviles. En este aspecto, el sistema de Qonto incluye copias de seguridad y cifrado de datos.

Por todo lo anterior y apoyándonos en nuestra experiencia, desde Qonto sabemos que implementar un sistema eficiente de facturación es fundamental para cualquier pyme. De todas formas, aquí tienes algunos consejos prácticos a la hora de gestionar tus facturas:

• Emite facturas electrónicas. Cumple con las normativas actuales y reduce costes administrativos.
• Automatiza tareas repetitivas. Utiliza un software de contabilidad y facturación que, entre otras cosas, genere y envíe facturas automáticamente.
• Mantén un registro claro de ingresos y gastos. Clasifica todas las operaciones y facturas para facilitar la contabilidad.
• Haz seguimiento de los pagos. Monitoriza el estado de todas tus facturas electrónicas y actúa rápidamente ante impagos.
• Optimiza la gestión de gastos. Consulta las claves y consejos que te damos en Qonto para llevar a cabo una buena gestión de gastos.

Eso sí, aunque la digitalización facilita muchos procesos, las pymes siguen enfrentándose a varios retos importantes. Desafíos complejos de presente y de futuro, pero para los que hay soluciones:

• Falta de tiempo. En este caso, automatiza tareas repetitivas para liberar recursos.
• Errores humanos. Para solucionarlos o evitarlos, opta por herramientas que validen los datos y las facturas de forma automática.
• Impagos. Si quieres evitarlos y reducirlos, implementa sistemas que envíen recordatorios de pago automáticos a los clientes.
• Cumplimiento normativo. En este caso, es clave que te mantengas actualizado sobre leyes aplicables, especialmente en relación con la facturación electrónica.

Además, lo que también está claro de cara a futuro es que la evolución tecnológica seguirá transformando la forma en que las pymes gestionan su facturación. Algunas tendencias que marcarán los próximos tiempos son:

• Facturación inteligente. Se extenderá el uso de la inteligencia artificial para predecir ingresos y optimizar flujos de caja.
• Mayor integración con sistemas ERP. Las herramientas de facturación y contabilidad estarán completamente conectadas con otras áreas del negocio.
• Normativas más estrictas. El uso de la factura electrónica se generalizará para todas las operaciones, ya sean B2B, B2C o B2G.

Estar preparado para estos cambios es fundamental. Si aún no has digitalizado tu negocio, es el momento de dar el salto. La facturación electrónica es esencial para la supervivencia y el crecimiento de toda pyme en España. Con las herramientas actuales, toda empresa puede optimizar procesos, cumplir normativas y centrarse en lo más importante: crecer.