Mucho más que un software de facturación online

Por ley, en España no es obligatorio el uso de un software de facturación online como ocurre en otros países (Francia, por ejemplo) en el caso de ciertas empresas. Aun así, este tipo de herramienta es altamente recomendable para empresas, pymes y autónomos a la hora de optimizar procesos como la facturación o la gestión financiera.

A continuación tienes una lista de los casos que pueden beneficiarse en mayor medida del uso de un software de facturación online:

• Empresas de todos los tamaños, desde startups a grandes compañías, que pueden usarlo para optimizar la facturación, controlar las transacciones o generar informes detallados, entre muchas otras funciones.
• Pymes. En el caso de las pequeñas y medianas empresas, esta herramienta es de gran ayuda a la hora de gestionar tanto la facturación como los gastos empresariales.
• Autónomos y freelancers. Los freelancers y trabajadores autónomos pueden aprovechar el software de facturación online para crear facturas profesionales, realizar un seguimiento de los pagos y mantener registros ordenados de sus ingresos y gastos, lo que facilita la declaración de impuestos.
• Gestores Financieros que quieran mejorar su administración contable y automatizar tareas repetitivas en áreas como la facturación.
• Comercio Electrónico. Este tipo de softwares es de vital importancia para tiendas online a la hora de generar facturas automáticamente y agilizar el proyecto de facturación para ofrecer a sus clientes una experiencia lo más satisfactoria posible.

A la hora de gestionar la facturación, una empresa tiene dos opciones: trabajar con un software instalado directamente en los equipos de los trabajadores o con un software online con acceso a la nube. A continuación tienes cuatro razones por las que apostar por un software en línea.

1. Ahorra tiempo en la gestión comercial de tu negocio. La creación de facturas y presupuestos con una herramienta online completa permite olvidarse del papel y trabajar con documentos digitales desmaterializados, algo que deseable a medida que la factura electrónica se va imponiendo en el día a día empresarial. Además, emplear menos tiempo a la gestión comercial y desprenderse de la obligación de las tareas administrativas de bajo valor permite enfocarse en lo que realmente importa: el desarrollo empresarial.

Un software de facturación online es mucho más que una herramienta para editar facturas. La herramienta especializada de Qonto, por ejemplo, cuenta con un panel de control que facilita el seguimiento del estado de las facturas emitidas y las fechas de vencimiento. De esta forma, basta un único vistazo para saber cuándo vence una factura, e incluso es posible enviarle un recordatorio de pago al cliente desde la aplicación móvil o desde la versión web.

Algunos softwares de facturación en línea incluso ofrecen funciones avanzadas como la conversión automática de presupuesto a factura con tan solo un clic después de que el cliente haya aceptado formalmente la propuesta.

2. Accede a tus facturas y presupuestos estés donde estés. La principal ventaja de centralizar tu facturación en un software online es que puedes acceder a todos tus documentos estés donde estés desde la aplicación móvil. Da igual que te encuentres en uno de tus desplazamientos o en una visita de negocios, gracias al trabajo en la nube podrás editar tus presupuestos en tan solo unos minutos y así obtener la confirmación por parte del cliente al instante.

De la misma manera, este tipo de herramientas permiten que todo el equipo trabaje en tiempo real por mucho que se encuentren en espacios separados. Todos los empleados con acceso a la herramienta podrán trabajar de forma online desde cualquier sistema operativo (Windows, macOS, Linux, Android, etc.).

3. Automatiza los procesos contables. Muchos softwares de facturación online (aunque no todos) ofrecen la posibilidad de sincronizar la facturación con otras herramientas de contabilidad, facilitando así el trabajo del departamento financiero. Y no solo eso: también permiten automatizar muchas tareas repetitivas y, por lo tanto, reducir el riesgo de errores humanos que suelen darse cuando un empleado tiene que introducir los elementos de la factura a mano y uno a uno.

La herramienta de facturación online de Qonto es compatible con más de 80 software de contabilidad. Esto ayuda a simplificar el proceso contable de transferir facturas y transacciones bancarias.

4. Reduce los retrasos en el pago de facturas. Los impagos y el atraso de pagos se encuentran entre los principales temores tanto de los autónomos y emprendedores como de las pymes. De hecho, el incumplimiento de un plazo de pago puede tener graves repercusiones en la actividad de una empresa.

Un buen software de facturación online ayuda a controlar los plazos de pago en incluso permite programar recordatorios automáticos. La herramienta de facturación de Qonto te permite llegar aún más lejos, ya que puedes pagar a tus clientes en menos de 10 segundos gracias a las transferencias SEPA inmediatas.

Soluciones como Holded, Quipu, Billin, Contasimple, Billage o MGest juegan la carta de lo «gratis» para distinguirse de otras herramientas del mercado. Pero, como siempre ocurre en este tipo de casos, lo de «gratis» viene con asteriscos y condiciones… A continuación tienes una serie de criterios a evaluar a la hora de elegir un software de facturación gratuito para pymes y autónomos.

1. Condiciones gratis. Algunos softwares de facturación hacen creer a los emprendedores que son completamente gratuitos porque, al fin y al cabo, este es uno de sus argumentos de promoción. Sin embargo, es probable que basten unos días de uso para darse cuenta de que la versión gratuita de la herramienta es muy limitada.

Quipu, por ejemplo, solo tiene una herramienta de generación de facturas gratuita que funciona a parte del resto de funciones, que son de pago. Y Holded solo incluye una prueba gratuita que, una vez finalizada, invita a contratar los diferentes planes de pago.

En Qonto, nuestra herramienta de facturación online viene incluida en todo nuestros planes. De esta forma, nuestros clientes pueden beneficiarse de este software integrado en su interfaz sin cargo adicional (excepto en el paquete Básico).

2. Características del software de facturación. Cada software de facturación para autónomos ofrece funciones y características diferentes. Por lo tanto, es necesario asegurarse de que la herramienta que se va a adquirir se adapta perfectamente a las necesidades de tu negocio.

A este respecto, el mejor consejo es optar por un software escalable que se adapte a las diferentes etapas del desarrollo de tu actividad profesional. De esta manera, no tendrás que buscar un nuevo software si la herramienta seleccionada ya no cumple con tus expectativas.

También es aconsejable asegurarse de que los módulos gratuitos reciben actualizaciones periódicas por parte del editor del software de facturación y que no van a caer en la obsolescencia. Hay que tener en cuenta que algunas funciones a veces se excluyen de la oferta gratuita, por eso es recomendable realizar una comparativa de los mejores software de facturación del mercado antes de tomar tu decisión final.

3. Compatibilidad con otras herramientas. Además de asegurar un uso fácil e intuitivo, tu software de facturación debería combinarse perfectamente con el resto de las herramientas que uses para la gestión de empresa (software de contabilidad, software de gestión, archivo de clientes, etc.). De esta forma, te podrás beneficiar de una solución completa con la que monitorizar tu actividad y tomar las decisiones correctas.

Qonto, por ejemplo, conecta automáticamente tus facturas y tus operaciones bancarias con más de 80 herramientas de gestión empresarial como Holded, Billage, Quipu, Agicap o Zapier. Esta es una forma inteligente de limitar el riesgo de errores y facilitar el trabajo de tu departamento contable.

4. Cumplimiento de la normativa legal. Es de vital importancia elegir un software de facturación que cumpla con la normativa vigente. De hecho, incluso si la obligación de utilizar un software de facturación no se aplica a las pymes y autónomos, como sí que ocurre en otros países, sus facturas deben cumplir con la ley obligatoriamente e incluir cierta información específica.

Nada impide que las empresas, pymes y autónomos utilicen herramientas como Excel o Google Sheets para emitir facturas. Eso sí, para que estas facturas cumplan con la normativa legal, deben incluir los siguientes conceptos:

• Datos del emisor, lo que incluye el nombre o razón social del emisor, su número de identificación fiscal (NIF) o equivalente y su domicilio fiscal.
• Datos del receptor, lo que incluye el nombre o razón social del receptor, su número de identificación fiscal (NIF) o equivalente y su domicilio fiscal (si es necesario).
• Número de factura, que debe ser único y consecutivo.
• Fecha de emisión de la factura.
• Descripción detallada de los bienes o servicios que se facturan.
• Cantidad de los bienes o servicios facturados y precio unitario para cada bien y servicio.
• Importe total de la factura.
• Impuestos aplicables (como, por ejemplo, el IVA) desglosados por separado.
• Importe total con impuestos.
• Forma de pago (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.).
• Datos bancarios, en el caso de que la forma de pago sea la transferencia.
• Firma del emisor.

Puede que te estés preguntando por qué deberías utilizar un software de facturación online cuando herramientas tradicionales como Excel hace años que se utilizan en la gestión de empresas. A continuación tienes una lista de motivos que te pueden animar a dar el gran salto:

• Automatización eficiente. Este tipo de software de facturación online automatizan procesos dificultosos como la generación de facturas, los recordatorios de pago a clientes o el cálculo de impuestos, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y una considerable reducción de errores humanos.
• Acceso remoto. El trabajo en la nube permite trabajar la facturación desde cualquier lugar con conexión a internet.
• Trabajo colaborativo. De la misma forma, esta facturación en línea hace posible que diferentes empleados trabajen en un mismo documento de forma simultánea, lo que evita la duplicación de tareas y mejora la colaboración dentro del equipo.
• Mejor seguridad. Los datos de facturación son almacenados de forma segura en servidores en la nube, lo que permite realizar copias de seguridad automáticas y minimiza el riesgo de pérdida de información.
• Cumplimiento legal. Los softwares de facturación online suelen estar actualizados con las regulaciones fiscales actuales, lo que ayuda a cumplir con los requisitos legales y evita problemas fiscales.
• Informes Avanzados. Este software suele incluir herramientas con las que generar informes contables y análisis detallados con los que obtener una panorámica clara y fiable del estado financiero del negocio.
• Escalabilidad. A veces, las hojas de cálculo como Excel o Google Sheets ofrecen una experiencia limitada para negocios en crecimiento. La mayoría de softwares de facturación online no solo tienen en cuenta este crecimiento, sino que se adaptan a las necesidades de la empresa en sus diferentes etapas.
• Actualizaciones. Los proveedores de software online suelen trabajar continuamente en mejoras y nuevas funciones con las que mejorar la gestión financiera de un negocio.