Rechnungssoftware – und so viel mehr

Eine Rechnungssoftware ist ein digitales Programm, das Unternehmen dabei unterstützt, die Rechnungsstellung zu vereinfachen. Sie beschleunigt und automatisiert den Prozess der Rechnungsverwaltung und ist daher ein wichtiges Werkzeug für Unternehmen jeder Größe und Branche.

Sie können beispielsweise Rechnungen in einer einheitlichen und professionellen Form erstellen. Diese sollten idealerweise individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst und beispielsweise durch ein Logo personalisiert werden können.

Außerdem hilft ein Rechnungsprogramm dabei, Rechnungen fristgerecht zu versenden. Werden Überweisungen bereits automatisch vorbereitet, lässt sich hierbei zusätzliche Zeit sparen.

Schließlich behalten Sie leichter den Überblick über ausstehende Zahlungen und offene Rechnungen.

Darüber hinaus kann eine Rechnungssoftware Ihnen helfen, die Buchhaltung Ihres Unternehmens zu optimieren und effizienter zu gestalten, beispielsweise indem sie Rechnungen automatisch den entsprechenden Transaktionen zuordnet.

Insgesamt erlaubt Ihnen ein gutes Rechnungsprogramm, den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren und die Genauigkeit der Buchhaltung zu erhöhen.

Eine Rechnungssoftware bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen im Vergleich zur manuellen Rechnungsstellung.

Zeit sparen

Ein großer Vorteil ist die Zeitersparnis. Durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, indem sie manuelle und zeitaufwändige Aufgaben wie das Erstellen von Ausgangsrechnungen und das Überwachen von Zahlungen reduzieren. So können Sie auch bei Qonto mit nur wenigen Klicks eine Rechnung ausstellen und versenden – sogar direkt in Ihrer App!

Fehler vermeiden

Eine Rechnungssoftware hilft dabei, die Fehlerquote zu verringern: Rechnungen werden automatisch generiert und dabei die Einhaltung von Standards gewährleistet. Mit Qonto werden beispielsweise die Kundeninformationen automatisch vorausgefüllt.

Fristen im Blick behalten

Ausstehende Rechnungen, die Sie an Ihre Kundinnen und Kunden versandt haben, können Sie mit einer Rechnungssoftware wie der von Qonto gesammelt anzeigen lassen. So können Sie rechtzeitig Erinnerungen schicken (auf Wunsch auch automatisch), um pünktlich bezahlt zu werden – als Selbstständige ebenso wie in einem Unternehmen.

Gleiches gilt für die nächsten Zahlungsfristen Ihrer Eingangsrechnungen.

Buchhaltung vereinfachen

Darüber hinaus ermöglicht eine gute Rechnungssoftware eine vereinfachte Buchhaltung. Bei Qonto werden Rechnungen beispielsweise automatisch den entsprechenden Transaktionen zugeordnet. Diese lassen sich außerdem anhand individueller Tags zielgerichtet filtern.

Bevor Sie verschiedene Rechnungsprogramme vergleichen und sich für eines entscheiden, sollten Sie sich Ihres Bedarfs bewusst werden und Kriterien für den Vergleich zusammenstellen. Das günstigste Angebot muss nicht zwingend das beste sein, falls gewisse Funktionen fehlen oder aber zusätzlich in Rechnung gestellt werden.

Hier sind die einige Kriterien, die Sie bei Ihrer Entscheidung mit einbeziehen können.

Kosten

Einige Rechnungsprogramme lassen Selbstständige und Unternehmen glauben, dass sie völlig kostenlos sind. In der Regel werden Sie jedoch schnell feststellen, dass die kostenlose Version solcher Tools sehr begrenzt ist.

So können beispielsweise bestimmte Funktionen vom kostenlosen Angebot ausgeschlossen sein.

Bei Qonto ist die Nutzung unseres digitalen Rechnungsstellungs-Tools kostenlos in Ihrem Plan inbegriffen (außer beim Basic Plan). Sie zahlen somit nicht mehr als die Gebühren Ihres gewählten Plans. So profitieren unsere Kundinnen und Kunden von den Rechnungsfunktionen ohne Aufpreis, mit Ausnahme des Basic Plans.

Funktionen

Jede Rechnungssoftware bietet unterschiedliche Funktionen. Daher sollten Sie sich vergewissern, dass das jeweilige Tool Ihren Bedürfnissen voll und ganz entspricht.

Entscheiden Sie sich für eine skalierbare Software, die sich an die Entwicklung Ihres Geschäftsmodells anpasst. So müssen Sie nicht nach einer neuen Software suchen, wenn Ihr Unternehmen gewachsen ist – und somit auch Ihr Bedarf an Leistungen.

Achten Sie außerdem darauf, dass die kostenlosen Module regelmäßig vom Hersteller der Rechnungssoftware aktualisiert werden.

Kompatibilität mit anderen Tools

Neben der einfachen Bedienung sollte Ihre Rechnungssoftware auch perfekt mit Ihren anderen Tools (Buchhaltungssoftware, Ausgabenmanagement-Software, Verwaltungssoftware, Kundendatei usw.) kombinierbar sein. Auf diese Weise erhalten Sie eine umfassende Lösung, mit der Sie Ihre Geschäftsfinanzen verfolgen, verwalten und die richtigen Entscheidungen treffen können.

Qonto bietet Integrationen mit mehr als 80 Buchhaltungstools wie DATEV oder lexoffice. Ihre Transaktionen und Informationen können so automatisch mit Ihren bevorzugten Buchhaltungstools synchronisiert werden.

Auf diese Weise begrenzen Sie das Fehlerrisiko und erleichtern Ihrer Buchhaltungsabteilung die Arbeit.

Darüber hinaus gleichen wir im Zuge des automatisierten und digitalen Belegmanagements jede Bewegung automatisch mit der zugehörigen Rechnung ab, sodass Sie beim Jahresabschluss wertvolle Zeit sparen.

Ein gutes Rechnungsprogramm sollte eine Reihe von Funktionen bieten, die Unternehmen dabei unterstützen, den Rechnungsprozess effizienter und einfacher zu gestalten.

Beispielsweise sollten Sie Rechnungen richtig schreiben und schnell erstellen, einfach bearbeiten sowie automatisch generieren können.

Dabei sollte die Rechnungssoftware den Anforderungen Ihrer Unternehmensform entsprechen, damit Sie sowohl als KMU als auch als Kleinunternehmer:in korrekte Rechnungen ausstellen – oder auch die Anforderungen an eine Freiberufler:innen-Rechnung erfüllen.

Eine gute Rechnungssoftware unterstützt Sie außerdem dabei, den Überblick über ausstehende Zahlungen und offene Posten zu behalten, um sicherzustellen, dass Rechnungen rechtzeitig bezahlt werden. Idealerweise bietet sie außerdem Funktionen zum Versand von Mahnungen.

Wichtig ist weiterhin die Orientierung: Ihr Programm sollte es Ihnen ermöglichen, Rechnungen schnell und einfach zu finden, zu öffnen und zu bearbeiten.

Auch sollten Sie die Möglichkeit haben, Kunden- und Produktdaten zu speichern und wiederzuverwenden, um den Prozess der Rechnungserstellung zu beschleunigen.

Eine benutzerfreundliche Oberfläche ist ein weiterer Vorteil.

Wenn Sie ein Unternehmen führen, egal in welcher Größe, gilt eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen von 10 Jahren. Digital gespeicherte Dokumente sparen Platz, Kosten und Zeit bei der Organisation, da sie direkt an einem Ort archiviert und chronologisch geordnet werden. Aktenschränke gefüllt mit Ordnern sind passé. Und Sie können jederzeit auf die digitalisierten Rechnungen zugreifen, wann und wo Sie möchten.

Sie können Ihre Rechnungen z.B. direkt in Qonto erstellen, praktische Funktionen wie die automatische Rechnungsnummerierung einrichten und die Rechnungen nach Kategorien und Kundennamen filtern. Sie haben auch die Möglichkeit, eine Datei für jede:n Kund:in anzulegen und die Anschrift anzugeben. Die Daten werden gespeichert und Sie müssen sie für zukünftige Rechnungen nicht wieder manuell eingeben.

Außerdem ist Ihre Rechnungssoftware direkt in Ihr Qonto Geschäftskonto integriert. Sie müssen somit nicht zusätzlich eines bezahlen.

Auch der Datenabgleich für die vorbereitende Buchhaltung wird vereinfacht, da Qonto zugleich zahlreiche innovative Buchhaltungstools sowie direkte Buchhaltungsintegrationen bietet.

Gut zu wissen: Achten Sie bei der Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen von Lieferantinnen oder Lieferanten auf die Rechtssicherheit gemäß GoBS und informieren Sie sich hierzu bei Ihrer Steuerberatung.

Qonto bietet verschiedene Funktionen und Tools, mit denen Sie bei der digitalen Rechnungsverwaltung Zeit sparen. Dazu gehören:

• Scannen und Übertragen von Rechnungen: Statt Rechnungen manuell zu bearbeiten, können sie mit dem Smartphone über die Qonto App schnell eingescannt, digital übertragen und zentral an einem Ort gespeichert werden.
  
• Wählen Sie eine Kundin oder einen Kunden, geben Sie die Rechnungsdetails an und senden Sie digitale Rechnungen einfach von Ihrem Konto aus. Innerhalb weniger Klicks ist die Rechnung versandt!
  
• Die digitale Rechnungsverwaltung kann Ihre Lieferantenrechnungen automatisch sortieren und klassifizieren, basierend auf Kriterien wie Lieferant:innen, Rechnungsdatum und Betrag.
  
• Da sich durch die digitale Rechnungsverwaltung wiederkehrende Prozesse automatisieren lassen, werden menschliche Fehler, die bei manueller Verarbeitung häufig auftreten, minimiert. Das spart Zeit und Nerven.
  
• Die digitale Rechnungsverwaltung mit Qonto ermöglicht es zusätzlich, Rechnungen schneller zu verarbeiten, da sie automatisch sortiert und klassifiziert werden und nicht manuell bearbeitet werden müssen.
  
• Die zentrale Speicherung Ihrer Rechnungen garantiert Ihnen einen klaren Überblick. Zeitaufwändiger Abgleich entfällt somit.
  
• Sie haben Zahlungsfristen und ausstehende Zahlungen gesammelt im Blick – fristgerechte Zahlungen werden vereinfacht. Auch das erspart zusätzlichen Aufwand im Nachhinein.
  
• Qonto spart Zeit bei der Rechnungsverwaltung, indem es die Details wie Betrag, Fälligkeitsdatum und IBAN automatisch aus der Rechnung extrahiert und für die Vorbereitung der Buchhaltung aufbereitet. So können Sie Ihre Mehrwertsteuererklärung mit ruhigem Gewissen einreichen und das Risiko falscher Angaben minimieren.