Die 10 besten Ausgabenmanagement-Softwares 2025

Wenn Sie sich für dieses Jahr vorgenommen haben, die Finanzverwaltung in Ihrem Unternehmen auf Vordermann zu bringen, empfehlen wir Ihnen einen Blick auf Ihre Betriebsausgaben zu werfen. Können Sie hier noch Einsparungen erzielen oder Prozesse optimieren?

Wenn Sie diese Frage mit „Ja” beantworten können, sollten Sie sich unbedingt digitale Lösungen in diesem Bereich ansehen. Wir stellen Ihnen hierfür die besten Ausgabenmanagement-Softwares für Ihren Betrieb vor.

Behalten Sie die volle Kontrolle und Übersicht über all Ihre Kosten – mit dem Ausgabenmanagement von Qonto.

Das Spend Management, auch Ausgabenmanagement genannt, umfasst die Überwachung und Verwaltung aller Unternehmensausgaben. Dazu werden die Einkaufsprozesse in allen Phasen dokumentiert und analysiert.

Das Ziel ist eine effizientere Steuerung der Betriebsausgaben, angefangen bei der Spesenabrechnung bis hin zum Wareneinkauf. Damit wird eine effektive Verwaltung der Finanzen und Ressourcen sichergestellt – nicht nur für die internen Prozesse, sondern auch für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen mit Lieferant:innen.

Wenn ein Unternehmen ein solides Spend Management implementiert hat, werden in der Regel entbehrliche Kostenpunkte eingespart, die Prozesse optimiert und Risiken minimiert.

Eine Ausgabenmanagement-Software ist in diesem Zusammenhang eine Anwendung, die darauf ausgerichtet ist, Unternehmen bei der Überwachung und Verwaltung ihrer Ausgaben zu unterstützen. Mit einer solchen Ausgabenmanagement-Lösung können Sie Ihre Finanzen effizienter und übersichtlicher verwalten, indem Sie Informationen über Ihre Ausgaben aufzeichnen und auswerten.

Die Software spart Ihnen hierbei eine Menge Zeit durch eine automatisierte Datenverarbeitung und eine Reduzierung von manuellen Fehlern. Das schont langfristig nicht nur Ihren vollen Terminkalender, sondern auch Ihr Budget für die Ausgabenverwaltung.

Die Software bietet Ihnen einfache, übersichtliche und vor allem aktuelle Auswertungen und Berichte, die Sie bei der Überprüfung Ihrer Finanzen unterstützen. Dadurch haben Sie eine dauerhafte Budgetkontrolle und schaffen effizientere Abrechnungsprozesse – zum Beispiel durch automatisierte Prüf- und Freigabeprozesse von Rechnungen.

Des Weiteren kann die Software dafür eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass alle Ausgaben den internen Unternehmensrichtlinien und aktuellen Rechtsvorschriften entsprechen.

Wenn Sie also an dem Punkt sind, an dem Sie eine Lösung für eine einfachere und effizientere Finanzverwaltung suchen, ist eine Ausgabenmanagement-Software eine optimale Wahl für Ihr Business.

Damit Sie die für Ihre Bedürfnisse passendste Software zum Ausgabenmanagement wählen können, sollten Sie sich zuerst einen Überblick über die möglichen Optionen machen.

Um nicht das gesamte Internet nach Anbietern und Vergleichen durchforsten zu müssen, möchten wir Ihnen im Folgenden eine Auswahl von Ausgabenmanagement-Software vorstellen und zeigen, welche Funktionen sie zu welchem Preis bieten.

Ausgewählte und zu empfehlende Ausgabenmanagement-Softwares sind unter anderem:

• Qonto
• ExpensePoint
• Pleo
• Precoro
• Spendesk
• ProcurementExpress
• Proqura
• Finly.io
• Haslle
• Yokoy

Mit Qonto haben Sie nicht nur das Spend Management im Blick, sondern erleichtern Ihre gesamte Finanzverwaltung: Erhalten Sie eine digitale Lösung für das All-in-One-Finanzmanagement, welches neben einem digitalen Geschäftskonto und einer Ausgabenverwaltung auch noch integrierte Buchhaltungslösungen, eine professionelle Rechnungsverwaltung und das komplette Spesenmanagement direkt in der Qonto App umfasst. 

Gründer erhalten zudem intensive Unterstützung z.B. bei der Einzahlung des Stammkapitals, kostenlosen Vorlagen für Ihre Gründung u.v.m., wenn Sie Ihr Geschäftskonto für die UG oder GmbH mit Qonto eröffnen. 

• Funktionen: Ausgabenanalyse, Kostenverfolgung, Budgetierung und Prognosen, Prepaid-Karten, Genehmigungen, Kostenkontrolle
• Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch
• Preis: ab 9 € pro Monat (zzgl. MwSt.)

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ExpensePoint ist eine cloudbasierte Lösung für die automatisierte Berichterstattung von Mitarbeiterausgaben. Die Software unterstützt mehrere Währungen, bietet Scan-, Upload-, und Genehmigungsfunktionen und hilft bei der Umsetzung von Richtlinien. Nutzer:innen können Ausgaben damit auf einer einheitlichen Plattform erstellen, einreichen, genehmigen und verarbeiten.

• Funktionen: Ausgabenanalyse, Kostenverfolgung, Budgetierung und Prognose, Prepaid-Karten, Genehmigungen, Kostenkontrolle
• Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Niederländisch, Italienisch, Arabisch, Chinesisch (Mandarin), Tschechisch, Hindi, Japanisch, Koreanisch, Portugiesisch
• Preis: ab $ 8,50 pro Monat (zzgl. MwSt.)

Pleo ist eine Komplettlösung für das Ausgabenmanagement von Unternehmen, die für alle Beteiligten an diesem Prozess ausgelegt ist - z.B. Mitarbeiter:innen, Buchhalter:innen, Steuerberater:innen und CFOs. Mit den smarten Pleo-Firmenkarten können Mitarbeitende Geschäftskosten selbst verwalten, während Finanzteams die Echtzeitkontrolle und den Überblick über alle Ausgaben erhalten.

• Funktionen: Ausgabenanalyse, Kostenverfolgung, Prepaid-Karten, Genehmigungen, Kostenkontrolle
• Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Portugiesisch, Dänisch, Niederländisch, Estnisch, Finnisch, Irisch, Schwedisch
• Preis: kostenlos oder ab 35 € pro Monat (zzgl. MwSt.)

Precoro ist eine cloudbasierte Beschaffungssoftware, mit der u.a. Kaufanfragen, Genehmigungen, Bestellungen, Budgets, Rechnungen, Ausgaben und Wareneingänge verwaltet werden können.

• Funktionen: Ausgabenanalyse, Kostenverfolgung, Budgetierung und Prognose, Genehmigungen, Kostenkontrolle
• Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch
• Preis: ab $ 499 (zzgl. MwSt.)

Spendesk ist eine All-in-One-Software zum Ausgabenmanagement von Unternehmen, die u.a. Rechnungen, Genehmigungsprozesse und Kostenerstattungen abbilden kann. Die Software bietet Funktionen wie beispielsweise Zahlungsabgleiche, Datenvisualisierungen und Echtzeitberichte.

• Funktionen: Ausgabenanalyse, Kostenverfolgung, Budgetierung und Prognosen, Prepaid-Karten, Genehmigungen, Kostenkontrolle
• Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch
• Preis: auf Anfrage

ProcurementExpress ist eine Einkaufssoftware, die es Teammitgliedern ermöglicht, Kaufanfragen von jedem Gerät aus zu erstellen und genehmigen zu lassen. Die Software hilft dabei, Fehler bei den Ausgaben zu vermeiden, indem mehrfache Genehmigungen, Budgetkontrollen und Rechnungsabgleiche hinterlegt werden können.

• Funktionen: Ausgabenanalyse, Kostenverfolgung, Budgetierung und Prognose, Prepaid-Karten, Genehmigungen, Kostenkontrolle
• Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Niederländisch
• Preis: ab 25 € pro Monat (zzgl. MwSt.)

Proqura ist ebenfalls eine Beschaffungsmanagement-Software, die die Arbeitsstunden für die Beschaffung durch Automatisierungen drastisch reduzieren kann. Durch Workflows, Berechtigungen und ein Lieferanten- und Katalogmanagement, erleichtert die Software den Alltag im Einkaufsteam.

• Funktionen: Ausgabenanalyse, Kostenverfolgung, Genehmigungen, Kostenkontrolle
• Sprachen: Englisch
• Preis: ab $ 15 pro Monat (zzgl. MwSt.)

Finly.io ist eine Finanzmanagement-Software, die Unternehmen bei der Automatisierung, Überwachung und Kontrolle ihrer Kreditorenbuchhaltung unterstützt. Die Plattform bietet ein modulares System für das Ausgabenmanagement, die Einkaufsprozesse, die Lieferantenzahlungen und die Budgetverwaltung.

• Funktionen: Ausgabenanalyse, Kostenverfolgung, Budgetierung und Prognosen, Genehmigungen, Kostenkontrolle
• Sprachen: Englisch
• Preis: Preis auf Anfrage

Haslle ist eine einheitliche Lösung zur Verwaltung aller Geschäftsausgaben, einschließlich Einkauf, Budgetierung, Anfragen, Rechnungen, Quittungen, Bestellungen oder Abonnements.

• Funktionen: Ausgabenanalyse, Kostenverfolgung, Budgetierung und Prognosen, Prepaid-Karten, Genehmigungen, Kostenkontrolle
• Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Polnisch
• Preis: ab 150 € pro Monat (zzgl. MwSt.)

Bei Yokoy wird das Ausgabenmanagement durch eine KI unterstützt: Die cloudbasierte Lösung übernimmt für Sie ebenfalls die Verwaltung von Spesen, Lieferantenrechnungen und Firmenkarten-Transaktionen.

• Funktionen: Ausgabenanalyse, Kostenverfolgung, Budgetierung und Prognosen, Prepaid-Karten, Genehmigungen, Kostenkontrolle
• Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Chinesisch, Niederländisch
• Preis: auf Anfrage