Kosten der Selbstständigkeit: Was kostet die Gründung genau?

Der Start in die Selbstständigkeit bringt viele Chancen mit sich. Allerdings werden diejenigen, die selbstständig werden, auch mit Kosten aus verschiedenen Bereichen konfrontiert. Typische Beispiele sind Gebühren für die Gewerbeanmeldung, den Eintrag ins Handelsregister und die Notarkosten. Je nach Rechtsform und individuellem Anspruch können noch weitere Belastungen, zum Beispiel für Beratungsleistungen oder Versicherung, entstehen.

Umso wichtiger ist es, Kosten im Rahmen der Selbstständigkeit optimal zu planen, sich einen Überblick zu verschaffen und gegebenenfalls Tools zu nutzen, die den Start in die Selbstständigkeit erleichtern können.

Dieser Beitrag soll Ihnen einen Überblick über alle Kosten bieten und bei der fachkundigen Finanzplanung helfen.

Gründer:innen müssen unter anderem die Anmeldekosten beim Gewerbeamt tragen und werden daher direkt zum Start in die Selbstständigkeit mit einmaligen Kosten konfrontiert. Je nach Art und Größe des Unternehmens kann die Höhe der Kosten in den einzelnen Bereichen variieren. Daher ist es wichtig, sich im Vorfeld zu erkundigen, um alles besser planen zu können.

Zu den einmaligen Kosten der Selbstständigkeit gehören:

• Anmeldungskosten beim Gewerbe- oder Finanzamt
• Kosten des Handelsregistereintrags
• Notarkosten
• Ausgaben für Beratungs- und Gründungshilfen

Wie hoch die Gebühren für die Gewerbeanmeldung sind, ist immer von der jeweiligen Stadt abhängig. In der Regel liegen die Kosten hier zwischen 20 € und 60 €.

Wer rein freiberuflich tätig ist, muss sich nicht beim Gewerbeamt, aber auch beim Finanzamt anmelden. Hierfür fallen meist keine Kosten an. Wichtig ist es jedoch, die vorgegebenen Fristen einzuhalten.

Manche Unternehmen, etwa Kapitalgesellschaften oder manche Personengesellschaften, müssen sich im Handelsregister eintragen lassen.

Für eine GmbH-Gründung mit einem Stammkapital von 25.000 € betragen die Notarkosten meistens etwa 150 € bis 300 €, zuzüglich Auslagen und Mehrwertsteuer. Hinzu kommen noch Registergebühren von etwa 150 €.

Die genauen Kosten können je nach Komplexität des Vorgangs und regionalen Unterschieden variieren. Ein verbindliches Angebot erhalten Sie direkt beim Notariat. Insgesamt sollten Sie für den Handelsregistereintrag meist 300 € bis 450 € einplanen.

Die Notarkosten für Gesellschaftsverträge hängen vom Unternehmenswert und dem Umfang der Leistungen ab. Für eine einfache Gründung sind 150 € bis 300 € üblich, bei komplexeren Vorgängen oder höherem Geschäftswert können die Kosten mehrere hundert bis über tausend Euro betragen.

Diese Kosten sind jedoch meist bereits in den Kosten des Handelsregistereintrag eingeplant.

Für Beratungen durch Steuerberater:innen, Anwält:innen oder Coaches sollten Sie – je nach Umfang – mit einmaligen Kosten zwischen 100 € und 2.000 € rechnen. Ein erstes Beratungsgespräch ist oft günstiger oder sogar kostenlos, umfassende Gründungsbegleitung kann entsprechend mehr kosten.

Parallel zu den bereits erwähnten einmaligen Kosten, gibt es auch monatliche Kosten, die mit der Selbstständigkeit verbunden sind. Auch sie müssen natürlich in Bezug auf geplante Ausgaben berücksichtigt werden.

Zu den gängigen regelmäßigen Kostenpunkten gehören:

• Miete und Betriebskosten
• Personal- und Lohnkosten
• Kosten für ein Geschäftskonto
• Kosten für Buchhaltung & Steuerberatung
• Fahrzeug- und Reisekosten
• Ausgaben für Marketing & Werbung
• Beiträge für Versicherungen

Wenn Sie Geschäftsräume, Lager oder Büros nutzen, entstehen monatliche Mietkosten. Dazu kommen Betriebskosten wie Strom, Wasser, Heizung und Internet.

Die Höhe dieser Ausgaben hängt stark vom Standort, der Größe der Räume und dem individuellen Verbrauch ab. Besonders in Großstädten oder bei repräsentativen Flächen können die Kosten deutlich steigen.

Wer aus dem Home Office arbeitet, kann Teile der Wohnkosten steuerlich absetzen, spart aber oft im Vergleich zu externen Räumlichkeiten.

Beispielkosten:

• Einzelunternehmen: 0 € (Home Office) bis 400 € (kleines Büro inkl. Nebenkosten)
• GmbH: 700 € bis 2.000 € (größeres Büro, externer Standort inkl. Nebenkosten)

Beschäftigen Sie Mitarbeiter:innen, fallen monatlich Lohn- und Gehaltszahlungen an, inklusive Sozialabgaben, eventuellen Zuschlägen, Urlaubs- und Weihnachtsgeld.

Personalaufwand ist häufig einer der größten Posten im laufenden Geschäft und sollte zuverlässig eingeplant werden, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Auch Kosten für Freelancer:innen oder Aushilfen zählen hierzu und müssen in die Budgetplanung einfließen.

Beispielkosten:

• Einzelunternehmen: 0 € (ohne Angestellte) bis ca. 2.500 € (bei 1 Vollzeitkraft inkl. Sozialabgaben)
• GmbH: 5.000 € bis 30.000 € je nach Mitarbeiterzahl und Qualifikation

Ein separates Geschäftskonto sorgt für eine klare Trennung von privaten und geschäftlichen Finanzen. Die monatlichen Kontoführungsgebühren liegen bei den meisten Anbietern zwischen 5 € und 20 €, abhängig von Leistungsumfang und Transaktionsvolumen.

Ein Geschäftskonto erleichtert die Buchhaltung, ist bei Kapitalgesellschaften verpflichtend und kann zusätzliche Services wie digitale Tools oder Karten bieten.

Beispielkosten:

• Einzelunternehmen: 5 € bis 15 € monatlich
• GmbH: 10 € bis 25 € monatlich (häufig höhere Gebühren wegen mehr Transaktionen)

Für die laufende Buchhaltung und Steuerberatung können je nach Geschäftsumfang monatlich zwischen 50 € und mehreren Hundert Euro anfallen. Komplexere Unternehmen mit hoher Buchungsanzahl oder speziellen Anforderungen zahlen entsprechend mehr.

Die Auslagerung dieser Aufgaben spart Zeit, sorgt für rechtliche Sicherheit und ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

Beispielkosten:

• Einzelunternehmen: 50 € bis 200 € monatlich
• GmbH: 200 € bis 600 € monatlich (aufwändigere Buchhaltung, Jahresabschlüsse)

Das Qonto Geschäftskonto mit integrierter Buchhaltung erleichtert die Buchführung, das Belegmanagement und die Steuererklärung, damit Sie sich auf Ihr Business konzentrieren können.

Wer geschäftlich mobil ist, muss mit laufenden Kosten für Fahrzeuge, Bahnfahrten oder Flüge rechnen. Zu den monatlichen Ausgaben zählen Leasingraten, Kraftstoff, Wartung, Versicherungen und gegebenenfalls Parkgebühren.

Um neue Kund:innen zu erreichen, fallen regelmäßig Ausgaben für Marketingmaßnahmen an. Monatliche Budgets für Online-Werbung, Social Media, Printanzeigen, Veranstaltungen oder Werbematerialien können von wenigen Euro bis zu mehreren Tausend Euro reichen, je nach Zielgruppe und Strategie.

Eine gut geplante Marketingstrategie hilft, die Kosten effizient einzusetzen und messbare Ergebnisse zu erzielen.

Beispielkosten:

• Einzelunternehmen: 50 € bis 300 € (Basismaßnahmen, Online-Werbung)
• GmbH: 300 € bis 3.000 € (umfassendere Marketingstrategie, mehrere Kanäle)

Als Selbstständige:r sind Sie verpflichtet, sich selbst zu versichern. Monatlich anfallende Prämien gibt es für die Krankenversicherung, oft für eine Berufshaftpflicht- oder Betriebshaftpflichtversicherung sowie für weitere relevante Policen wie Renten- oder Unfallversicherung.

Die Beitragshöhe ist abhängig von Branche, Einkommen und gewählten Leistungen und sollte im Budget fest eingeplant werden.

Beispielkosten:

• Einzelunternehmen: 300 € bis 600 € (Krankenversicherung, ggf. Haftpflicht)
• GmbH: 500 € bis 1.500 € (Betriebs-, D&O-, Sachversicherungen, Krankenversicherung für Geschäftsführer)

Wie hoch die Kosten sind, die im Rahmen der Selbstständigkeit anfallen, ist auch von der Wahl der Rechtsform abhängig. Allein deswegen ist es sinnvoll, abzuwägen, welche Option am besten zum eigenen Unternehmen passt.

• Kosten für Freiberufler:innen
• Kosten einer Personengesellschaft
• Kosten einer Kapitalgesellschaft

Die Gründungskosten, mit denen Freiberufler:innen konfrontiert werden, sind im Vergleich zu anderen Rechtsformen niedrig. So müssen sie sich zum Beispiel nicht ins Handelsregister eintragen lassen und sparen dementsprechend auch die Notarkosten.

Auch die laufenden Kosten sind oft überschaubar, da viele Freiberufler:innen keine Mitarbeiter:innen einstellen.

Personengesellschaften, wie zum Beispiel OHGs und KGs, müssen sich ins Handelsregister eintragen lassen und damit fallen auch die oben erwähnten Eintragungs- und Notarkosten an.

GbRs sind hingegen zunächst von der Eintragungspflicht ausgenommen, solange ihr Jahresumsatz unter der Grenze von 250.000 € liegt.

Die Kosten einer Selbstständigkeit, die auf einer Kapitalgesellschaft beruht, sind höher, da der Handelsregistereintrag hier verpflichtend vorgeschrieben ist. Zudem sind die Anforderungen, die an die Buchhaltung gestellt werden, umfangreicher.

Wer sich von Steuerberater:innen unterstützen lässt, zahlt als Gründer:in einer Kapitalgesellschaft, etwa einer GmbH oder AG, somit mehr.

Viele Kosten, die im Zusammenhang mit der Selbstständigkeit entstehen, lassen sich als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben absetzen und so steuerlich geltend machen. Diese Ausgaben stehen in direkter Verbindung zum Betrieb, senken die Steuerlast und können sich somit langfristig positiv auf die Liquidität auswirken.

Typische Ausgaben, die in diesem Zusammenhang relevant werden, sind unter anderem Kosten für die Büroausstattung, Beratung, Miete, Fachliteratur und Mobilität.

Eine konsequente Kostenkontrolle ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Mit den richtigen Strategien behalten Sie alle Ausgaben im Blick, vermeiden unangenehme Überraschungen und schaffen die Basis für nachhaltiges Wachstum. Folgende Tipps helfen Ihnen, Ihre Finanzen professionell zu steuern.

Führen Sie Ihre Buchhaltung kontinuierlich und zeitnah, um jederzeit den Überblick über Ihre finanzielle Situation zu behalten. Durch das regelmäßige Erfassen von Einnahmen und Ausgaben erkennen Sie frühzeitig Abweichungen und können gezielt reagieren.

Dies vereinfacht nicht nur die Steuererklärung, sondern ermöglicht auch, fundierte Entscheidungen zur Unternehmensentwicklung zu treffen und finanzielle Engpässe rechtzeitig zu erkennen.

Trennen Sie geschäftliche und private Ausgaben konsequent voneinander. So behalten Sie den Überblick über Ihre tatsächlichen Geschäftskosten und vermeiden Fehler bei Steuererklärungen.

Ein separates Geschäftskonto ist hilfreich, um private und betriebliche Zahlungen einfach zu unterscheiden. Diese klare Trennung erleichtert später die Nachvollziehbarkeit und spart Zeit bei der Buchhaltung sowie bei möglichen Betriebsprüfungen.

Vergleichen Sie monatlich Ihre geplanten mit den tatsächlichen Kosten, um frühzeitig Abweichungen zu erkennen.

Ein regelmäßiges Kosten-Controlling hilft Ihnen, unerwartete Ausgaben zu identifizieren und Gegenmaßnahmen einzuleiten, bevor finanzielle Engpässe entstehen. So bleibt Ihr Unternehmen flexibel, und Sie können Ihre Ziele realistisch anpassen oder Investitionen entsprechend steuern.

Erstellen Sie ein realistisches Budget sowie eine sorgfältige Liquiditätsplanung. So wissen Sie immer, wie viel Geld zur Verfügung steht und können Zahlungsausfälle oder saisonale Schwankungen besser abfedern.

Ein gut geplanter Finanzpuffer schützt Sie vor Engpässen und sorgt dafür, dass Sie Rechnungen und laufende Kosten stets pünktlich begleichen können. Das gibt Ihnen Sicherheit und stärkt Ihre Verhandlungsposition.

Sammeln Sie alle Belege und archivieren Sie diese digital, um gesetzliche Aufbewahrungspflichten einzuhalten und jederzeit Zugriff auf Ihre Unterlagen zu haben.

Digitale Archivierung spart nicht nur Platz, sondern erleichtert auch die Suche nach Dokumenten bei Steuerprüfungen. Achten Sie auf die Einhaltung der GoBD, damit Ihre Belege rechtlich anerkannt sind und Ihre Buchhaltung effizient bleibt.

Setzen Sie auf automatisierte Buchhaltungslösungen, um Zeit zu sparen und Fehlerquellen zu minimieren. Automatisierungen übernehmen Routinetätigkeiten wie das Einlesen von Rechnungen, das Zuordnen von Zahlungen oder das Mahnwesen.

Dadurch gewinnen Sie mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft, während Ihre Buchhaltung stets aktuell und korrekt bleibt. Moderne Tools passen sich flexibel Ihren individuellen Anforderungen an.

Mit moderner Finanzsoftware behalten Sie alle Kosten im Blick und können gezielt Auswertungen erstellen. Qonto bündelt so etwa Banking, Rechnungsstellung und Ausgabenmanagement in einer Lösung.

Sie profitieren von übersichtlichen Dashboards, Echtzeit-Analysen und Schnittstellen zu Buchhaltungstools wie DATEV. So steuern Sie Ihr Unternehmen datenbasiert und treffen fundierte Entscheidungen für nachhaltiges Wachstum.

Gründer:innen können ihre Selbstständigkeit vor allem durch Eigenkapital, Kredite und Förderprogramme finanzieren. Zudem entscheiden sich viele mittlerweile dafür, über Crowdfunding-Kampagnen Geld für Ihre Ideen zu sammeln.

Es erweist sich als besonders praktisch, dass sich Firmenkredite mittlerweile bequem online beantragen lassen. Qonto gewährt hier, in Zusammenarbeit mit seinen Partner:innen, Beträge zwischen 500 € und 1 Mio. €.

Die jeweilige Summe wird bei Genehmigung direkt nach der Zusage auf das Konto gutgeschrieben. Zudem stehen verschiedene Ratenkredite und Optionen wie B2B Pay Later zur Verfügung. Kreditnehmer:innen können die Konditionen dementsprechend individuell an ihre jeweilige Gründungssituation anpassen.

• Freiberufler:in werden
• Einzelunternehmen gründen
• Kleinunternehmen gründen
• OHG gründen
• KG gründen
• Firma gründen
• Start-up gründen
• UG gründen
• GmbH gründen
• AG gründen