Mahnwesen

Der Begriff Mahnwesen steht zum einen für das Verfahren, in dem ein Unternehmen offene Forderungen eintreibt. Zum anderen ist es ein Bereich, der wie die Debitorenbuchhaltung und die Fakturierung zum Forderungsmanagement eines Unternehmens gehört. Die Mitarbeitenden im Mahnwesen beschäftigt mit der Überprüfung der Zahlungseingänge, erstellen Zahlungserinnerungen und Mahnungen für ausstehende Forderungen und verwalten diese im weiteren Verlauf.

Reicht die Zahlungserinnerung nicht aus, um einen Kunden zur Begleichung einer offenen Rechnung zu motivieren, kommt es zum Mahnverfahren. Dabei wird zwischen dem außergerichtlichen und dem gerichtlichen Mahnverfahren unterschieden.

In der Rechnung wird ein Zahlungsziel festgelegt. Geht bis zu dem Zeitpunkt, zu dem eine Zahlung fällig ist, keine Zahlung auf dem Konto eines Unternehmens ein, spricht man von einer offenen Forderung, die angemahnt werden kann. 

Allerdings kommt es nicht sofort zum Mahnverfahren. Der Kunde erhält zunächst eine Zahlungserinnerung. Die Zahlungserinnerung ist freundlich formuliert und enthält ein neues Zahlungsziel. Sie kann sowohl per Post oder per E-Mail zugestellt werden. Alternativ kann der Kunde auch im persönlichen Gespräch an die offenen Forderungen erinnert werden. 

Lässt der Kunde die neue Zahlungsfrist ebenfalls verstreichen, kommt es im nächsten Schritt zum außergerichtlichen Mahnverfahren. Obwohl laut Gesetz bereits eine Mahnung ausreichend ist, um rechtliche Schritte einzuleiten, folgt der Ablauf im außergerichtlichen Mahnwesen in der Regel einem dreistufigen Verfahren. Um zu vermeiden, dass der Kunde behauptet, keine Mahnungen erhalten zu haben, sollten diese in allen drei Stufen ausschließlich per Einschreiben mit Rückschein versendet werden. 

Die erste Mahnung unterscheidet sich rechtlich betrachtet nicht von der Zahlungserinnerung. Allerdings fällt der Ton im Mahnschreiben meist schärfer aus als in der bis dahin freundlichen Erinnerung. Zudem erzeugt der Betreff „Mahnung“ häufig einen größeren Eindruck. Mit der ersten Mahnung wird erneut ein neues Zahlungsziel festgelegt. In der Regel wird dem Kunden eine Frist von 14 Tagen eingeräumt, um die offene Forderung zu begleichen. Um auf Nummer sicherzugehen, findet sich neben der Frist und auch ein genaues Datum. 

Verfehlt die erste Mahnung ihre Wirkung, folgt nach Ablauf der Zahlungsfrist die zweite Mahnung. Auch hier hat der Kunde wieder 14 Tage Zeit, um der Zahlungsaufforderung nachzukommen. Mit der Zustellung der zweiten Mahnung darf zudem auch eine Mahngebühr, die üblicherweise 2,50 € beträgt, erhoben werden. Die Gebühr ist unabhängig von dem geschuldeten Betrag. 

Ist die Rechnung nach Ablauf weiterer 14 Tage immer noch offen, wird in der dritten und letzten Mahnung zum Nachdruck ein verkürztes Zahlungsziel eingeräumt. Zusätzlich können Mahngebühren und Verzugszinsen erhoben werden. Zudem enthält die dritte Mahnung die Ankündigung weiterer Schritte, wenn bis zur festgelegten Frist nach wie vor keine Zahlung eingehen sollte.

Bei diesen angekündigten Schritten muss sich immer nicht gleich um ein gerichtliches Mahnverfahren handeln. Um ein langwieriges Gerichtsverfahren zu vermeiden, während dessen ein Unternehmen auf sein Geld warten muss, bleiben noch die Möglichkeiten der offenen Forderung durch eine Rechtsvertretung oder ein Inkassobüro Nachdruck zu verleihen. 

Die Höhe der Mahngebühren ist gesetzlich nicht geregelt. Unternehmen decken mit diesen Gebühren ihre Ausgaben für Papier und Briefumschlag sowie Porto für den Versand.

Die erste Mahnung ist meist noch kostenlos. Um der zweiten Meinung mehr Nachdruck zu verleihen, werden hier Mahngebühren erhoben. Üblich sind Gebühren in Höhe von 2,50 € und 5 €. 

Bei der dritten und letzten Mahnung wird es teuer: Hier werden bis zu 10 € fällig. Hinzu kommen die sogenannten Verzugszinsen. Die Höhe der Zinsen ist im Gegensatz zu den Mahngebühren gesetzlich geregelt: Soweit nicht anders vereinbart, beträgt der Verzugszinssatz für eine Geldschuld zwischen fünf und acht Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (vgl. §288 Abs. 1 BGB)

Führen außergerichtliche Maßnahmen nicht zum Ziel, folgen zivilrechtliche und strafrechtliche Schritte.

Obwohl es gerichtliches Mahnverfahren heißt, kommt es bei diesem zivilrechtlichen Verfahren weder zur Anklage noch zum Prozess oder einem Urteil. Um das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten, füllt Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids aus und belegt seine Forderung mithilfe der schriftlich ergangenen Mahnschreiben. Bestehen keine Zweifel an einer Forderung und erfolgt kein Widerspruch vonseiten des Kunden, ergeht vom Gericht ein Bescheid zur Zwangsvollstreckung, die durch einen Gerichtsvollzieher durchgesetzt wird. 

Da das Verfahren weitestgehend automatisiert und kein Rechtsbeistand erforderlich ist, um gegen säumige Schuldner vorzugehen, ist das gerichtliche Mahnverfahren einfach und kostengünstig. 

Erhebt der Kunde Einspruch gegen den Bescheid zur Durchführung einer Zwangsvollstreckung, kommt es zum gerichtlichen Klageverfahren. Hier ist eine Anwältin oder ein Anwalt erforderlich, um die offenen Forderungen vor Gericht einzuklagen. Entsprechend entstehen hier Kosten für die Rechtsvertretung sowie Gerichtsgebühren. Da sich das Verfahren häufig hinzieht und offenen Forderungen nach drei Jahren verjährt sind, besteht das Risiko, dass Unternehmen auf den offenen Forderungen sitzen bleiben und zusätzlich Anwalts- und Gerichtskosten tragen müssen.  

Mit dem Mahnwesen behalten Unternehmen ihre offenen Forderungen im Blick und fordern Kunden, die in Zahlungsverzug geraten sind, zur Zahlung ihrer Rechnungen auf. Um die ausstehenden Gelder einzufordern, stehen ihnen das außergerichtliche oder das gerichtliche Mahnwesen zur Verfügung. Führt das außergerichtliche Mahnverfahren nicht zum Erfolg, bleibt der gerichtliche Weg. Ob sich dieser Weg wirklich lohnt, ist allerdings fraglich: Häufig bleiben Gläubiger:innen aufgrund der Verjährung auf ihren Forderungen sitzen und müssen zusätzlich Anwalts- und Gerichtskosten zahlen.