Ausgabenmanagement sicher steuern – für das ganze Team
Sparen Sie Zeit bei Ihrem Ausgabenmanagement.
Delegieren Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeitenden.
Behalten Sie die volle Kontrolle und Übersicht über all Ihre Kosten.
Diese Unternehmen vertrauen auf Qonto
Funktionen für Sie und Ihr Team
So effizient kann Ihre Ausgabenverwaltung sein.
Maßgeschneiderte Karten und Zahlungslimits
Passende Mitarbeiterkarten. Für jeden Bedarf.
Erstellen Sie physische oder virtuelle Karten für wiederkehrende Ausgaben. Perfekt geeignet für einmalige Kosten: Unsere Instant Cards.
Kontrollieren Sie Ausgaben und Limits. In Echtzeit.
Legen Sie Limits und Berechtigungen für jede Karte individuell und in Echtzeit fest – egal ob pro Monat, Tag oder Transaktion.
Ein Geschäftskonto zum Durchstarten
Teamausgaben? Unter Kontrolle.
Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben vorab mit Unterkonten. Sie können ein Budget pro Team, Projekt, aber auch Kunde oder Lieferant:in festlegen.
Kontozugänge? Einfach erteilen.
Ob Buchhalter:in, Manager:in oder Mitarbeitende: Erteilen Sie Berechtigungen und Zugänge je nach individueller Rolle Ihrer Teammitglieder.
Delegieren? Ja, aber sicher.
Laden Sie Ihre Manager:innen zu Qonto ein und delegieren Sie ausgewählte Finanzaufgaben. Bestimmen Sie die Zugriffe auf Funktionen und Informationen. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Ausgaben.
Das sagen unsere Kunden
„Heute nutzen wir mehrere Karten, die ich über die App jederzeit sperren oder entsperren kann. Alle Karten sind genau nach Bedarf eingestellt und ich kann nachvollziehen, wer wann wie viel bezahlt hat.“
Qonto, Ihre All-in-One-Finanzlösung. Für das ganze Team.
CEO/Geschäftsinhaber:in
Befreien Sie sich von Verwaltungsaufgaben und behalten Sie Ihre Finanzen immer im Blick.
CFO
Optimieren Sie die Ausgabenverfolgung und die Verwaltung von Teambudgets – bei stets glasklarer Übersicht über alle Finanzen.
Office Manager:in
Tätigen Sie eigenständig und flexibel Einkäufe, um für einen reibungslosen Unternehmensalltag und mehr Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu sorgen.
Manager:in von Teams
Gewinnen Sie an Effizienz und Unabhängigkeit, indem Sie die Finanzen und Zahlungskarten Ihres Teams direkt verwalten.
Mitarbeitende
Bezahlen Sie berufliche Ausgaben eigenständig, ohne je eine Zahlung privat vorzustrecken.
Buchhalter:in
Steigern Sie Ihre Produktivität, indem Sie jederzeit auf die Konten Ihrer Kunden zugreifen und Transaktionen, Belege und Mehrwertsteuer direkt in Ihre Buchhaltungstools exportieren.
Ihr Leitfaden für effizientes Ausgabenmanagement
Sparen Sie sich Kopfzerbrechen und gewinnen Sie wertvolle Zeit. Vereinfachen Sie die Verwaltung Ihrer Ausgaben mit unserem Leitfaden.
Finanzverwaltung? Vereinfacht. Für Sie und Ihr Team.
Ihre Buchhaltung? Schnell erledigt.
Automatisieren Sie Ihre Buchhaltung, verabschieden Sie sich von Papierbelegen oder manuellen Eingaben und gewinnen Sie vier Stunden pro Monat.
Alle Zahlungsmethoden. Sicher und flexibel.
Bezahlen Sie mit physischen und virtuellen Mastercard Karten, per SEPA-Echtzeitüberweisung und Lastschrift oder mobil via Apple Pay und Google Pay.
Ein Geschäftskonto, viele Funktionen.
Nutzen Sie das transparente Online-Konto von Qonto – inklusive unbegrenzter Umsatzhistorie und Cashflow-Kontrolle in Echtzeit.
Eröffnen Sie jetzt Ihr Geschäftskonto.
Richten Sie Ihr Geschäftskonto in wenigen Minuten ein. 100 % online.
Häufig gestellte Fragen zur Ausgabenverwaltung
Was ist Ausgabenverwaltung?
Die Ausgabenverwaltung beschreibt alle Tätigkeiten, die mit Management und Analyse von Einnahmen und Ausgaben in einem Unternehmen zusammenhängen. Dabei wird jeder Cent dokumentiert, um die finanziellen Mittel so effizient und gewinnbringend wie möglich einzusetzen. Die Ausgabenverwaltung stellt sicher, dass Partner wie Lieferunternehmen fristgerecht bezahlt werden.
Auch Zahlungen mit Firmenkarten, Spesenabrechnungen und Software-Abonnements liegen im Zuständigkeitsbereich der Ausgabenverwaltung. In der Regel umfasst es nicht die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Kosten der verkauften Waren. Übrigens: Qonto bietet Unternehmen zahlreiche Tools und Features für effizientes Finanzmanagement, damit sie ihren Cashflow immer im Blick behalten und wertvolle Zeit bei der Ausgaben- und Spesenverwaltung sparen.
Warum ist Ausgabenverwaltung wichtig?
Die Ausgabenverwaltung, auch als Spend Management bekannt, ist essentiell, um den Überblick über die Kosten der verschiedenen Geschäftsabteilungen eines Unternehmens zu behalten und sicherzustellen, dass alle Aufwendungen fristgerecht bezahlt werden. Ein gut funktionierendes Ausgabenmanagement kann Unternehmen auch dabei unterstützen, Kosten zu reduzieren und diese Einsparungen für das Unternehmenswachstum zu nutzen und die Wirtschaftlichkeit zu verbessern.
Ausgabenmanagement ist für Unternehmen aller Größenordnungen wichtig, da es ein Maß an Transparenz und einen Überblick über die Ausgaben bietet. Die Ausgabenverwaltung kann dank der praktischen Tools von Qonto vereinfacht werden und Führungskräfte, Teams und sogar einzelnen Mitarbeitenden dabei helfen, Zeit zu sparen und den Unternehmenserfolg zu steigern.
Welche Vorteile bietet digitales Ausgabenmanagement?
Ihr Ausgabenmanagement lässt sich mit Hilfe der Tools und Funktionen von Qonto einfach digitalisieren. Und Sie sparen Zeit, Geld und Nerven. Ihre Kostenprozesse können dabei effizient und transparent gemanagt und kontrolliert werden, repetitive Aufgaben stellen Sie einfach auf Autopilot.
So behalten Sie den Überblick über all Ihre Transaktionen, in Echtzeit und mit einer unbegrenzten Historie. Egal ob virtuelle Firmenkarten mit individuell einstellbaren Zahlungslimits für Sie und Ihr Team oder das Verwalten Ihrer Lieferantenrechnungen an einem Ort: Qonto bietet zahlreiche Funktionen für ein Maximum an Transparenz über Ihre Ausgaben.
Wie kann ich mit Qonto die Ausgaben in meinem Unternehmen optimieren?
Ob Lieferantenzahlungen oder Reisekosten für Unternehmer:innen und Mitarbeitende: Das Geschäftskonto von Qonto bietet zahlreiche Funktionen, die Sie dabei unterstützen, Ihre Ausgaben zu optimieren. Dazu gehört unter anderem die Verwaltung Ihrer Lieferantenrechnungen an einem Ort.
Alle Ihre Belege und die bereits bezahlten Rechnungen werden automatisch mit Ihren Qonto Transaktionen verknüpft. Sie können Fälligkeiten von offenen Rechnungen einsehen und Ihre Lieferantinnen und Lieferanten mit wenigen Klicks zum besten Zeitpunkt bezahlen.
Ein weiteres Mittel, um Ihr Ausgabenmanagement zu optimieren, sind Unterkonten: Qonto bietet die Möglichkeit, mehrere Konten mit eigenen IBANs einzurichten, um Ausgaben und Aktivitäten zu trennen und separate Team-Budgets zu erstellen (zum Beispiel für Logistik, Marketing usw.). Jedes Unterkonto ist mit eigenen Zahlungsmitteln – wie Karten für Mitarbeitende oder Überweisungen – ausgestattet.
Mit Zahlungskarten für Mitarbeitende mit individuellen Ausgabenlimits vereinfachen Sie Spesenabrechnung und Ausgabenverwaltung. Eine Messe oder Dienstreise steht an? Erstellen Sie mit wenigen Klicks eine zeitlich begrenzte Instant Card: So gewinnen Ihre Mitarbeitenden an Autonomie, während das Management die Kontrolle behält.
Wie verwalte ich mit Qonto die Konten meiner Teams?
In Ihrem Qonto Geschäftskonto können Sie jedem Teammitglied individuelle Rollen und Zugriffsrechte zuweisen. Es gibt verschiedene Formen von Benutzerprofilen:
- Kontoinhaber:innen haben Zugriff auf alle Bereiche und Funktionen und können Mitglieder verwalten und deaktivieren.
- Administrator:innen verfügen über die gleichen Rechte wie Kontoinhaber:innen, mit der Einschränkung, dass sie keine Kündigung des Kontos vornehmen können.
- Manager-Zugänge, in den Plänen Business und Enterprise enthalten, sind für Teamleiter:innen gedacht und verfügen über Zugriffsrechte, die vom Admin individuell festgelegt werden können. Manager-Rollen erhalten zum Beispiel die Möglichkeit, Überweisungen einzugeben und zu genehmigen sowie sich um Ausgaben- und Kartenverwaltung zu kümmern.
- Die Rolle für Mitarbeitende, verfügbar in Essential, Business und Enterprise, erhält ausschließlich eingeschränkten Zugang zu Unternehmensinformationen.
- Auch Ihrer Buchhaltung können Sie Lesezugriff zu bestimmten Informationen gewähren, um ihnen mehr Autonomie bei der Bearbeitung ihrer Buchhaltung zu geben. Diese Funktion ist in den Plänen Smart, Premium oder in unseren Angeboten Essential, Business und Enterprise verfügbar.
Mit Hilfe der einzelnen Rollen lassen sich die Konten Ihrer Teams managen. Je nach Rolle geben Sie Ihren Führungskräften damit die Unabhängigkeit, die Ausgaben für Ihren Bereich selbständig zu verwalten. Mit der Managerrolle geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Autonomie, eigene Karten für Ihr Team zu erstellen und die Limits selbst festzulegen. Selbstverständlich können Sie als Administrator oder Administratorin alle Transaktionen einsehen und bestimmte Funktionen sperren, sofern notwendig.
Wie beglaubigen wir Ihre digitalisierten Belege?
Die beweiskräftige Beglaubigung garantiert, dass Ihre digitalen Belege denselben Wert haben wie die originale Papierversion, wenn Sie sie mit Qonto speichern.
Im Falle einer Betriebsprüfung können Sie dem Finanzamt zertifizierte digitale Quittungen und Rechnungen vorlegen.
Wie funktioniert's?
Sie haben gerade eingekauft? Schnappen Sie sich Ihr Smartphone und fügen Sie ein Foto Ihres Zahlungsbelegs zur neuen Transaktion hinzu.
Sobald Sie das Foto gemacht haben, wird Ihr Beleg beglaubigt: Mit Hilfe unserer Partnerexperten erstellen wir automatisch eine elektronische Unterschrift sowie einen digitalen Stempel. Außerdem wird das genaue Datum und die Uhrzeit der Zertifizierung vermerkt.
Sobald der Beleg beglaubigt ist, speichern wir ihn gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung. Der Beleg ist dann sicher archiviert und bleibt zeitlich unbegrenzt abrufbar. Im Falle einer Prüfung können Sie ihn jederzeit über den Export Ihrer Transaktionen finden.
