Wie funktioniert elektronische Rechnungsverarbeitung?

Elektronische Rechnungsverarbeitung umfasst den gesamten Prozess von der Erstellung über den Versand bis zum Empfang und der Archivierung von Rechnungen in einem elektronischen Format. Dieser Prozess der Rechnungsverwaltung ermöglicht eine schnellere, effizientere und fehlerfreiere Abwicklung im Vergleich zur papierbasierten Rechnung.

Was brauche ich, um eine E-Rechnung zu erstellen?

Um eine E-Rechnung zu erstellen, benötigen Sie ein entsprechendes E-Rechnung-Programm, das das Erstellen, Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen unterstützt. Zudem sollten Sie sichergehen, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, wie z.B. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und eine fortlaufende Rechnungsnummer ausweist.

Welches Format müssen E-Rechnungen haben?

E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das maschinell auswertbar ist. In Deutschland sind die gängigsten Formate XRechnung und ZUGFeRD.

Wie empfängt man eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung wird in der Regel über spezielle Netzwerke, Plattformen oder E-Invoicing-Software empfangen, die den sicheren Austausch elektronischer Dokumente ermöglichen. Unternehmen können auch E-Mail oder einen direkten Datenaustausch nutzen, sofern die Sicherheit der Datenübertragung gewährleistet ist.

Ist eine PDF-Rechnung eine elektronische Rechnung?

Eine PDF-Rechnung ist nur dann eine elektronische Rechnung, wenn sie die Anforderungen an ein strukturiertes Format erfüllt und maschinell auswertbar ist. Eine einfache PDF-Datei, die manuell erstellt wurde, gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Definition.

E-Rechnung-Software von Qonto

Q: Warum sollte man eine E-Rechnung-Software nutzen?

Die Nutzung einer E-Rechnung-Software ist empfehlenswert, da sie den gesamten Prozess der elektronischen Rechnungsstellung und -verwaltung automatisiert. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, da manuelle Eingaben und Fehlerquellen reduziert werden.Zudem verbessert sich die Genauigkeit der Rechnungen, was zu weniger Rückfragen und Verzögerungen führt.Eine solche Software unterstützt auch die Einhaltung aktueller steuerlicher Vorschriften und reduziert das Risiko von Compliance-Problemen.

Q: Was sind Vorteile einer E-Rechnung-Software?

Die Vorteile einer E-Rechnung-Software sind vielfältig. Neben der schnelleren Rechnungserstellung und dem reduzierten Papierverbrauch, ermöglicht sie eine effizientere Verwaltung der Finanzen durch automatische Updates und Integrationen in bestehende Buchhaltungssysteme.Die digitale Speicherung von Rechnungen erleichtert die Archivierung und den schnellen Zugriff auf historische Daten, was besonders bei Audits von Vorteil ist. Darüber hinaus verbessert die Software die Transparenz finanzieller Transaktionen, was eine präzisere Budgetierung und Liquiditätsüberwachung ermöglicht.

Q: Was kostet eine E-Rechnung-Software?

Die Kosten für E-Rechnung-Software variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Nutzeranzahl. Es gibt sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Lösungen für E-Invoicing. In der Regel ist eine solche Funktion aber in bestehende Rechnungslösungen integriert und wird von dem generellen Preis- und Leistungspaket abgedeckt.Auch das E-Rechnung-Programm von Qonto ist komplett kostenlos erhältlich und als Teil der bestehenden Rechnungsverwaltung nutzbar.

Q: Können alle Qonto Kund:innen die E-Invoicing-Software nutzen?

Ja, die Funktion für E-Rechnungen steht allen Qonto Kundinnen und Kunden zur Verfügung und kann zum Senden, Empfangen, Verarbeiten, Visualisieren und Speichern von elektronischen Rechnungen genutzt werden.Noch nicht bei Qonto? Dann vergleichen Sie jetzt unsere Preispläne und testen Sie Qonto 30 Tage kostenlos!

Laut Wachstumschancengesetz sind B2B-Unternehmen seit dem 01. Januar 2025 verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Mit Qonto können Sie professionelle E-Rechnungsstellung nutzen und so alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

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Alles Wichtige in einer E-Invoicing-Software

Alles Wichtige in einer E-Invoicing-Software

Erstellen und versenden Sie E-Rechnungen direkt aus Qonto.
Empfangen und verarbeiten Sie elektronische Rechnungen von Lieferant:innen.
Visualisieren Sie elektronische Rechnungen einfach in der Qonto App.
Speichern Sie E-Rechnungen GoBD- und rechtskonform.

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Digital

Mit dem Geschäftskonto von Qonto verwalten Sie alle Finanzen komplett digital – auch Ihre E-Rechnungen.

Konform

Unser E-Rechnung-Programm entspricht allen gültigen Richtlinien zu Stellung, Verwaltung und Archivierung.

Integriert

Die Software ist nahtlos in Qonto eingebettet und erlaubt Banking, Rechnungen & Buchhaltung aus einer Hand.

E-Rechnung-Software: Vorteile, Kosten und Nutzung im Überblick

Ist die E-Rechnung Pflicht?

Warum sollte man eine E-Rechnung-Software nutzen?

Was sind Vorteile einer E-Rechnung-Software?

Was kostet eine E-Rechnung-Software?

Können alle Qonto Kund:innen die E-Invoicing-Software nutzen?

Seit dem 27. November 2020 müssen Unternehmen, die Leistungen oder Lieferungen an den Bund erbringen, ihre Rechnungen elektronisch übermitteln. Für die Bundesländer gelten teils unterschiedliche Einführungszeiten und Regelungen.

Seit 2025 ist die E-Rechnung auch im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Dies folgt einer EU-Richtlinie, die darauf abzielt, den elektronischen Rechnungsverkehr EU-weit zu standardisieren und zu fördern, um die Effizienz im grenzüberschreitenden Handel zu verbessern.

Mehr zur E-Rechnungspflicht

Qonto unterstützt alle gültigen Formate

XRechnung

Das XRechnung-Format ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen im XML-Format und beruht auf der europäischen Norm EN-16931.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein Format für den E-Rechnungsaustausch in Deutschland & Europa. Es vereint visuelle PDF-Darstellung mit strukturierten XML-Daten.

Flexibler und unkomplizierter Rechnungsimport

Als E-Mail 

Senden Sie E-Rechnungen als Anhang an eine Qonto Mailadresse und wir ordnen sie in der App der passenden Transaktion zu.

Als PDF-Import 

Wählen Sie die jeweilige E-Rechnung in Ihren Dokumenten aus und laden Sie diese mit wenigen Klicks in die Qonto App.

Über Integrationen & die Cloud

Nutzen Sie unsere vielen Integrationen wie Amazon Business oder Dropbox, um E-Rechnungen in Qonto zu übertragen.

Per Masseniporten

Wählen Sie mehrere Rechnungsdokumente aus und laden Sie sie auf einmal in das E-Rechnung-Programm, um Zeit zu sparen.

Ab wann werden E-Rechnungen verpflichtend?

Schritt 1

Seit Januar 2025

Alle B2B-Unternehmen sind verpflichtet, bei im Inland steuerbaren Umsätzen E-Rechnung über eine E-Invoicing-Software empfangen und verarbeiten zu können.

Schritt 2

Ab Januar 2027

Alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz mehr als 800.000 € müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten sowie auch versenden können.

Schritt 3

Ab Januar 2028

Alle Unternehmen müssen für inländische B2B-Umsätze per E-Rechnung-Programm Dokumente empfangen, verarbeiten, versenden und archivieren können.

Rechnungsfunktionen, direkt in Ihrem Konto

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Rechnungsverwaltung

Verwalten Sie Rechnungsdokumente und senden Sie diese mit wenigen Klicks – mit integrierter Cashflow-Planung in Qonto.

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Angebotssoftware

Erstellen und versenden Sie professionelle und konforme Angebote an potenzielle Kund:innen – und wandeln Sie diese dann direkt in eine Rechnung um.

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Rechnungsabgleich

Lassen Sie Ihre Rechnungen automatisch den passenden Transaktionen zuordnen, um immer den Überblick zu behalten und Zeit zu sparen.

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Rechnungsmanagement

Ihre Rechnungen werden in Qonto automatisch erfasst, freigegeben und an die integrierte Buchhaltungssoftware gekoppelt – Finanzverwaltung aus einer Hand.

Kund:innen über die E-Rechnung-Software von Qonto

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Kund:innen über die E-Rechnung-Software von Qonto

“Es geht vor allem darum, die Umstellung als Chance zu nutzen, Zahlungsprozesse zu optimieren. Systeme, die den gesamten Prozess von der Lesbarkeit bis hin zu Zahlungen abdecken, schaffen eine zukunftsfähige Grundlage.”

Michael Menk, Mitgründer & CRO milia GmbH