Digitaler Rechnungsabgleich

Beim Rechnungsabgleich wird überprüft, ob die in einer Rechnung aufgeführten Posten mit den entsprechenden Bestellungen und Lieferungen übereinstimmen. Dabei wird die Rechnung mit zugehörigen Dokumenten wie Quittungen oder Belegen verglichen, um eventuelle Diskrepanzen festzustellen.

Dieser Prozess gewährleistet, dass Zahlungen korrekt autorisiert werden und nur für tatsächlich erhaltene Waren und Dienstleistungen erfolgen. Er dient auch dazu, Diskrepanzen wie Doppelbuchungen, fehlerhafte Beträge oder nicht autorisierte Einkäufe aufzudecken. 

Der Rechnungsabgleich trägt dazu bei, dass alle Transaktionen ordnungsgemäß dokumentiert und gebucht werden, was für eine genaue Buchführung und die Einhaltung von Compliance-Richtlinien entscheidend ist.

In vielen Unternehmen wird der Rechnungsabgleich inzwischen mithilfe digitaler Tools vereinfacht. Die Automatisierung von Abläufen verbessert außerdem Effizienz und Genauigkeit.

Bei Qonto beispielsweise werden die Zahlungen automatisch der entsprechenden Rechnung zugeordnet, was bei der Buchhaltung viel Zeit sparen hilft. Die Rechnungssoftware von Qonto hilft dabei, Rechnungen schnell und korrekt zu versenden. Und auch die Verarbeitung von Eingangsrechnungen mittels OCR-Technologie beschleunigt die Abläufe. 

Mit digitaler Rechnungsprüfung wird sichergestellt, dass die Angaben auf einer Rechnung formal richtig sind und mit den vereinbarten Auftragsdetails (Menge, Preis etc.) übereinstimmen. Dabei wird eine Software zur Unterstützung herangezogen, um Abläufe zu vereinfachen und die Buchhaltung zu optimieren.

Die Rechnungsprüfung ist ein mehrstufiger Prozess, der darauf abzielt, die Richtigkeit und Vollständigkeit einer Rechnung zu bestätigen. Dieser Prozess variiert je nach Art und Größe des Unternehmens sowie nach Art der Rechnung.

Eine Software wie die von Qonto unterstützt und beschleunigt diesen Prozess durch Funktionen wie beispielsweise

• die OCR-Technologie, mithilfe derer wesentliche Informationen automatisch erfasst werden,
• dem Automatisieren manueller Eingaben und Übertragungen, was die Fehleranfälligkeit reduziert,
• oder auch das Festlegen von Workflows und Verantwortlichkeiten.

Der Rechnungsabgleich dient dazu, die Übereinstimmung von Eingangsrechnungen mit den entsprechenden Bestellungen und Lieferbelegen zu überprüfen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass nur für tatsächlich erhaltene Waren und Dienstleistungen gezahlt wird. Diese Abstimmung hilft dabei, Fehler, Unstimmigkeiten oder betrügerische Aktivitäten aufzudecken.

Durch den Abgleich von Mengen, Preisen und Zahlungsbedingungen können Unternehmen ihre Finanzen genau überwachen, die Zahlungsströme verwalten und ihre Buchhaltung präzise führen. Dies trägt zur Aufrechterhaltung einer soliden Finanzstruktur und zur Einhaltung von Compliance-Standards bei.

Digitaler Rechnungsabgleich erhöht die Effizienz und Genauigkeit erheblich.

Der digitale Rechnungsabgleich bietet zahlreiche Vorteile, indem er den Prozess der Überprüfung und Abstimmung von Rechnungsdetails automatisiert.

• Zunächst verbessert er die Effizienz, da manuelle Eingaben reduziert werden, was Zeit spart und den Durchsatz erhöht.
• Außerdem erhöht sich die Genauigkeit, da automatisierte Systeme weniger anfällig für menschliche Fehler sind, was zu einer zuverlässigeren Buchführung führt.
• Der digitale Rechnungsabgleich ermöglicht eine bessere Compliance durch konsistente Anwendung von Regeln und Vorschriften über alle Rechnungen hinweg.
• Darüber hinaus stärkt er die finanzielle Transparenz und Kontrolle, indem er Echtzeit-Einblicke in die Zahlungsverpflichtungen und -bedingungen bietet.
• Dies führt zu einer verbesserten Ausgabenverwaltung und kann Unternehmen beispielsweise dabei helfen, Strafgebühren für verspätete Zahlungen zu vermeiden.

Bei der Rechnungserstellung an Ihre Kund:innen ist es essentiell darauf zu achten, dass auf der Rechnung alle Pflichtangaben sowie weitere relevante Informationen aufgeführt werden. Dazu gehören:

• Name und Adresse von Auftragnehmer:in und Auftraggeber:in
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Datum der Rechnungsausstellung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Beschreibung der Leistungen und Produkte
• Nennung des Leistungszeitraums
• Preis, Zahlungsbedingungen und Angabe einer Zahlungsfrist
• Angabe der Mehrwertsteuer, Steuersatz bzw. Steuerbefreiung
• Minderungen wie Skonti, Rabatte, Gutschriften oder Verrechnungen müssen in der Forderung nachvollziehbar aufgeführt sein.

Um Sie bei der Rechnungsstellung zu unterstützen, bieten wir ein integriertes Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer:innen und andere Unternehmensformen an. Außerdem haben wir eine kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer:innen zum Download für Sie erstellt.

Seit Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend. Qonto bietet ein passendes E-Rechnung-Programm an, das Ihnen eine konforme und professionelle Rechnungsverwaltung erlaubt.

Ein Beleg ist ein Dokument, das den Erhalt einer Dienstleistung oder eines Produktes bestätigt und oft als Nachweis für eine erfolgte Zahlung dient. Er enthält typischerweise Informationen wie Datum, Menge und Gesamtbetrag der Transaktion. Ein Beleg kann für interne oder steuerliche Zwecke aufbewahrt werden.

Eine Rechnung hingegen ist eine formelle Aufforderung zur Zahlung und wird von dem Verkäufer bzw. der Verkäuferin ausgestellt. Sie listet detailliert die verkauften Waren oder Dienstleistungen auf, mit Angaben zu Preisen, Steuern und den Gesamtbetrag, der vom Käufer geschuldet wird.

Rechnungen sind oft detaillierter und formaler als Belege und dienen als Grundlage für die Buchhaltung und den Rechnungsabgleich in Unternehmen.

Der wesentliche Unterschied liegt also in der Funktion: Rechnungen fordern zur Zahlung auf, während Belege den Abschluss einer Transaktion dokumentieren.