Rechnungs­programm für Kleinunternehmer

Ein Rechnungsprogramm ist eine Rechnungssoftware, mit der Unternehmen Rechnungen einfacher und schneller erstellen, verwalten und versenden können. Je nach Anbieter kann es eine Vielzahl von Funktionen umfassen, um die Buchhaltung und den gesamten Prozess der Rechnungsstellung zu vereinfachen und zu automatisieren. Dazu gehören unter anderem:

1. Rechnungsstellung: Mithilfe von Rechnungsprogrammen können Unternehmen Rechnungen nicht nur schnell und einfach erstellen. Typischerweise können sie auch Kundendaten speichern und bei der nächsten Rechnung automatisch vorausfüllen, Steuern und Gesamtbeträge berechnen, Zahlungen anschließend verfolgen etc. Achten Sie außerdem darauf, dass die Rechnungen beispielsweise mit Ihrem Logo personalisiert und angepasst werden können, wie es beispielsweise bei Qonto der Fall ist.
2. Rechnungsversand: Rechnungsprogramme können Rechnungen teils automatisch an Kundinnen und Kunden versenden. Bei Qonto können Sie Ihre Rechnungen per E-Mail direkt vom Geschäftskonto aus verschicken.
3. Rechnungsverwaltung: Mit Rechnungsprogrammen können Sie außerdem Ihre Rechnungen übersichtlich verwalten und durch digitale Rechnungsverarbeitung automatisiert erfassen – sowohl Eingangsrechnungen als auch Ausgangsrechnungen.

Mittlerweile setzen Unternehmen verschiedener Branchen und Größen Rechnungsprogramme ein, Selbstständige und kleine Unternehmen ebenso wie mittlere und große. 

Suchen Sie nach einem Rechnungsprogramm, das Ihnen bei der Rechnungsstellung und effizienten Verwaltung Ihrer Rechnungen hilft - und dabei die Besonderheiten der Kleinunternehmerregelung berücksichtigt? Auf dem Markt finden sich mittlerweile eine ganze Reihe an geeigneten Softwares. Im 

Folgenden geben wir Ihnen einige Punkte an die Hand, um das breite Angebot besser vergleichen zu können:

1. Einfache Bedienung: Das Rechnungsprogramm sollte eine intuitive Benutzerfläche aufweisen und einfach zu bedienen sein, auch für Kleinunternehmer:innen ohne tiefe Vorkenntnisse in Buchhaltung.
2. Gesamter Prozess: Idealerweise können Sie den vollständigen Prozess der Rechnungsstellung und -verwaltung von einer Plattform aus erledigen: die Erstellung von Angeboten mit einer integrierten Angebotssoftware, ihre Umwandlung in Rechnungen, automatisierte Verfolgung der Zahlungsfristen, Versenden von Mahnungen, die Erfassung für die Buchhaltung u.v.m. Idealerweise können Sie außerdem Eingangs- wie Ausgangsrechnungen mit dem gleichen Programm verwalten - und Ihre Rechnungen einfach digitalisieren.
3. Flexibilität: Das Rechnungsprogramm sollte flexibel sein, sich an die individuellen Bedürfnisse der Kleinunternehmer:innen sowie die jeweilige Corporate Identity anpassen lassen, beispielsweise durch Hinzufügen des Logos.
4. Rechtssicher: Die Rechnungen sollten rechtskonform sein und alle Pflichtangaben beinhalten.
5. Kostengünstig und transparent: Das Rechnungsprogramm sollte kostengünstig sein, der angegebene Preis transparent. Die Qonto Pläne beispielsweise geben einen klaren Überblick über das Leistungspaket - es warten garantiert keine versteckten Zusatzkosten auf Sie.

Folgende zusätzliche Funktionen können ebenfalls nützlich sein - entscheiden Sie selbst, welches Gewicht Sie ihnen beimessen mögen:

1. Integration mit Buchhaltungssoftwares, wie zum Beispiel DATEV oder lexoffice.
2. Analyse-Tools für einfaches und übersichtliches Finanzreporting.
3. Mobile App, mit der Kleinunternehmer:innen Rechnungen auch unterwegs erstellen und versenden können.
4. Reaktionsschneller Kundenservice, der Kleinunternehmer:innen bei Fragen rund um das Rechnungsprogramm unterstützt.

Die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen kann im Alltag einige Zeit in Anspruch nehmen. Ein Rechnungsprogramm verringert den manuellen Aufwand und vereinfacht Organisation und Prozesse. In folgenden Bereichen hilft eine Rechnungssoftware Zeit zu sparen:

• Automatisierung von Aufgaben: Rechnungsprogramme können die Erstellung, Verwaltung und den Versand von Rechnungen zumindest teilweise automatisieren. Dadurch können Kleinunternehmer:innen Zeit und letztlich auch Geld sparen.

• Vereinfachung der Buchhaltung: Mithilfe von Rechnungsprogrammen können Sie Ihre Finanzen leichter verwalten und Ihre Buchhaltung verbessern. So kann bei Qonto beispielsweise das bevorzugte Buchhaltungstool angeschlossen werden, um Daten reibungslos zu exportieren, oder Transaktionen werden durch digitales Belegmanagement automatisch entsprechenden Belegen (wie beispielsweise den Rechnungen) zugeordnet. Dadurch können Kleinunternehmer:innen die Steuererklärung besser vorbereiten und die eigenen Geschäftszahlen besser abbilden und verstehen.
• Verbesserung der Beziehung zu Kund:innen und Zulieferern: Rechnungsprogramme helfen Kleinunternehmen oftmals dabei, ihren Kund:innen eine leichtere Bezahlung zu ermöglichen. So bietet Qonto beispielsweise eine dedizierte Zahlungsseite. Umgekehrt hilft bei Qonto die übersichtliche Verwaltung von Lieferantenrechnungen und die mögliche Zahlungsabwicklung per Echtzeitüberweisungen dazu, dass Lieferant:innen stets pünktlich bezahlt werden.
• Compliance: Durch Rechnungsprogramme stellen Sie in der Regel sicher, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen für die einzelnen Rechnungen erfüllen.

Als Kleinunternehmer:in sind Sie verpflichtet, Rechnungen korrekt auszustellen. Diese Rechnungen müssen bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllen, um als steuerlicher Beleg anerkannt zu werden und eine korrekte und rechtskonforme Buchführung sicherzustellen. Hier sind einige davon:

• Vollständige Angaben: Ihre Rechnungen sollten den vollständigen Namen und die Adresse Ihres Unternehmens sowie die des Kunden bzw. der Kundin enthalten. Auch Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sollte angegeben werden.
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Rechnungsnummer, um die Nachverfolgung und Archivierung zu erleichtern
• Leistungsbeschreibung: Menge, Einzelpreis und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• Entgelt
• Ggf. im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
• Ggf. Umsatzsteuer: Nehmen Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, nutzen Sie die Umsatzsteuerbefreiung und müssen keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Sie können im Gegenzug keine Umsatzsteuer zurückholen (Vorsteuer). Außerdem muss Ihre Rechnung in diesem Fall unbedingt einen Hinweis darauf enthalten, dass Sie keine Umsatzsteuer berechnen.

Für Kleinunternehmer:innen ist entsprechend insbesondere der letzte Punkt wichtig. Wie Sie den Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung im Detail formulieren, ist Ihnen überlassen. Mögliche Formulierungen lauten:

• „Gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• „Gemäß § 19 Abs. 1 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
• „Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach § 19 Abs. 1 UStG.“
• „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 Abs. 1 UStG.“
• „Als Kleinunternehmerin oder -unternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 Abs. 1 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“

Zusätzlich zu den Pflichtangaben gibt es weitere hilfreiche Angaben, die Sie bei der Fakturierung aufnehmen können:

• Ihre Bankverbindung
• Angabe der Geschäftsführung bzw. Inhaber:innen des Unternehmens
• Handelsregistereintrag
• Telefonnummer und E-Mail-Adresse für Rückfragen
• Webseite

Falls Sie bei Ihrem Finanzamt die Einstufung als Kleinunternehmer:in nach § 19 UStG beantragen und erhalten, brauchen Sie in Ihren Rechnungen keine Mehrwertsteuer (auch Umsatzsteuer genannt) auszuweisen. Im Gegenzug dürfen Sie sich jedoch auch nicht die Mehrwertsteuer erstatten lassen, die Sie selbst auf Ihren eingehenden Rechnungen bezahlen.

Das vereinfacht Ihren steuerlichen Verwaltungsaufwand, da Sie keine Umsatzsteuervoranmeldung und auch keine Umsatzsteuererklärung abgeben müssen.

Wichtig: Wenn Sie als Kleinunternehmer:in eingestuft wurden und Ihre Rechnungen ohne Mehrwertsteuer schreiben, sind Sie verpflichtet, Ihre Kundinnen und Kunden darauf hinzuweisen.

Das Rechnungsprogramm von Qonto bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen. Als einen der Hauptvorteile können Sie Qonto als „All-in-one-Plattform“ verwenden: So bietet Qonto neben der vereinfachten Rechnungsstellung und -verwaltung auch innovative Buchhaltungstools sowie klassische Banking-Leistungen wie beispielsweise SEPA-Echtzeitüberweisungen, internationale Überweisungen und Firmenkarten.

Das Qonto Rechnungsprogramm überzeugt durch die klare und benutzerfreundliche Oberfläche, mit der Sie Rechnungen schnell und einfach erstellen, anpassen und versenden können.

Außerdem kann die Software Kundendaten speichern und bei einer erneuten Rechnung wiederverwenden, um Zeit zu sparen.

Ein weiterer großer Vorteil des Qonto Rechnungsprogramms ist die automatische Verfolgung des Rechnungsstatus und der eingehenden Zahlungen. Sie können Ihre Rechnungen gesammelt an einem Ort einsehen und leicht filtern. So verfolgen Sie den Status Ihrer Rechnungen und behalten überfällige Zahlungen stets im Blick. Dies hilft Ihnen, den Überblick über offene Posten zu behalten und bei Bedarf frühzeitig Mahnungen zu verschicken, um schneller bezahlt zu werden.

Darüber hinaus bietet Qonto nahtlose Integrationen mit anderen Buchhaltungstools wie beispielsweise DATEV, lexoffice oder sevDesk, um problemlos Daten zu exportieren.

Das professionelle und individuelle Design Ihrer Rechnungen ist ein weiterer Vorteil: Fügen Sie Ihr Logo und Ihr Branding in die Rechnungen ein, um Ihre Kompetenzen adäquat widerzuspiegeln.

Tipp: Übrigens können Sie mit Qonto nicht nur Rechnungen, sondern mit der integrierten Angebotssoftware auch Angebote vereinfacht erstellen und versenden. Wird Ihr Angebot angenommen, können Sie es mit wenigen Klicks in eine Rechnung umwandeln.

Und das beste: Ihr Qonto Geschäftskonto ist in nur wenigen Minuten eröffnet - und Sie können durchstarten!