Der große Vorteil, wenn Rechnungen digitalisiert werden, liegt vor allem in der Platzeinsparung. Schließlich haben Sie nun keine Aktenschränke voller Ordner und Belege der letzten Jahre mehr und eventuelle nun ein extra Zimmer für einen Aufenthaltsraum oder eine Personalküche zur Verfügung.
Des Weiteren sparen Sie eine Menge Zeit bei der Suche nach bestimmten Belegen. Im Zuge digitaler Rechnungsverarbeitung werden die digitalisierten Rechnungen meist automatisch ausgelesen und wichtige Daten erfasst. Mit einem Klick ist alles erreichbar und Sie müssen nicht mehr in sämtlichen Ordnern blättern – unabhängig von dem Ort, an dem Sie sich gerade befinden. Auch sparen Sie Kosten, denn Papier sowie Druckerpatronen, Regale oder Portokosten entfallen, wenn Sie Rechnungen digitalisieren.
Ein weiterer Punkt ist die Datensicherheit. Rechnungen können nicht mehr verschwinden, denn sie sind elektronisch archiviert.
Der Nachteil bei der Digitalisierung von Rechnungen sind allerdings die hohen Auflagen des Finanzamtes. Wenn Sie Ihre Rechnungen digitalisieren möchten, müssen Sie die Vorgaben des Finanzamtes erfüllen, sonst können Sie im Zweifel die Vorsteuer nicht geltend machen.
Auch die DSGVO-Richtlinien spielen eine große Rolle, denn schließlich handelt es sich um sensible Daten, die geschützt werden müssen. Denken Sie nur daran, Ihr Computer würde gehackt. Deshalb müssen Sie sich für diesen Fall mit entsprechenden Softwareprogrammen zusätzlich absichern.
Und zu guter Letzt sind Sie abhängig von der Technik. Sie benötigen, um Ihre Rechnungen zu digitalisieren, die entsprechende Hardware sowie Rechnungssoftware. Wenn Sie damit bereits nicht vorab ausgestattet sind, kann die Anschaffung kostenintensiv sein.