Rechnungen digitalisieren: So verwalten Sie Belege richtig

Selbstständige müssen natürlich Rechnungen erstellen, um ihre Dienstleistungen oder Waren vergütet zu bekommen. Doch wohin mit dem ganzen Papierkram? Schließlich sind Sie verpflichtet, alle Dokumente mehrere Jahre aufzubewahren.

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie man Rechnungen digitalisieren und papierlos verwalten kann.

Wer ein Unternehmen führt oder freiberuflich tätig ist, muss alle Einnahmen und Ausgaben vollständig, chronologisch und für Dritte nachvollziehbar dokumentieren. Im Laufe der Jahre können sich eine Reihe von Akten und Ordner ansammeln, die nicht nur einiges an Platz rauben, sondern auch zeit- und kostenintensiv sind. Denken Sie nur an das ganze Papier, das Sie zum Drucken benötigen.

Über die Unmengen an Rechnungen, mit denen Sie täglich konfrontiert werden, müssen Sie nicht nur detailliert Buch führen, sondern sie auch eine lange Zeit aufbewahren. Daher entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür, Rechnungen zu digitalisieren und automatisiertes Rechnungsmanagement bzw. ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer:innen oder andere Rechtsformen zu nutzen. Dabei ist alles an einem Ort und in dem richtigen Format gespeichert und Sie haben von überall Zugriff auf die Dokumente.

Seit Januar 2025 ist die E-Rechnungspflicht in Deutschland im B2B-Bereich eingeführt. Das bedeutet, dass alle steuerbaren Leistungen zwischen Unternehmen, unabhängig davon, ob sie im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben werden, in Form von elektronischen Rechnungen abgewickelt werden müssen. Diese Verpflichtung gilt jedoch nur, wenn sowohl leistende als auch empfangende Unternehmer:innen im Inland ansässig sind, was bedeutet, dass das Unternehmen seinen Sitz, die Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland haben muss.

Ab 2028 wird diese Pflicht auch auf Kleinunternehmer:innen ausgeweitet, die für B2B-Geschäfte elektronische Rechnungen ausstellen müssen. Eine bloße umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland, ohne tatsächliche Ansässigkeit, führt jedoch nicht zur Verpflichtung, E-Rechnungen zu verwenden. Unternehmen sollten sich rechtzeitig auf diese Umstellung vorbereiten, um die Einhaltung der neuen gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen.

Der große Vorteil, wenn Rechnungen digitalisiert werden, liegt vor allem in der Platzeinsparung. Schließlich haben Sie nun keine Aktenschränke voller Ordner und Belege der letzten Jahre mehr und eventuelle nun ein extra Zimmer für einen Aufenthaltsraum oder eine Personalküche zur Verfügung.

Des Weiteren sparen Sie eine Menge Zeit bei der Suche nach bestimmten Belegen. Im Zuge digitaler Rechnungsverarbeitung werden die digitalisierten Rechnungen meist automatisch ausgelesen und wichtige Daten erfasst. Mit einem Klick ist alles erreichbar und Sie müssen nicht mehr in sämtlichen Ordnern blättern – unabhängig von dem Ort, an dem Sie sich gerade befinden. Auch sparen Sie Kosten, denn Papier sowie Druckerpatronen, Regale oder Portokosten entfallen, wenn Sie Rechnungen digitalisieren.

Ein weiterer Punkt ist die Datensicherheit. Rechnungen können nicht mehr verschwinden, denn sie sind elektronisch archiviert. Oftmals werden Rechnungen auch automatisch den entsprechenden Zahlungen zugeordnet, was den Rechnungsabgleich vereinfacht.

Der Nachteil bei der Digitalisierung von Rechnungen sind allerdings die hohen Auflagen des Finanzamtes. Wenn Sie Ihre Rechnungen digitalisieren möchten, müssen Sie die Vorgaben des Finanzamtes erfüllen, sonst können Sie im Zweifel die Vorsteuer nicht geltend machen.

Auch die DSGVO-Richtlinien spielen eine große Rolle, denn schließlich handelt es sich um sensible Daten, die geschützt werden müssen. Denken Sie nur daran, Ihr Computer würde gehackt. Deshalb müssen Sie sich für diesen Fall mit entsprechenden Softwareprogrammen zusätzlich absichern.

Und zu guter Letzt sind Sie abhängig von der Technik. Sie benötigen, um Ihre Rechnungen zu digitalisieren, die entsprechende Hardware sowie Rechnungssoftware. Wenn Sie damit bereits nicht vorab ausgestattet sind, kann die Anschaffung kostenintensiv sein.

Rechnungen sind ein wichtiger Teil der Buchhaltung, auf die das Finanzamt ein besonderes Auge wirft. Daher sollten Sie den Anforderungen des Finanzamtes stets nachkommen, wenn Sie Ihre Rechnungen digitalisieren möchten.

Der wichtigste Punkt sind dabei die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßen DV-gestützter Buchführungssysteme). Dieses Regelwerk beinhaltet die Behandlung elektronischer Dokumente und deren Aufbewahrung in elektronischen Buchhaltungssystemen.

Hierbei geht es vor allem um die Vollständigkeit, Richtigkeit und Übersichtlichkeit der Belege, die so dokumentiert werden müssen, dass sie für Dritte nachvollziehbar sind. Enthalten ist darin auch, dass sämtliche Dokumente nach der Digitalisierung nicht mehr verändert werden dürfen oder bei Änderungen eindeutig und verständlich gekennzeichnet werden müssen.

Um Rechnungen zu digitalisieren und dabei die Anforderungen des Finanzamtes zu berücksichtigen, können Sie spezielle Programme oder Apps nutzen, mit denen Sie unter anderem Schritt für Schritt durch das Programm geführt werden.

Um die eben vorgestellten E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden, können Unternehmen spezielle Software nutzen, die den Prozess digitalisiert. Diese Programme ermöglichen es, Rechnungen direkt im elektronischen Format zu erstellen und per E-Mail oder über gesicherte Plattformen zu versenden. Sie stellen sicher, dass die Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, indem sie unveränderbar bleiben und alle nötigen Metadaten korrekt speichern.

Die Integration mit Buchhaltungssystemen erleichtert zudem die Verwaltung. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Software den GoBS und anderen rechtlichen Standards entspricht, um die Anforderungen des Finanzamts zu erfüllen.

Die elektronische Rechnungsverwaltung ist seit Januar 2025 im B2B-Bereich verpflichtend. Mit Qonto können Sie E-Rechnungen ganz einfach senden, empfangen, verarbeiten, visualisieren und speichern – testen Sie Qonto 30 Tage kostenlos und überzeugen Sie sich selbst von unkompliziertem E-Invoicing.

Bei Rechnungen unterscheidet man zwischen zwei Arten:

• Eingangsrechnungen
• Ausgangsrechnungen

Eingangsrechnungen sind Rechnung, die Sie als Unternehmen von anderen Unternehmen oder Dienstleister:innen erhalten und zahlen müssen. Ausgangsrechnung sind die Art von Rechnungen, die Sie an Ihre Kundinnen und Kunden stellen. Doch wie digitalisiert man die beiden Rechnungsarten?

Sie erhalten eine Rechnung von Lieferantinnen oder Lieferanten und möchten diese nun digitalisieren? Bei der Verwaltung von Eingangsrechnungen sollten Sie die GoBS beachten.

Wenn Rechnungen nicht ordnungsgemäß digitalisiert werden, kann Ihnen das Finanzamt einen Strich durch die Rechnung machen. Schließlich möchten Sie den Originalbeleg ja auch vernichten, sonst haben Sie die Dokumente ja digital und in Papierform abgelegt.

Achten Sie hierbei insbesondere auf die Rechtssicherheit und lassen Sie sich bei Fragen unbedingt von Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater beraten.

Auch bei der Archivierung der Ausgangsrechnungen ist auf die Rechtssicherheit sowie auf die Auflagen des Finanzamtes zu achten. So muss die Digitalisierung der Rechnung zwingend auf einem Datenträger erfolgen, der das Verändern des Dokuments nicht mehr möglich macht.

Daher ist es bei Eingangsrechnungen sowie bei Ausgangsrechnungen wichtig, darauf zu achten, in welchem Format sie abgespeichert werden. Denn nicht jedes Format wird vom Finanzamt anerkannt, da sich damit ein Dokument im Zweifel verändern lässt.

Die Archivierung von E-Rechnungen erfordert besondere Sorgfalt, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Es ist wichtig, dass E-Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren unveränderbar, lesbar und jederzeit zugänglich bleiben. Dazu müssen sie in einem Format gespeichert werden, das nach der Archivierung nicht mehr verändert werden kann, wie beispielsweise PDF/A.

Zudem sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Archivierungssysteme den GoBD entsprechen, um die Rechtssicherheit zu gewährleisten. Regelmäßige Überprüfungen der Lesbarkeit und Integrität der archivierten E-Rechnungen sind ebenfalls essenziell, um sicherzustellen, dass sie bei Bedarf problemlos abgerufen werden können. Eine gut durchdachte Archivierungsstrategie schützt nicht nur vor rechtlichen Konsequenzen, sondern erleichtert auch die Verwaltung und den Zugriff auf wichtige Dokumente.

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Wie bereits erwähnt, steht die Unveränderbarkeit der Dokumente im Vordergrund, wenn Sie Ihre Rechnungen digitalisieren möchten. Legen Sie Ihre Belege GoBD-konform ab, eignen sich Formate wie odt, docx und xlsx nicht.

Dateiformate, die sich nach der Archivierung nicht mehr ändern lassen, sind JPEG, PNG, TIFF und PDF. Digitalisieren Sie Ihre Rechnungen, sollten Sie eines dieser Dateiformate wählen.

Insbesondere das PDF/A-Format ist für die Archivierung von E-Rechnungen empfohlen, da es speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde und sicherstellt, dass die Dokumente während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert bleiben. Digitalisieren Sie Ihre Rechnungen, sollten Sie eines dieser Dateiformate wählen.

In den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung DV-gestützter Dokumente aus dem Jahre 2019 wird unter anderem vorgeschrieben, dass Unternehmen bei der Digitalisierung von Belegen zur Verfahrensdokumentation verpflichtet sind.

Anhand dieser Dokumentation soll gesichert werden, dass auch Dritte alle Abläufe des Unternehmens nachvollziehen können. Wer seine Belege und alle Rechnungen digitalisieren möchten, muss daher auch eine Verfahrens­dokumentation erstellen, in der alle Prozesse sowie alle Vorgehensweisen dokumentiert werden, die für die Buchhaltung von Bedeutung sind.

Damit kann sichergestellt werden, dass bei der Verarbeitung der digitalen Dokumente alle Richtlinien eingehalten wurden. Fragen Sie bei Unklarheiten Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.

Beispiele einer Verfahrensdokumentation oder Musterdokumente erhalten Sie auch im Internet.