Buchführungspflicht: Wer ist davon betroffen?

Einige Unternehmen unterliegen der sogenannten Buchführungspflicht. Doch wer ist zur Buchführung verpflichtet? Erfahren Sie hier, wen es betrifft, welche Obergrenzen es gibt und was die doppelte Buchführung besagt.

Jedes Unternehmen sollte die eigenen Ein- und Ausgaben genau im Blick haben. Nur so können die Liquidität, eventuelle Veränderungen sowie alle Geschäftsprozesse genauestens dokumentiert und analysiert werden. Die Buchführungspflicht ist allerdings nicht zu verwechseln mit der Pflicht, die Einnahmen und Ausgaben zu erfassen, wozu jedes Unternehmen verpflichtet ist, spätestens bei der alljährlichen Steuererklärung.

Wenn von der Buchführungspflicht die Rede ist, dann ist immer die doppelte Buchführung gemeint. Die einfache Buchführung wird auch als Einnahmen-Überschuss-Rechnung bezeichnet, bei der die Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben gleich Gewinn gerechnet werden.

Die doppelte Buchführung wird auch als Doppik, Bilanzierung, kaufmännische Buchführung oder als Buchhaltungspflicht bezeichnet. Hierbei werden alle Geschäftsvorfälle doppelt gebucht und zwar auf Konten und Gegenkonten bzw. Soll und Haben. Das dient dazu, dass alle Geschäftsprozesse zahlenmäßig abgebildet werden, um genau zu analysieren, welche Geldbewegungen stattfinden.

Am Ende eines Geschäftsjahres ist die doppelte Buchführung die Grundlage für den Jahresabschluss. Damit kann schnell der Vermögens- und Schuldenstand eines Unternehmens eingesehen werden. Und auch Sie behalten dabei den Überblick, denn mit der Bilanzierung erlangen Sie tiefe Einblicke in die aktuelle Unternehmenslage und können auf dieser Grundlage Pläne für die Zukunft schmieden.

Auch wenn die Buchführungspflicht auf den ersten Blick kompliziert erscheint, ist sie jedoch einmal verstanden, recht einfach. Zunächst ist es wichtig zu wissen, dass bei der doppelten Buchführung nicht nur Einnahmen und Ausgaben aufgelistet werden, sondern auch Aufwendungen und Kapital wie der Warenbestand, Anlagevermögen, Fremdkapital oder betriebliche Erträge.

Ein Buchführungspflicht-Beispiel wäre:

Wenn Sie als Einzelhändlerin aus Ihrem Lagerbestand einen Fernseher von etwa 1.000 € verkaufen, müssen Sie bei der doppelten Buchführung den Verkauf mindestens auf zwei Konten buchen. Das heißt, Sie schreiben die 1.000 € dem Konto Ihres Lagerbestandes minus und bei dem Konto Ihrer Gewinne plus. Die Prozesse in der Bilanz müssen gleich groß sein. So lautet die Veränderung der Posten immer Soll an Haben.

Diese Einträge unterliegen gesetzlichen Regeln im Rahmen der Buchführungspflicht. Sie können also die Bilanzposten nicht aufschreiben, wie es Ihnen gefällt. So müssen alle Eintragungen und sonstige Aufzeichnungen stets vollständig, chronologisch, richtig und verständlich für Dritte sein und dürfen in keiner Weise verändert werden.

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Es gibt mehrere Kriterien, ab wann Buchführungspflicht besteht. Zum einen entscheidet die Rechtsform. So gilt die Buchführungspflicht für Handelsgesellschaften wie GmbH, AG, OHG und KG.

Zweitens entscheidet das Einkommen. Hier gibt es bei der Buchführungspflicht Grenzen, wenn der Jahresumsatz oder der Jahresgewinn einen bestimmten Satz überschreitet. Wenn Sie demnach 600.000 € Jahresumsatz erzielen oder einen Gewinn von 60.000 € jährlich verbuchen, sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Und drittens ist es entscheidet, ob Sie im Handelsregister eingetragen sind. Wenn Kleinunternehmer:innen oder Selbstständige sich im Handelsregister eingetragen haben, sind sie ebenfalls buchführungspflichtig, auch wenn sie es aufgrund des Einkommens nicht wären.

Ab wann Buchführungspflicht nicht besteht, entscheidet ebenfalls die Rechtsform oder das jährliche Einkommen. So sind Selbstständige und Kleinunternehmer:innen zunächst nicht von der doppelten Buchführung betroffen, außer sie stehen im Handelsregister oder erreichen den oben genannten Jahresumsatz. Für die steuerliche Erklärung muss dann die Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt. Freiberufler:innen sind generell nicht von der Buchführungspflicht betroffen.

Auch wenn die Buchführungspflicht nur bestimmte Unternehmen betrifft, kann sie sich jedoch auch für Sie lohnen. Wenn Sie unter anderem überlegen, Ihr Geschäft zu erweitern und Ihr Einkommen aller Voraussicht nach steigen wird oder Sie große Investitionen planen, kann eine detaillierte Buchführung sinnvoll sein. So haben Sie die Möglichkeit, sofort auf Veränderungen zu reagieren und haben direkt eine Grundlage in der Hand, wenn Sie weiter expandieren möchten.