Buchhaltung für Vereine: Alles über die Vereinsbuchhaltung

Jeder Verein in Deutschland ist zur Buchführung verpflichtet. Doch bei der Buchhaltung für Vereine gibt es Unterschiede. In diesem Beitrag informieren wir Sie über alles Wissenswerte rund um die Vereinsbuchhaltung.

Vereine sind in Deutschland sehr beliebt. Ob Fußballverein, Schützenverein oder andere Sportvereine – die zahlenden Mitglieder steigen stetig. Ein eingetragener Verein gilt als juristische Person und hat damit besondere Rechte und Pflichten. Zu den Rechten zählen dabei, dass der Verein im eigenen Namen klagen kann. Pflichten sind hingegen die Vereinsbuchhaltung, die sich an den steuerlichen Vorgaben der Gesetzgebung richtet sowie an der jeweiligen Satzung des Vereins.

Der Vereinsvorstand ist in der Verpflichtung, alle Mitglieder bei den Versammlungen über die jeweilige finanzielle Lage des Vereins zu informieren. Das Finanzamt hingegen prüft diese Ein- und Ausgaben in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Bei der Buchhaltung für kleinere Vereine reicht in der Regel die EÜR. Allerdings sind die Angaben stark von den Einkünften abhängig. So gilt die doppelte Buchführung für Vereine, die eine bestimmte Einkommensgrenze überschreiten. Sie sind zur Bilanzierung verpflichtet.

Sobald ein Verein eingetragen ist, gilt er als juristische Person und unterliegt damit der Pflicht zur Vereinsbuchhaltung. Es gibt allerdings einige Unterschiede. So ist die Buchhaltung bei gemeinnützigen Vereinen einfacher, denn sie genießen gewisse Steuererleichterungen und sind von folgenden Steuern befreit:

Von der Umsatzsteuer sind Vereine aber nur befreit, wenn sie die gleichen Voraussetzungen wie bei der Kleinunternehmerregelung erfüllen.

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Hinweis: Weitere Infos zum Thema Kleinunternehmerregelung finden Sie in unserem Ratgeber.

Des Weiteren können bei der Buchhaltung für gemeinnützige Vereine Spenden steuerlich abgesetzt werden. Auch staatliche Zuschüsse und öffentliche Mittel werden in der Regel nur gewährt, wenn der Verein gemeinnützig handelt und auch so eingetragen ist.

Alles in allem lohnt es sich in der Vereinskasse, gemeinnützig tätig zu sein. Um diesen Status jedoch zu behalten, muss die Buchhaltung für Vereine stets lückenlos, chronologisch und für Dritte auf den ersten Blick erkenntlich sein. Es gilt eine Nachweispflicht über die Verwendung der Mittel, die innerhalb eines gesetzlichen Rahmens zeitnah und für besondere Zwecke eingesetzt werden müssen.

Wichtig für die Vereinsbuchhaltung ist die Erfassung und Archivierung aller Belege und Dokumente, die bis zu sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Je nach Einkommen ist es von Bedeutung, ob zum Jahresende die einfache Buchhaltung für Vereine mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung reicht oder bilanziert werden muss.

Gemeinnützige Vereine erhalten zwar Steuererleichterung, unterliegen aber einer Aufzeichnungspflicht mit einem exakten Kontenrahmen. Der Kontenrahmen wird dabei in vier Hauptkategorien gegliedert:

Alles in allem müssen diese Dokumente bei der Buchführung im Verein stets nachvollziehbar und lückenlos sein sowie in der richtigen Reihenfolge zur Verfügung steht. Das bedeutet je nach Vereinsgröße nicht nur viel Arbeit, sondern vor allem auch Fachwissen. Eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater können in diesem Fall die besten Ansprechpartner:innen sein. Sie sollten sich bestens mit der Vereinsbuchhaltung auskennen und auch hier und da ein paar Steuertipps parat haben.

Beachten Sie: Mit einem Vereinskonto kann die Buchhaltung erheblich erleichtert werden.

Wer die Buchhaltung für Vereine hingegen selbst machen möchte, sollte auf eine moderne Software zurückgreifen, die den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) entspricht. Diese aktualisiert sich nicht nur selbstständig und kann über neue Rechtsprechungen informieren, sondern auch viele Standardprozesse automatisch vornehmen.

In Kombination mit einem innovativen Geschäftskonto wie dem von Qonto, lässt sich die Buchhaltungssoftware problemlos synchronisieren. So wird das Banking um ein Vielfaches erleichtert und die Buchführung im Verein schneller durchgeführt.

Festzuhalten ist, dass um die Buchführung im Verein niemand drum herum kommt. Sobald ein Verein eingetragen ist, gilt er als juristische Person und ist zur Buchhaltung verpflichtet. Ob auch die sogenannte Buchführungspflicht besteht, hängt von den jährlichen Einnahmen ab.

Auch gibt es Unterschiede bei der Buchhaltung für gemeinnützige Vereine, denn diese genießen zwar besondere Steuererleichterung, sind aber auch zur Aufzeichnungspflicht über Kontenrahmen verpflichtet.

Wer die Buchhaltung im Verein selbst durchführen und nicht auslagern möchte, kann zur Erleichterung eine Buchhaltungssoftware nutzen. Diese spart Zeit, Nerven und bietet viele Besonderheiten, damit die Buchhaltung um ein Vielfaches schneller, sicherer und fehlerfreier gelingt.

Die unterschiedlichen Kontomodelle von Qonto bieten zudem ein sicheres und flexibles Banking und ermöglichen Ihnen den optimalen Einblick in alle Geschäftsprozesse. Zudem lassen sich die Online-Geschäftskonto in wenigen Schritten mit der Buchhaltungssoftware verbinden.

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