Buchhaltung für Vereine: Alles über die Vereinsbuchhaltung

Eine professionelle Vereinsbuchhaltung ist für eingetragene und gemeinnützige Vereine unerlässlich. Sie schafft Transparenz gegenüber Mitgliedern, Förderern und dem Finanzamt und bildet die Grundlage für eine steuerlich saubere und effiziente Verwaltung. Für viele Vereinsvorstände und Kassenwarte stellt sich die Frage, wie sie die Buchhaltung rechtssicher, digital und möglichst zeitsparend organisieren können.

Im folgenden Artikel erfahren Sie, welche Anforderungen für die Buchhaltung im Verein gelten und welche digitale Lösungen die Vereinsbuchführung deutlich vereinfachen können.

Vereine sind verpflichtet, ihre Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar zu dokumentieren. Für kleine Vereine genügt meist eine Einnahmen‑Überschuss‑Rechnung (EÜR). Bei umfangreicher wirtschaftlicher Tätigkeit oder Überschreiten gesetzlicher Grenzen kann eine doppelte Vereinsbuchführung mit Bilanz nach den GoB erforderlich sein. Einnahmen und Ausgaben müssen grundsätzlich den vier steuerlichen Bereichen zugeordnet werden.

Ab 2026 gilt: Wenn die Einnahmen aus wirtschaftlichen Tätigkeiten insgesamt unter 50.000 € liegen, ist keine detaillierte Trennung zwischen Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb mehr nötig.

Ein eingetragener Verein (e. V.) ist eine juristische Person und muss alle Geschäftsvorfälle sowie das Vereinsvermögen beleggestützt dokumentieren. Bei größerem wirtschaftlichem Umfang oder Überschreiten steuerlicher Schwellen kann eine Bilanzierungspflicht entstehen.

Die Buchhaltung für gemeinnützige Vereine erfordert getrennte, ordnungsgemäße Aufzeichnungen für alle vier steuerlichen Bereiche. Zusätzlich sind Nachweise über Spenden, Rücklagen und Vermögen notwendig, um die Steuerbefreiung und die Gemeinnützigkeit nachzuweisen.

Damit Ihre Vereinsbuchhaltung steuerlich korrekt bleibt, müssen alle Einnahmen und Ausgaben einem von vier Bereichen zugeordnet werden. Diese sind:

• Ideeller Bereich
• Vermögensverwaltung
• Zweckbetrieb
• Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb

Diese Einteilung ist gesetzlich vorgeschrieben und schützt Ihren Verein vor steuerlichen Nachteilen. Eine klare Trennung erleichtert zudem die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen und Finanzamt.

Im ideellen Bereich steht die Verwirklichung des Vereinszwecks im Mittelpunkt. Hierzu zählen alle Tätigkeiten ohne wirtschaftlichen Hintergrund, wie etwa Mitgliedsbeiträge, Spenden oder öffentliche Zuschüsse. Diese Einnahmen sind in der Regel steuerfrei, müssen aber lückenlos dokumentiert werden.

So können Sie jederzeit nachweisen, dass die Mittel ausschließlich für den Vereinszweck verwendet werden. Das ist ein entscheidendes Kriterium für den Erhalt der Gemeinnützigkeit.

Einnahmen aus der Vermögensverwaltung entstehen, wenn Ihr Verein sein Vermögen nutzt oder anlegt, beispielsweise durch Zinserträge, Mieten oder Pachten. Solange diese Erträge dem Vereinszweck zugutekommen, sind sie meist steuerbegünstigt.

Achten Sie darauf, diese Einnahmen klar von anderen Bereichen abzugrenzen. Andernfalls kann das Finanzamt sie als wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb einstufen, wodurch Steuerpflichten entstehen.

Ein Zweckbetrieb liegt immer dann vor, wenn Einnahmen unmittelbar der Erfüllung Ihres Vereinszwecks dienen. Typische Beispiele sind Sportveranstaltungen, kulturelle Events oder Bildungsangebote. Diese Tätigkeiten sind steuerlich begünstigt und häufig von Körperschaft- und Gewerbesteuer befreit.

Überschreiten Sie jedoch den gemeinnützigen Rahmen oder erzielen Sie Gewinne, die über den Zweck hinausgehen, wird der Betrieb steuerpflichtig.

Zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zählen alle Aktivitäten, die auf Einnahmenerzielung ausgerichtet sind und nicht mehr dem Vereinszweck dienen – etwa der Verkauf von Fanartikeln, Sponsoring oder der Betrieb einer Vereinsgaststätte. Ab 2026 gilt eine Freigrenze von 50.000 € Einnahmen einschließlich Umsatzsteuer.

Liegen die Einnahmen Ihres Vereins darunter, sind diese von Gewerbe- und Körperschaftsteuer befreit. Eine saubere Trennung und Dokumentation schützt Ihren Verein vor steuerlichen Risiken und dem Verlust der Gemeinnützigkeit.

Für Vereine und gemeinnützige Organisationen empfiehlt DATEV seit 2025 den Kontenrahmen SKR 42 als neuen Standard. Er löst den bisherigen SKR 49 ab und wurde speziell für Vereine, Stiftungen und gGmbHs entwickelt.

Der SKR 42 orientiert sich am Aufbau des SKR 04 und erleichtert die Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben zu den vier steuerlichen Bereichen: ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.

Ein Kontenrahmen wie der SKR 42 ist eine standardisierte Vorlage mit vordefinierten Konten. Daraus erstellt jeder Verein seinen eigenen Kontenplan, also die tatsächlich genutzte Liste der Konten. Nicht benötigte Konten können gestrichen, zusätzliche Unterkonten ergänzt werden. Entscheidend ist, dass der Kontenplan die steuerliche Trennung der Bereiche ermöglicht und die Buchführung übersichtlich bleibt.

Führen Sie Ihr Kassenbuch so, dass alle Bargeldbewegungen Ihres Vereins vollständig und nachvollziehbar erfasst sind. Jede Buchung muss durch einen entsprechenden Beleg belegt sein, beispielsweise durch eine Quittung, eine Rechnung oder einen Eigenbeleg.

Achten Sie außerdem darauf, das Kassenbuch chronologisch zu führen und den Kassenbestand regelmäßig mit dem tatsächlichen Bargeldbestand abzugleichen.

Wenn Sie eine Korrektur vornehmen müssen, erfassen Sie diese bitte als eigene Buchung, anstatt Einträge zu überschreiben. So bleibt die Nachvollziehbarkeit erhalten. In der Regel liegt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Kassenführung bei Ihnen als Kassenwart:in oder Schatzmeister:in.

Checkliste Kassenbuch:

• Jede Barbewegung einzeln, vollständig und zeitnah erfassen
• Für jede Buchung einen Beleg ablegen (auch Eigenbelege sind zulässig)
• Kassenbestand regelmäßig mit Bargeld abgleichen
• Keine Leerzeilen oder nachträglichen, nicht dokumentierten Änderungen
• GoBD-Konformität bei digitalen Kassenbüchern sicherstellen

Ob Vereine E-Rechnungen erstellen müssen, hängt von ihrer Tätigkeit ab. Seit 2025 gilt: Vereine, die unternehmerisch tätig sind und Rechnungen an andere Unternehmen oder juristische Personen stellen, müssen E-Rechnungen im strukturierten Format (zum Beispiel XRechnung) empfangen und nach Ablauf der Übergangsfristen auch erstellen.

Für den ideellen Bereich besteht keine E-Rechnungspflicht. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und bestimmte steuerbefreite Leistungen. Vereine sollten daher prüfen, ob sie betroffen sind, und ihre Buchhaltungssoftware rechtzeitig anpassen.

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Vereine müssen dem Finanzamt regelmäßig Steuererklärungen übermitteln. Gemeinnützige Vereine mit Einnahmen unter 50.000 € aus wirtschaftlichen Tätigkeiten reichen ihre Unterlagen in der Praxis nur alle drei Jahre ein, sofern das Finanzamt keinen anderen Turnus verlangt.

Erforderlich sind generell:

• Körperschaftsteuererklärung (KSt. 1) mit Anlage Gem 1
• Einnahmen‑Überschuss‑Rechnung oder Bilanz
• Tätigkeitsberichte

Umsatzsteuerpflichtige Vereine müssen zusätzlich Umsatzsteuervoranmeldungen über ELSTER abgeben.

Das Finanzamt kontrolliert, ob Ihr Verein die Voraussetzungen der Gemeinnützigkeit erfüllt. Geprüft werden Satzungszwecke, Mittelverwendung, Rücklagenbildung und die korrekte Zuordnung der Einnahmen zu den vier steuerlichen Bereichen.

Auch Buchführung, Kassenführung und Vergütungen an Vorstände werden regelmäßig überprüft. Bei Auffälligkeiten kann eine Betriebsprüfung angeordnet werden.

Steuerlich relevante Unterlagen müssen zehn Jahre, alle übrigen geschäftlichen Dokumente sechs Jahre aufbewahrt werden.

Zum Beispiel:

• Zehn Jahre: Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege.
• Sechs Jahre: Geschäftsbriefe, Verträge, Protokolle.

Die Frist beginnt am Jahresende der Erstellung, faktisch oft fast zwölf Jahre. Auch digitale Unterlagen und E‑Mails unterliegen diesen Fristen.

Die passende Software für Ihre Buchhaltung hängt von der Größe Ihres Vereins und dem gewünschten Funktionsumfang ab. Wichtig sind GoBD‑Konformität, einfache Belegerfassung und Schnittstellen zu Steuerberater:innen.

Hier ein Überblick über gängige Lösungen:

• MTH Software
• MeinVerein
• easyVerein
• sevdesk
• Buchhaltungsbutler

MTH Software vereint mit Vereins‑Manager und Vereins‑Profi Verwaltung und Vereinsbuchhaltung. Beide Programme unterstützen den SKR 42 und die Erstellung von EÜR oder Jahresabschluss.

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