Kassenbuch führen: So machen Sie es richtig

Als Teil der Buchhaltung sind Unternehmen, die ihre Geschäftsvorfälle über Barzahlungen abwickeln, dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Insbesondere im Einzelhandel und der Gastronomie werden viele Zahlungen mit Bargeld getätigt. Diese Einnahmen und Ausgaben müssen sauber dokumentiert und im Rahmen der Steuererklärung dem Finanzamt vorgelegt werden. Bei Form und Inhalt gelten bestimmte Anforderungen, die Sie erfüllen müssen, damit Ihr Kassenbuch vom Finanzamt anerkannt wird.

Im Kassenbuch halten Sie sämtliche Geschäftsvorfälle, also alle Einzahlungen und Auszahlungen, die mit Bargeld getätigt werden, schriftlich fest. Darin eingeschlossen sind sämtliche Erträge, Verbindlichkeiten, Privateinlagen und -entnahmen. Es liefert Ihnen also einen Überblick über alle Bareinnahmen und -ausgaben sowie über den Bargeldbestand, der sich in Ihrer Kasse befinden.Für die Führung des Kassenbuchs gelten die Regeln der ordnungsgemäßen Buchhaltung. Es wird in Form eines Kontos geführt, in dem Sie die Einzahlungen den Auszahlungen gegenüberstellen und daraus den Saldo bilden. Dieser Saldo sagt Ihnen, wie viel Bargeld sich aktuell in Ihrer Kasse befindet. Entscheidend, um das Kassenbuch korrekt zu führen, ist, dass Sie sämtliche Geschäftsvorfälle mit den entsprechenden Ein- und Auszahlungsbelegen nachweisen können und die Nachweise dem Kassenbuch beilegen. 

Das Kassenbuch ist Bestandteil Ihrer Buchhaltung. Den Endbestand Ihres Kassenbuches weisen Sie in Ihrer Bilanz als Umlaufvermögen aus.

Das Kassenbuch liefert Ihnen nicht nur einen Überblick über Ihre Bareinnahmen und -ausgaben und Ihren aktuellen Bargeldbestand. Es dient gleichzeitig als Nachweis gegenüber dem Finanzamt, dass Sie keine Umsätze aus Bargeschäften unterschlagen und damit Steuern hinterziehen. Deswegen sind insbesondere Unternehmen mit hohen Bargeldumsätzen dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen.Kommt ein Unternehmen dieser Pflicht nicht nach oder verstößt gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften in Bezug auf die Ordnungsmäßigkeit und Beweiskraft seiner Buchführung, hat das Finanzamt das Recht, den Gewinn für die Besteuerung zu schätzen. 

Ob Sie ein Kassenbuch führen müssen, hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen bilanzierungspflichtig ist. Unternehmen, die zur doppelten Buchhaltung verpflichtet sind und am Ende des Geschäftsjahres eine Bilanz erstellen müssen, müssen ein Kassenbuch führen. Der Saldo des Kassenbuchs wird dabei dem Umlaufvermögen zugerechnet. Ein Unternehmen gilt als bilanzierungspflichtig, wenn es nach Art und Umfang einen kaufmännischen Betrieb erfordert und entsprechend in das Handelsregister eingetragen ist. Ob ein Unternehmen die sogenannten Kaufmannseigenschaften erfüllt, ist eine individuelle Entscheidung, die anhand bestimmter Kriterien getroffen wird. Hierzu zählen beispielsweise:

Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und auch nicht den Kaufmannseigenschaften entsprechen, sind nicht bilanzierungspflichtig. Hier ist die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) als Jahresabschluss ausreichend. Entsprechend müssen diese Unternehmen auch kein Kassenbuch führen. Hierzu zählen Kleingewerbetreibende wie Einzelunternehmer:innen, Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) oder Freiberufler:innen.

Jedes Unternehmen, das einen Teil oder sogar sämtliche Geschäfte mit Bargeld abwickelt, ist dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Unternehmen, die – beispielsweise im Onlinehandel – ausschließlich mit Kartenzahlung arbeiten, sind entsprechend von dieser Pflicht befreit. Ob Sie tatsächlich ein Kassenbuch führen müssen, hängt aber auch davon ab, wie oft Sie Ihre Geschäfte bar abwickeln. Wird bei Ihnen nur selten und unregelmäßig mit Bargeld gezahlt, müssen Sie diese Vorfälle zwar auch aufzeichnen. Allerdings ist in diesem Fall eine einfache Übersicht über alle Bargeldvorgänge ausreichend.

Obwohl für Ihr Unternehmen keine Pflicht besteht, ein Kassenbuch zu führen, sind Sie trotzdem dazu verpflichtet, sämtliche Kassenbewegungen geordnet, vollständig und richtig aufzuzeichnen. Verzeichnen Sie regelmäßig bare Geschäftsvorfälle, ist es sinnvoll, freiwillig ein Kassenbuch führen, um Ihre Einnahmen, Ausgaben und den Kassenbestand im Blick zu behalten. Entscheiden Sie sich dafür, müssen Sie sich entsprechend an die Regeln zur Führung eines Kassenbuchs halten.

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Im Kassenbuch werden täglich die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben festgehalten. Dazu zählen sämtliche Verkäufe, Einkäufe, Privateinlagen und -entnahmen sowie Bankbewegungen von und in die Kasse. Das Kassenbuch enthält einen Anfangsbestand sowie eine chronologische Auflistung jedes einzelnen Geschäftsvorfall. Einnahmen werden addiert, Ausgabe subtrahiert. Am Ende des Tages ergibt sich daraus der Saldo, der aussagt, wie viel Bargeld sich in Ihrer Kasse befindet. Dieser Betrag wird auch als Tageslosung bezeichnet. Aus dem Anfangsbestand und der Tageslosung ergibt sich der neue Kassenbestand für den Folgetag. 

Um sämtliche Bareinnahmen und Barausgaben zu dokumentieren, zeichnen Sie für jeden Geschäftsvorfall die folgenden Informationen auf:

Zusätzlich gehören alle Einzahlungs- und Auszahlungsbelege in das Kassenbuch. Ihre Einträge im Kassenbuch ergänzen Sie mit den entsprechenden Kassenbons, Quittungen oder Rechnungen. Ohne diese Belege ist das Kassenbuch nicht vollständig und hat bei einer Prüfung durch das Finanzamt keinen Bestand.

Da Sie für Privateinlagen oder Privatentnahmen aus der Kasse keinen Beleg erhalten, weisen Sie diese Zahlungen nach, indem Sie einen Eigenbeleg erstellen und dem Kassenbuch hinzufügen. Um Privatentnahmen gegenüber dem Finanzamt sauber zu belegen und Zweifel an der Rechtmäßigkeit zu vermeiden, sollten Sie diese so detailliert wie möglich ausstellen. Zu den notwendigen Angaben zählen

Die rechtliche Grundlage für die Kassenbuchführung bilden die Abgabenordnung (AO), das Handelsgesetzbuch (HGB), das Umsatzsteuergesetz (UStG) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Um zu vermeiden, dass das Finanzamt Ihren Gewinn aufgrund einer fehlerhaften Kassenbuchführung schätzt, müssen Sie Ihr Kassenbuch ordnungsgemäß und GOBD-konform führen. Damit es Bestand hat, müssen Ihre Einträge gemäß § 239 HGB (Führung der Handelsbücher) und § 146 AO (Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen) einzeln, unveränderbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Fehlerhafte Einträge dürfen nicht gelöscht werden. Nehmen Sie Änderungen oder Korrekturen vor, müssen diese nachvollziehbar sein, das heißt, der ursprüngliche Eintrag muss noch lesbar sein. Zudem müssen Ihre Aufzeichnungen innerhalb der geltenden Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren jederzeit lesbar verfügbar sein.  

Der Saldo im Kassenbuch und der tatsächliche Kassenbestand müssen übereinstimmen. Daher sind Sie dazu verpflichtet, sämtliche Geschäftsvorfälle zeitnah in Ihrem Kassenbuch einzutragen. So laufen Sie auch nicht Gefahr, Vorgänge nicht chronologisch aufzuzeichnen.Zudem dürfen Sie sich nicht ausschließlich auf Ihr Kassenbuch verlassen, sondern müssen den Kassenbestand am Ende des Geschäftstages auch nachzählen. Als Nachweis fügen Sie dem Kassenbuch ein Zählprotokoll bei, in dem Sie die Stückelung der Scheine und Münzen, ihre jeweilige Anzahl sowie ihren Gesamtwert aufführen. Diesen Vorgang bezeichnet man auch als Kassensturz. 

Damit Ihr Kassenbuch einer Revision standhält, dürfen Ihre Einträge nicht veränderbar sein. Führen Sie ein handschriftliches Kassenbuch, verwenden Sie einen Stift, der nicht nachträglich gelöscht werden kann und achten Sie darauf, dass keine Leerzeilen zwischen Ihren Einträgen entstehen. Nehmen Sie Korrekturen oder Änderungen vor, müssen Ihre ursprünglichen Einträge erkennbar bleiben. Das heißt, Einträge werden nicht geschwärzt, sondern markiert und in einem neuen Eintrag korrigiert.Verwenden Sie eine Software, um Ihr Kassenbuch zu führen, sollte ebenfalls gewährleistet sein, dass Ihre Einträge im Nachhinein nicht verändert oder gelöscht werden können. 

§ 145 AO schreibt vor, dass Ihre Buchführung so beschaffen sein muss, dass sich ein sachverständiger Dritter – beispielsweise Ihre Steuerberatung oder Prüfer:innen von Finanzamt – innerhalb eines angemessenen Zeitraums einen Überblick über die Geschäftsvorfälle in Ihrem Unternehmen verschaffen und diese auch nachvollziehen können. Das heißt, verwenden Sie beispielsweise in Ihren Buchungstexten Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole, muss ihre Bedeutung eindeutig bekannt sein. Zudem müssen Sie Ihr Kassenbuch in deutscher Sprache führen.

Solange Ihr Kassenbuch den Anforderungen des Finanzamts entspricht, ist es Ihnen überlassen, ob Sie Ihr Kassenbuch handschriftlich oder elektronisch führen. Ein Kassenbuch am PC im Excel-Format zu führen, ist nicht zulässig, da Sie die Einträge jederzeit nicht nachvollziehbar ändern könnten. Die Vorlage, um ein handschriftliches Kassenbuch zu führen, können Sie selbst erstellen oder aus dem Internet herunterladen. Alternativ erhalten Sie im Bürofachhandel auch gebundene Kassenbücher.Größere Unternehmen, die regelmäßig zahlreiche Barzahlungen verzeichnen, führen ihr Kassenbuch in der Regel digital mithilfe eines elektronischen Kassenbuch-Programms. Mit einer Software erleichtern Sie sich die Buchhaltung, vermeiden Übertragungsfehler und können zudem Ihre Daten auf Knopfdruck auswerten. Bei der Auswahl einer entsprechenden Software müssen Sie jedoch darauf achten, dass diese den Anforderungen des Finanzamts entspricht und geltende Datenschutzbestimmungen erfüllt. Eine GoBD-konforme Software speichert alle Daten unveränderbar und kennzeichnet Änderungen.

Fehlt Geld in der Kasse, Bareinzahlungen und -auszahlungen können nicht belegt werden oder Einträge wurden nicht ordnungsgemäß vorgenommen, kommt es zu einer Schätzung des Gewinns durch das Finanzamt. Bewertet eine Prüferin oder ein Prüfer einen Teil Ihrer Bücher als unvollständig oder fehlerhaft, kommt es zu einer Teilschätzung Ihres Gewinns. Die Vollschätzung erfolgt, wenn Sie als steuerpflichtige Person Ihrer Buchhaltungspflicht nicht nachkommen oder Ihre Aufzeichnungen aufgrund schwerwiegender Fehler in der Kassenbuchführung vom Finanzamt verworfen werden. 

Die Schätzung erfolgt nach amtlichen Richtsätzen, die von der Finanzverwaltung je nach Branche und Größe der Unternehmen festgesetzt wurden und in der Regel zuungunsten des Steuerzahlenden ausfallen.Je nach Schwere der Fehler und Höhe der steuerlichen Auswirkungen müssen Sie auch mit einem Bußgeld, bei Steuerhinterziehung sogar mit einer Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren rechnen.

Im Rahmen der Kassennachschau haben die Finanzbehörden das Recht, ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Ihre Bücher und Aufzeichnungen auf ihre Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen. Dieses Recht gilt auch für elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen im Sinne der Kassensicherungsverordnung (§ 146b Abs. 1 Satz 2, § 146a AO). Dabei wird der tatsächliche Kassenbestand gezählt und muss mit dem Saldo in Ihrem Kassenbuch übereinstimmen. Nutzen Sie eine elektronische Kasse, müssen sämtliche Vorgänge einzeln vorhanden und nachvollziehbar sein. Das gilt auch für Stornorechnungen. Zudem müssen Sie damit rechnen, dass die Prüfer die Vorlage von Programmierunterlagen oder Bedienungsanleitungen verlangen. Halten Sie sich beim Führen Ihres Kassenbuchs an die entsprechenden Regelungen und Vorschriften, brauchen Sie die Kassennachschau nicht zu fürchten.

Eigentlich ist es also ganz einfach: Im Kassenbuch müssen sämtliche Bareinnahmen und -ausgaben schriftlich festgehalten werden. Befolgen Sie zudem ein paar einfache Regeln, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen, dass Ihr Kassenbuch nicht den Anforderungen des Finanzamts genügt.

Wichtig ist, dass Sie Ihr Kassenbuch jeden Tag führen. Einträge über Bareinzahlungen und Barauszahlungen nehmen Sie am besten sofort vor. So vermeiden Sie, einen Eintrag zu vergessen. Denken Sie immer daran, dass Sie sämtliche Einzahlungen und Auszahlungen ohne Ausnahme aufführen müssen. Das gilt auch für Privatentnahmen. Tragen Sie alle Vorgänge zeitnah ein, haben Sie zugleich auch keine Probleme, Geschäftsvorfälle chronologisch aufzulisten und vermeiden, dass sich Leerzeilen einschleichen. 

Neben den Pflichtangaben, die Sie eintragen müssen, dürfen Sie die entsprechenden Buchungsbelege nicht vergessen. Jede Einzahlung und jede Auszahlung muss sauber belegt werden. Fehlende Belege bringen Sie bei einer Kassennachschau oder Ihrer Steuererklärung in Schwierigkeiten.

Unabhängig davon, ob Sie Ihr Kassenbuch elektronisch oder handschriftlich führen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie Einträge unveränderbar vernehmen. Verwenden Sie nur dokumentenechte Stifte, damit Ihre Aufzeichnungen nachträglich nicht gelöscht werden können. Verwenden Sie eine Software, muss diese gewährleisten, dass Einträge nicht änderbar sind, nicht gelöscht werden und Änderungen gekennzeichnet werden. Andernfalls erkennt das Finanzamt Ihre Aufzeichnungen nicht an. Verwenden Sie daher auf gar keinen Fall eine Excel-Datei als Kassenbuch.

So sehr Sie sich auch bemühen: Fehlerhafte Einträge bleiben nicht aus. Hier ist es entscheidend, wie Sie mit dem Fehler umgehen. Falsch ist, fehlerhafte Einträge zu löschen, zu schwärzen oder anderweitig unkenntlich zu machen. Richtig ist, Korrekturen so vorzunehmen, dass der fehlerhafte Eintrag noch lesbar ist. Dazu markieren Sie Ihren Fehler, nehmen eine Korrekturbuchung, einen Storno, vor und fügen einen neuen Eintrag für die korrekte Buchung hinzu. Hier darf der Verweis auf den entsprechenden Storno inklusive der Buchungsnummer nicht fehlen.

Idealerweise vergleichen Sie Ihren Bargeldbestand regelmäßig mit Ihren Aufzeichnungen. Treten dabei Unstimmigkeiten auf, können Sie sich umgehend auf die Suche nach dem Fehler machen, bevor es zu einer Prüfung durch die Behörden kommt.

Eine Vorlage für Ihr Kassenbuch können Sie leicht selbst erstellen. Noch einfacher geht es mit einer fertigen Vorlage – beispielsweise von lexoffice. Hier tragen Sie einfach die erforderlichen Informationen ein und können sichergehen, dass Ihre Angaben den Anforderungen an ein korrektes Kassenbuch erfüllen.