Nutzen Sie unsere kostenlosen Rechnungsvorlagen

Sie starten als Unternehmer durch und haben Ihre ersten Kunden gewonnen? Herzlichen Glückwunsch! Demnächst schreiben Sie Ihre ersten Rechnungen. Vermutlich schreiben Sie Ihre Rechnungen meist „nebenbei“. Trotzdem gibt es einige wichtige Dinge zu beachten, denn Fehler bei der Rechnungsstellung können Folgen nach sich ziehen und wirken unprofessionell auf Ihre Kundinnen und Kunden.

So gibt es zum Beispiel einige Pflichtangaben, die Ihre Rechnung zwingend enthalten muss. Zudem empfiehlt sich das Verwenden von Rechnungsvorlagen, einer Rechnungssoftware – oder dem passenden Geschäftskonto, das Tools zur Rechnungsstellung bereitstellt, wie Qonto es tut. 

Und zuletzt ist es wichtig, dass Sie keine Fehler machen, wenn es um die Mehrwertsteuer/Umsatzsteuer geht. Alles, was Sie zum Erstellen einer Rechnung wissen sollten, finden Sie in den nächsten Abschnitten.

Wie Sie Ihre Rechnungen versenden, ist Ihnen überlassen. Sie können dies per Post tun, per E-Mail oder auch über Ihre App.

Außerdem können Sie vorab ein Angebot erstellen. Auch dies wird durch die Verwendung einer Angebotssoftware wie der von Qonto vereinfacht.

Wenn Sie als Kleinunternehmen eine Rechnung schreiben, müssen Sie ein paar Punkte beachten, damit Ihre Rechnung rechtskonform ist und vom Finanzamt akzeptiert wird. 

Dazu gehören die folgenden Pflichtangaben:

• Ihr Name und Ihre Anschrift
• Der Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers
• Ihre Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Das Rechnungsdatum
• Das Lieferdatum
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen
• Preis (Netto, brutto, Steuern etc.)
• Bei Kleinunternehmern der Hinweis auf den Grund der fehlenden Umsatzsteuer-Angaben

Für Kleinunternehmer ist insbesondere der letzte Punkt wichtig. Wie Sie das im Detail machen, ist Ihnen überlassen. Mögliche Formulierungen lauten:

• „Gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• „Gemäß § 19 Abs. 1 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
• „Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach § 19 Abs. 1 UStG.“
• „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 Abs. 1 UStG.“
• „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 Abs. 1 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“

Wenn Sie eine Rechnungsvorlage verwenden, können Sie wenig falsch machen, denn auf den Vorlagen sind diese Angaben bereits enthalten.

Zusätzlich zu den Pflichtangaben gibt es weitere hilfreiche Angaben, die Sie in Ihren Rechnungen aufnehmen können:

• Ihre Bankverbindung
• Angabe der Geschäftsführer bzw. Inhaber des Unternehmens
• Handelsregister-Eintrag
• Telefonnummer und E-Mail-Adresse für Rückfragen
• Webseite

Alle Unternehmen sind verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung zu schreiben, nachdem die Leistung erbracht wurde.

Welche Zahlungsfristen Sie dabei anwenden, ist Ihnen überlassen. 14 Tage sind bei vielen Unternehmern und Kleinunternehmern üblich, aber es gibt auch Unternehmer, die ein Zahlungsziel von 7 Tagen anwenden oder eine sofortige Bezahlung verlangen. Am besten informieren Sie sich, was in Ihrer Branche üblich ist.

Anschließend sind Sie verpflichtet, Ihre Rechnungen mindestens zehn Jahre im Original aufzubewahren. (Bei Rechnungen auf Thermopapier müssen Sie zusätzlich zum Original eine Kopie auf normalem Papier anfertigen, da ersteres mit der Zeit verblasst. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen sind auch diese elektronisch aufzubewahren; der Ausdruck einer elektronisch übermittelten Rechnung wird vom Finanzamt nicht akzeptiert.)

Wenn Sie eine Rechnungsvorlage (Excel, Word oder andere Programme) nutzen, können Sie Ihre Rechnungen schnell und einfach erstellen. Mit Rechnungsvorlagen sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie an anderer Stelle besser einsetzen können.

Die Vorteile einer Rechnungsvorlage:

• teilweise sind die Vorlagen kostenlos,
• Sie können die Vorlagen leicht personalisieren,
• durch die Verwendung einer Vorlage erwecken Sie bei Ihren Kunden einen professionellen Eindruck.

Online und auf dieser Seite finden Sie kostenlose Muster und Rechnungsvorlagen zum Download. Die erforderlichen Pflichtangaben sind in den Qonto Vorlagen enthalten. Falls Sie Kleinunternehmer sind, sollten Sie stets prüfen, ob auch der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung bezüglich § 19 Abs. 1 UStG auf Ihrer Vorlage erscheint.

Viele Unternehmer schreiben Ihre Rechnungen in Word oder Excel. Der Nachteil dabei: Dabei machen Sie alles von Hand und sind selbst dafür verantwortlich, eine fortlaufende Rechnungsnummer zu erstellen, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und den Eingang der Zahlungen zu überwachen. Noch weniger zu empfehlen sind Rechnungsvorlagen als PDF, da Sie diese nur bedingt an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Ihr Verwaltungsaufwand wird noch mehr vereinfacht, wenn Sie über ein Geschäftskonto verfügen, welches (wie bei Qonto) über eine Anbindung an DATEV und moderne Buchhaltungstools verfügt und über dessen App Sie Ihre Belege einscannen und speichern können.

Falls Sie bei Ihrem Finanzamt die Einstufung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG beantragen und erhalten, brauchen Sie in Ihren Rechnungen keine Mehrwertsteuer (auch Umsatzsteuer genannt) auszuweisen. Im Gegenzug dürfen Sie sich jedoch auch nicht die Mehrwertsteuer erstatten lassen, die Sie selbst auf Ihren eingehenden Rechnungen bezahlen.

Das vereinfacht Ihren steuerlichen Verwaltungsaufwand, da Sie keine Umsatzsteuererklärung abgeben müssen.

Wichtig: Wenn Sie als Kleinunternehmer eingestuft wurden und Ihre Rechnungen ohne Mehrwertsteuer schreiben, sind Sie verpflichtet, Ihre Kundinnen und Kunden darauf hinzuweisen. (Siehe oben: „Was muss alles auf einer Rechnung stehen bei Kleinunternehmern?“)

Achtung: Haben Sie als Kleinunternehmer aus Versehen eine Mehrwertsteuer auf einer Rechnung ausgewiesen? Das kann teuer werden! In einem solchen Fall ist es wichtig, dass Sie sofort eine korrigierte Rechnung an den Kunden schicken. Falls der Kunde die Rechnung bereits bezahlt hat, müssen Sie die Mehrwertsteuerbeträge an das Finanzamt abführen. Tun Sie das nicht, kann ein Strafverfahren wegen Betruges erfolgen, da Sie einen Betrag eingefordert haben, auf den Sie keinen Anspruch haben. Die Strafen dafür reichen von Geld- bis hin zu Freiheitsstrafen.