Das beste Rechnungs­programm finden: 12 Lösungen im Vergleich

Unternehmen und Selbstständige, die auf der Suche nach einer Rechnungssoftware sind, stehen vor einer großen Auswahl. Doch welches Rechnungsprogramm ist wirklich für die eigenen Bedürfnisse geeignet? Und welche Funktionen können die Rechnungserstellung so vereinfachen, dass nicht mehr Zeit als nötig investiert werden muss?

In diesem Artikel bringen wir Licht ins Dunkel und beantworten die wichtigsten Fragen. Zudem vergleichen wir 12 beliebte Rechnungssoftwares, damit Sie genau die richtige finden.

Für die Rechnungsstellung ist nicht unbedingt eine Rechnungssoftware erforderlich. Es steht jedoch außer Frage, dass bereits einfache Rechnungsprogramme helfen können, die entsprechenden Prozesse zu vereinfachen.

Wer Rechnungen mit einem Programm schreiben möchte, sollte natürlich darauf achten, dass der jeweilige Anbieter GoBD-konforme Lösungen anbietet. Eine korrekte Rechnung erfordert nicht zwingend ein Rechnungsprogramm, kann aber einiges erleichtern und viele klassische Fehler, wie die Vergabe einer falschen Rechnungsnummer, von vornherein ausschließen.

Wer sich für eine moderne Rechnungssoftware entscheidet, kann von einer Vielzahl unterschiedlicher Funktionen profitieren. Eine Frage, die sich viele Interessent:innen in diesem Zusammenhang stellen dürften, ist: Was brauche ich wirklich, wenn ich eine Rechnung schreiben möchte?

Die folgenden Funktionen sind die Basis fast aller Buchhaltungsprogramme.

• Möglichkeit, eine EÜR und GuV zu erstellen – im besten Fall auch eine Bilanz.
• DATEV-Schnittstelle zur Übermittlung von Daten an Steuerberater:innen und das Finanzamt.
• Übersichten über Einnahmen und Ausgaben.
• Möglichkeit, Produkte und Dienstleistungen als Standard zu definieren, um auch den Prozess rund um eine wiederkehrende Rechnung zu vereinfachen.
• Integrierter E-Mail-Versand der Rechnung aus der jeweiligen Rechnungssoftware heraus.
• Verwaltung von offenen Posten.
• ELSTER-Schnittstelle für die Umsatzsteuervoranmeldung.
• Möglichkeit, Rechnungen und Angebote zu erstellen und jede Eingangsrechnung direkt abzuspeichern.

Wer sich nicht sicher ist, welches Abrechnungsprogramm das richtige ist, kann bei vielen Anbietern kostenlos testen und sich so einen Überblick verschaffen.

Stellen Sie mit Qonto Angebote und Rechnungen mit wenigen Klicks aus und lassen Sie sich schneller bezahlen. Nutzen Sie Qonto's Geschäftskonto mit integrierter Buchhaltung, um zeitraubende Prozesse zu automatisieren.

Kostenlose Tarife sind meist nur dazu gedacht, sich über einen gewissen Zeitraum einen Überblick zu verschaffen. Auf Dauer sollten Nutzer:innen mit monatlichen Kosten von mindestens 20 € rechnen, wenn sie mit einem Programm Rechnungen schreiben möchten.

Der Preis für entsprechende Lösungen rund um eine möglichst unkomplizierte Rechnungsstellung hängt allerdings von vielen Details ab, unter anderem von:

• Funktionsumfang
• Zahlungsweise (monatlich oder jährlich)
• Unternehmensgröße

Eventuelle Verknüpfungsmöglichkeiten, z.B. mit der Zeiterfassung oder dem Lohnbereich, können sich ebenfalls im Preis widerspiegeln.

Letztlich entscheiden bis zu einem gewissen Grad Ihre individuellen Anforderungen, für welches Rechnungsprogramm Sie sich entscheiden sollten. Wer sich jedoch ein wenig genauer mit den Erfahrungen anderer Nutzer:innen aus dem Internet auseinandersetzt und gleichzeitig Nutzungskomfort, Funktionsumfang und Anbindungsmöglichkeiten berücksichtigt, dürfte die Lösungen von Lexware Office, Qonto und sevdesk vergleichsweise schnell für sich entdecken.

Sie bieten nicht nur den vollen Leistungsumfang einer Rechnungssoftware, sondern stellen vielmehr All-in-One-Lösungen dar, die sich auch nachträglich relativ einfach in den Geschäftsalltag integrieren lassen.

Um die beste Rechnungssoftware für Ihren individuellen Bedarf zu finden, sollten Sie sich mit den folgenden Fragen auseinandersetzen:

• Auf welche Funktionen lege ich besonders großen Wert?
• Benötige ich eine Schnittstelle zu meiner Steuerberatung?
• Möchte ich „nur“ die klassische Buchhaltung erledigen (Eingangs- und Ausgangsrechnung bzw. Lieferantenrechnung etc.) oder auch andere Bereiche wie z.B. die Lohnbuchhaltung integrieren?
• Benötige ich eine Anbindung an das Online Banking?
• Habe ich besondere Anforderungen, weil ich zum Beispiel selbstständig bin und als Freiberufler:in Rechnung schreiben muss und daher meine Arbeitszeiten direkt in das Programm einfügen möchte?
• Bin ich auf der Suche nach einem Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer:innen, das unter anderem oft mit etwas günstigeren Konditionen aufwartet?

Die Antworten auf diese und weitere Fragen können helfen, die Auswahl der prinzipiell zur Verfügung stehenden Lösungen weiter einzugrenzen.

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Auf der Suche nach dem passenden Rechnungsprogramm kann es schwerfallen, den Überblick zu bewahren. Die folgenden Abschnitte stellen einige der bekanntesten Anbieter rund um den Bereich der Fakturierung einander gegenüber.

• Lexware Office
• sevdesk
• Qonto
• DATEV
• FastBill
• Easybill
• Papierkram
• OrgaMAX
• invoiz
• Zervant
• BuchhaltungsButler
• Billomat

Lexware Office gehört zu den bekanntesten Lösungen und liefert eine umfangreiche Rechnungssoftware und vielseitige Verbindungsmöglichkeiten, unter anderem zur Lohnabrechnung.

• Bewertung: 3,6 (Trustpilot)
• Preis: ab 6,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage
• Demo: ja
• Kundenservice: Telefon, E-Mail, Help Center

Die Angebote von sevdesk richten sich vor allem an Gründer:innen und Selbstständige. Das Programm bietet unter anderem umfangreiche Übersichten rund um Umsätze, Analysen und Entwicklungen.

• Bewertung: 4,1 (Trustpilot)
• Preis: ab 8,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: ja
• Demo: ja
• Kundenservice: Telefon, E-Mail, Help Center

Qonto ist zwar keine primäre Rechnungssoftware, bietet aber eine integrierte Lösung, die es ermöglicht, Banking, Buchhaltung, Rechnungsverwaltung und Steuern aus einer Hand zu pflegen.

• Bewertung: 4,7 (Trustpilot)
• Preis: ab 9 € / Monat (zzgl. Mwst)
• Testversion: 30 Tage
• Demo: ja
• Kundenservice: 7 Tage die Woche von 09:00 – 18:00 Uhr per Chat, Telefon und E-Mail, Help Center

Sie sind auf der Suche nach der passenden Lösung für Ihre Finanzen? Testen Sie Qonto für 30 Tage kostenlos.

Wer mit DATEV Rechnungen schreiben möchte, profitiert von umfassenden Buchhaltungslösungen – unter anderem auch von einem detaillierten Rechnungsprogramm. Die praktischen Schnittstellen sorgen dafür, dass es unter anderem auch kein Problem darstellt, mit Steuerberater:innen zusammenzuarbeiten.

• Bewertung: 2,5 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: 30 Tage
• Demo: nein
• Kundenservice: Telefon, Chat, Community, Help Center

Verwalten Sie Buchhaltung und Steuern direkt in Qonto – dank unserer praktischen Integration mit DATEV.

FastBill zeichnet sich durch automatisierte Abläufe und interessante Schnittstellen zwischen Rechnungen, Belegen und Banking aus. Dank des Vorlagen-Editors lässt sich innerhalb kurzer Zeit auch eine individuelle Rechnungsvorlage erstellen.

• Bewertung: 4,2 (Trustpilot)
• Preis: ab 9 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: nein
• Kundenservice: E-Mail, Help Center

Die cloudbasierte Rechnungssoftware von easybill bietet viele Funktionen und Schnittstellen zu Onlineshops und verschiedenen Vertriebsplattformen. Gleichzeitig können Angebote mit einem Klick in Rechnungen verwandelt werden.

• Bewertung: 4,3 (Trustpilot)
• Preis: ab 12 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 7 Tage
• Demo: nein
• Kundenservice: Telefon, E-Mail

Wer sich auf der Suche nach einer Rechnungssoftware befindet, mit der unter anderem auch Angebote erstellt werden können, hat eventuell auch in Papierkram die passende Lösung gefunden. Selbstständige dürfte es freuen, dass es hier möglich ist, Arbeitszeiten in Echtzeit zu erfassen.

• Bewertung: 3,6 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 9,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein
• Demo: nein
• Kundenservice: In-App-Chat, Help Center

Bei OrgaMAX handelt es sich um keine reine Rechnungssoftware, sondern vielmehr um eine All-in-One-Lösung für Unternehmen, die alle Abläufe rund um ERP, Buchhaltung, Dokumente, Personal und mehr auf einer Plattform nutzen möchten.

• Bewertung: 3,3 (Trustpilot)
• Preis: ab 8 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: ja
• Demo: ja
• Kundenservice: Telefon und Premium Support

invoiz bietet eine direkte Verbindung zu Steuerberater:innen, aber auch die Möglichkeit, sich selbst um seine Rechnungen und die angeschlossene Buchhaltung zu kümmern. Übersichten und Analysen sorgen dafür, dass Fragen nach zu zahlenden Steuern und Ähnliches mit einem Mausklick beantwortet werden können.

• Bewertung: 4,4 (trusted)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 19 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein
• Demo: nein
• Kundenservice: E-Mail, Kontaktformular

Zervant richtet sich vor allem an Freiberufler:innen und Selbstständige. Dank der Möglichkeit, Arbeitsstunden zu erfassen, lassen sich die entsprechenden Inhalte in die eigentliche Rechnungssoftware übertragen.

• Bewertung: 4,2 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 9 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein
• Demo: nein
• Kundenservice: Kontaktformular, Help Center

Die elektronische Rechnungsverwaltung wird ab Januar 2025 im B2B-Bereich verpflichtend. Mit Qonto können Sie pünktlich dazu E-Rechnungen empfangen, verarbeiten, visualisieren und speichern – testen Sie Qonto 30 Tage kostenlos und sein Sie bestens auf die neue E-Rechnungspflicht vorbereitet.

BuchhaltungsButler wirbt damit, dass Nutzer:innen, die sich für dieses Rechnungsprogramm entscheiden, im Monat durchschnittlich etwa 12 Stunden Zeit sparen. Zudem zeichnet sich diese Lösung durch einen hohen Automatisierungsgrad aus.

• Bewertung: 3,4 (Trustpilot)
• Preis: ab 24,95 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: nein
• Kundenservice: Tickets, Videosprechstunden, Rückruf-Service

Billomat bietet eine GoBD-konforme Rechnungssoftware und flexibles Arbeiten über die Cloud. Vom Schreiben von Rechnungen bis zur Verwaltung der Auftragsabwicklung stehen vielseitige Funktionen zur Verfügung.

• Bewertung: 1,7 (Trustpilot)
• Preis: ab 19 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: ja
• Kundenservice: E-Mail, Kontaktformular, Help Center

Auf der Suche nach der für die eigenen Bedürfnisse am besten geeigneten Abrechnungssoftware ist es manchmal ratsam, sich mit den individuellen Anforderungen auseinander zu setzen. Dabei spielt die jeweilige Zielgruppe oft eine besonders wichtige Rolle.

Zu den populären Segmenten, in denen Sie besonderes Augenmerk auf die Tauglichkeit der Software legen sollten, zählen:

• Rechnungssoftware für Handwerker:innen
• Rechnungssoftware für Kleinunternehmen
• Rechnungssoftware für KMU

Eine Rechnungssoftware für Handwerker:innen muss einige spezielle Anforderungen erfüllen, um den Erwartungen dieser Zielgruppe gerecht zu werden. Besonders praktisch ist es natürlich, wenn sich die Nutzer:innen unter anderem auf die Vorteile mobiler Abrechnungsmöglichkeiten, die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben rund um Handwerker:innenrechnungen und eine genaue Zeiterfassung verlassen können.

Die folgenden Rechnungssoftwares für Handwerker:innen sind besonders zu empfehlen:

• Lexware Office
• sevdesk
• Easybill
• FastBill

Kleinunternehmen finden heute viele kostengünstige oder kostenlose Rechnungssoftware-Angebote auf dem Markt. Es ist wichtig, diese Angebote sorgfältig zu vergleichen, da oft bis zu einer gewissen Rechnungsanzahl pro Monat keine Kosten anfallen.

Die Auswahl des passenden Programms hängt von den individuellen Bedürfnissen und der Größe des Kundenstamms ab, nicht vom Umsatz. Rechnungssoftware unterstützt Kleinunternehmer:innen bei der Automatisierung ihrer Buchhaltungsprozesse durch effiziente Erstellung, Verwaltung und Speicherung von Rechnungen, was auch zur Einhaltung steuerrechtlicher Anforderungen beiträgt.

Zu den beliebtesten Rechnungssoftwares für Kleinunternehmen zählen:

• Lexware Office
• sevdesk
• Xero
• Papierkram
• Accountable

Die entsprechenden Lösungen bieten meist alle wichtigen Funktionen rund um den Bereich der Buchhaltung und die passenden Schnittstellen – unter anderem zu Steuerberater:innen. Dies ist vor allem für KMU ein praktisches Extra, da diese ab einer gewissen Größe die Buchhaltung nicht mehr selbst erledigen können und entsprechend auslagern möchten.

Durch die Möglichkeit, Buchhaltungsdaten in andere Bereiche zu übernehmen, können Umsatzentwicklungen etc. leicht nachvollzogen werden.

Die populärsten Rechnungssoftwares für KMU sind:

• Lexware Office
• sevdesk
• DATEV
• Candis

Wenn Sie bisher noch keine Software für Rechnungen und Ihre Rechnungsverwaltung genutzt haben, dürfte es interessant sein, zu hören, dass einige Tools aus diesem Bereich auch kostenlos genutzt werden können – zumindest bis zu einem gewissen Grad.

Die folgenden Lösungen sind in überschaubaren Basisfunktionen und dementsprechend eingeschränkt nutzbar:

• Papierkram
• Zervant
• easybill
• Rechnung free von Collmex
• BillingEngine
• smallinvoice

Ob die kostenlosen Versionen und ihr Funktionsumfang für den persönlichen Bedarf ausreichen, ist individuell verschieden. Grundsätzlich kann es Interessent:innen, die sich bisher noch nicht eingehender mit dem Thema auseinandergesetzt haben, helfen, sich auf diese Weise einen ersten Eindruck zu verschaffen.

Aufgrund des eingeschränkten Funktionsumfangs wird es jedoch früher oder später notwendig sein, sich umzuorientieren und sich für eine der kostenpflichtigen Optionen zu entscheiden – insbesondere, wenn Ihr Unternehmen und somit auch Ihr Rechnungsvolumen wächst.

Die in diesem Artikel zum Rechnungssoftware-Vergleich aufgeführten Informationen wurden nach einer umfassenden Recherche auf den Websites der jeweiligen Anbieter im August 2024 sowie nach bestem Wissen und Gewissen zusammengetragen. Qonto übernimmt keine Verantwortung für die komplette Korrektheit aller Angaben, da sich Preise und Leistungen im Zeitverlauf ändern können. Wir geben unser Bestes, alle Informationen jederzeit auf dem neuesten Stand zu halten. Bitte informieren Sie sich aber zusätzlich selbst, bevor Sie eine finale Entscheidung treffen.