Verpflegungsmehr-aufwand: Müssen Arbeitgeber Spesen zahlen?

Die Ausgaben für die Verpflegung eines Arbeitnehmers auf Reisen werden in der Regel über eine Verpflegungspauschale abgerechnet. Lesen Sie hier nach, welche Rolle der Arbeitgeber bei der Erstattung spielt.

Auf Dienstreisen und Auswärtsterminen gibt man für die eigene Verpflegung meist mehr aus, als man es zu Hause oder am Arbeitsplatz tun würde. Um dem Rechnung zu tragen, gelten steuerfreie Verpflegungspauschalen, die vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt und immer wieder aktualisiert werden. Sie variieren je nach Dauer und Ort der Auswärtstätigkeit.

Die Verpflegungspauschale ist auch unter Begriffen wie Mehraufwand oder Spesen bekannt. In vielen Fällen werden diese Reisekosten vom Arbeitgeber übernommen. Wichtig zu wissen: Er muss sie nicht erstatten.

Wer beruflich einen oder mehrere Tage verreist, dem entstehen unterwegs in der Regel höhere Kosten für die Verpflegung als zuhause. Arbeitnehmende können sich anhand ihrer Belege die Kosten im Rahmen der Abrechnung ihrer Reisekosten vom Arbeitgeber wiederholen.

Für Ihre Reisekosten als Unternehmer:in sieht es ein wenig anders aus. Die Abrechnung der tatsächlich entstandenen Verpflegungskosten ist auch bei Vorlage entsprechender Belege nicht vollständig möglich.

Für Unternehmer und Unternehmerinnen sind die Verpflegungspauschalen für die Abrechnung der Verpflegung auf Geschäftsreisen relevant. Ihren Mehraufwand machen Sie über diese Pauschale in Ihrer Steuererklärung als Betriebsausgaben geltend.

Das Finanzamt unterscheidet bei auswärtigen Tätigkeiten zwischen verschiedenen Kostenarten: Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Mit Ausnahme der Verpflegungskosten, die nur über eine Pauschale geltend gemacht werden, werden alle anderen Reisekosten in voller Höhe als Betriebsausgaben angegeben.

Nicht jeder Mitarbeitende, der für Kundenbesuche oder Fortbildungen außer Haus unterwegs ist, hat direkt Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand.

Laut dem Bundesfinanzministerium gilt seit 2022, dass Arbeitnehmende bei eintägigen Auswärtstätigkeiten im Inland, die ohne Übernachtung stattfinden und mindestens acht Stunden dauern, ein Recht auf die Verpflegungspauschale in Höhe von 14 € haben. Diese kann in Form von Werbungskosten geltend gemacht werden.

Wenn man mehrere kleinere Dienstreisen an einem Tag machen sollte, können diese zusammengezählt werden. Sobald die Dauer acht Stunden überschreitet, kann auch hier Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden.

Bei einer mehrtägigen dienstlichen Reise mit Übernachtung kann für den An- und Abreisetag ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitsdauer eine Verpflegungspauschale von 14 € geltend gemacht werden.

An den Tagen zwischen An- und Abreise – also an den Tagen, an an denen der Arbeitnehmende 24 Stunden weder in der eigenen Wohnung, noch im Büro war – ist eine Verpflegungspauschale von 28 € zulässig.

Wie Sie Kosten für die Verpflegung auf Geschäftsreisen als Betriebsausgaben geltend machen, hängt von der Rechtsform Ihres Unternehmens ab.

Wer nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, führt die Kosten in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) auf. Wer verpflichtet ist, eine Bilanz zur erstellen, gibt sie in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung an.

Achten Sie in beiden Fällen darauf, eindeutig den beruflichen Zweck Ihrer Reise nachzuweisen. Als beruflich veranlasste Reisen gelten beispielsweise Kunden- oder Messebesuche oder Reisen, die der beruflichen Weiterbildung dienen. Ohne einen entsprechenden Nachweis kann es passieren, dass das Finanzamt Ihre Auslagen nicht anerkennt.

Verwechseln Sie nicht die Mehraufwendungen für Verpflegung mit den Bewirtungskosten. Die Pauschale für Verpflegungsmehraufwand deckt ausschließlich Aufwände für Ihre eigene Verpflegung als Unternehmer:in ab.

Um Ihre Verpflegungskosten nachzuweisen, erfassen Sie die Ausgaben in Ihrer Reisekostenabrechnung. Wichtig sind dabei:

• Datum und Uhrzeit Ihrer Abreise
• Der Reisezweck
• Datum und Uhrzeit Ihrer Rückkehr in die Firma bzw. nach Hause.

Obwohl Sie nur die Pauschale und nicht die tatsächlichen Kosten geltend machen können, sollten Sie alle Ausgaben mit Belegen nachweisen können.

Denken Sie daran: Da in den Verpflegungspauschalen keine Umsatzsteuer enthalten ist, kann bei diesen Betriebsausgaben auch kein Vorsteuerabzug angewandt werden.

Der Verpflegungsmehraufwand ist eine gesetzlich festgelegte Pauschale. Der Arbeitnehmende kann daher keine realen Kosten anführen, sondern sowohl gegenüber dem Arbeitgebenden als auch gegenüber dem Finanzamt nur die erlaubten Beträge auflisten. Dabei gibt es klare Vorgaben.

Seit Januar 2020 gelten für Auswärtstätigkeiten innerhalb Deutschlands höhere Pauschalen.

Innerhalb von Deutschland gelten folgende Bestimmungen, wie viele Euro Spesen zu berechnen sind:

• Für mindestens acht Stunden Abwesenheit bekommt der Reisende seit Januar 2020 14 € zugesprochen (statt den bisherigen 12 €).
• Dasselbe gilt für den An- sowie den Abreisetag.
• Wer volle 24 Stunden unterwegs ist, erhält 28 €.

Unter einer Dienstreise ist die Zeit zu verstehen, die man weder zu Hause noch an seinem üblichen Arbeitsplatz verbringt. Für manche Berufsgruppen wie beispielsweise Lkw Fahrer oder Leiharbeiter gelten gesonderte Bestimmungen, da diese wechselnde Arbeitsstätten beziehungsweise lange Fahrten haben.

Von Reisespesen werden die Kosten für die Mahlzeiten abgezogen, denn der Arbeitnehmer hätte sich auch zu Hause verpflegt und dafür Geld ausgegeben. So übernimmt der Arbeitgeber zwar die Hotelkosten für die Übernachtung sowie andere Kosten (Parkplatz, Internet), aber nicht in voller Höhe diejenigen für die Mahlzeiten.

Hier gelten ebenfalls gesetzliche Bestimmungen, wobei die Pauschale für eine Dienstreise von 24 Stunden innerhalb von Deutschland zugrunde gelegt wird:

• Für ein Frühstück werden 20 % der Pauschale abgezogen, also 4,80 €.
• Für Mittag- und Abendessen beträgt der Abzug jeweils 40 %, das sind 9,60 €.

Diese Rechnung gilt auch dann, wenn das Mittag- oder Abendessen von einem Dritten wie dem Geschäftspartner zur Verfügung gestellt wird.

Stellen Sie sich vor, Sie sind unterwegs zu einem Kundentermin und haben für Ihre Geschäftsreise innerhalb Deutschlands drei Tage eingeplant. Sie kommen abends gegen 18 Uhr in Ihrem Hotel an. Bevor Sie am nächsten Morgen zum Kunden oder der Kundin aufbrechen, frühstücken Sie im Hotel.

Ihr Termin beim Kunden oder der Kundin dauert den ganzen Tag. Entsprechend hat der Kunde ein Mittagessen vorbereitet. Abends gehen Sie gemeinsam etwas Essen. Sie bezahlen Ihr Essen selbst.

Am dritten Tag machen Sie sich nach einem Frühstück im Hotel wieder auf den Heimweg und sind gegen 13 Uhr wieder zuhause.

Für Ihre Geschäftsreise machen Sie am Anreisetag eine Verpflegungspauschale von 14 € geltend. Grundsätzlich fallen für den zweiten Tag, an dem Sie 24 Stunden geschäftlich unterwegs sind, 28 € Verpflegungspauschale an.

Da Sie mittags beim Kunden oder der Kundin verpflegt wurden, müssen Sie 40 % von der Pauschale, also 11,20 €, abziehen. Frühstück und Abendessen haben Sie selbst bezahlt. Hier gibt es keine Abzüge. Für den zweiten Tag erhalten Sie also 16,80 €.

Für den Abreisetag erhalten Sie wieder 14 €. Insgesamt machen Sie 44,80 € Verpflegungsaufwand als Betriebsausgaben steuerlich geltend.

Die Servicekosten für Ihren Hotelaufenthalt, beispielsweise für ein enthaltenes Frühstück, müssen Sie getrennt von den Übernachtungskosten auf der Rechnung ausweisen lassen. Übernachtungskosten können Sie im Gegensatz zu Verpflegungskosten als volle Betriebsausgaben geltend machen.

Da die Lebenshaltungskosten von Land zu Land variieren, gelten für Geschäftsreisen ins Ausland die landesspezifischen Pauschalsätze. Diese liegen in der Regel über den inländischen Pauschalen.

Auch für Auslandsreisen gelten zwei unterschiedliche Pauschalen, die von der Dauer der Abwesenheit von zuhause abhängig sind. Eine Übersicht der ab Januar 2020 geltenden Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten im Ausland finden Sie beim Bundesfinanzministerium der Finanzen.

Für Länder, die nicht in der Tabelle des Bundesfinanzministeriums aufgeführt sind, gelten die Werte für Luxemburg. Bei Überseegebieten und ehemaligen Kolonien gelten die Werte für das Mutterland.