Reisekosten für Unternehmer digital verwalten

Reisekosten sind ein Thema in fast jedem deutschen Unternehmen. Ob kleines Team oder großer Mitarbeiterstab: Bestimmte Regelungen und Abläufe müssen eingehalten werden, damit Reisekosten korrekt und zügig abgerechnet werden können. Das ist umso wichtiger, wenn Mitarbeitende die Kosten für eine Dienstreise zunächst privat bezahlt haben.

Eine solide Spesenverwaltung und Reisekostenabrechnung liegt auch im Interesse der Unternehmen: Fehlen zum Beispiel Belege, kommt es bei der Steuerprüfung zu Nachfragen und Nachzahlungen – und das ist zeit- und kostspielig.

Erfahren Sie hier, wie Sie Reisekosten korrekt abwickeln und wie Sie dabei dank Qonto Zeit, Geld und Papier sparen können.

Das Reisekostenrecht ist in Paragraf 9 des Einkommensteuergesetzes nachzulesen. Laut deutschem Steuerrecht gelten als Reisekosten alle Ausgaben, die bei beruflich bzw. betrieblich veranlassten „Auswärtstätigkeiten“ (Dienstreisen) zustanden kommen.

Reisekosten lassen sich dabei in vier Typen untergliedern:

1. Transport- bzw. Fahrtkosten
2. Verpflegungsmehraufwand
3. Übernachtungskosten
4. Reisenebenkosten

Als Unternehmer können Sie Reisekosten für Dienstreisen steuerlich geltend machen. Dazu müssen Sie alle Kostenbelege sammeln und diese in Ihrer Buchhaltung erfassen. Sie sollten alle Ausgaben für Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten belegen können.

Es ist empfehlenswert, eine zentrale Kostenstelle für Ihre Reisekosten zu erstellen, um den Überblick über Ihre Geschäftskosten zu behalten. So können Sie schnell und einfach Ihre Reisekosten abrufen und in Ihrer Buchhaltung erfassen.

Um dem Verlust Ihrer Belege vorzubeugen und diese platzsparend zu archivieren, bietet sich digitales Belegmanagement an.

Ja, als Unternehmer:in können Sie Reisekosten für Dienstreisen steuerlich geltend machen. Hierzu gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten.

Zurück von der Dienstreise - und die Reisekostenabrechnung steht an? Nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage im Excel-Format und ermitteln Sie ganz einfach die Reisekosten, die Sie von der Steuer absetzen können.

Unternehmer können verschiedene Reisekosten bei ihrer Steuererklärung geltend machen. Hierzu gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten.

Für Fahrten im Zuge einer Dienstreise mit dem privaten Fahrzeug können Unternehmer eine Pauschale für jeden gefahrenen Kilometer geltend machen. Die Pauschale beträgt 30 Cent für Pkws, 20 Cent für Motorräder oder Motorroller, und ebenfalls 20 Cent für Mopeds, Mofas oder Elektrofahrräder.

Wenn die Kosten mit dem privaten Auto nachweislich höher als 30 Cent pro Kilometer ausfallen, haben Unternehmer die Möglichkeit, entsprechend höheres Kilometergeld anzugeben.

Um Fahrtkosten geltend zu machen, müssen Unternehmer alle Zahlungsbelege für das Auto sammeln und ein Fahrtenbuch führen.

Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand können ebenfalls geltend gemacht werden, solange sie durch eine dienstlich veranlasste Auswärtstätigkeit entstanden sind.

Auch Reisenebenkosten wie beispielsweise Gepäcktransport und Mautgebühren können in der Steuererklärung angegeben werden.

Was genau fällt unter eine Auswärtstätigkeit? Das klärt der Gesetzgeber mit dem Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“. Diese bezeichnet den Ort, an dem ein: Arbeitnehmer:in die tägliche Arbeit verrichtet: Mindestens zwei ganze Arbeitstage pro Woche bzw. ein Drittel der Arbeitszeit muss der bzw. die Mitarbeitende präsent sein, damit der Ort als „erste Tätigkeitsstätte“ gilt. Um eine Auswärtstätigkeit handelt es sich, wenn Beschäftigte vorübergehend außerhalb ihrer Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig sind.

Eine Dienstreise gilt dabei erst dann als Auswärtstätigkeit, wenn sich das Reiseziel nicht innerhalb der Stadtgrenze befindet. Reisekosten sind als Werbungskosten steuerlich absetzbar, wenn sie nachweislich durch eine dienstlich veranlasste Auswärtstätigkeit entstanden sind.

Reisekosten umfassen sämtliche Kosten, die im Zuge einer beruflich veranlassten Reise anfallen. Die Reisekostenabrechnung muss also ab dann erstellt werden, wenn Mitarbeitende im Auftrag des Unternehmens den vertraglich festgelegten Arbeitsplatz verlassen, um ihre Tätigkeit auswärts auszuführen. Beispiele für die Auswärtstätigkeit sind Treffen mit Kunden oder Lieferanten, die Teilnahme an Seminaren, Messen oder Weiterbildungen oder jegliche Fahrt zu Besorgungen oder Erledigungen im Auftrag des Arbeitgebers.

Wie Beschäftigte zum Zielort ihrer Geschäftsreise kommen, ist für die Reisekostenabrechnung unerheblich. Egal ob die Strecke mit Zug, Flugzeug oder Auto zurückgelegt wird – die dabei entstandenen Ausgaben können als Reisekosten geltend gemacht werden. Voraussetzung: Sie müssen die Fahrten mit den entsprechenden Belegen dokumentieren können. Diese Nachweise bezeugen vor dem Finanzamt, dass Sie die Auswärtstätigkeit aus beruflichen Gründen angetreten sind.

Beispiele für geeignete Unterlagen:

1. Fahrtenbuch
2. Flug- oder Bahntickets
3. Rechnungen von Restaurants und Hotels
4. Tankquittungen

In bestimmten Situationen können Sie statt einer Originalquittung auch einen Eigenbeleg einreichen.

Übrigens: Müssen Sie zu einer Niederlassung Ihrer Firma begeben, können Sie die anfallenden Fahrtkosten und die Entfernungspauschale nur dann geltend machen, wenn die Strecke zur Filiale weiter ist als Ihr regulärer Arbeitsweg.

💡 Tipp: Bei der Reisekostenabrechnung kann eine Vorlage für das Finanzamt hilfreich sein.

Meist werden Reisekosten für eine Dienstreise klassisch auf Grundlage der von Mitarbeitenden eingereichten Belege und unter Beachtung der tatsächlichen Mehraufwendungen für die Verpflegung abgerechnet.

Für eine schnelle Abwicklung sollten Reisekosten gewissenhaft aufgezeichnet werden. Die Abrechnung reichen Mitarbeitende am Monatsende beim Arbeitgeber ein. Dokumentiert sein müssen Abwesenheitszeiten und alle entstandenen Kosten für Verpflegung, Übernachtung sowie alle weitere im Rahmen der Auswärtstätigkeit angefallenen Kosten. Nun kann die Buchhaltungsabteilung die Abrechnung prüfen und die Kosten werden steuerfrei erstattet.

Firmenkarten vereinfachen den Prozess: Mitarbeitende begleichen ihre Reisekosten direkt mit einer personengebundenen Karte, die mit dem Geschäftskonto verknüpft ist. So müssen Ausgaben nicht mehr privat vorgestreckt werden und können sofort zugeordnet werden. Natürlich werden auch hier alle Belege dokumentiert.

Bei Qonto geschieht das Belegmanagement digital: Nach der Zahlung wird der Beleg einfach per Smartphone gescannt und in die App geladen, wo er sofort zusammen mit der Transaktion erscheint.

Eine weitere Methode der Abrechnung besteht in der Reisekostenpauschale (auch bekannt als Spesen bzw. Pauschbeträge). Das Unternehmen legt dabei einen festen Satz für Verpflegungsmehraufwendungen auf Dienstreisen fest. Die Reisekosten werden hier also pauschal und nicht individuell abgerechnet. Dadurch wollen Unternehmen vor allem Zeit sparen und den Aufwand für die Buchhaltung gering halten.

Arbeitnehmer:innen erhalten eine Reisekostenpauschale beziehungsweise ein Tagegeld, wenn sie während mindestens 8 Stunden auswärts tätig sind. Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden greift die ‘kleine’ Pauschale, die seit 1. Januar 2020 für das Inland 14 Euro beträgt. Ab einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden gilt die ‘große’ Pauschale von 28 Euro.

Für den An- und Abreisetag einer Dienstreise gilt immer die kleine Pauschale.

Die Verpflegungspauschale können Arbeitnehmer:innen frei verwenden – ob sie damit ihr Mittagessen im Restaurant bezahlen oder sich selbst versorgen, bleibt ihnen überlassen.