Tagegeld für Dienstreisen

Eine echte Dienstreise führt ein Arbeitnehmer auf Anweisung des Chefs aus. Sie ist zu unterscheiden von einem Dienstgang, der in der näheren Umgebung der Firma stattfindet. Denkbar ist hier zum Beispiel der Besuch einer Projektbaustelle oder ein Kundenbesuch in derselben Stadt.

Bei Dienstreisen hingegen arbeitet der Angestellte oder Arbeiter außerhalb seiner regulären Arbeitsstätte oder seiner Wohnung. Die Reise kann im Inland absolviert werden oder sie führt ins Ausland.

Häufige Reiseanlässe sind beispielsweise:

- Messen und Ausstellungen

- Kongresse, Seminare, Workshops und Vorträge

- Besuche von Baustellen, die mit Firmenprojekten in Zusammenhang stehen

- Besuche von Geschäftspartnern und Kunden

- Aufgaben in Firmenfilialen

Dienstreisen dauern in der Regel zumindest ein paar Stunden, meist ist es wenigstens eine eintägige Dienstreise, also ein Arbeitstag. Dieser wird mit mindestens acht Stunden berechnet, in Ausnahmefällen kommen kurzfristig auch zehn Stunden Abwesenheit oder Sonntagsarbeiten zusammen. Allerdings hat der Arbeitgeber dann darauf zu achten, dass anschließend die Regelarbeitszeit wieder über eine längere Zeit eingehalten wird und der Arbeitnehmer keine Überstunden macht.

Natürlich brechen viele Arbeitgeber oder Unternehmer auch zu mehrtägigen Dienstreisen auf. In diesem Fall werden für alle kompletten Tage der Auswärtstätigkeit (sprich alle Tage außer dem An- oder Abreisetag) 24 Stunden gezählt.

Die An- und Abreise auf einer Dienstreise kann mit unterschiedlichen Verkehrsmitteln erfolgen. Dazu gehören:

- (Fern-)Bus

- Bahn

- Flugzeug

- Dienstwagen

- Privatwagen

- Taxi

Wer den Dienstwagen nimmt, kann selbstverständlich keine Reisekosten absetzen. Ansonsten sollten alle Belege und Quittungen gut aufgehoben und gegebenenfalls ein Fahrtenbuch geführt werden.

Häufig zahlt der Arbeitgeber die Ausgaben, andernfalls werden sie unter den Werbungskosten bei der Einkommensteuer abgesetzt. Auch Reisenebenkosten wie Parkplatz und Internet sind zu berücksichtigen. Trinkgelder werden mit einem Eigenbeleg festgehalten.

Für eine solche längere Abwesenheit von acht Stunden oder eine 24-stündige Abwesenheit ist jeweils ein Tagegeld für den Arbeitnehmer vorgesehen. Darunter ist eine Verpflegungspauschale zu verstehen. Diese ist auch unter den Begriffen Verpflegungsmehraufwand oder Spesen bekannt.

Die Höhe des Tagegeldes bestimmt nicht der Arbeitgeber, sondern jedes Jahr neu das Bundesministerium der Finanzen. Die Sätze für die Pauschalen in Deutschland wurden Januar 2020 erhöht und sehen nun folgendermaßen aus:

- Bei mehr als acht Stunden oder für den An- und Abreisetag sind es 14 Euro (vorher 12 Euro).

- Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden rechnet der Arbeitnehmer pro Tag 28 Euro an (vorher 24 Euro).

Für eine Reise ins Ausland gelten oft höhere Sätze, wobei diese von Land zu Land stark variieren können. Einen Überblick über die vom Bundesministerium der Finanzen festgelegten Pauschalen für die verschiedenen Länder und Regionen finden Sie hier.

Manchmal ist in Übernachtungspauschalen bereits die Verpflegung erhalten. Bucht der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter beispielsweise ein deutsches Hotel mit Frühstück, ist diese Mahlzeit mit einem Fünftel von der Pauschale abzuziehen. Höhere Abzüge gibt es für Mittagessen und Abendessen, wenn es sich um eine unentgeltliche Verpflegung durch Dritte handelt.

Das Tagegeld soll nicht die konkreten Kosten abdecken, denn der Arbeitgeber muss sich auch daheim verpflegen. Er soll vielmehr eine Unterstützung sein und den Mehraufwendungen für Verpflegung unterwegs Rechnung tragen, denn das Essen auf Reisen ist meist teurer als die Mahlzeiten zu Hause.

Wer als Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes auf Reisen geht, muss diese Fahrt offiziell beantragen und genehmigen lassen. Sie kann auch angeordnet werden. Die Dienstreise und in der Regel auch die Fahrtwege, die dazu nötig sind, gelten als Arbeitszeit. Private Arbeitgeber orientieren sich häufig an den Reisekonditionen im öffentlichen Dienst.

Die Fahrwege sorgen manchmal für Diskussionen, vor allem diejenigen außerhalb der regulären Arbeitszeiten. Ist der Arbeitnehmer beauftragt, auf einer Zugreise Vorbereitungen für den Diensttermin zu leisten oder andere Arbeiten zu erledigen, gilt dies als Arbeitszeit. Kann er sich entspannen, wird die Fahrt als Freizeit eingestuft. Mit dem Wagen dagegen gelten die Fahrten stets als Arbeitszeit.

Wer mindestens acht Stunden auf Dienstreise und damit außer Haus ist, erhält eine bestimmte Höhe des Tagegeldes. Ebenso gilt eine Tagegeld-Pauschale für eine 24-stündige Abwesenheit. Eine unentgeltliche Verpflegung durch Dritte (Hotel, Geschäftspartner) sorgt für Abzüge bei der Verpflegungspauschale. Dabei ist der Abzug für das Frühstück niedriger als derjenige für Mittag- und/oder Abendessen.