Tagegeld für Dienstreisen

Wenn Mitarbeiter:innen beruflich unterwegs sind, entstehen in der Regel Verpflegungskosten. Um die Abrechnung dieser Verpflegungskosten zu vereinfachen, hat der Gesetzgeber eine Pauschale festgelegt, die als Verpflegungsmehraufwand oder umgangssprachlich als Tagegeld bezeichnet wird.

Was zu beachten ist, wenn Sie Tagegeld berechnen möchten und wie Ihnen digitale Tools behilflich sein können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Das Tagegeld für Dienstreisen wird im Steuerrecht auch als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet und unterscheidet sich von den anderen Reisekosten während einer Dienstreise. Neben den Verpflegungskosten entstehen auf beruflich bedingten Reisen auch Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten.

Die Höhe des Tagegeldes wird oft in dienstlichen Regelungen oder Tarifverträgen festgelegt. Es gibt in der Regel unterschiedliche Sätze für Inlands- und Auslandsreisen, da die Lebenshaltungskosten und Ausgaben in verschiedenen Ländern variieren können.

Generell besteht ein Anspruch auf Tagegeld nur für Dienstreisen mit einer Dauer von mindestens acht Stunden. Falls die Fahrtzeit kürzer ist, geht die gesetzgebende Instanz davon aus, dass es zumutbar ist, entweder nach Hause zurückzukehren oder sich an der Arbeitsstätte kostengünstig zu verpflegen.

Wenn Mitarbeiter:innen eines Unternehmens nachweislich aus beruflichen Gründen unterwegs sind und die Fahrt länger als acht Stunden dauert, haben sie Anspruch auf Tagegeld.

• Übernachtung außerhalb des Wohnorts: Wenn eine Dienstreise eine Übernachtung außerhalb des Wohnorts erfordert, können Tagegeldleistungen zur Deckung der Hotelrechnung, Verpflegung und andere Aufwendungen gewährt werden.
  
  

• Verpflegungsmehraufwand: Selbst wenn eine Übernachtung nicht erforderlich ist, können Mehraufwendungen für Verpflegung abgegolten werden. Dies bedeutet, dass für jeden Tag der Dienstreise ein bestimmter Betrag zur Deckung der zusätzlichen Verpflegungskosten gezahlt wird.
  
  

• Festgelegte Pauschalen: Oftmals werden Tagegeldleistungen in Form von festgelegten Pauschalen gezahlt, die je nach Reiseziel und Dauer der Dienstreise variieren können. Diese Pauschalen basieren auf den gängigen Kosten für Verpflegung und Unterkunft an einem bestimmten Ort.

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Üblicherweise wird halbes Tagegeld gewährt, wenn die Dienstreise weniger als acht Stunden dauert. In solchen Fällen wird das Tagegeld nur für den Teil des Tages gezahlt, an dem die Arbeitnehmer:innen tatsächlich dienstlich unterwegs waren.

Die genauen Regelungen für die Gewährung von halbem Tagegeld können je nach Unternehmen, Branche und landesspezifischen Vorschriften variieren.

Das Tagegeld in Deutschland wird vom Bundesministerium für Finanzen regelmäßig an die Lebenshaltungskosten angepasst. Die letzten Änderungen erfolgten zum 01. Januar 2020 und gelten weiterhin für die Steuerjahre 2021, 2022 und 2023. Daher bleiben die Pauschbeträge für Reisespesen in Deutschland im Jahr 2023 unverändert.

Es ist wichtig zu beachten, dass das Tagegeld für eine Dienstreise unabhängig von den tatsächlichen Verpflegungskosten  gezahlt wird. Selbst wenn Dienstreisende an einem Tag weniger für ihre Verpflegung ausgeben, als die Pauschale vorsieht, hat dies keinen Einfluss auf die Höhe des Tagegelds. Auch wenn höhere Verpflegungsausgaben nachgewiesen werden können, bleibt der festgelegte Pauschalbetrag unverändert.

Laut den aktuellen Bestimmungen beträgt die Übernachtungspauschale 2024:

• 30 € pro Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer volle vierundzwanzig Stunden von seiner Wohnung abwesend ist.

• Jeweils 15 € für den An- und Abreisetag, unabhängig von der tatsächlichen Reisedauer, sofern der Arbeitnehmer an diesem Tag, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet.

• 15 € pro Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mindestens 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.

• Wenn die berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag beginnt und erst am nachfolgenden Kalendertag endet, ohne dass eine Übernachtung stattfindet (nächtliches Dienstgeschäft), und an beiden Tagen kein Anspruch auf Tagegeld besteht (Abwesenheitsdauer jeweils unter acht Stunden), werden die Stunden der beiden Kalendertage addiert. In diesem Fall werden 15 € für den Kalendertag gewährt, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend war.

• Im Gegensatz zu den regulären Arbeitstagen gelten am Wochenende in der Regel höhere Pauschalen für die Verpflegung, da die Möglichkeit der Selbstversorgung eingeschränkt sein kann und somit höhere Kosten entstehen können. Die genauen Regelungen und Höhe des Verpflegungsmehraufwands am Wochenende können je nach Land, Unternehmen und geltenden Richtlinien variieren.

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Es gibt keine einheitlichen internationalen Standards für Tagegeldsätze. Die Höhe des Tagegelds kann von Faktoren wie den Lebenshaltungskosten im Zielland, dem Reiseland und den individuellen Unternehmensrichtlinien abhängen.

In der Regel werden bei Dienstreisen ins Ausland höhere Tagegeldsätze als bei Inlandsdienstreisen gewährt, um die höheren Kosten für Verpflegung und Unterkunft in fremden Ländern abzudecken. Diese Sätze können jedoch erheblich variieren und werden oft in Währungen des Ziellandes festgelegt.

Auf der Website des Auswärtigen Amtes finden Sie weitere Reisehinweise und praktische Informationen für Reisen ins Ausland, einschließlich Angaben zur korrekten Reisekostenabrechnung.

Die Berechnung des Tagegelds für eine Dienstreise kann je nach den geltenden Richtlinien und Vereinbarungen Ihres Unternehmens variieren.

Bevor Sie das Tagegeld berechnen, sind folgende Aspekte wichtig:

• Prüfen Sie die firmeninternen Richtlinien oder sehen Sie im Tarifvertrag nach, um festzustellen, welcher Satz für das Tagegeld gilt. Dieser Satz kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein.
  
  
• Ermitteln Sie die tatsächliche Abwesenheitsdauer während der Dienstreise. Dies umfasst den Anreisetag, den Aufenthaltstag(e) und den Abreisetag.
  
  
• Manche Richtlinien sehen einen reduzierten Satz für den Anreise- und Abreisetag vor, unabhängig von der tatsächlichen Reisedauer. Dieser Satz kann ebenfalls in den internen Richtlinien festgelegt sein.
  
  
• Überprüfen Sie, ob es Sonderregelungen gibt, die bestimmte Umstände wie nächtliche Dienstgeschäfte oder Teilabwesenheiten abdecken. Achten Sie darauf, diese Regelungen entsprechend anzuwenden.
  
  

Eine häufig gestellte Frage: Muss der Arbeitgeber Spesen zahlen? Die Vergütung ist grundsätzlich abhängig von verschiedenen Faktoren einschließlich der geltenden Arbeitsverträge, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder gesetzlichen Bestimmungen.

In vielen Fällen sind Arbeitgeber:innen jedoch verpflichtet, bestimmte Reisekosten wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten zu erstatten, sofern sie dienstlich bedingt sind und angemessen nachgewiesen werden.

Die genauen Regelungen zur Zahlung von Tagegeldern können je nach Unternehmen, Tarifvertrag oder internen Richtlinien variieren. In den meisten Fällen erfolgt die Auszahlung des Tagegelds als Teil der Reisekostenabrechnung oder als separate Vergütung auf ein Spesenkonto.

Die steuerliche Behandlung von Tagegeldern kann je nach Land und den geltenden Steuervorschriften variieren. Im Allgemeinen sind Tagegelder, die im Rahmen einer Dienstreise gezahlt werden, unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei oder unterliegen einer begrenzten Besteuerung.

In Deutschland beispielsweise sind Tagegelder bis zu bestimmten festgelegten Pauschbeträgen steuerfrei. Diese Pauschbeträge werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen festgesetzt. Übersteigt das gezahlte Tagegeld die festgelegten Pauschbeträge, kann der übersteigende Betrag steuerpflichtig sein.

Die Abrechnung des Tagegelds auf Dienstreisen erfordert je nach Unternehmensgröße einen erheblichen bürokratischen Aufwand. Je nach Reisedauer und Ziel gibt es unterschiedliche Regelungen. Hinzu kommt das Sammeln, Sortieren und Archivieren zahlloser Belege, Rechnungen und Quittungen.

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