Im Job unterwegs – die tatsächlichen Verpflegungskosten

Nur ein paar Stunden oder gleich mehrere Tage und Wochen: Immer wieder müssen Mitarbeiter für ihren Arbeitgeber zu auswärtigen Tätigkeiten aufbrechen. Als solche gelten alle Einsätze, die nicht an der ersten Tätigkeitsstätte der Arbeitnehmer – dem Hauptarbeitsplatz – ausgeführt werden. Manche Arbeitnehmer wie Berufskraftfahrer oder Leih- und Montagearbeiter besitzen auch gar keine erste Tätigkeitsstätte, sondern sind im Zuge der sogenannten Einsatzwechseltätigkeit für ihr Unternehmen mit jedem Auftrag oder jeder Fahrt immer auswärts tätig.

Die Auswärtstätigkeit bedeutet für Arbeitnehmer in aller Regel einen Mehraufwand bei

• Fahrtkosten,
• führt unter Umständen zu Übernachtungskosten,
• höheren Ausgaben für die Verpflegung oder
• Reisenebenkosten wie Parkgebühren (bei Anreise mit einem Miet- oder Firmenwagen), Gepäckaufbewahrungskosten und Vergleichbarem mehr.

Alle diese Ausgaben sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei und lassen sich (auch mithilfe eines korrekt ausgefüllten Abrechnungsformulars) als Werbungskosten geltend machen: Für die Arbeitnehmer werden sie immer dann zu Werbungskosten in Steuererklärung und Steuerbescheid, die das zu versteuernde Einkommen mindern, wenn der Arbeitgeber sie nicht bereits vorher mit einer steuerfreien Zahlung neben Lohn oder Gehalt erstattet hat. Aus Arbeitgebersicht werden solche Zahlungen zu Betriebsausgaben, die daher ebenso seine Steuerlast mindern.

Je nach Kostenart gilt für die Reisekosten eine unterschiedliche steuerliche Anerkennung.

Diese dürfen vom Arbeitnehmer gegen Nachweise in voller Höhe oder mit einer Pauschale von 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer geltend gemacht werden. Eine Möglichkeit der Erstattung erhöhter Fahrtkosten ist die Ausgabe von Tankgutscheinen. In Deutschland wurde ab Februar 2022 die Entfernungspauschale für Arbeitswege ab dem 21. Kilometer auf 0,38 Euro erhöht, um Steuerzahlerinnen und Steuerzahlern entgegenzukommen. Diese Änderung, die bis 2026 Bestand hat, ist ein Teil des Steuerentlastungsgesetzes.

Für bis zu 48 Monate werden die Kosten für Übernachtungen der Arbeitnehmer bei den Steuern in tatsächlicher Höhe anerkannt. Anschließend erfolgt eine Gleichstellung mit der doppelten Haushaltsführung für Arbeitnehmer und die absetzbaren Kosten beschränken sich auf 1000 Euro monatlich. Beinhaltet der Übernachtungspreis dabei auch gleich ein Frühstück, muss er um 20 Prozent der Verpflegungspauschale gemindert werden.

Eine einzelne Abrechnung sämtlicher Verpflegungskosten wäre für alle Parteien zu mühsam. Arbeitnehmer müssten in diesem Fall Unmengen an Belegen und Quittungen sammeln sowie Eigenbelege erstellen, die Arbeitgeber oder das Finanzamt später mit viel Zeitaufwand zu prüfen hätten.

Deswegen ist dieser Bereich der Verpflegungsmehraufwendungen durch Pauschalen geregelt. Sie richten sich nach der Zeit der Abwesenheit und unterscheiden weiter zwischen einer Auswärtstätigkeit in Deutschland oder im Ausland.

• Wer acht Stunden oder weniger unterwegs ist, kann keinen Verpflegungsmehraufwand beanspruchen.
• Ab acht, aber unter 24 Stunden gilt eine Pauschale von 15 Euro im Inland.
• Volle Abwesenheitstage in Deutschland erhalten pauschal eine Abgeltung mit 30 Euro pro Tag.
• Der An- und Abreisetag bei solchen längeren Abwesenheiten wird jeweils mit der einfachen Tagespauschale abgegolten, egal, um wie viel Uhr der Arbeitnehmer jeweils abreist oder ankommt.
• Die Inanspruchnahme dieser Regelung ist für Dienstreisen oder andere Auswärtseinsätze auf drei Monate beschränkt. Nur wer dauerhaft ohne erste Tätigkeitsstätte an wechselnden Orten arbeitet, erhält ganzjährig eine steuerfreie Erstattung.

Die hier genannten Sätze sind seit Jahren stabil. Die Pauschalen für Auslandstätigkeiten variieren nicht nur länderabhängig, sondern erhalten vom Bundesministerium für Finanzen auch häufiger neue Anpassungen. Konkrete und aktuelle Informationen dazu geben die jährlichen Veröffentlichungen des Ministeriums.

Ein unentgeltliches oder teilweise von den Arbeitnehmern bezahltes Verpflegungsangebot ihres Unternehmens gilt zunächst als Aufmerksamkeit des Arbeitgebers und nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Dabei darf im Alltag ein Betrag von 60 Euro brutto pro Mahlzeit und Person jedoch nicht überschritten werden. Bei außergewöhnlichen Anlässen wie Betriebsfeiern steigt der erlaubte Betrag, der vom Arbeitgeber für die Mahlzeiten der Angestellten bezahlt wird, auf 150 Euro.

Darüber hinaus gehen Finanzämter davon aus, dass eine Belohnung durch besonders exklusive Gastronomie erfolgt. Bei dieser handelt es sich dann um einen geldwerten Vorteil, wodurch sie steuerpflichtig wird.

Von dem Pauschalbetrag sind innerbetriebliche Verköstigungen zunächst genauso erfasst wie Mahlzeiten bei auswärtiger Tätigkeit.

Sollte dabei aber gleichzeitig der Anspruch auf einen Verpflegungsmehraufwand als Reisekosten erfüllt sein, scheidet eine Einstufung als Arbeitslohn oder geldwerter Vorteil für durchschnittliche Mahlzeiten immer aus. Allerdings sind die Pauschalen dann entsprechend zu kürzen:

• für ein Frühstück wie schon erwähnt um 20 Prozent und
• für Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 Prozent

In Deutschland bedeuten die pauschalen Erstattungen letztlich ein Budget von 6,00 Euro zum Frühstücken und jeweils 12,00 Euro für die weiteren Mahlzeiten des Tages. Das reicht in aller Regel nicht für den Ausgleich des realen Aufwands.

Mit der Übernahme der tatsächlichen Ausgaben für Mahlzeiten von bis zu 60 Euro im Rahmen der Reisekosten stellen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter besser. Die Rechnung muss dann aber immer auf den Arbeitgeber ausgestellt sein. Daneben gibt es folgende weitere Möglichkeit.

Übrigens können Arbeitgeber auch Geschäftsessen mit bis zu 70 % der Kosten von der Steuer absetzen. Voraussetzung hierfür ist, dass Anlass und Bewirtungskosten in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen, sowie ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg.

Ein Arbeitgeber, der Reisekosten direkt erstattet, kann alternativ auch doppelte Pauschalen für den zusätzlichen Verpflegungsaufwand bei einer Abwesenheit auszahlen.

Die Mitarbeiter erreichen allerdings nicht die vollen Beträge. Denn diese Option beinhaltet die Einschränkung, dass die Zusatzzahlung pro Tag pauschal mit 25 Prozent versteuert werden muss.