Bewirtungsbeleg: Bedeutung für die Buchhaltung

Beziehungspflege ist das A und O im Geschäftsleben. Und gute Beziehungen zu Kund:innen, Lieferant:innen, Geldgeber:innen oder anderen Geschäftspartner:innen pflegt man unter anderem bei einem guten Essen. Ihre Ausgaben für Geschäftsessen können Unternehmen von der Steuer absetzen. Voraussetzung dafür, dass das Finanzamt die Kosten als Betriebsausgabe anerkennt, ist ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg.

Aufwendungen für die Bewirtung von externen Geschäftspartner:innen sowie für die Bewirtung von Mitarbeitenden gelten als Betriebsausgaben (vgl. § 4 Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EStG)), die den Gewinn eines Unternehmens mindern. Diese Ausgaben können Sie unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend machen.

Bei der Bewirtung der eigenen Mitarbeitenden machen Sie die Kosten in voller Höhe steuerlich geltend. Dagegen sind Ausgaben für Geschäftsessen steuerrechtlich nicht in voller Höhe abzugsfähig. Unternehmerinnen und Unternehmer können lediglich 70 % der Bewirtungskosten absetzen, sofern:

• die Bewirtung einem geschäftlichen Zweck dient,
• die Höhe der Bewirtungskosten angemessen ist und
• die Bewirtungskosten nachgewiesen werden können.

Hier kommt der Bewirtungsbeleg ins Spiel. Für die ordnungsgemäße Buchhaltung ist ein Dokument erforderlich, das bestimmte Angaben über die entsprechende Bewirtung enthalten muss. Der Beleg muss von dem bewirtenden Unternehmen schriftlich ausgefüllt und zusammen mit der Rechnung über die Bewirtung beim Finanzamt eingereicht werden.

Bei der betrieblich veranlassten Bewirtung wird zwischen Geschäftsessen mit externen Geschäftspartner:innen und der Mitarbeiterbewirtung unterschieden. Die folgenden Regelungen setzen voraus, dass ein Geschäftsessen oder die Bewirtung der eigenen Mitarbeitenden in einem Restaurant stattfindet. Bewirtet das Unternehmen Gäste oder Mitarbeitende im eigenen Betrieb, sind die anfallenden Bewirtungskosten in beiden Fällen voll abzugsfähig.

Eine Bewirtung gilt als Geschäftsessen, sobald sich ein Externer unter den zu bewirtenden Personen befindet. Die Bewirtung von externen Geschäftspartner:innen wie Kund:innen, Lieferant:innen oder Investor:innen kann nicht in voller Höhe, sondern nur zu 70 % steuerlich geltend gemacht werden. Das gilt auch für die Bewirtungskosten, die durch Mitarbeitende, die am Geschäftsessen teilnehmen, entstehen. Entsprechend muss aus dem Bewirtungsbeleg eindeutig hervorgehen, welche Personen an einem Geschäftsessen teilgenommen haben und zu welchen Unternehmen sie gehören.

Nehmen Geschäftspartner:innen an einer betrieblich veranlassten Veranstaltung für Mitarbeitende teil, werden die Bewirtungskosten entsprechend aufgeteilt: Bewirtungskosten für Geschäftspartner:innen werden zu 70 %, Bewirtungskosten für Unternehmensangehörige zu 100 % steuerlich geltend gemacht.

Im Rahmen von Betriebsfesten, Jubiläen oder Weihnachtsfeiern entstehen Unternehmen ebenfalls Bewirtungskosten. Diese Ausgaben gelten als Mitarbeiterbewirtung, wenn es sich bei den bewirteten Personen zu 100 % um Betriebsangehörige handelt. Fallen Bewirtungskosten zu diesen Anlässen an, kann das Unternehmen die Ausgaben zweimal im Jahr zu 100 % steuerlich geltend machen, sofern die Kosten pro Anlass und Mitarbeitendem nicht mehr als 110 € inklusive Mehrwertsteuer betragen.

Eine Quittung oder Restaurantrechnung ist in keinem Fall ausreichend, um Bewirtungskosten steuerlich geltend zu machen. Damit das Finanzamt die Kosten als Betriebsausgaben anerkennt, ist ein Bewirtungsbeleg unabhängig von der Höhe der Ausgaben erforderlich. Die Gastgeberin oder der Gastgeber bittet entsprechend im Restaurant um diesen Beleg.

Der Bewirtungsbeleg muss vollständig und korrekt ausgefüllt sein und die folgenden Angaben enthalten:

• Tag der Bewirtung
• Ort der Bewirtung
• Gastgeber oder Gastgeberin (bewirtende Person oder Unternehmen)
• Bewirtete Personen (Vor- und Nachnamen sowie die Unternehmen der Gäste)
• Anlass der Bewirtung
• Höhe der Aufwendungen gemäß der beigefügten Rechnung
• Trinkgelder
• Gesamtbetrag
• Unterschrift des Gastgebers oder der Gastgeberin

Trinkgelder zählen ebenfalls zu den geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten und gehören daher auch auf den Bewirtungsbeleg. Da sie aber von der Kasse auf der Rechnung nicht ausgewiesen werden, werden sie handschriftlich auf der Rechnung vermerkt, vom Restaurant abgezeichnet und gesondert im Bewirtungsbeleg aufgeführt.

In einigen Restaurants befindet sich auf der Rückseite der Rechnung bereits ein Vordruck für den Bewirtungsbeleg, den das bewirtende Unternehmen nur noch auszufüllen braucht.

Ist dies nicht der Fall, wird der Bewirtungsbeleg mithilfe einer Vorlage, die Felder für die oben genannten Angaben enthält, separat erstellt. Hier ein Beispiel, wie eine Vorlage für einen Bewirtungsbeleg aussehen sollte:

Höhe der Aufwendungen gemäß der beigefügten Rechnung: ____________

Trinkgelder: ____________________________

Gesamtbetrag: ____________________________

Ort, Datum Unterschrift

Diesem Bewirtungsbeleg wird die formal korrekt ausgefüllte Rechnung des Restaurants beigefügt, in dem das Geschäftsessen stattfand.

Die Rechnung muss maschinell erstellt werden und eine Registriernummer oder Rechnungsnummer enthalten – handschriftlich erstellte Rechnungen werden nicht anerkannt. Zudem muss sie wie jede Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten. Hierzu zählen:

• Rechnungsdatum,
• Name und Adresse des Restaurants,
• Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants,
• Name und Adresse des gastgebenden Unternehmens,
• Tag der Bewirtung,
• die Auflistung aller verzehrten Speisen und Getränke sowie
• der Netto-Rechnungsbetrag, der Mehrwertsteuerbetrag und die anzuwendenden Steuersätze.

Aus dem Anlass der Bewirtung muss klar hervorgehen, in welchem Zusammenhang sie zum Geschäftsbetrieb steht. Einfach nur „Geschäftsessen“ oder „geschäftliche Besprechung“ sind keine ausreichenden Angaben und haben keinen Bestand beim Finanzamt.

Bei Rechnungen, die mehr als 250 € betragen, haben Gastwirte die Rechnungsempfangenden, also die betreffenden Unternehmen, mit Namen auf den Rechnungsbelegen einzutragen.

Handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung bis 250 € (inklusive Umsatzsteuer), sind diese Angaben jedoch erforderlich.