Bewirtungskosten und die Bewirtungsquittung

Geschäftsessen kann man wie Reisekosten, Übernachtungskosten, Fahrtkosten, unter Umständen Kilometerpauschale und Spesen (auch Auslöse genannt), die im Rahmen einer Auswärtstätigkeit oder einer Einsatzwechseltätigkeit anfallen, mit den entsprechenden Belegen (etwa Hotelrechnung) grundsätzlich von der Steuer abschreiben, und zwar laut § 4 Abs. 5 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes mit bis zu 70 Prozent der Bewirtungskosten. Zusätzlich ist auch hier die gesamte Vorsteuer abzugsfähig, denn diese Einladungen gelten als gewinnmindernde Betriebsausgaben. Absetzen können diese Geschäftsessen Unternehmen, Einzelunternehmer, Existenzgründer, Freelancer und andere selbstständige Personen. Damit diese Ausgaben auf dem Steuerbescheid Berücksichtigung finden, müssen sie (genau wie z. B. Spesen) richtig abgerechnet und der entsprechende Beleg (=Bewirtungsbeleg) korrekt ausgefüllt werden. Damit es bei einer Betriebsprüfung deswegen keine Probleme gibt, muss die Relation zwischen den Kosten für die Speisen im Restaurant und dem Anlass in einem vernünftigen Verhältnis zueinander stehen. Ein Beispiel für einen Anlass: regelmäßige Betriebsessen mit Mitarbeitern (etwa als Incentive, neben anderen Extras wie Weiterbildungen oder Tankgutscheinen).

Nur wenn der Bewirtungsbeleg ordnungsgemäß ausgefüllt ist, wird er vom Finanzamt anerkannt.

• Der Bewirtungsplan ist maschinell zu erstellen und auszufüllen.
• Dabei reicht es nicht, dass man sich von dem Restaurant nur eine Quittung über die konsumierten Speisen und Getränke ausstellen lässt. Diese muss vielmehr zusammen mit dem Bewirtungsbeleg beim Finanzamt eingereicht werden.
• Auf diesem Beleg müssen sowohl Ort und Tag der Bewirtung als auch die Namen der bewirteten Personen – einschließlich dem von einem selbst – vermerkt sein.
• Der genaue Anlass der Bewirtung ist anzugeben, wobei der einfache, allgemeine Vermerk, dass es sich um eine Besprechung oder ein Dienstessen handele, nicht ausreichend ist.
• Die Kosten der erfolgten Verköstigung nebst Trinkgeld sowie die Gesamtsumme der beiden Posten ist einzutragen.
• Manchmal ist bereits auf der Rechnung des Restaurants der Vordruck eines Bewirtungsbelegs aufgedruckt. Dieser kann natürlich verwendet werden. Ist das nicht der Fall, muss der Unternehmer selbst einen Bewirtungsbeleg ausfüllen und diesen fest mit dem betreffenden Rechnungsbeleg (kleben, heften) verbinden.
• Der Bewirtungsplan ist vom bewirtenden Unternehmer abschließend noch zu unterschreiben.

Dabei unterscheidet der Gesetzgeber zwischen einer Rechnung über mehr als 150 Euro und einer Kleinbetragsrechnung bis 150 Euro.

Auf einer Bewirtungsquittung über weniger als 150 Euro müssen folgende Angaben erscheinen:

• Tag des Dienstessens nebst Rechnungsdatum.
• Vollständiger Name des Gastwirts und komplette Anschrift des Restaurants.
• Die genaue Aufschlüsselung mit der Bezeichnung der genossenen Getränke und verzehrten Gerichte. Werden diese nur als Essen nebst Getränken eingetragen, gelten die Angaben nicht als vollständig. Auch die Nennung des Gesamtbetrages genügt nicht, sondern die Preise sind einzeln aufzuführen. Dafür reicht dann jedoch der Bruttobetrag nebst der Angabe des gültigen Steuersatzes.

Auf einer Rechnung über mehr als 150 Euro sind folgende Angaben nötig:

• Name und Anschrift der Gaststätte.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vom Wirt.
• Der Name vom einladenden Gastgeber sowie dessen Anschrift.
• Die fortlaufende Rechnungsnummer.
• Der betreffende Rechnungsempfänger.
• Rechnungsdatum und Tag der Verköstigung. Dabei ist der Aufdruck, dass Leistungs- und Rechnungsdatum identisch sind, ausreichend.
• Was gegessen und getrunken wurde, ist mit Einzelpreisen anzugeben. Der Gesamtbetrag alleine ist dabei nicht ausreichend.
• Der Rechnungsnettobetrag inklusive des angewandten Steuersatzes und der Umsatzsteuer.

Bei Rechnungen, die mehr als 150 Euro betragen, hat der Gastwirt die Rechnungsempfänger, also die betreffenden Unternehmen, mit Namen auf den Rechnungsbelegen einzutragen.

Handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung bis 150 Euro (inklusive Umsatzsteuer), sind diese Angaben jedoch nicht zu machen.

Sollten Gastgeber feststellen, dass der Wirt einen oder weitere Einträge auf dem Bewirtungsbeleg nicht gemacht hat, müssen sie unbedingt in Kontakt zu dem Gastronomen treten, ihn darauf aufmerksam machen und ihn bitten, die fehlenden Einträge noch nachzuholen. Eventuelle fehlerhafte Bewirtungsquittungen sollten sie unbedingt korrigieren lassen. Sollte nämlich im folgenden Schritt das Finanzamt das Versäumnis finden, kann es für die Firma problematisch werden, die Kosten für das Dienstessen geltend zu machen und entsprechend von der Steuer abzusetzen.