Betriebsausgaben

Als Betriebsausgabe zählt jede Aufwendung, die betrieblich veranlasst ist. Doch auch wenn die Definition einfach verständlich ist, lässt sie Interpretationsspielraum: Wann genau kann man von einer betrieblichen Veranlassung sprechen?

Wann überwiegen die privaten Interessen? Universal für alle Fälle kann diese Unterscheidung nicht getroffen werden. Im Zweifelsfall entscheidet das Finanzamt nach detaillierter Prüfung. Allerdings ist es für Unternehmer:innen besser, von vornherein keine Zweifel aufkommen zu lassen und allen gesetzlichen Richtlinien zu Betriebsausgaben zu folgen.

Wichtig werden Betriebsausgaben vor allem im Rahmen der Gewinnermittlung von Unternehmen oder Selbstständigen. Logisch, denn Ausgaben mindern den Gewinn – und damit die zu zahlenden Steuern. Deshalb ist es oftmals im Interesse eines Unternehmens, so viele Kosten wie möglich als Betriebsausgaben zu deklarieren. 

Vor allem Selbstständige profitieren gerne von dieser Möglichkeit, denn so können sie einige Hundert (oder sogar Tausend) Euro pro Jahr an Steuern sparen. Selbstständige zahlen die Einkommensteuer. Diese hängt vom erwirtschafteten Einkommen ab. Und wenn dieses dank der Betriebsausgaben geringer ausfällt, fällt auch die zu zahlende Steuer geringer aus. Im Endeffekt sind die Betriebsausgaben also vor allem für Selbstständige von höchster Relevanz.

Doch auch in „normalen“ Unternehmen sind Betriebsausgaben wichtig: Nur die korrekte Erfassung von allen Kosten ermöglicht eine einwandfreie Buchführung. Und auch für Unternehmen kann es von Vorteil sein, die Steuerlast durch möglichst viele angegebene Betriebsausgaben zu senken.

Die Arbeitnehmenden einer Firma halten es in jedem Fall für eine Selbstverständlichkeit, dass sie für das Unternehmen durchgeführte Reisen oder Geschäftsessen nicht aus eigener Tasche bezahlen müssen und diese als Betriebsausgaben deklarieren können.

Angesichts der Vorteile, die die Absetzung von Betriebsausgaben von der Steuerlast bietet, ist die Nutzung dieser Möglichkeit absolut empfehlenswert.

Sowohl für Selbstständige als auch für Unternehmen ist das Absetzen von Geschäftsausgaben möglich (wobei es für Unternehmen ohnehin selbstverständlich ist, von Betriebsausgaben zu sprechen; denn die Unterscheidung zwischen betrieblichen und privaten Zahlungen ist hier deutlich einfacher als bei Selbstständigen). 

Der deutsche Gesetzgeber hat drei Kriterien herausgestellt, die für die Anerkennung als Betriebsausgabe entscheidend sind:

Klar: Diese drei Kriterien sind nicht ganz eindeutig und lassen Raum für Missverständnisse.

Ein Beispiel: Für Inhaber einer kleinen Schreinerei ist es nicht zweckmäßig, üblich und erforderlich, sich einen Ferrari im Wert von 500.000 € als Firmenwagen zu kaufen.

Dementsprechend kann eine solche Ausgabe nicht von der Steuerlast abgezogen werden. Das Leasing eines Transporters für 500 € pro Monat kann allerdings durchaus als Betriebsausgabe aufgefasst werden.

Klassische Beispiele für Betriebsausgaben sind:

Im Endeffekt kann also quasi jede Ausgabe betrieblich veranlasst sein. Sie müssen nur begründen und nachweisen können, dass sie zweckmäßig, üblich und erforderlich ist. Gerade beim Sponsoring bewegen sich Selbstständige hier oft in einer rechtlichen Grauzone – wenn sie beispielsweise dem Fußballverein ihres Sohnes finanziell helfen, überwiegt wahrscheinlich das persönliche Interesse dem betrieblichen Interesse.

Mit der richtigen Begründung – oder dank fehlender Nachforschungen des Finanzamtes – gehen solche Kosten jedoch trotzdem oft als Betriebsausgaben durch.

Zu einigen Kosten gibt es klare Regelungen, die die Anrechnung als Betriebsausgabe von vornherein verhindern – logisch aus Sicht des Gesetzgebers und des Finanzamtes. In Ausnahmefällen werden Kosten auch nur zum Teil als Betriebsausgaben anerkannt.

Ein solches Beispiel sind Bewirtungskosten: Diese können zu 70 % angerechnet werden, der Rest muss regulär versteuert werden. Ansonsten kann beispielsweise bei folgenden Kosten keine Anrechnung erfolgen:

Die Liste ist nicht vollständig, detaillierte Informationen kann das zuständige Finanzamt erteilen. Auf jeden Fall sollten Sie darauf achten, Ausgaben wie die hier angegebenen von Anfang an aus Ihrer Steuererklärung zu streichen.

Sonst werden die zuständigen Beamten schnell misstrauisch und schauen auch bei anderen Kosten lieber noch mal genauer hin.

In der Buchführung ist die detaillierte Betrachtung der Betriebsausgaben ohnehin Pflicht – ob nun bei der doppelten Buchführung, die beispielsweise für Kapitalgesellschaften verpflichtend ist, oder bei der einfachen Buchführung, an Hand derer sich viele Selbstständige organisieren.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen mietet eine kleine Garage für ein Firmenfahrzeug für 119 € brutto an. Der Buchungssatz lautet also (doppelte Buchführung):

In jedem Unternehmen werden dabei verschiedene Konten für die Betriebsausgaben benötigt, zum Beispiel für die Miete, für Gehälter oder für KFZ-Kosten. 

Welche Konten auch immer Sie nutzen: Die Angabe von Betriebsausgaben ist ein Muss für die korrekte Buchführung und für die Minderung der Steuerlast bei Selbstständigen.