Buchführung

Die Buchführung ist ein weites Themengebiet, das eigentlich viel zu groß für nur einen Artikel ist. Einfache Buchführung, doppelte Buchführung, Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, Bilanzierung… all das umfasst dieser Komplex, der mehr oder weniger die Grundstruktur für Unternehmen liefert. 

Dabei umfasst die Buchführung alle Tätigkeiten zur Erfassung von Geschäftsvorgängen. Mit „Geschäftsvorgängen“ sind hier in aller Regel Zahlungen gemeint, Einnahmen und Ausgaben also. Diese werden in der Buchführung an Hand von Belegen möglichst lückenlos, zeitlich und sachlich geordnet aufgezeichnet.

Durch diese Grundsätze für die Buchführung ergibt sich auch die Wichtigkeit: Durch die Buchführung entsteht eine objektive, für alle nachvollziehbare Übersicht und Finanzreporting über alle wirtschaftlichen Aktivitäten des Unternehmens.

Buchführung und Buchhaltung sind für dich Synonyme? Stimmt, umgangssprachlich kann mit Buchführung und Buchhaltung tatsächlich ein und dasselbe gemeint sein. Allerdings ist dies nicht ganz richtig. Der Duden klärt auf: Laut Definition ist die Buchführung die „genaue und systematische Aufzeichnung aller Einnahmen und Ausgaben betreffenden Geschäftsvorgänge“.

Im Gegensatz dazu ist die Buchhaltung die „die für die Buchführung verantwortliche Abteilung eines Betriebes“. 

Bedeutet: In der Buchhaltung wird die Buchführung umgesetzt. Da dieser feine Unterschied jedoch den wenigsten bekannt ist, können in der Alltagssprache beide Begriffe synonym verwendet werden.

Allein schon aus steuerlichen Gründen ist die Buchführung für alle Unternehmen verpflichtend. Relevant ist in diesem Zusammenhang vor allem der Gewinn: Dieser wird dank der Buchführung ersichtlich und ist die Grundlage für Steuerzahlungen. Deshalb müssen auch Selbstständige oder Kleinunternehmer Buch führen.

Für sie gelten allerdings erhebliche Erleichterungen. Selbstständige und Kleinunternehmer müssen lediglich einmal im Jahr eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) durchführen. Diese Rechnung dient vor allem der Ermittlung des Gewinns und ist die einzige buchhalterische Pflicht für Selbstständige und Kleinunternehmer.

Bei Kaufleuten gilt allerdings eine Grenze von 600.000 € an Umsatz und 60.000 € an Gewinn: Wenn Einzelkaufleute in zwei Jahren in Folge eine (oder beide) dieser Grenzen überschreiten, müssen sie ihre Buchführung ausweiten. Dann müssen sie auch eine Bilanz erstellen und mit der doppelten Buchführung arbeiten.  

In jedem Fall doppelte Buchführung und Bilanz zu erstellen haben Offene Handelsgesellschaften (OHG) und Kommanditgesellschaften. Unternehmen in dieser Rechtsform sind im Handelsregister registriert und müssen jährlich eine Bilanz schreiben. Die Buchführung ist für sie demnach aufwendiger.

Nahezu den gleichen Aufwand haben Kapitalgesellschaften wie Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) und Aktiengesellschaften (AG): Auch ihre Buchführung muss doppelt erfolgen und der Jahresabschluss muss mit einer Bilanz erfolgen. Die Kapitalgesellschaften müssen ihren Jahresabschluss sogar im Bundesanzeiger veröffentlichen lassen. 

Übrigens: Wenn Sie zur Bilanz verpflichtet sind, können Sie eine Bilanzsoftware nutzen, um den gesamten Prozess einfacher zu gestalten.

Während die Vorgehensweise bei der Bilanz sehr klar durch § 266 des Bürgerlichen Gesetzbuches geregelt wird, sind Unternehmen bei der Buchführung etwas freier. § 238 des Handelsgesetzbuches fordert lediglich, dass die Buchführung „einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann“. 

Auch wenn die gesetzliche Vorgabe also recht offen gehalten ist: Es hat sich längst ein einheitliches System durchgesetzt, das System der doppelten Buchführung. Dank seiner Verständlichkeit, seiner Übersichtlichkeit und seiner weiten Verbreitung gilt die doppelte Buchführung heute als Standard in nahezu jedem Unternehmen. Hier finden die Begriffe „Soll“, „Haben“, „Aktiv“ und „Passiv“ Anwendung. 

Bei der doppelten Buchführung entscheidend ist die Buchung von Geschäftsvorfällen. Auf sogenannten T-Konten (mit zwei Spalten, Soll und Haben) werden die Buchungen ausgeführt, zum Beispiel „Bank an Umsatzerlöse“ für den Verkauf eines Produktes. Unterschieden wird dabei in der Buchführung zwischen Bestandskonten und Erfolgskonten.

Wir wollen uns hier nur kurz mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, kurz GoB, auseinandersetzen. Diese sind:

Jedes Unternehmen und alle Kaufleute müssen sich demnach anhand dieser Kriterien orientieren. Eine solche einheitliche Erfassung der Geschäftsvorfälle ist nötig, um eine gewisse Vergleichbarkeit zwischen Unternehmen, aber auch innerhalb eines Unternehmens zu garantieren.

Denn die Zahlen aus der Buchhaltung dienen – neben ihrem steuerlichen Zweck – vor allem der eigenen Strategiefindung. 

Wie Sie sicherlich bereits gemerkt haben, ist die Buchführung eine „Wissenschaft für sich“. Nicht umsonst beschäftigen mittlere und große Unternehmen eigene Abteilungen damit.

Eine korrekte Buchführung ist entscheidend für den Unternehmenserfolg, denn nur so kann nachvollziehbar gemacht werden, wie sich einzelne Entscheidungen auf die finanzielle Situation ausgewirkt haben. 

Im Endeffekt zahlt sich der Aufwand für die Buchführung also definitiv aus. Und er ist auch nötig, denn gesetzlich sind – wie gesehen – umfangreiche Aufzeichnungen für jedes Unternehmen vorgeschrieben.

Sie sollten die Buchführung allerdings nicht nur als lästige Pflicht ansehen, sondern als Mittel, das zum Erfolg des Unternehmens beitragen kann.