Kontenab­stimmung in der Buchhaltung vereinfachen

Die Kontenabstimmung ist ein wesentlicher Schritt in der Buchhaltung. Sie hat zum Ziel, die Übereinstimmung zwischen den internen Buchführungsunterlagen eines Unternehmens und den tatsächlichen Buchungen und Bankauszügen sicherzustellen. Dafür wird sie in regelmäßigen Abständen durchgeführt, üblicherweise am Ende eines Abrechnungszeitraums.

Während des Abstimmungsprozesses werden entsprechend alle Buchungen in der Buchhaltung mit den Transaktionen auf dem Geschäftskonto verglichen, um Unstimmigkeiten wie fehlende oder doppelte Buchungen zu identifizieren. Eine erfolgreiche Kontenabstimmung gewährleistet die Genauigkeit der Finanzdaten und hilft, Fehler zu erkennen, bevor sie zu größeren Problemen führen.

Wenn die Bücher und Bankdaten übereinstimmen, ist das Konto abgestimmt. Diese Praxis ist entscheidend für eine zuverlässige Finanzberichterstattung und unterstützt Unternehmen dabei, finanzielle Integrität zu wahren.

Um eine Kontenabstimmung durchzuführen, sollten Sie folgende Schritte befolgen:

1. Sammeln von Unterlagen: Beschaffen Sie alle relevanten Unterlagen (Bankauszüge, Belege, interne Buchführungsunterlagen etc.).
2. Abgleichen von Transaktionen: Vergleichen Sie sorgfältig jede einzelne Transaktion in den internen Büchern mit den entsprechenden Einträgen auf dem Firmenkonto und den Belegen.
3. Identifikation von Unstimmigkeiten: Untersuchen Sie Unstimmigkeiten wie nicht verbuchte Transaktionen, doppelte Buchungen oder falsche Beträge.
4. Korrekturen vornehmen: Nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor, um Unstimmigkeiten zu beheben. Dies könnte das Hinzufügen fehlender Buchungen oder das Korrigieren von Fehlern umfassen.
5. Erneutes Abgleichen: Führen Sie eine weitere Abstimmung durch, um sicherzustellen, dass nach den Korrekturen alle Transaktionen übereinstimmen.
6. Dokumentation: Dokumentieren Sie den Abstimmungsprozess und speichern Sie die Unterlagen für zukünftige Überprüfungen.

Um Fehler bei der Kontenabstimmung zu vermeiden, ist eine strukturierte und gründliche Vorgehensweise entscheidend. Alle Finanzunterlagen sollten sorgfältig gesammelt und geprüft werden.

Bei größeren Unternehmen hilft eine klare Trennung von Verantwortlichkeiten innerhalb des Buchhaltungsteams dabei, Missverständnisse zu vermeiden. Regelmäßige Schulungen für die Mitarbeitenden zu aktuellen Buchhaltungsrichtlinien und -praktiken sind ebenfalls hilfreich.

Automatisierte Buchhaltung kann menschliche Fehler minimieren, indem sie Berechnungen automatisch durchführt und Daten einheitlich verwaltet. Bei der Kontenabstimmung ist eine regelmäßige, am besten monatliche, Durchführung ratsam, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.

Im Qonto Online-Geschäftskonto sind Buchhaltungstools bereits inbegriffen. Digitales Belegmanagement hilft dabei, Belege sofort an die passenden Buchungen anzuhängen - manuelles Zuordnen und Abgleichen entfällt ebenso wie aufwendiges Suchen.

Ihre Transaktionen und Belege werden zentral gespeichert. Anhand individueller Tags können Sie leicht nach ihnen filtern und haben sie auf Abruf zur Hand.

Der Lesezugriff für Ihre Buchhaltung sorgt dafür, dass diese auf alle benötigen Daten selbstständig zugreifen kann. Nicht zuletzt können Sie außerdem Ihr bevorzugtes Buchhaltungstool an Qonto anschließen. Dadurch entfallen manuelle Übertragungen - und somit eine potentielle Fehlerquelle.

Diese automatisierten Prozesse und die Bündelung sämtlicher Funktionen in einer Nutzeroberfläche helfen dabei viel Zeit gewinnen.

Schließlich ist die sorgfältige Dokumentation aller Schritte während des Abstimmungsprozesses entscheidend, um Transparenz zu gewährleisten und bei Bedarf schnell auf Fehler reagieren zu können.

Die Nutzung von Buchhaltungssoftware bietet zahlreiche Vorteile für die Kontenabstimmung.

Manuelle Eingaben werden automatisiert, was Fehler vermeidet und außerdem Zeit spart. So werden bei Qonto beispielsweise Belege automatisch zu Transaktionen zugeordnet. Die wichtigsten Daten von Rechnungen und Quittungen werden automatisch via OCR-Technologie ausgelesen.

Darüber hinaus wird die sortierte Ablage und systematische Archivierung erleichtert. Bei Qonto beispielsweise werden Belege digitalisiert und GoBD-konform gespeichert, was Papier und Platz spart. Anhand individueller Tags lassen sich die Transaktionen beliebig filtern oder suchen. Es müssen somit keine Akten mehr gewälzt werden.

Die Transaktionen werden in Echtzeit aktualisiert und mit Dashboards fürs Finanzreporting klar dargestellt, sodass Sie stets einen aktuellen Überblick haben. Bei Qonto können Sie Ihre Transaktionen jederzeit abrufen, über Desktop oder App.

Ein Lesezugriff für die Buchhaltung, wie Qonto ihn bietet, sorgt dafür, dass Ihr:e Buchhalter:in benötigte Informationen gleich zur Hand hat, ohne dass Sie diese zuvor mühsam heraussuchen müssen.

Buchhaltungsintegrationen, wie auch Qonto sie anbietet, sorgen schließlich dafür, dass Ihre Finanzdaten sicher und oftmals automatisch mit Ihrem Buchhaltungstool synchronisiert werden.

All dies trägt dazu bei, den Prozess der Kontenabstimmung effizienter und zeitsparender zu gestalten und Geschäftsprozesse zu optimieren.