Belege scannen und digitalisieren: Darauf sollten Sie achten

Das papierlose Büro hält Einzug in deutsche Unternehmen. Das birgt viele Vorteile, wirft aber auch zahlreiche Fragen auf.

Welche Vorschriften müssen Unternehmen bei der Verwaltung von digitalen Belegen befolgen? Was passiert mit den Originalen aus Papier? Und wie ist es um den Datenschutz bestellt?

In diesem Blogartikel liefern wir Antworten auf diese Fragen und teilen Praxis-Tipps, damit Sie die volle Kontrolle über Ihr papierloses Büro behalten.

Egal, ob Buchhaltungsunterlagen oder Rechnungen: Für das Digitalisieren und Scannen von Belegen sprechen zahlreiche Gründe: Mit Aktenordnern gefüllte Regale und Archive brauchen viel Platz und kosten Papier und Verwaltungsaufwand. Mit der digitalen Buchhaltung sparen Sie sich also Stauraum, Zeit und Geld.

Ein weiterer Vorteil ist die übersichtliche Belegverwaltung, die sich digital mithilfe von Kategorien, Zuordnungen und Tags vereinfachen lässt.

Papierdokumente gehen häufig verloren oder werden beschädigt. Digitale Belege lassen sich hingegen durch Backups sichern. Die digitale Belegverwaltung hilft Ihnen auch dabei, den Workflow zu beschleunigen und die Produktivität zu erhöhen, da sich die digitalen Dokumente schnell und einfach weitergeben und teilen lassen.

Beim Scannen und Buchen von Belegen müssen Unternehmer:innen die Vorgaben der GoBD beachten. Hinter der Abkürzung stehen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”.

Die Regelungen folgen den vier Grundsätzen: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit. Das bedeutet in der Praxis:

• Alle digitalen Belege müssen lesbar sein. Sie dürfen nicht verschlüsselt oder in einem unzugänglichen Format gespeichert werden.
  
  
• Digitale Belege müssen unveränderbar sein. Unternehmen sollten darauf achten, dass sie sich nicht mehr bearbeiten lassen.  
  
  
• Auch die Sicherheit geht bei der digitalen Belegverwaltung vor. Unternehmen sollten sich vor unbefugtem Zugriff sichern und ihre Cybersicherheit stärken, um sich vor Hackerangriffen zu schützen.
  
  
• Für die Aufbewahrung von digitalen Belegen gelten gesetzliche Vorschriften. Die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen beträgt in der Regel zehn Jahre.
  
  
• Zu guter Letzt ist eine Dokumentation, die das ordnungsgemäße Digitalisieren von Belegen beschreibt, essenziell.
  
  

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Es gibt gängige Formate, die sich für die Digitalisierung von Belegen anbieten, dazu gehört zum Beispiel das PDF. Es lässt sich einfach verwalten und komprimieren, um Speicherplatz zu sparen. Auch eine TIFF-Datei oder ein JPEG eignen sich für grafische Belege.

Wichtig bei allen Formaten ist, dass sich die Belege nicht mehr verändern lassen, die Qualität des Dokuments erhalten bleibt und eine maschinelle Auswertung möglich ist.

Das Scannen und Zuordnen von Belegen funktioniert entweder über einen Scanner oder per Smartphone-App. Egal, für welches Verfahren Sie sich entscheiden, bei der Funktionalität sollten Sie darauf achten, dass der Scanner oder die App über Texterkennung (OCR) verfügen.

OCR ist die Abkürzung von „Optical Character Recognition‟, also optische Zeichenerkennung. Die Technologie verfügt über eine Volltextsuche, die es ermöglicht, die gescannten Dokumente zu durchsuchen.

So lassen Sie sich anhand einer Volltextsuche filtern und Informationen können schneller abgerufen werden. Dank der Integration von Dokumenten-Management-Systemen in eine Buchhaltungssoftware lassen sich manuelle Eingaben reduzieren, was Zeit spart und die Datengenauigkeit verbessert. 

Um die Belege für die Buchhaltung und das Finanzamt ordnungsgemäß aufzubewahren gibt es einige Verfahren und Vorschriften. Dazu gehören:

• Nutzen Sie eine digitale Archivierungslösung, um Daten sicher zu speichern und zu übertragen. Das gilt für alle Belegarten, egal ob Rechnungen, Verträge oder E-Mails.
  
  

• Nehmen Sie regelmäßige Backups der digitalen Belege vor. Bei Datenverlust lassen sie sich so ganz einfach wiederherstellen.

  
  
• Achten Sie auch auf eine nachvollziehbare Dateibenennung und Ordnerstruktur, um sicherzustellen, dass die digitalen Belege leicht auffindbar und zugänglich sind.
  
  

• Sorgen Sie für eine sichere Verwaltung von Zugriffsrechten, um zu gewährleisten, dass nur autorisierte Mitarbeiter:innen auf Belege zugreifen können. 

  
  
• Halten Sie sich auch an die Aufbewahrungsfristen für Belege und setzen Sie intern Richtlinien zur Aufbewahrung und Vernichtung von digitalen Belegen auf.
  
  
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:innen zur ordnungsgemäßen Archivierung von digitalen Belegen.
  

Obwohl Sie die meisten Originale, wie zum Beispiel Kaufbelege, nach dem Scannen und ordnungsgemäßen Archivieren entsorgen können, gibt es auch einige Ausnahmen, die weiterhin in physischer Form vorliegen müssen. Dazu gehören:

• Handelsbücher
• Originale von Verträgen
• Bescheinigungen und Zeugnisse
• Urkunden
• Dokumente mit Wasserzeichen
• Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse
• Zollanmeldungen

Bye bye, Belege-Chaos: Dank des Qonto Geschäftskontos mit integriertem digitalen Belegmanagement verwalten Sie alle Nachweise digital und zentral an einem Ort.

Mit unserer Smartphone-App können Sie Ihre Dokumente scannen und fehlende Belege automatisch per E-Mail bei Ihren Mitarbeitenden anfordern lassen, sodass Sie zusätzlich von einem effektiven Ausgabenmanagement im Team profitieren.

Dank der GoBD-konformen Archivierung können Sie Ihre digitalisierten Belege zertifizieren, den passenden Transaktionen zuordnen und filtern. Damit hat die digitale Version Ihrer Rechnungen und Quittungen, die Sie zu Ihren Transaktionen hinzufügen, denselben rechtlichen Wert wie das Original aus Papier. Bei einer Steuerprüfung haben Sie alles griffbereit und können sofort Zugang zu den Informationen gewähren.

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