Die Digitalisierung bietet Ihnen die Möglichkeit, Geschäftsunterlagen wie Rechnungen und Belege einzuscannen und digital aufzubewahren. Das spart Ihnen eine Menge Platz im Büro und erleichtert Ihnen die Suche, sofern Sie Ordnung in Ihrer Buchhaltung halten und Ihre Rechnungen korrekt kennzeichnen.
Der Gesetzgeber schreibt Ihnen mit wenigen Ausnahmen nicht vor, Geschäftsunterlagen in Papierform aufzubewahren. Lediglich Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union müssen schriftlich in Papierform vorliegen. Alle weiteren Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder andere Belege können Sie für die Dauer der Aufbewahrungsfristen auch digital aufbewahren.
Speichern Sie Ihre Dokumente systematisch und wiederauffindbar ab, machen Sie sich Ihr Leben als Unternehmer:in deutlich leichter und leisten mit einem papierlosen Büro auch einen Beitrag für die Umwelt.
Allerdings gelten für die digitale Aufbewahrung besondere Vorschriften:
- Bildliche Wiedergabe: Rechnungen müssen unveränderlich gespeichert werden, sodass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt.
- Digitalisierte Rechnungen müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfristen jederzeit und unverzüglich zugänglich gemacht und maschinell ausgewertet werden können.