Rechnungen aufbewahren: Aufbewahrungsfristen für Unternehmen

Gemäß § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) sind alle Kaufleute verpflichtet, bestimmte Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen einzuhalten. Dabei gelten für Kontoauszüge, Steuerunterlagen, Verträge, Angebote, Bestellungen, Belege oder Rechnungen unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Allerdings ist die Antwort auf die Frage, welche Aufbewahrungsfristen für Rechnungen für Unternehmer:innen gelten, nicht immer ganz eindeutig. Und für Ihre privaten Dokumente und Rechnungen gelten wieder andere Aufbewahrungsfristen. Was eindeutig ist, sind die Voraussetzungen, in welcher Form Rechnungen aufbewahrt werden müssen.

Für Unternehmer:innen gehört die Beachtung der Aufbewahrungsfristen von Rechnungen zu ihren steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Grundsätzlich müssen alle Unterlagen, die steuerrechtlich von Bedeutung sind, aufbewahrt werden.

Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren, die für unterschiedliche Arten von Geschäftsdokumenten gelten. Welche Aufbewahrungsfristen für Rechnungen sowie weitere Dokumenttyp gelten, regelt § 147 der Abgabenordnung (AO). 

Die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen sind darüber hinaus in § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt. Demnach sind Unternehmer:innen verpflichtet, alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen für einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen beginnen dabei erst am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnungen ausgestellt worden sind. 

Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen gilt aber nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide, für die die Rechnungen relevant sind, bereits bestandskräftig sind. Handelt es sich um eine vorläufige Steuerfestsetzung, muss diese gemäß § 165 AO erst als endgültig erklärt werden. Ist dies nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren noch nicht geschehen, sind Sie verpflichtet, die Rechnungen für den Fall einer Außenprüfung durch das Finanzamt auch über die Aufbewahrungsfrist aufzuheben. Man spricht hier von der Aussetzung der Aufbewahrungsfristen für Rechnungen. 

Sind Sie sich nicht sicher, ob eine Rechnung nach zehn Jahren vernichtet werden darf oder sich die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen aufgrund eines anhängigen Steuerverfahrens verlängern, gehen Sie auf Nummer sicher, und bewahren Sie sie länger auf, um bei Bedarf darauf zurückgreifen zu können.

Die Digitalisierung bietet Ihnen die Möglichkeit, Geschäftsunterlagen wie Rechnungen und Belege einzuscannen und digital aufzubewahren. Auch die digitale Verwaltung von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen ist möglich. 

Das spart Ihnen eine Menge Platz im Büro und erleichtert Ihnen die Suche, sofern Sie Ordnung in Ihrer Buchhaltung halten und Ihre Rechnungen korrekt kennzeichnen. Sie können auch eine Rechnungssoftware verwenden und auf automatisiertes Rechnungsmanagement setzen, was die Archivierung, Ordnung und Suche vereinfacht und beschleunigt.

Der Gesetzgeber schreibt Ihnen mit wenigen Ausnahmen nicht vor, Geschäftsunterlagen in Papierform aufzubewahren. Lediglich Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union müssen schriftlich in Papierform vorliegen. Alle weiteren Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder andere Belege können Sie für die Dauer der Aufbewahrungsfristen auch digital aufbewahren. 

Speichern Sie Ihre Dokumente systematisch und wiederauffindbar ab, machen Sie sich Ihr Leben als Unternehmer:in deutlich leichter und leisten mit einem papierlosen Büro auch einen Beitrag für die Umwelt.

Allerdings gelten für die digitale Aufbewahrung besondere Vorschriften:

• Die Aufbewahrung muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen.

• Bildliche Wiedergabe: Rechnungen müssen unveränderlich gespeichert werden, sodass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt.

• Digitalisierte Rechnungen müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfristen jederzeit und unverzüglich zugänglich gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Digitalisieren Sie Ihr Belegmanagement mit Qonto und behalten Sie stets den Überblick.

Mit wenigen Ausnahmen gelten für Privatpersonen keine Aufbewahrungsfristen für Dokumente wie Rechnungen. Eine tatsächliche gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen besteht also nicht. Es ist aber ratsam, Rechnungen für teure Anschaffungen wie Möbel oder Elektronikartikel aufzubewahren, um Garantieansprüche geltend zu machen. Die gesetzliche Garantiefrist beträgt zwei Jahre.

Im Falle eines Einbruchs sind diese Rechnungen ebenfalls relevant für die Vorlage bei Ihrer Hausratversicherung. So können Sie zweifelsfrei nachweisen, welche Wertgegenstände Sie besessen haben und wie hoch ihr Anschaffungspreis war.

Das Gleiche gilt für Kontoauszüge: Für Privatpersonen sind sie nicht aufbewahrungspflichtig. Da sie über einen Zeitraum von vier Jahren aber als Beweismittel herangezogen werden können, ist es ratsam, sie zumindest solange aufzubewahren.

Eine echte Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen besteht nur für Rechnungen über handwerkliche Arbeiten. Dazu zählen auch Arbeiten im Garten oder zur Reinigung des Hauses. Hier gelten zweijährige Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Zahlungsbelege. Diese Regelung wurde eingeführt, um Schwarzarbeit in diesen Branchen einzudämmen. 

Obwohl es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gibt, empfiehlt es sich auch für Privatpersonen, bestimmte Unterlagen ein Leben lang aufzubewahren. Zu diesen Dokumenten zählen beispielsweise

Gerichtliche Unterlagen wie Urteile, Mahnbescheide oder Prozessakten sollten Sie als Privatperson ebenfalls mindestens dreissig Jahre lang aufbewahren.