Unternehmer:innen können sich unter bestimmter Voraussetzungen von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen. Diese Befreiung entbindet sie aber nicht von der Pflicht, die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes sowie die Regelungen zur korrekten Erstellung von Rechnungen zu beachten.
Wer gilt als Kleinunternehmer:in?
Gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) können Sie als Unternehmer:in die Kleinunternehmerregelung für sich beanspruchen, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 22.000 € betrug und Sie im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 € einnehmen werden.
Kleinunternehmer-Rechnung vs. Kleingewerberechnung
Der Begriff Kleinunternehmen kommt aus dem Umsatzsteuerrecht. Er bezeichnet Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 22.000 €, die auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen müssen. Der Begriff Kleingewerbe stammt aus dem Handels- und Gewerberecht. Kleingewerbetreibende sind aufgrund ihres eingeschränkten Geschäftsumfanges nicht verpflichtet, die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) zu beachten.
Unternehmer:innen die diese Bedingungen erfüllen, können die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und sich von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen. Wer keine Umsatzsteuer zahlt, ist gleichzeitig vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Das bedeutet, dass Kleinunternehmer:innen die Umsatzsteuer, die sie selbst für Lieferungen und Leistungen für ihr Unternehmen bezahlen, nicht vom Finanzamt erstattet bekommen.
Wie schreiben Sie eine Rechnung als Kleinunternehmer:in?
Beim Schreiben einer Kleinunternehmer-Rechnung müssen Sie grundsätzlich alle Vorschriften beachten, die auch andere Unternehmer:innen befolgen müssen. Das heißt, sie muss wie jede Rechnung die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten. Die genaue Auflistung aller notwendigen Informationen, die in einer Rechnung für Kleinunternehmer:innen aufgeführt werden müssen, finden Sie im § 14 Abs. 4 UStG.
- Sie muss echt sein, also die Identität des Rechnungsstellenden unzweifelhaft wiedergeben.
- Sie muss unversehrt sein und darf nachträglich nicht verändert werden.
- Sie muss für den Empfangenden lesbar sein.
Trotz der Gemeinsamkeiten gibt es dennoch zwei bedeutende Unterschiede, die die Umsatzsteuerbefreiung betreffen.
Umsatzsteuer auf Kleinunternehmer-Rechnungen
Wer als Kleinunternehmer:in eine Rechnung stellt, darf keine Umsatzsteuer ausweisen. Damit der Rechnungsempfangende über die Umsatzsteuerbefreiung informiert ist, muss die Rechnung von Kleinunternehmer:innen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG beinhalten.
Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung
Da keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, müssen Sie auch nicht zwischen Brutto- und Nettobeträgen unterscheiden. Ebenfalls entfällt bei einer Kleinunternehmer-Rechnung die Aufgliederung des Gesamtumsatzes nach den verschiedenen Steuersätzen, was die Erstellung deutlich vereinfacht.
Pflichtangaben: Was muss auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen?
Unabhängig davon, ob die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen wird, müssen sich Unternehmer:innen an die gleichen gesetzlichen Pflichtangaben bei der Erstellung von Rechnungen halten. Folgende Angaben müssen also auch in der Rechnung von Kleinunternehmer:innen enthalten sein:
- vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens und des Rechnungsempfangenden
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Rechnungs- bzw. Ausstellungsdatum
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und der Dienstleistung
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
- bei grundstücksbezogenen Leistungen: Hinweis auf die zweijährige Rechnungsaufbewahrungspflicht von (privaten) Leistungsempfangenden
- die Zahlungsfrist (inkl. Angabe eines Datums)
Wer keine Umsatzsteuer erhebt, muss als Kleinunternehmer:in in der Rechnung zudem zusätzlich auf den Grund für die fehlenden Umsatzsteuer-Angaben hinweisen.
Aufbewahrungsfristen für Kleinunternehmer-Rechnungen
Damit das Finanzamt Ihre Unterlagen stets überprüfen kann, gibt es spezielle Aufbewahrungsfristen für Rechnungen zu beachten. Die Fristen dafür sind in § 14b UStG geregelt. Generell müssen Kleinunternehmer:innen die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für ihre Rechnungen einhalten. Die Frist gilt sowohl für Ausgangsrechnungen, die sie an ihre Kund:innen übermitteln, als auch für Eingangsrechnungen, die einen Bezug zu ihrem Unternehmen aufweisen.
Kostenlose Vorlage für Ihre Kleinunternehmer-Rechnung
Praktischerweise müssen Sie Ihre Rechnungen als Kleinunternehmer:in nicht von Grund auf selbst schreiben. Wer auf kostenlose Muster oder Vorlagen für die Erstellung zurückgreift – beispielsweise von der Industrie und Handelskammer (IHK) – , kann wertvolle Zeit sparen und fehlerhafte Rechnungen vermeiden.
Die richtige Software zur Kleinunternehmer-Rechnung
Fehler bei der Rechnungserstellung können bei Steuerprüfungen Folgen haben und wirken zudem unprofessionell auf Kund:innen. Hier lohnt sich die frühzeitige Entscheidung für eine geeignete Rechnungssoftware für die Erstellung der Kleinunternehmer-Rechnung.
Vorbereitende Buchhaltung und Steuern sind nicht das interessanteste Thema. Zum Glück bietet Qonto hierfür eine passende Lösung.
Für welche Software Sie sich auch entscheiden: Sie sollten sie ausgiebig testen und mit anderen Angeboten vergleichen, um als Kleinunternehmer:in die passende Lösung für die Erstellung Ihrer Rechnung zu finden. Ihre Wahl wirkt sich nachhaltig auf Ihre betriebliche Praxis aus. Seriöse Anbieter ermöglichen potenziellen Kund:innen daher meist eine mehrwöchige Testphase.
Fazit: Kleinunternehmer-Rechnung oder Regelbesteuerung?
Als Kleinunternehmer:in können Sie sich eine Menge Aufwand bei Ihrer Buchhaltung und der Rechnungserstellung sparen.
- Die Kleinunternehmer-Rechnung muss wie jede Rechnung die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten.
- Zusätzlich muss sie einen Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten.
- Kleinunternehmer:innen dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen.
- Vereinfachte Rechnungsstellung: Brutto- und Nettobeträge werden nicht getrennt aufgeführt, der Gesamtumsatz nicht nach verschiedenen Steuersätzen aufgegliedert.
Häufig gestellte Fragen
Was sind Vorteile der Kleinunternehmerregelung?
Was sind Nachteile der Kleinunternehmerregelung?
Was passiert bei einer fehlerhaften Kleinunternehmer-Rechnung?
Was ist bei der Rechnungsstellung ins Ausland zu beachten?
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