So schreiben Kleinunternehmer:innen eine korrekte Rechnung

Unternehmer:innen können sich unter bestimmter Voraussetzungen von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen. Diese Befreiung entbindet sie aber nicht von der Pflicht, die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes sowie die Regelungen zur korrekten Erstellung von Rechnungen zu beachten.

Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, ist wie jedes andere Unternehmen dazu verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung für die erbrachten Lieferungen und Leistungen zu schreiben.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine Rechnung als Kleinunternehmer:in schreiben, auf welche Besonderheiten Sie achten sollten und wie ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmen Ihnen dabei helfen kann.

Gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) können Sie als Unternehmer:in die Kleinunternehmerregelung für sich beanspruchen, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 22.000 € betrug und Sie im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 € einnehmen werden.

Dabei geht es nur um den voraussichtlichen Umsatz. Sollte dieser wider Erwarten doch über 50.000 € liegen, sind Sie auch weiterhin Kleinunternehmer:in. Betreiben Sie mehrere Unternehmen, darf deren Gesamtumsatz die Grenzen nicht überschreiten.

Unternehmer:innen, die diese Bedingungen erfüllen, können die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und sich von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen. Wer keine Umsatzsteuer zahlt, ist gleichzeitig vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen. 

Das bedeutet, dass Kleinunternehmer:innen die Umsatzsteuer, die sie selbst für Lieferungen und Leistungen für ihr Unternehmen bezahlen, nicht vom Finanzamt erstattet bekommen. Obwohl Sie die Bedingung erfüllen, um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, können Sie sich auch freiwillig für die Option der Regelbesteuerung entscheiden. 

Über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den alle Gründer:innen ausfüllen müssen, teilen Sie dem Finanzamt Ihre Entscheidung mit.

Tipp: Welche Ausgaben Kleinunternehmer:innen steuerlich absetzen können, erfahren Sie in unseren Ratgeber. Zudem sollten Sie als Kleinunternehmer:in einen Blick in § 19 UStG werfen. Neben der Kleinunternehmerregelung enthält dieser Paragraf eine Reihe von Ausnahmen bei der Besteuerung von Kleinunternehmen, die Sie kennen sollten.

Beim Schreiben einer Kleinunternehmer-Rechnung müssen Sie grundsätzlich alle Vorschriften beachten, die auch andere Unternehmer:innen befolgen müssen. Das heißt, sie muss wie jede Rechnung die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten. Die genaue Auflistung aller notwendigen Informationen, die in einer Rechnung für Kleinunternehmer:innen aufgeführt werden müssen, finden Sie im § 14 Abs. 4 UStG.

Als Kleinunternehmer:in können Sie Ihre Rechnung in Papierform per Post sowie per Fax oder E-Mail versenden. Die Hauptsache ist, dass sie wichtige formelle Voraussetzungen erfüllt: 

Trotz der Gemeinsamkeiten gibt es dennoch zwei bedeutende Unterschiede, die die Umsatzsteuerbefreiung betreffen.

Wer als Kleinunternehmer:in eine Rechnung stellt, darf keine Umsatzsteuer ausweisen. Damit der Rechnungsempfangende über die Umsatzsteuerbefreiung informiert ist, muss die Rechnung von Kleinunternehmer:innen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG beinhalten. 

Da keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, müssen Sie auch nicht zwischen Brutto- und Nettobeträgen unterscheiden. Ebenfalls entfällt bei einer Kleinunternehmer-Rechnung die Aufgliederung des Gesamtumsatzes nach den verschiedenen Steuersätzen, was die Erstellung deutlich vereinfacht.

Unabhängig davon, ob die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen wird, müssen sich Unternehmer:innen an die gleichen gesetzlichen Pflichtangaben bei der Erstellung von Rechnungen halten. Folgende Angaben müssen also auch in der Rechnung von Kleinunternehmer:innen enthalten sein:

Wer keine Umsatzsteuer erhebt, muss als Kleinunternehmer:in in der Rechnung zudem zusätzlich auf den Grund für die fehlenden Umsatzsteuer-Angaben hinweisen.

Damit das Finanzamt Ihre Unterlagen stets überprüfen kann, gibt es spezielle Aufbewahrungsfristen für Rechnungen zu beachten. Die Fristen dafür sind in § 14b UStG geregelt. Generell müssen Kleinunternehmer:innen die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für ihre Rechnungen einhalten. Die Frist gilt sowohl für Ausgangsrechnungen, die sie an ihre Kund:innen übermitteln, als auch für Eingangsrechnungen, die einen Bezug zu ihrem Unternehmen aufweisen.

Praktischerweise müssen Sie Ihre Rechnungen als Kleinunternehmer:in nicht von Grund auf selbst schreiben. Wer auf kostenlose Muster oder Vorlagen für die Erstellung zurückgreift – beispielsweise von der Industrie- und Handelskammer (IHK) – kann wertvolle Zeit sparen und fehlerhafte Rechnungen vermeiden. Im Internet findet sich eine Vielzahl unterschiedlicher Vorlagen, mit denen Sie schnell die notwendigen Angaben erfassen können.

Trotz vereinfachter Arbeit gilt auch hier: Achten Sie als Kleinunternehmer:in darauf, die Rechnung fehlerfrei auszustellen. Das macht nicht nur einen besseren Eindruck bei Kund:innen, sondern bewahrt Sie vor Steuernachzahlungen und strafrechtlichen Konsequenzen.

Laden Sie sich unsere kostenlose Vorlage herunter, um Rechnungen schnell und fehlerfrei zu erstellen.

Fehler bei der Rechnungserstellung können bei Steuerprüfungen Folgen haben und wirken zudem unprofessionell auf Kund:innen. Hier lohnt sich die frühzeitige Entscheidung für eine geeignete Rechnungssoftware für die Erstellung der Kleinunternehmer-Rechnung bzw. ein spezielles Rechnungsprogramm für Kleinunternehmen. Das Angebot ist groß, sich für die richtige Software zu entscheiden, fällt da nicht leicht. 

Die meisten erfüllen zwar die gesetzlichen Voraussetzungen, entsprechen jedoch nicht immer den Anforderungen von Kleinunternehmer:innen. Einfach zu bedienenden Baukastenlösungen kommen ihren Bedürfnissen meist am besten entgegen. In den meisten Fällen genügt eine zuverlässige Funktion zur Erstellung einer Rechnung ohne Umsatzsteuerausweis sowie eine einfache Möglichkeit zur Kundenverwaltung. Wächst der Kundenstamm oder das Auftragsvolumen, können weitere anspruchsvollere Funktionen dazu gebucht werden.

Wir bei Qonto empfehlen Ihnen, unser Online-Geschäftskonto mit den Buchhaltungsintergrationen unserer Partner lexoffice, sevDesk oder DATEV zu nutzen. Mit den dort hinterlegten Vorlagen erstellen Sie als Kleinunternehmer:in einfach und unkompliziert Ihre Rechnung und können sichergehen, dass sie den Anforderungen an eine korrekte Buchhaltung erfüllt und alle erforderlichen Pflichtangaben enthält. 

Übrigens ist es mithilfe einer entsprechenden Software oftmals auch möglich, Eingangsrechnungen zu verwalten – sicher, übersichtlich und schnell.

Für welche Software Sie sich auch entscheiden: Sie sollten sie ausgiebig testen und mit anderen Angeboten vergleichen, um als Kleinunternehmer:in die passende Lösung für die Erstellung Ihrer Rechnung zu finden. Ihre Wahl wirkt sich nachhaltig auf Ihre betriebliche Praxis aus. Seriöse Anbieter ermöglichen potenziellen Kund:innen daher meist eine mehrwöchige Testphase.

Als Kleinunternehmer:in können Sie sich eine Menge Aufwand bei Ihrer Buchhaltung und der Rechnungserstellung sparen.

Zwar müssen die Rechnungen von Kleinunternehmer:innen wie jede andere Rechnung die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten. Sie können allerdings auf den getrennten Ausweis der Brutto- und Nettobeträgen verzichten und müssen den Gesamtumsatz auch nicht nach den verschiedenen Steuersätzen aufgliedern. Dafür muss die Rechnung einer Kleinunternehmerin oder eines Kleinunternehmers aber einen Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten.

Trotz dieser Vorteile hat die Umsatzsteuerbefreiung auch ihre Nachteile: Da Sie vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen sind, wird Ihnen die Umsatzsteuer, die Sie selbst für Ihr Unternehmen zahlen, nicht erstattet.

Insbesondere bei größeren Investitionen kann sich die Entscheidung für die freiwillige Regelbesteuerung aus steuerlicher Sicht durchaus lohnen.