Die Umsatzsteuer-ID: Wieso sie wichtig für Unternehmer:innen ist

Der Begriff der “Umsatzsteuer-Identifikationsnummer” ist jedem vertraut, der im Verkauf von Dienstleistungen und Waren tätig ist. Tatsächlich verfügt jedes Unternehmen über eine solche Steuernummer. Doch wofür ist diese eigentlich gedacht, und warum ist diese auch für selbstständige Unternehmer wichtig?

Die Umsatzsteuer-ID, kurz Ust-IdNr oder auch UID, ist eine Steuernummer zur eindeutigen Kennzeichnung von Unternehmen, die innerhalb der EU agieren und international Waren verkaufen und beziehen.

Diese Nummer erhält jede Firma, die Rechnungen ins Ausland stellt, zusätzlich zur Steuernummer. Auf diesen Rechnungen für Lieferungen von Waren oder Dienstleistungen, die an eine Firma innerhalb der EU geliefert wurden, muss nicht die nationale Nummer angegeben werden, sondern die Umsatzsteuer-ID.

Gut zu wissen: Verkaufen Sie Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, müssen Sie keine Mehrwertsteuer auf Ihren Verkaufspreis aufschlagen – unter der Voraussetzung, dass der Kunde oder die Kundin über eine gültige Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer verfügt.

Weiterer Vorteil, wenn Sie innerhalb der EU verkaufen: Durch das SEPA-Netz ist die Bezahlung per Überweisung einfach und kostenlos, Ihre Kund:innen brauchen für die Auslandsüberweisung nicht auf das SWIFT-Netz zurückgreifen und müssen sich keine Gedanken über Wechselkurse machen.

Jede Firma, jede selbständige Person und auch jede Privatperson hat in Deutschland eine Steuernummer, die auf der Steuererklärung sowie Rechnungsschreiben angegeben werden muss. Diese Nummer gilt jedoch nur zur Identifikation innerhalb Deutschlands.

Mit dem Aufheben der innereuropäischen Grenzen wurde ein neuer zusammenhängender Binnenmarkt geschaffen, für diesen eine neue Regelung bezüglich der Steuern und Abgaben entwickelt wurde. Teil dieses internationalen Handels innerhalb der Europäischen Union ist die Umsatzsteuer-ID, die genutzt werden muss, wenn ein Handel außerhalb des Landes erfolgt, in dem eine Firma ihren Unternehmenssitz hat.

Die VAT-Nummer, kurz für Added Tax Number, wird hauptsächlich in englischsprachigen Ländern verwendet und ist mit der inländischen Umsatzsteuernummer vergleichbar.

Wenn die Firmen in diesen Ländern ihre Waren und Dienstleistungen ebenfalls außerhalb des eigenen Landes verkaufen wollen, müssen Sie über eine internationale Steuernummer verfügen.

Es ist möglich, dass eine Firma mehrere Umsatzsteuernummern hat. Wenn eine Firma beispielsweise innerhalb der EU mehrere Firmensitze in unterschiedlichen Ländern hat, erhält jede Betriebsstätte in dem jeweiligen Land eine eigene Umsatzsteuer-ID. Diese Nummer dient zur Identifikation der einzelnen Betriebsstätten und deren internationalen Geschäfte.

Die Europäische Identifikationsnummer ist eine Umsatzsteueridentifikationsnummer, für Firmen, deren Firmensitz sich außerhalb der Europäischen Union befindet, die jedoch innerhalb des europäischen Binnenmarktes Handel betreiben.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist eine genormte Nummer, die stets nach einem einheitlichen Muster aufgebaut ist.

Am Anfang der Nummer steht eine Kombination aus zwei Buchstaben – dem EU-Ländercode, auch ISO-3166-Alpha-2-Ländercode genannt. Dieser Ländercode spiegelt das Land wider, in dem das Unternehmen rechtswirksam gemeldet ist, beziehungsweise seinen Hauptsitz hat. So beginnen alle deutschen Umsatzsteuer IDs mit dem Ländercode DE, der für Deutschland steht. Dem Ländercode folgt eine numerische Reihe mit bis zu 12 Zeichen.

Grundlegend gilt: Alle Unternehmerinnen und Unternehmer, die eine Lieferung von Waren oder Dienstleistungen an eine Kundin oder einen Kunden innerhalb der EU durchführen, müssen über eine Umsatzsteuernummer verfügen.

Die Umsatzsteuer-ID wird zur richtigen Versteuerungen von Waren und Dienstleistungen innerhalb des EU Binnenmarktes genutzt (siehe Reverse Charge) und gleichzeitig zur steuerrechtlichen Identifikation der Firma. Deswegen muss diese Nummer auf allen Rechnungen angegeben werden.

Von der Identifikationspflicht über die Umsatzsteuernummer sind nur die folgenden Unternehmer:innen bzw. Selbstständigen ausgeschlossen:

• Nur national tätig: Alle Freiberufler:innen und Unternehmen, die nur im Inland ihre Leistungen erbringen und auch nur dort Leistungen beziehen, benötigen keine Umsatzsteuer-ID. Natürlich sind auch diese Unternehmen in Deutschland verpflichtet, auf Waren und Leistungen eine Umsatzsteuer zum Verkaufspreis (in den die Selbstkosten einfließen) zu erheben. Die eingesammelte Steuer ist bei Soll- wie bei Istversteuerung im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung zu deklarieren.
• Internationaler Warenversand an Privatpersonen: Wenn Waren zwar international versendet werden, die empfangende Person jedoch als Privatperson agiert, muss keine Umsatzsteuer-ID vorhanden sein.
• Kleinunternehmer:innen: Unternehmer:innen und Freiberufler:innen, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, benötigen keine Umsatzsteuer-ID (zum Beispiel Verkaufsstände, die Bargeldumsätze von weniger als 22.000 € pro Jahr erzielen)

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Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird vom Bundeszentralamt für Steuern ausgegeben und muss somit auch dort und nicht bei dem Finanzamt beantragt werden. In dem Antrag auf solch eine Nummer müssen Angaben gemacht werden, wofür die Nummer genutzt werden soll, also für welches Unternehmen.

Die Beantragung kann per Post erfolgen oder online über die Website des Bundeszentralamtes. Unabhängig davon, auf welchem Weg die Anfrage eingereicht wird, versendet das Bundeszentralamt die zugeteilte Umsatzsteuer-ID stets per Post.

Wenn eine selbständige Person als Kleinunternehmer:in handelt, wird in dem Fall, dass dieser durch höhere Umsätze umsatzsteuerpflichtig wird, durch das zuständige Finanzamt darüber mitgeteilt, eine Umsatzsteuer-ID beantragen zu müssen. Die Dauer der Überprüfung des Antrages auf eine Umsatzsteuer-ID ist daran gekoppelt, wann der Antrag gestellt wird.

Wenn eine junge Firma sich gerade erst gegründet hat, beträgt die Bearbeitungszeit meist rund zwei Monate. Besteht die Firma jedoch schon seit einigen Jahren oder Monaten, und handelt aktiv mit Dienstleistungen oder Waren, erfolgt die Ausstellung der Nummer deutlich schneller, nicht selten sogar innerhalb von einer Woche.

Laut dem § 14 UStG muss auf einer Rechnung eines Unternehmens für einen Handel der auf dem europäischen Binnenmarkt getätigt wurde, die Umsatzsteuer-ID genannt werden.

Zudem muss eine Firma die Umsatzsteuer-ID laut dem § 5 TMG ins Impressum, beispielsweise auf der eigenen Firmenwebseite, schreiben.

Die Umsatzsteuernummer ist die überprüfbare Identifikation eines Unternehmens und ist wichtig für Überprüfung der Steuern, die im Binnenmarkt der EU auf den Warenverkehr erhoben werden. Deswegen hat die Europäische Union ein Auskunftssystem geschaffen, das MwSt-Informationsaustauschsystem beziehungsweise MIAS, wo die Nummer direkt überprüft werden kann.

Wer sich unsicher ist, ob die eigene UID oder die einer anderen Firma korrekt ist, kann zudem einen Antrag auf Überprüfung beim Bundeszentralamt für Steuern stellen. Die Mitarbeitenden der Behörde überprüfen die Umsatzsteuer-ID und legen die Gültigkeit dieser sowie die Zuordnung zur spezifischen Firma offen dar. Bei solch einer sogenannten qualifizierten Anfrage können auch gleich mehrere Umsatzsteuer-IDs abgefragt werden.

Wer die Umsatzsteuernummer von einem Geschäftspartner oder einer Geschäftspartnerin abfragen will, kann sich ebenfalls an das Bundeszentralamt für Steuern wenden. Hierfür gibt es einmal das einfache Bestätigungsverfahren und aber auch das qualifizierte Bestätigungsverfahren. Beim einfachen Bestätigungsverfahren wird bestätigt, ob die USt-IdNr. aktuell noch gültig ist. Das qualifizierte Bestätigungsverfahren liefert mehr Informationen wie zum Beispiel, ob der Firmenname korrekt ist oder auch ob die Rechtsform der Firma aktuell ist.