Um einen genauen Überblick über Ihre Bareinnahmen zu haben, müssen Sie allabendlich Ihre Kassenberichte erstellen. So befüllen Sie unter anderem Ihr Kassenbuch und erstellen dafür die passenden Kassenberichte. Dabei gilt es, verschiedene Formalien zu berücksichtigen, um nicht in Schwierigkeiten zu geraten.
Worauf Sie genau achten müssen, wenn Sie Ihren Kassenbericht erstellen und Ihr Kassenbuch führen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
In einem Kassenbericht führen Sie all Ihre Bareinnahmen und -ausgaben auf, die während eines Geschäftstages angefallen sind.
Sinn des Kassenberichtes ist es, festzustellen, wie viel Geld Sie an einem Geschäftstag eingenommen haben. Sie dokumentieren demnach Ihre Tageseinnahmen, aus denen sich die Tageslosung ergibt.
Grundlegend gibt es zwei verschiedene Arten von Kassenberichten. Eine der beiden wird von den Finanzämtern in Deutschland allerdings häufig beanstandet.
Beim retrograden Kassenbericht ermitteln Sie Ihren Kassenbestand und rechnen im Anschluss rückwärts, bis Sie zu Ihrer Tageslosung kommen.
Der progressive Kassenbericht verläuft in die umgekehrte Richtung. Dadurch wird jedoch das Ergebnis Ihrer Tageslosung falsch. Ihr Kassenbestand am Ende des Tagesschluss stellt ein rechnerisches Ergebnis da und nicht einen ausgezählten Bestand. Zusätzlich dazu wird der progressive Kassenbericht von vielen Finanzämtern in Deutschland beanstandet.
Um Ihren retrograden Kassenbericht zu überprüfen, können Sie aber einen progressiven Kassenbericht durchführen.
Grundsätzlich gilt: Sind Sie bilanzierungspflichtig, müssen Sie einen Kassenbericht erstellen und ein Kassenbuch führen. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht, aus der Sie ersehen können, ob Sie ein Kassenbuch führen müssen:
Als gewerbetreibende Person müssen Sie immer ein Kassenbuch führen, es sei denn, Sie generieren einen Gewinn von unter 60.000 € und weniger Umsatz als 600.000 €. Als Gesellschaft müssen Sie ebenfalls Kassenberichte erstellen.
Auch in der Land- und Forstwirtschaft sind Sie zum Führen der Kassenberichte verpflichtet – es sei denn, Ihr Gewinn liegt unter 60.000 € und Ihr Umsatz unter 600.000 €. Unterschreitet Ihre Nutzungsfläche den Wert von 25.000 €, sind Sie ebenfalls befreit.
Befreit sind Sie außerdem als Freiberufler:in oder wenn Ihre Geschäfte grundsätzlich ohne Bargeld geführt werden.
Das Finanzamt ist berechtigt, jederzeit Einsicht in Ihre Kassenbücher zu nehmen, weshalb diese und alle zum Verständnis benötigten Dokumente von Ihnen 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen.
Bei der Erstellung Ihres Kassenbuchs sollten Sie sehr genau vorgehen, da Fehler neben Geldbußen oder der Entziehung Ihrer Gewerbeerlaubnis auch Freiheitsstrafen nach sich ziehen können, wenn Ihnen der Tatbestand der Steuerhinterziehung nachgewiesen werden kann. Doch keine Sorge: Sofern es um kleine Formfehler geht, haben diese in der Regel keine schwerwiegenden Folgen.
Der größte Vorteil eines Kassenbuchs ist ganz klar der Überblick, den Sie über Ihre Ein- und Ausgaben behalten. Hinzu kommt, dass Sie Ihre Unternehmensentwicklung beobachten und gegebenenfalls sofort eingreifen können, wenn etwas nicht in die gewünschte Richtung läuft. Mit diesem Wissen können Sie Ihr Unternehmen besser planen und beispielsweise umsatzstarke Tage noch leichter identifizieren.
Im Zusammenhang mit dem Kassenbericht sind alle wichtigen Grundlagen im Steuergesetz zu finden. Folgende Paragrafen sind für den Kassenbericht relevant:
§ 22 Abs. 1 Satz 1 UStG: „Der Unternehmer ist verpflichtet, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen.“
§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO: „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden.“
Wie Sie Ihr Kasse richtig führen, unterliegt vielen offiziellen Verordnungen. Dazu zählen unter anderem auch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Werden in Ihrem Unternehmen Waren verkauft, die einen eher geringen Wert haben, so müssen die Registrierkassenstreifen, Kassenzettel und Bons ebenfalls aufgehoben werden.
Gleichermaßen sollten Sie darauf achten, Notizen, die dem Verständnis Ihrer Kassenführung dienen, aufzubewahren, um mögliche Ungereimtheiten und daraus resultierende Strafen zu vermeiden.
Wenn Sie verstanden haben, was der Unterschied zwischen einem Kassenbericht, einem Kassenbuch und einem Zählprotokoll ist, können Sie bei der Erstellung Ihres Kassenberichts im Grunde nicht mehr viel falsch machen.
Einen Kassenbericht zu erstellen erfolgt in zwei einfachen Schritten:
Mit dem Zählprotokoll liefern Sie einen Nachweis, dass Ihre Kassenführung korrekt ist. Hier wird die Zusammensetzung Ihres Kassenbestandes detailliert aufgezeigt. Ob es ein Kassenbericht mit Zählprotokoll für eine offene Ladenkasse oder eine Registrierkasse ist, spielt hier keine Rolle.
Mit dem Zählprotokoll halten Sie den Kasseninhalt aufgeteilt in Scheine und Münzen nach dem Kassenschluss fest. Hierbei muss centgenau gezählt werden.
Wichtig ist, dass auf dem Protokoll am Ende das Datum und die Unterschrift der zählenden Person vermerkt ist.
Dieser Schritt bedeutet nichts anderes als das Ergebnis des Kassenberichts. Aufgeführt werden hier die Bareinnahmen des Geschäftstages.
Bei der Tageslosung und dem damit einhergehenden Kassenbericht sollte jetzt nachvollziehbar sein, wie viel Geld aus dem Tagesgeschäft des Unternehmens stammt. Hierbei werden Münzen und Scheine, die sich noch zu Beginn des Tages in der Kasse befanden oder hineingelegt wurden, nicht gezählt. Auch wenn zum Beispiel Gelder für Geschäftsausgaben entnommen wurden, zählen diese nicht zur Tageslosung.
Mit dieser Formel können Sie die Tageslosung berechnen:
a – b + c – d = Tageslosung (Bareinnahmen des Tages)
Sie sehen also, so schwer ist das Berechnen der Tageslosung nicht. Am Ende des Tages tragen Sie die Tageslosung in das Kassenbericht-PDF ein und können sicher sein, alles richtig gemacht zu haben.
Merken Sie sich außerdem, dass Ihre Kasse nicht im Minus sein kann. Sie kann entweder gefüllt sein oder leer. Ein Minusbetrag weist darauf hin, dass Sie falsch gezählt oder aber nicht regelmäßig Ihren Kassenbericht geschrieben haben.
Sie haben jetzt schon einiges rund um den Kassenbericht und das Kassenbuch erfahren. Im nächsten Teil soll es vor allem darum gehen, welche Angaben auf keinen Fall im Ihrem Kassenbericht fehlen dürfen:
Wenn Sie bei der Erstellung Ihres Kassenberichts Unterstützung benötigen, kann Ihnen eine Vorlage dabei helfen, alle nötigen Pflichtangaben zu machen und so mögliche Fehler auszuschließen.
Kein Mensch ist fehlerfrei, und wenn Sie nach einem langen Arbeitstag Ihren Kassenbericht schreiben und berechnen, kann es durchaus auch mal zu einem Fehler kommen.
Da Fehler jedoch schnell hohe Strafen nach sich ziehen und Sie diese natürlich vermeiden möchten, weisen wir Sie hier auf die häufigsten Fehler hin und wie Sie diese vermeiden können:
