Abschreibung und „AfA“ in der Buchhaltung 

Ob einfache, doppelte und vorbereitende Buchführung, Soll und Haben oder das Verrechnungskonto – der Themenkomplex Buchhaltung umfasst zahlreiche Begriffe, die jeder Unternehmer kennen sollte. Dazu gehören auch „Abschreibung“ und das Kürzel „AfA”.

Unternehmen kaufen beinahe täglich Wirtschaftsgüter aller Art. Diese führen mit ihren Anschaffungskosten zu einer Vermehrung des Anlagevermögens eines Unternehmens. Andererseits unterliegen die allermeisten davon im betrieblichen Gebrauch schnell Abnutzung, Verschleiß oder einer Wertminderung durch technischen Fortschritt. Mit Abschreibungen hat der Gesetzgeber einen Weg geschaffen, diese Wertminderungen in der Bilanz zu erfassen.

Zunächst dürfen alle kleineren Anschaffungen von beweglichen, abnutzbaren Wirtschaftsgütern – sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) – unmittelbar und voll abgeschrieben werden. Hierfür gilt eine 250-Euro-Grenze.

Ab diesem Betrag bis zu einer 800-Euro-Grenze haben Unternehmen die Wahl zwischen Sofortabschreibung oder der Bildung eines Sammelpostens. Darüber hinaus können die Unternehmen bei bis zu 5000-Euro-Beträgen noch einmal wählen: Sammelposten oder reguläre Abschreibung.

Sammelposten sind grundsätzlich über drei Jahre abzuschreiben – unabhängig von ihrer tatsächlichen Nutzung oder dem Wertverlust.

Diese finden sich im

• Einkommenssteuergesetz (EStG) und im
• Handelsgesetzbuch (HGB)

Beide verlangen die Abschreibung für alle Wirtschaftsgüter des Unternehmens, die voraussichtlich länger als ein Jahr genutzt werden und der Erzielung betrieblicher Einkünfte dienen. Die Abschreibung von Anschaffungs- oder Herstellungskosten soll über die Nutzungsjahre gleichmäßig verteilt werden. Damit soll eine realistische Bewertung der betrieblichen Vermögensgegenstände in Bilanz und Jahresabschluss erreicht werden.

Gleichmäßige oder lineare Abschreibungen teilen den Anschaffungsbetrag von größeren Wirtschaftsgütern zu gleichen Teilen gemäß der gewöhnlichen Anzahl der Nutzungsjahre auf. Beispiel:

Ein 10.000-Euro-Wirtschaftsgut, das über einen fünfjährigen Zeitraum genutzt werden kann, wird jährlich einfach mit 2000 Euro abgeschrieben.

Der verbleibende Buchwert oder Restbuchwert nimmt damit kontinuierlich in gleichen Raten ab. Bei anschließender Weiternutzung werden die Güter mit einem Ein-Euro-Erinnerungswert in den Büchern gehalten.

Bei einer unterjährigen Anschaffung müssen die Abschreibungsbeträge im ersten Jahr entsprechend der tatsächlichen Nutzungsdauer in Monaten von der Buchführung noch einmal gemindert werden.

Heute ist nur noch diese Linearform der Abschreibung in der Buchhaltung erlaubt. Bis Ende 2010 durfte wahlweise auch eine degressive Abschreibungsvariante genutzt werden. Dabei war es zuletzt möglich, dass bis zum 2,5-fachen Satz des linearen Werts ein Abschreibungsbetrag verbucht werden konnte – maximal jedoch nur 25 Prozent der Anschaffungs- oder Herstellungskosten.

Zugleich war es möglich, nach anfänglich hohen Abschreibungssätzen später in die normale Linearabschreibung zu wechseln, wenn deren Beträge nach einigen Jahren höher ausfielen als die der degressiven Variante.

Eine Abschreibung mindert immer den Gewinn über ihren Eingang in die Gewinn- und Verlustrechnung und führt somit am Ende zu einer Ersparnis bei den Steuern. Da die Abschreibungsform mit degressivem Ansatz den Steuerspar-Effekt in den ersten Abschreibungsjahren noch einmal verstärkte, war diese Option einst sehr beliebt.

Die gewinnmindernde Wirkung hält weiter auch in den folgenden Jahren an, selbst wenn keine neuen Investitionen getätigt, sondern lediglich alte weiterhin abgeschrieben werden.

Abnutzung oder Nutzungsdauer der wirtschaftlichen Güter sind individuell verschieden. Um zu verhindern, dass nun jeder Unternehmer eigene Annahmen trifft, und daraus individuelle Beträge für die Abschreibung ableitet, gibt das Bundesministerium der Finanzen (BMF) immer wieder eine allgemeine Abschreibungstabelle sowie einige branchenspezifische AfA-Tabellen heraus. AfA steht hier als Kurzform für Absetzung für Abnutzung.

Die Tabellen vereinheitlichen die Abschreibungsmöglichkeiten und definieren allgemeingültig eine durchschnittliche Nutzungsdauer für die verschiedensten Wirtschaftsgüter-Kategorien als wichtige Informationen für jedes Rechnungswesen. Beispielsweise:

• für Büromöbel 13-jährige Nutzung
• für Firmenwagen oder Firmen-Pkw sechs Jahre Nutzung
• für Mobiltelefone fünf Jahre Nutzungszeitraum oder für einen
• PC und Notebooks eine dreijährige Nutzungsdauer

Zum Anlagevermögen gehören aber ebenso unter Umständen

• Gebäude,
• Grundstücke und
• Maschinen

oder immaterielle Güter wie

• Patente und
• Lizenzen.

Sie alle sind in den Abnutzungstabellen erfasst: zum Beispiel eine Kühlhalle mit 20 Jahren, ein Betonsilo mit 33 Jahren, eine Photovoltaikanlage wieder mit 20 Jahren bis hin zu Patenten oder Lizenzen mit bis zu fünf Jahren maximaler Nutzungsdauer.

Die angenommenen einheitlichen Nutzungsjahre werden dann zum Ansatz für die Berechnung der jeweiligen Abschreibung. Die Basis dafür bilden immer die Anschaffungskosten

Die Berechnung beginnt mit dem Nettopreis ohne Mehrwertsteuer. Hinzugerechnet werden Preiserhöhungen, wie sie durch eventuelle Sonderausstattungen entstehen. Anschließend müssen Preisminderungen wie Rabatt oder Skonto genau abgezogen werden. Zuletzt erfolgt wieder eine Addition der Nebenkosten. Hierzu zählen alle Kosten, die notwendig werden, um das Wirtschaftsgut am Ende in Betrieb zu nehmen – Montagekosten und Ähnliches.

Abnutzungstabellen schaffen anschließend Systematik und erleichtern es der Buchhaltung oder später ebenso dem Finanzamt, die Abnutzungen vereinfacht zu behandeln. Sie bilden in vielen Fällen aber nicht den betrieblichen Arbeitsalltag ab. Oft werden Güter viel intensiver genutzt und unterliegen dementsprechend einer viel höheren Minderung in ihrem Wert. Diese Fälle ignoriert die Gesetzgebung nicht. Im Einkommenssteuergesetz wurde dafür folgende Möglichkeit geschaffen:

Liegt eine wirtschaftliche Begründung oder Darlegung einer außergewöhnlichen Belastung eines Wirtschaftsgutes vor, darf statt Linearabschreibung eine Leistungsabschreibung vorgenommen werden.

Dazu werden sehr starke oder auch sehr wechselhafte Belastungen als Begründung akzeptiert. Bei einem Pkw zum Beispiel darf dabei dann ein Abschreibungsbetrag aus den gefahrenen Kilometern als Leistungseinheit ermittelt werden.

Hieraus ergeben sich unter Umständen wieder Vorteile bei den Steuern, wenn die Leistungsabschreibung den linearen Abschreibungsbetrag übersteigt. Ein Steuerberater kann bei Bedarf im Detail informieren.

Manches Wirtschaftsgut erfährt im Laufe der Zeit auch eine Wertsteigerung, ohne sich substanziell zu verändern. Diese darf die Buchführung innerhalb gewisser Grenzen aufgreifen. Die Zuschreibung erhöht den Wert des Guts und damit weiter die Grundlage, um zukünftig höhere Beträge abzuschreiben.

Ob bei der vorbereitenden Buchhaltung oder anderen Bereichen der Buchführung wie der Abschreibung: Es können Fehler passieren. Entweder die AfA wurde:

1. nicht angesetzt (versäumt),
2. zu hoch angesetzt oder
3. zu niedrig angesetzt.

In diesen Fällen kann eine Bescheidkorrektur aufgrund von AfA-Fehlern innerhalb der Verjährungsfrist von 10 Jahren beantragt bzw. auf Amtswegen durchgeführt werden.

Zuletzt sind außerplanmäßige Abschreibungsbuchungen möglich. Hier der wahrscheinlich häufigste Fall: eine Maschine geht kaputt und eine Reparatur ist nicht mehr möglich. Nach Teilabschreibungen in der letzten Zeit darf nun der komplette Restbuchwert der Maschine zu den Abschreibungsbuchungen genommen werden.