Wer haftet für Fehler in der Buchhaltung? 

Die meisten Fehler sind zum Glück korrigierbar und unproblematisch. Es können aber, je nachdem, wo der oder die betreffende Mitarbeiter:in tätig ist, dabei auch erhebliche Sachschäden, Personenschäden oder finanzielle Einbußen für den Betrieb entstehen. Gerade in der Buchhaltung haben Fehlentscheidungen und Versäumnisse Konsequenzen für das gesamte Unternehmen.

In der vorbereitenden Buchhaltung gibt es einige „Klassiker“, die allzu schnell auftreten können und die keinem dort Beschäftigten unterlaufen sollten.

Dazu gehören:

• Fehlerhafte Sortierung von Rechnungen

• Falsche Ablage

• Mangelhafte oder unterlassene Aufbewahrung einer Rechnung

Diese Fehler in der vorbereitenden Buchhaltung führen zu einem erhöhten Aufkommen von Nachfragen, die geklärt werden müssen, was den Aufwand für den Buchhalter:innen oder Steuerberater:innen erhöht.

Außerdem kann es dabei zu Nachzahlungen von Steuern beim Finanzamt kommen oder es werden Ausgaben getätigt, die nicht mittels Rechnungen belegt werden können und demnach nicht als Betriebsausgaben abgerechnet werden dürfen. Heute wird zwar vielfach eine elektronische Buchführung genutzt, aber bei Fehleingaben entstehen auch dabei Fehler.

Viele Buchhalter:innen überwachen offene Forderungen zu wenig. Verzögert eingehende Zahlungen auf das Geschäftskonto können jedoch die Liquidität der Firma stark einschränken.

Gerade Selbstständige versuchen oft, sämtliche Aufgaben der Buchhaltung selbst zu bewältigen. Das Delegieren von Aufgaben ist aber wichtig, damit sich diese auf die wesentlichen Tätigkeiten konzentrieren können. Gerade in der doppelten Buchhaltung ist das sinnvoll, da diese sehr zeitaufwendig ist und auch einiges an Fachwissen voraussetzt.

Fehlt die Zeit und mangelt es an Grundlagen, sollten besser Expert:innen beauftragt werden. Beispielsweise kann man die Hilfe einer Steuerberatung in Anspruch nehmen, die sich um das Kontieren, die Steuern, die Steuererklärung, Jahresabschlüsse und genaue Angaben zu möglichen Steuerminderungen (z. B. AfA). Tatsächlich können Unternehmen dank der Expertise eines Steuerberaters oder einer Steuerberaterin viel Zeit und Geld sparen.

Vor allem, wenn viele Barumsätze getätigt werden, ist eine ordnungsgemäße Kassenführung besonders wichtig. Werden die Versäumnisse zum Beispiel erst bei einer Betriebsprüfung gefunden, kann das dazu führen, dass erhebliche Nachzahlungen fällig werden. Die Folge können außerdem unangenehme Hinzuschätzungen sein.

Saubere Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben: Denn werden alle Ausgaben vom Privatkonto bezahlt, was in kleineren Betrieben nicht selten vorkommt, bedeutet das für Steuerberater:innen oder Buchhalter:innen, dass dieser mehr Arbeit haben, da sie erst die privaten von den geschäftlichen Rechnungen trennen müssen.

Unter Umständen kann es sich anbieten, ein Verrechnungskonto zu führen, um geschäftliche Ausgaben gleich separat zu buchen und zu dokumentieren.

Sie überlegen noch, ob sich ein Unternehmenskonto für Sie lohnt? In unserem Ratgeber erklären wir den Unterschied zwischen Geschäftskonto und Privatkonto. 

Beschäftigte haften für Fehlbeträge in der Kasse oder beim Warenbestand und, wenn ein wirksamer Mankovertrag besteht (im Fall der Mankohaftung steht der oder die Arbeitnehmende für ein Manko in der Kasse oder im Warenbestand ein). Besteht kein Mankovertrag, hat der oder die Angestellte keine generelle Haftung dafür, sondern nur, wenn das Verschulden bewiesen werden kann.

Entsteht ein wirtschaftlicher Schaden, übernimmt manches die Versicherung, anderes nicht. Bei Sachschäden wird unterschieden zwischen Betriebseigentum, Schlechtleistung des Beschäftigten oder Eigentum Dritter (Kund:innen, Lieferant:innen).

Prinzipiell haften Mitarbeitende für alle von ihnen verursachten Personen- und Sachschäden. Aber die Arbeitnehmerhaftung ist eingeschränkt. Folgende Kriterien werden dabei herangezogen:

• Vermögensschäden: Es haftet, wer Fehlentscheidung aufgrund mangelnder Sorgfalt trifft oder betriebliche Regelungen missachtet.
• Sachschäden: Begrenzte Haftung bei fahrlässigem Verschulden.
• Arbeitgebenden kann ein Mitverschulden nachgewiesen werden.
• Bei Zahlungspflichten von Dritten, beispielsweise von Kfz-Versicherungen, müssen diese in Anspruch genommen werden.
• Personenschäden durch Arbeitsunfälle: an erster Stelle haftet der oder die Unfallversicherungstragende.

Bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz und wenn Mitarbeitende ihre Pflichten unentschuldbar grob versäumt haben, haften sie alleinig für den entstandenen Schaden. Dabei wird berücksichtigt, dass auch sorgfältig Arbeitenden mal mehr oder weniger falsche Entscheidungen unterlaufen können.

Schädigt der oder die Beschäftigte bei der Tätigkeit beispielsweise eine Kundin oder einen Lieferanten, dann muss die Person, die den Schaden verursacht hat, zusammen mit dem Arbeitgeber für die Schädigung aufkommen.

Der Grund: Die Grundsätze von innerbetrieblichem Schadensausgleichen bestehen nur zwischen dem Arbeitgeber und den Beschäftigten. Das kann weitere Maßnahmen nach sich ziehen, je nach Grad des Verschuldens.