Vorbereitende Buchhaltung: Definition und praktische Tipps (inkl. Checkliste)

Rechnungen, Kontoauszüge, diverse Schreiben – Das Sortieren und Zuordnen von Belegen und Transaktionen ist für jede selbstständige Person ein Thema. Doch wann genau spricht man von vorbereitender Buchhaltung? Und wie lässt sich dabei Zeit und Geld sparen?

Ob Selbstständige, Freiberufler:innen oder Großunternehmer:innen, die vorbereitende Buchhaltung betrifft jedes Unternehmen. Sie kann zum Monatsabschluss, zur Quartalsabrechnung und/oder zum Jahresabschluss wichtig sein. Zudem ist es notwendig, ein Steuerbüro seines Vertrauens zu finden – und dessen Rolle und Tätigkeiten für die eigene Buchhaltung zu definieren.

Im Laufe eines Geschäftsjahres können so einige Rechnungen, Belege und Aufträge zusammenkommen, die Sie chronologisch und verständlich einordnen und ablegen müssen. Am Ende des Jahres dienen diese Unterlagen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt und sind Grundlage für den Jahresabschluss.

Vorbereitende Buchhaltung meint, alle Unterlagen so aufzubereiten, dass sie für den Steuerberater oder die Steuerberaterin schnell und leicht zu bearbeiten sind und er oder sie die Dokumente bestenfalls nach kurzer Prüfung umgehend beim Finanzamt einreichen kann.

So bringt die vorbereitende Buchhaltung mehr Ordnung in Ihre Geschäftsprozesse. Auch im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt sind Sie bestens vorbereitet und haben alle Unterlagen griffbereit.

Bei der vorbereitenden Buchhaltung ist es das A und O, alle Belege ordnungsgemäß einzusortieren und zu kennzeichnen. Jede Vorarbeit, die Sie leisten, erspart der Steuerberaterin und dem Steuerberater Arbeit und Ihnen unterm Strich Geld. Denn so weniger Ihre Steuerberatung für Sie erledigen muss, desto geringer sind die Kosten.

Im Folgenden sehen Sie die wichtigsten Schritte der Vorbereitung der Buchhaltung auf einen Blick:

1. Belege sammeln und einscannen
2. Belege chronologisch sortieren
3. Unterlagen mit Informationen für Buchhaltung versehen
4. Übergabe an die Steuerberatung

Für nahezu alle Geschäftsprozesse gibt es Belege. Sei es Rechnungen, die Sie selbst an Ihre Kundinnen und Kunden ausstellen, Einnahmen, die Sie verbuchen oder Quittungen für Käufe, die Sie firmenintern tätigen. 

Diese Belege müssen Sie im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung alle sortieren, einscannen und archivieren. Denn auch Jahre später kann das Finanzamt eine Prüfung veranlassen.

Besonders Quittungen oder zum Beispiel Tankbelege können im Laufe der Zeit ihre Farbe verlieren. 

Die genauen Kostenpunkte sind dann nur noch schwer zu erkennen. Daher gilt: Alles lieber umgehend einscannen und digital festhalten.

Hierbei unterscheidet sich, ob Sie alle Belege ausschließlich digital erfassen möchten oder in Papierform. Wichtig ist, dass Sie alle Dokumente chronologisch nach Datum richtig sortierst und unterteilen in:

• Ausgangsrechnungen
• Eingangsrechnungen
• Kaufbelege

Ausgangsrechnungen sind alle Rechnungen, die Sie an Ihre Kundinnen und Kunden senden. Zu den Eingangsrechnungen gehören alle Belege, die Sie selbst im Rahmen Ihres Unternehmens erhalten. Zu den sonstigen Kaufbelegen zählen unter anderem Tankquittungen, sollten Sie ein Firmenfahrzeug besitzen oder Anschaffung für Büromaterial tätigen.

Darüber hinaus gehören zur vorbereitenden Buchhaltung alle Unterlagen, die geschäftlich sind. Dazu gehören Lohnabrechnungen, Steuervorauszahlungen, Kosten für Miete oder Pacht von Büroräumen sowie die Umsatzsteuer.

Mit einer Buchhaltungssoftware gelingt auch die Vorbereitung der Buchhaltung schnell und einfach. Dort werden Ihre Geschäftsprozesse in der Regel automatisch synchronisiert und nach Datum sortiert. So spart eine Buchhaltungssoftware eine Menge Zeit bei der vorbereitenden Buchhaltung und erleichtert Ihnen die Arbeit um ein Vielfaches.

Zudem können Sie viele Softwareprogramme so nutzen, dass auch Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater Zugriff darauf hat. Sie oder er hat dann die Möglichkeit, alles digital und in genau dem richtigen Format einzusehen und direkt an das Finanzamt weiterzuleiten.

Bei manchen Belegen ist es vielleicht nicht auf den ersten Blick ersichtlich, wozu sie gehören und wohin sie verbucht werden müssen. Denken Sie immer daran: Umso systematischer und für Dritte verständlicher Sie die vorbereitende Buchführung erstellen, desto einfacher ist es für Ihre Steuerberatung, alles nachzuvollziehen.

Zusätzliche Informationen können in dem Fall sehr hilfreich sein, wenn manche Belege nicht auf Anhieb zugeordnet werden können.

Hinweis: Erfahren Sie mehr zum Thema Buchhaltung beim Steuerberater in unserem ausführlichen Ratgeber-Beitrag.

Je nachdem welche Leistungen Sie mit Ihrer Steuerberatung verabredet haben, veranlasst sie die Übergabe der Unterlagen monatlich, quartalsweise oder jährlich. Auch hierbei haben Sie die Möglichkeit, die Vorbereitung der Buchführung digital oder in Papierform abzugeben. Auch hier besteht die Möglichkeit einer Buchhaltungssoftware. Diese sollte aber nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) zertifiziert sein, damit alle Informationen und Daten sicher und gesetzestreu verarbeitet und gespeichert werden.

Zur vorbereitenden Buchhaltung in einem kleinen wie in einem großen Unternehmen gehören auch Aufgaben, die sich gut allein erledigen lassen. Im Groben handelt es sich dabei um die Vorsortierung von Belegen, jedoch nicht um Vorgänge wie das Kontieren (siehe doppelte Buchführung).

Dieses Sortieren kann die Steuerberaterin oder der Steuerberater zwar übernehmen, doch solche Prozesse gehören auch dort zu den unbeliebten Aufgaben. Zudem kostet es viel Zeit, was für Sie wiederum teuer zu Buche schlägt.

Überlegen Sie sich also am besten im Voraus, welche Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung Sie im eigenen Unternehmen selbst übernehmen können und welche Daten Sie lieber einer Steuerberatung zukommen lassen. Beachten Sie dabei besonders die eigenen Kompetenzen und die verfügbaren Kapazitäten, die Ihre Buchhalterin oder Ihr Buchhalter vorweisen kann.

Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, die vorbereitende Buchhaltung in andere Hände zu geben: Man kann sich einen externen Dienstleister außerhalb des Steuerbüros suchen, der dafür weniger Geld verlangt. Das kann auch dann sinnvoll sein, wenn dieser Dienstleister mehr Aufgaben übernimmt, beispielsweise das Rechnungsschreiben erstellt, manche Buchungen vornimmt sowie sich um die Lohnbuchhaltung kümmert und ähnliches. Für viele Fragen bleibt die Steuerberatung jedoch die erste Anlaufstelle.

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