Ausgangsrechnung

Ausgangsrechnung und Eingangsrechnung. Diese beiden Begriffe beschäftigen jedes Unternehmen, auch wenn es vielleicht immer nur von der Rechnung spricht. Implizit ist ohnehin klar, was die Ausgangs- und was die Eingangsrechnung ist:

Die Ausgangsrechnung wird von einem Unternehmen erstellt und an seine Kunden geschickt. Im Gegensatz dazu muss die Eingangsrechnung von Unternehmen bezahlt werden. Sie sind bei einer Eingangsrechnung also Schuldner. Kurz gesagt:

Im Endeffekt sind Ausgangs- und Eingangsrechnung also genau gleich – nur aus einer anderen Perspektive betrachtet. Aus Ihrer Sicht ist eine verschickte Rechnung eine Ausgangsrechnung, aus Sicht Ihres Kunden handelt es sich um eine Eingangsrechnung.

Dieser marginale Unterschied kann bei den beiden Begrifflichkeiten durchaus zu Verwirrung führen. Eine Alternative: Sie sprechen in Gesprächen mit Geschäftspartnern generell nur von Rechnungen. Intern unterscheiden Sie dann zwischen Ausgangsrechnung und Eingangsrechnung.

Für Ausgangsrechnungen gibt es klare gesetzliche Vorschriften. Relevant ist hier besonders § 14 des Umsatzsteuergesetzes: Er legt fest, welche Angaben zwingend in einer Rechnung enthalten sein müssen. Wenn Sie Rechnungen schreiben, müssen Sie sich an diese gesetzlichen Regelungen halten. Ansonsten riskieren Sie Probleme mit dem Finanzamt oder mit Ihren Kunden, die sich über die unzureichende Rechnung beschweren könnten.

Beide Situationen sind nicht wirklich optimal. Versuchen Sie, Ihre Ausgangsrechnungen genau nach den gesetzlichen Richtlinien zu gestalten. Folgende Angaben müssen auf der Ausgangsrechnung in jedem Fall gemacht werden:

Im Rahmen der Fakturierung sind also zahlreiche Angaben Pflicht. Bei der Erstellung der ersten Ausgangsrechnungen für Ihr Unternehmen mag es schwerfallen, an alle Informationen zu denken und die Rechnung rechtssicher abzusenden.

Abhilfe schafft hier die vereinfachte Buchhaltung im Rahmen Ihres Online Geschäftskontos. 

Spätestens nach ein paarmal Rechnung stellen sollte sich bei Ihnen aber eine gewisse Routine eingestellt haben. Denn letztlich sehen Ausgangsrechnungen immer gleich aus, auch wenn sich natürlich die Art und Menge der gelieferten Waren bzw. Dienstleistungen und der geforderte Betrag ändern.

Wichtig zu wissen ist es für Unternehmen, wann sie verpflichtet sind, eine Ausgangsrechnung auszustellen. Gesetzlich gesehen ist nicht jede Forderung automatisch mit einer Rechnung verknüpft. Ganz im Gegenteil: Im Geschäft mit Privatkunden müssen Unternehmen gar keine Rechnung ausstellen.

Bei den meisten tagtäglichen Vorgängen ist dies auch nicht der Fall: an der Kasse im Supermarkt, im Kino oder in einer Bar erhalten Kunden keine Rechnungen. Das wäre für das Unternehmen schlicht zu viel Aufwand. Stattdessen werden Quittungen ausgestellt. Diese enthalten weniger Informationen als eine Rechnung, genügen allerdings in einem solchen Fall völlig den gesetzlichen Anforderungen.

Schon eher finden Ausgangsrechnungen beim Kauf im Internet Anwendung. Pflicht sind sie jedoch auch hier nicht, sondern nur bei Geschäften unter Unternehmen. Im B2B-Bereich muss für jede einzelne Transaktion eine Rechnung erstellt werden.

Der Grund hierfür liegt vor allem bei der Umsatzsteuer: Die separate Angabe der Steuer ist – wie bereits gesehen – bei der Ausgangsrechnung Pflicht und dient der einfachen Feststellung des Vorsteuerabzugs. Für jedes Unternehmen und für das Finanzamt ist der Vorsteuerabzug relevant. Deshalb führt unter Geschäftskunden kein Weg an der Rechnung vorbei. 

Ein Ausnahmefall, bei dem auch für Privatkunden Rechnungen geschrieben werden müssen, sind jegliche Arbeiten rund um Haus und Grundstück. Hier dient die Pflicht zur Rechnungsstellung vor allem der Bekämpfung von Schwarzarbeit bei Bau- und Reinigungsarbeiten. 

Nicht nur über die Form von Ausgangsrechnungen macht der Gesetzgeber Vorschriften, sondern auch über die Dauer der Aufbewahrung. Rechnungen zählen als Buchungsbelege und müssen daher über einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden sowie vorgezeigt werden können.

Derzeit liegt diese Frist bei zehn Jahren. Eine Erleichterung für Unternehmen ist, dass die Form der Aufbewahrung nicht vorgegeben wird. Neben der Papierform ist demnach auch die digitale Aufbewahrung von Rechnungen möglich.

In Bezug auf die Verbuchung von Rechnungen muss exakt zwischen Ausgangs- und Eingangsrechnung unterschieden werden. Logisch, denn einmal handelt es sich um eine Forderung, einmal um eine Verbindlichkeit.

Der Standard-Buchungssatz für den Verkauf von Waren – und damit für eine Ausgangsrechnung – sieht wie folgt aus (Beispiel: Verkauf von Waren mit Netto-Wert 4.000 €):

Sobald der Kunde die Ausgangsrechnung beglichen hat, folgt dieser Buchungssatz:

Die Verbuchung von Ausgangsrechnungen erfolgt prinzipiell immer nach diesem Prinzip. Wenn Sie sich daran halten, sollten Sie im Normalfall den Überblick über Ihre Buchungen behalten und einwandfrei betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA), Bilanzen und Co. erstellen können. 

Zusammenfassend kann man festhalten: Es gibt einige gesetzliche Anforderungen, die Ausgangsrechnungen erfüllen müssen. Allerdings ist es nach einer gewissen Einarbeitungszeit nicht allzu schwierig, routiniert Ausgangsrechnungen zu erstellen. Sowohl für Sie selbst als auch für Ihre Kunden ist das von Vorteil.