Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)

Eines vorab: Eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist kein Allheilmittel. Sie ist vielmehr ein Hilfsmittel, mit dem Unternehmen ihre aktuelle finanzielle Situation bewerten können. Doch was genau ist die BWA überhaupt? Kurz gesagt: Die BWA listet alle Erträge und Kosten auf, die ein Unternehmen oder Selbstständige innerhalb eines bestimmten Zeitraumes gemacht hat.

Somit entspricht die betriebswirtschaftliche Auswertung einer kurzfristigen Erfolgsrechnung. Meist wird eine BWA nämlich über kurze Zeiträume erstellt – entweder monatlich oder jedes Quartal. Im Unterschied zur Bilanz wird eine BWA in der Regel also deutlich häufiger erstellt und gibt damit laufend einen Überblick über alle Geschäftsvorfälle.

Ausgangspunkt für die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) sind einerseits die Umsatzerlöse eines Unternehmens, andererseits die entstandenen Kosten. Aufgestellt wird die BWA dabei, um einen Überblick über diese Kennzahlen zu erhalten und um final ein vorläufiges Ergebnis für einen Monat oder ein Quartal zu errechnen.

Somit weist die betriebswirtschaftliche Auswertung große Ähnlichkeiten zur Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) auf, die allerdings meist nur einmal im Jahr durchgeführt wird.

Normalerweise wird die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) in Tabellen- oder Listenform aufgestellt. Von oben nach unten enthält diese Liste folgende Posten:

Um das vorläufige Ergebnis berechnen zu können, ist es nötig, dass alle angegebenen Punkte erfasst wurden. Nur so kann das Ergebnis korrekt dargestellt und mit anderen Monaten oder Quartalen verglichen werden. Für eine aussagekräftige BWA ist also eine zuverlässige Finanzbuchhaltung die Grundvoraussetzung. 

Wichtig zu beachten ist auch, dass es nicht DIE betriebswirtschaftliche Auswertung gibt. Je nach Unternehmen können unterschiedliche Methoden zur Erstellung der BWA angewendet werden, denn jedes Unternehmen hat in Bezug auf seine finanzielle Übersicht unterschiedliche Bedürfnisse. 

Bei obenstehender Liste haben wir uns an der Standard-BWA für Handelsbetriebe orientiert. Die sogenannte „BWA 01“ wurde in den 1960er Jahren vom bekannten Dienstleister DATEV veröffentlicht und ist auch heute noch gebräuchlich.

Mittlerweile gibt es jedoch massig andere Vorlagen zur BWA, auch DATEV selbst bietet heute Dutzende andere betriebswirtschaftliche Auswertungen an. Hierbei kann sich speziell auf eine Branche fokussiert werden, zum Beispiel auf Ärztinnen und Ärzte, Steuerberatung oder Kfz-Händler. 

Prinzipiell kann natürlich jeder eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) erstellen. Und diese Möglichkeit wird anscheinend rege genutzt: Nach Angaben der „Gründerszene“ nutzen mehr als zwei Millionen deutsche Unternehmen regelmäßig die BWA.

Um eine betriebswirtschaftliche Auswertung erstellen zu können, sind – außer Grundkenntnissen in der Buchhaltung – keine besonderen Qualifikationen nötig. Wenn Sie bereits ordnungsgemäß Buch für Ihr Unternehmen führen können, sollte das Schreiben der betriebswirtschaftlichen Auswertung kein Problem für Sie sein.

Wenn Ihnen die nötigen Zahlen zu Umsatz und Kosten schon vorliegen, ist das BWA erstellen nur noch eine Sache von Minuten. Vor allem dann, wenn Sie eine Vorlage nutzen.

Wenn Sie die Buchhaltung von einem externen Dienstleister erledigen lassen – von einer Steuerberatung, einem Online-Steuerbüro oder einer Buchhaltungssoftware –, dann kann dieser auch die BWA erstellen. So minimierst Sie Ihren Zeitaufwand und können sich auf die Analyse der betriebswirtschaftlichen Auswertung konzentrieren.

Dafür fallen allerdings Kosten für die BWA an; je nach Art der BWA, nach Anzahl der Buchungsvorfälle und nach Ihrem Vertrag mit einem Dienstleister ist die BWA inklusive oder sie kostet Geld. Einen genauen Betrag zu nennen, ist jedoch quasi unmöglich. Zu viele Faktoren spielen eine Rolle. Von einigen Euro bis zu dreistelligen Kosten ist alles möglich.

Übrigens: Es gibt keinerlei gesetzliche Vorgaben dazu, wie eine BWA auszusehen hat. Auch die BWA Erstellung ist keine Pflicht, egal für welche Art von Unternehmen. Die fehlende gesetzliche Grundlage für betriebswirtschaftliche Auswertungen sorgt ebenso dafür, dass Unternehmen die BWA auf Ihre Bedürfnisse abstimmen können.

Folglich dient die betriebswirtschaftliche Auswertung einzig und allein Ihrer Information und kann natürlich auch für Gespräche mit 

verwendet werden. Einen jederzeit aktuellen Überblick über die Geschäftsvorfälle zu haben, ist für solche Gespräche allemal hilfreich. Zwingen kann Sie zum Erstellen einer BWA allerdings niemand. Nur kann es sein, dass gerade Banken für die Prüfung der Kreditwürdigkeit einen Nachweis in Form der BWA verlangen.

Bei der BWA ist es wichtig, zu wissen, dass sie nur einen kleinen Ausschnitt der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens umfasst. Das Anlagevermögen der Firma ist beispielsweise in der betriebswirtschaftlichen Auswertung normalerweise überhaupt nicht enthalten, ist aber dennoch mitentscheidend für die finanzielle Situation.

Um langfristig planen zu können, bietet die BWA demnach nur einen Anhaltspunkt. Nur im Zusammenspiel mit der GuV und der Bilanz am Ende des Jahres sowie eventuell Cashflow-Rechnungen oder Prognosen kann die BWA zur Erstellung einer Strategie genutzt werden.

Auch wenn die Aussagekraft der BWA allein beschränkt ist: Gerade, wenn sie regelmäßig durchgeführt wird und die wichtigsten Kennzahlen verglichen werden können (beispielsweise durch prozentuale Abweichungen zum Vormonat/-jahr), kann sie einen enormen Nutzen für Unternehmen darstellen. Fehlentwicklungen und Einsparpotenziale können so erkannt werden – was zum Unternehmenserfolg beiträgt. 

Der Aufwand für die Erstellung einer betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) kann sich demnach allemal lohnen. Wenn Sie sich einmal in die Thematik eingearbeitet haben, werden Sie monatlich auch nicht mehr allzu viel Zeit für das BWA erstellen investieren müssen. Eine zuverlässige und ordnungsgemäße Buchführung sorgt dafür, dass die Erstellung der BWA zum Kinderspiel wird. 

Damit ein Unternehmen mit Hilfe der BWA auch wirklich gesteuert werden kann, müssen Sie in der Regel Korrekturen vornehmen. Die einfache BWA weist erst einmal nur die Daten aus, die in der Buchhaltung erfasst werden. Die betrieblichen Belange werden also gar nicht berücksichtigt. Damit Sie das Dokument als betriebliches Steuerinstrument nutzen können, muss aus der einfachen BWA eine qualifizierte BWA werden. Im Folgenden ein paar Beispiele für Sachverhalte, die mitunter zu falschen Ergebnissen führen können.

Zunächst ein wichtiger Hinweis zum Materialeinkauf: Dieser wird meist als Verbrauch gebucht, was allerdings oft gar nicht korrekt ist. Es kann nur der tatsächliche Verbrauch ausgewiesen werden. Benutzen Sie kein Warenwirtschaftssystem, können Sie jedoch Schätzungen vornehmen, mit Rezepturen oder Durchschnittswerten arbeiten. Für Abschreibungen gilt, dass sie auf die Monate verteilt und nicht am Jahresende gebucht werden sollten, da sie wirtschaftlich gesehen jeden Monat anfallen. Aus den gleichen Gründen müssen auch diverse Personalkosten auf Monate verteilt werden, beispielsweise das Weihnachts- und Urlaubsgeld sowie Bonuszahlungen. Dieses Prinzip gilt auch für Einmalzahlungen wie Versicherungen, Gebühren und Beiträge.

Genauso wichtig ist es, die richtige Verbuchung von Umsätzen zu beachten. An- und Teilzahlungen zum Beispiel zählen häufig nicht zu den Umsätzen, weil die Lieferung noch nicht vom Kunden abgenommen wurde. Auch Bestandsveränderungen werden häufig mit falschen Werten erfasst. Hier sind nicht die voraussichtlichen Verkaufspreise wichtig, sondern die Herstellungskosten.

Die BWA wird monatlich erstellt und sollte Ihnen entsprechend auch jeden Monat vorliegen. Ist das nicht der Fall, bitten Sie Ihre Buchhalterin oder Ihren Buchhalter darum, Ihnen die Auswertung regelmäßig vorzulegen. Nur so behalten Sie stets einen Überblick über die Ertragslage Ihres Unternehmens. Darüber hinaus ist es von Vorteil, zu wissen, welche Zahlen aus der Sicht Ihrer Steuerberatung relevant sind.

Es gibt zwar keine gesetzliche Verpflichtung, eine BWA zu erstellen, dennoch lässt sich ein enormer Mehrwert daraus ziehen, wenn man weiß, wie sie zu lesen ist. Eine professionelle Buchhaltungssoftware bietet die wohl kostengünstigste Möglichkeit, BWAs zu erstellen.