Buchhaltung digitalisieren: So gelingt der Umstieg

Die Digitalisierung der Buchhaltung hat viele Vorteile. Sie haben alles griffbereit an einem sicheren Ort, sparen Platz, Zeit und Papier. Hier informieren wir Sie über die einzelnen Schritte und Gründe, weshalb es sich auch für Sie lohnt, die Buchhaltung zu digitalisieren.

Noch haben Sie alles ordentlich in Papierform chronologisch und für Dritte verständlich abgeheftet, dokumentiert und abgelegt. Alle Belege und Rechnung wurden eingescannt und ausgedruckt, damit sie als Grundlage für den Jahresabschluss und zur steuerlichen Erfassung dienen. Wenn Sie die Buchhaltung und Ihr Belegmanagement digitalisieren, ist damit Schluss, denn Belege in Papierform und das aufwendige Einordnen in Akten sind dann Arbeiten von gestern.

In Zukunft wickeln Sie alle Geschäftsvorfälle papierlos ab. Sie erstellen Rechnungen ausschließlich digital und versenden sie online. Alle Dokumente Ihres Unternehmens, die zum Rechnungswesen gehören, scannen Sie ein und archivieren sie digital. So haben Sie direkt alles in dem richtigen Format für das Finanzamt oder die Steuerberatung parat.

Aber warum sollten Sie die Buchhaltung digitalisieren? Es hat ja schließlich auch die letzten Jahre gut in Papierform geklappt. Zudem ist eine moderne Buchhaltungssoftware nicht kostenlos.

Hier zeigen wir Ihnen einige Gründe, weshalb es sich lohnt, die Digitalisierung der Buchhaltung zu wagen:

Haben Sie Ihren Arbeitsplatz zu Hause, benötigen Sie je nach Betriebsgröße und Geschäftsjahren einiges an Platz. In einem Büro sind es Archivräume, die gefüllt sind mit Akten von den letzten Monaten und Jahren. Unterliegen Sie dann auch noch der Buchführungspflicht, kommen noch mehr Dokumente auf Sie zu, denn schließlich müssen Sie alle Geschäftsprozesse doppelt verbuchen.

Wenn Sie die Buchhaltung digitalisieren, brauchen Sie lediglich einen Datenspeicher für Ihre Unterlagen. Je nach Softwareprogramm geht das auch über eine Cloud.

Vielleicht ist das die Gelegenheit für einen neuen und schönen Aufenthaltsraum in Ihrem Büro oder mehr Platz für die individuelle Wohnraumgestaltung zu Hause, wenn die ganzen Akten und Ordner der Vergangenheit angehören.

Haben Sie mal ausgerechnet, wie viel Geld Sie in den letzten Jahren für Papier, Druckerpatronen und andere technische Geräte sowie Zubehör ausgegeben haben, um Ihre Buchhaltung zu führen. Die Digitalisierung der Buchhaltung spart Geld und schont obendrein die Umwelt.

Zudem haben Ihre Mitarbeitenden oder auch Sie mehr Zeit, sich um das Kerngeschäft zu kümmern, denn die Buchhaltung ist von überall einsehbar. Zeit ist schließlich in jedem Unternehmen Geld.

Um die Dokumente und Daten zu schützen, müssen Sie regelmäßig eine Sicherungskopie erstellen. Mit einer modernen Buchhaltungssoftware und der Digitalisierung der Buchhaltung gelingt das problemlos. So sind Sie auch Jahre später bei einer Betriebsprüfung immer auf der sicheren Seite, denn alles ist an einem Ort gespeichert und abrufbar.

Zudem haben Sie unabhängig von Ort und Zeit immer Zugriff auf Ihre Dokumente und alle Ein- und Ausgaben stets im Blick. Auch Ihre Mitarbeitenden vergeuden keine Zeit mehr, wenn sie nach bestimmten Unterlagen erst suchen müssen. Denn auch sie können problemlos auf alle Belege zugreifen. Wer Zugriff hat und wer nicht, können Sie natürlich selbst entscheiden und mit der Buchhaltungssoftware bestimmen.

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Wenn Sie Ihre Buchhaltung schon über Jahre in Papierform selbst machen und auch nicht die Leistungen einer Steuerberatung in Anspruch nehmen, entgehen Ihnen vielleicht die neuesten steuerlichen Gesetze, die sich mitunter positiv auf Ihr Unternehmen auswirken können.

Moderne Softwarelösungen werden regelmäßig aktualisiert und sind immer auf dem neuesten Stand der Rechtsprechung. Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren und dafür eine gute Buchhaltungssoftware nutzen, entgeht Ihnen in Zukunft nichts mehr.

Sie möchten Unterlagen an Ihre Steuerberatung senden oder direkt an das Finanzamt übermitteln? Mit der Digitalisierung der Buchhaltung funktioniert das über digitale Schnittstellen. Das spart Zeit, Sucherei und kann sich auch bei den Kosten für den Steuerberater oder die Steuerberaterin bemerkbar machen.

Wenn Sie die papierbasierte Buchhaltung digitalisieren möchten, sollten Sie ein paar grundlegende Dinge beachten. Zum einen ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen technisch dafür ausgestattet ist. Das heißt, Sie benötigen Hardware und Software zur Digitalisierung der Buchhaltung. Dazu gehören Computer oder Laptops, ein Scanner und je nach Sicherung externe Festplatten.

Wenn Sie für die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen nicht alleine zuständig sind, müssen Sie auch Ihre Mitarbeitenden gut im Umgang mit der Hardware und Software schulen. Hier kann unter anderem der Steuerberater oder die Steuerberaterin hilfreich sein. Denn sie wissen, welche Vorgaben das Finanzamt stellt und wie die Digitalisierung der Buchhaltung auch rechtssicher wird.

Bei der Wahl der Buchhaltungssoftware sollten Sie beachten, ob sie den steuerlichen Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) entspricht. Denn so hält die Software den strengen Blicken des Finanzamtes bei einer eventuellen Prüfung stand.

Ob Gründer:in oder langjähriges Unternehmen – die Buchhaltung zu digitalisieren ist ein Vorteil für jeden Selbstständigen und gehört bereits für viele Unternehmen zum Standard. Die Umstellung erspart Ihnen Zeit bei der Buchhaltung, die Sie dann lieber in Ihr Kerngeschäft investieren können. Zudem ist es platzsparend, da das Archivieren der Unterlagen in Papierform entfällt. Auch Geld sparen Sie, denn die Kosten für Papier, Druckerpatronen etc. entfallen. 

Für die Umstellung benötigen Sie nur die passende Hardware, Kenntnisse darüber, welche Vorgaben das Finanzamt hat und die passende Software. Eine Steuerberatung kann Ihnen bei der Digitalisierung zur Seite stehen, denn diese weiß genau, worauf es bei der papierlosen Buchhaltung ankommt.

Auch Qonto kann Sie bei der Digitalisierung der Buchhaltung unterstützen. So ermöglichen Ihnen das Online-Geschäftskonto nicht nur vollkommene Transparenzen bei allen Geschäftsprozessen und vereinfacht Ihr Banking, sondern lässt sich auch in wenigen Schritten mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbinden.

Wenn Sie den Schritt wagen und in die Zukunft blicken möchten, dann sollten Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren. Auch in puncto Wettbewerbsfähigkeit kann Ihnen das einiges bringen, denn schließlich stellen immer mehr Unternehmen auf eine ausschließlich digitale Form der Geschäftsprozesse um.