Buchhaltung outsourcen: Buchführung selbst machen oder auslagern?

Jedes Unternehmen stellt sich früher oder später die Frage, ob es die Buchhaltung auslagern oder selber machen soll. Welche Vor- und Nachteile das Buchhaltung-Outsourcing hat, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die Buchhaltung ist für jedes Unternehmen wichtig. Auch wenn die Buchführungspflicht nicht für jeden besteht, sollten jedoch alle Selbstständigen im eigenen Interesse genau Buch führen. Schließlich werden dabei alle Geschäftsprozesse chronologisch festgehalten und dokumentiert, die wiederum Grundlage für die jährliche Steuererklärung sind und auch im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt griffbereit sein müssen.

Darüber hinaus ist eine genaue Buchführung essentiell für Investition oder die eigene Liquidität. Denn nur auf Grundlage von Fakten und abgebildeten Zahlen können Unternehmer:innen solide für die Zukunft planen und die einen oder anderen Investitionen tätigen.

Doch je nach Größe des Unternehmens kann die Buchhaltung einige Zeit in Anspruch nehmen. Zeit, die Unternehmer:innen lieber in ihr Kerngeschäft stecken könnten.

Buchhaltung-Outsourcing bedeutet, die Buchhaltung auszulagern und sie externen Dienstleister:innen zu überlassen. Der Begriff „Outsourcing“ stammt aus dem Englischen und wird aus den englischen Wörtern outside, resource und using gebildet.

Wenn Sie die Buchhaltung outsourcen möchten, dann sind Steuerberater:innen oder Buchhalter:innen dafür die richtigen Ansprechpartner:innen, auch wenn es dabei im Leistungsangebot einige Unterschiede gibt:

Die Buchhaltung auslagern und einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater zu überlassen, hat gleich mehrere Vorteile. Schließlich sind sie nicht nur dazu befugt, für Sie detailliert Buch zu führen, sondern können auch direkt alle steuerlichen Angelegenheiten für Sie klären.

Dazu gehören Steuervorauszahlungen, der Jahresabschluss, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Bilanzen sowie die Umsatzsteuer. Darüber hinaus haben Steuerberater:innen einen fachmännischen Blick für eventuelle Steuereinsparungen. So können sie Sie bei allen Steuerfragen auf dem neuesten Stand unterstützen und haben vielleicht hier und da noch ein paar Tipps parat, um das Beste aus Ihren Finanzen herauszuholen.

Ein Buchhaltungsbüro bietet Ihnen umfangreiche Leistungen rund um die gesamte externe Buchhaltung. Jedoch sind Buchhalter:innen nicht dazu befugt, Sie in puncto Steuern zu beraten. Sie dürfen lediglich die Erfassung der Geschäftsvorfälle übernehmen und dokumentieren. Wahrscheinlich werden die Leistungen dann insgesamt günstiger sein. Jedoch müssen Sie dann für Ihre Steuern entweder zusätzlich eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater beauftragen oder alles selbst in die Hand nehmen.

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Im ersten Moment scheint es zwar günstiger, die Buchhaltung selber zu machen, doch der Aufwand kann enorm sein. Schließlich müssen Sie sich ja auch um Ihr Tagesgeschäft kümmern oder eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter dazu beauftragen, die in dieser Zeit wahrscheinlich auch produktiver wären.

Haben Sie sich gegen das Buchhaltung-Outsourcing entschieden und möchten Ihre Geschäftsprozesse selbst dokumentieren, sollten Sie einige wichtige Grundregeln beachten:

Wer der Buchführungspflicht unterliegt, ist zur doppelten Buchführung verpflichtet. Diese besagt, dass alle Geschäftsposten immer doppelt gebucht werden müssen. Grundsätzlich gilt sie für alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind oder einen Jahresumsatz von 600.000 Euro sowie einen Jahresgewinn von 60.000 Euro erzielen. Freiberufler:innen sind davon ausgenommen. Achten Sie also vorher genau darauf, was für Ihren persönlichen Fall zählt.

Wenn Sie die Buchhaltung nicht outsourcen möchten, müssen Sie einige Regeln befolgen. Diese sind in den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) aufgeführt. Zusammengefasst besagen diese Grundsätze, dass Sie stets chronologisch, vollständig und für Dritte verständlich alle Unterlagen ablegen und archivieren müssen.

Gründer:innen sollten sich immer von einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater über die Unternehmenslage beraten lassen. Das gilt auch für die Buchhaltung. Insbesondere in den ersten Jahren der Gründung kann es sinnvoll sein, die Buchhaltung auszulagern. Das spart Zeit und sorgt später bei der Steuererklärung für eine lückenlose und korrekte Buchführung.

Wer sich gegen das Buchhaltung-Outsourcing entscheidet, sollte mindestens eine gute Buchhaltungssoftware nutzen, die nach GoBD zertifiziert ist.

Mit einem Geschäftskonto wie dem von Qonto, können Sie nicht nur Ihr Banking vereinfachen, sondern haben stets alle Finanzen im Blick. Wenn Sie alles über Ihr Privatkonto laufen lassen, müssen Sie später akribisch auseinanderhalten, was geschäftlich und was privat getätigt wurde. Unterläuft Ihnen dabei ein Fehler, kann sich das auf die gesamte Buchhaltung auswirken und Sie vielleicht später beim Finanzamt in Erklärungsnot bringen.

Das Buchhaltung-Outsourcing ist für Unternehmen sehr attraktiv. Sie können ihre Zeit lieber in das Kerngeschäft stecken und müssen keine Mitarbeiter:innen mit dieser Arbeit beauftragen. Die besten Ansprechpartner:innen sind dabei immer Steuerberater:innen, denn sie können auch bei allen anderen Steuerangelegenheiten beratend zur Seite stehen. Ein Buchhaltungsbüro ist dazu nicht befugt.

Das Wichtigste, egal ob Sie die Buchhaltung outsourcen möchten oder nicht, ist: Nie den Überblick über die Finanzen zu verlieren und alle Geschäftsprozesse ordnungsgemäß und chronologisch abzulegen und zu archivieren.

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So können Sie die Buchhaltungssoftware in nur wenigen Schritten mit Ihrem Geschäftskonto verbinden. Alle Bankbewegungen werden mit der Software automatisch synchronisiert und bleiben auf dem neuesten Stand.

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