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Um eine ordentliche Buchführung kommen Selbstständige und Freiberufler:innen aus den verschiedensten Tätigkeitsfeldern nicht herum, denn natürlich müssen auch sie Steuern zahlen. Alle Belege sollten daher immer sauber sortiert und zeitlich korrekt aufgelistet werden.
Zudem gilt die Regel: keine Buchung ohne Beleg. Das heißt umgekehrt, dass jeder Beleg gebucht werden muss. Zu unterscheiden sind dabei die einfache und die doppelte Buchführung.
Ob Freiberufler:innen, Selbstständige, eingetragene Unternehmen im Handelsregister oder Kaufleute – die Buchführungspflicht betrifft nicht jeden. Die Buchhaltung für Freiberufler:innen und Selbstständige ist in der Regel nicht verpflichtend, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. Dennoch kann jedes Unternehmen davon profitieren, schließlich geht es dabei um einen genauen Einblick in alle Geschäftsprozesse.
Um das besser zu verstehen, erklären wir Ihnen kurz vorab, wo der Unterschied zwischen Freiberufler:innen und Selbstständigen liegt.
Auch wenn die Begriffe Freiberufler:in und Selbstständiger manchmal synonym verwendet werden, unterscheiden sie sich jedoch in der Rechtsform sowie in den gesetzlichen Regelungen. So kategorisiert der Gesetzgeber jeden Selbstständigen entweder in Gewerbetreibenden oder Freiberufler:in.
Ein Selbstständiger ist unabhängig und übt seine Tätigkeit nicht für einen Arbeitgeber aus. Er ist eigenverantwortlich und beschäftigt sogar teilweise eigene Mitarbeitende.
Selbstständige Gewerbetreibende stellen Waren her, verkaufen sie oder bieten unterschiedliche Dienstleistungen an. Sie sind dazu verpflichtet, ein Gewerbe anzumelden. Freiberufler:innen müssen das nicht, da ihre Tätigkeiten zu den sogenannten Katalogberufen gehören. Diese umfassen Berufe unter anderem in der Wissenschaft, Kunst, Redaktion und Erziehung.
Freiberufler:innen haben daher eine besondere schöpferische Begabung und verfügen über weitreichende Qualifikationen wie zum Beispiel einen Studienabschluss. Wer zu den freien Berufen gehört, wird detailliert in §18 des Einkommenssteuergesetzes (EstG) festgelegt.
Davon abzugrenzen sind im Übrigen auch die Freelancer:innen. Sie arbeiten zwar auch selbstständig, sind jedoch als freie Mitarbeitenden in Unternehmen beschäftigt, meist im IT- oder Medien-Bereich.
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Als Freiberufler:in unterliegen Sie nicht der Buchführungspflicht. Die Einnahmen werden bei der sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, aufgelistet und sind Grundlage für die jährliche Steuererklärung. Sie sind also weder zur doppelten Buchführung verpflichtet, noch müssen Sie eine Gewerbesteuer zahlen, egal wie viel Sie verdienen. Das gilt auch in puncto Freelancer:in und Buchführung.
Anders sieht es bei Selbstständigen aus, die im Handelsregister eingetragen sind oder ein bestimmtes Jahreseinkommen erreichen. So ist die Buchhaltung für Selbstständige verpflichtend, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren 600.000 € Jahresumsatz erzielen oder einen Jahresgewinn von 60.000 €.
Auch die Rechtsform gibt Aufschluss darüber, ob die Pflicht zur Buchhaltung Selbstständige betrifft. Unabhängig von der Größe des Unternehmens und des Umsatzes sind Sie buchführungspflichtig, wenn Sie im Handelsregister unter anderem als OHG, AG, KG oder GmbH eingetragen sind.
Auch wenn die doppelte Buchführung für Ihr Unternehmen vom Gesetzgeber nicht verpflichtend ist, sollten Sie als Freiberufler:in oder Selbstständige trotzdem genau Buch führen. Schließlich geht es dabei um Ihre Liquidität sowie um die genaue Auflistung aller Einnahmen und Ausgaben. Nur so sind Sie in der Lage, auf Veränderungen reagieren zu können, sei es bei den steuerlichen Vorauszahlungen oder bei der Umsatzsteuer.
Des Weiteren sind Sie dazu verpflichtet, Belege und Aufzeichnungen zu archivieren, falls das Finanzamt Einblick in Ihre Unterlagen erhalten möchte. Müssen Sie dann den ganzen Papierkram der letzten Monate oder sogar Jahre erst zusammensuchen, kann das ganz schön zeitaufwendig sein.
Aus diesem Grund lohnt sich die Buchführung für Freiberufler:innen und Selbstständige immer, egal, ob sie der Buchführungspflicht unterliegen oder nicht.
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Zunächst ist es wichtig, dass Sie im Falle einer Gründung eine Steuernummer vom Finanzamt erhalten, die Sie bei allen Rechnungen angeben müssen. Vergewissern Sie sich auch vorab, ob Sie sich für Ihre Tätigkeit beim Gewerbeamt anmelden müssen oder als Freiberufler:in zählen.
Für die einfache Buchhaltung für Selbstständige und Freiberufler:innen ist es wichtig, dass Sie alles chronologisch nach Datum sortieren. Alle Belege und Rechnungen müssen korrekt und auch für Dritte verständlich sein. Stellen Sie auch sicher, dass auf allen Belegen ersichtlich wird, um welche Art der Aufwendung es sich handelt.
Des Weiteren ist die Umsatzsteuer von Bedeutung, sollten Sie über gewisse jährliche Einkünfte kommen sowie die steuerlichen Vorauszahlungen. Auch diese sollten Sie im Rahmen der Buchhaltung für Freiberufler:innen und Selbstständige immer korrekt ablegen. Wann Sie im Übrigen Umsatzsteuer abführen müssen, ist durch die Kleinunternehmerregelung festgelegt.
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Die Programme variieren meist stark in ihrem Funktionsumfang – dafür aber auch hinsichtlich ihres Preises. Wer also als nebenberufliche Freiberuflerin oder nebenberuflicher Freiberufler mit einem Jahresumsatz von 10.000 € rechnet, sollte vielleicht nicht für Funktionen wie die Umsatzsteuervoranmeldung oder doppelte Buchführung zahlen.
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