Pendlerpauschale: Berechnung und Möglichkeiten für Unternehmen

Wer täglich zur Arbeit pendelt, hat Anspruch auf eine der meistgenutzten Steuervergünstigungen in Deutschland: die Pendlerpauschale. Sie ermöglicht Arbeitnehmer:innen, einen Teil der Kosten für den Arbeitsweg steuerlich abzusetzen und so die persönliche Steuerlast spürbar zu senken.

Im Folgenden erfahren Sie, wie die Pauschale funktioniert, welche Regeln gelten und welche Änderungen ab 2026 geplant sind.

Die Pendlerpauschale, auch Entfernungspauschale genannt, ist ein steuerlicher Freibetrag. Arbeitnehmer:innen können damit die Kosten für den Weg zwischen Wohnung und Arbeitsplatz steuerlich berücksichtigen.

So sollen die Kosten, die zum Beispiel für Benzin oder den Verschleiß am Auto anfallen, teilweise ausgeglichen werden. Für die Berechnung spielt es keine Rolle, mit welchem Verkehrsmittel Sie unterwegs sind. Fest steht, dass sich das zu versteuernde Einkommen reduziert, wenn die Pendlerpauschale in Anspruch genommen wird.

Die beiden Begriffe werden im Alltag oft gleichgesetzt, haben steuerlich aber unterschiedliche Bedeutungen.

Die Pendlerpauschale ist der Freibetrag, der in der Steuererklärung für den Arbeitsweg angesetzt wird. Die km-Pauschale bezeichnet dagegen den festen Betrag pro gefahrenem Kilometer, mit dem die Pendlerpauschale berechnet wird.

In der Praxis taucht manchmal auch der Begriff Fahrtkostenpauschale auf. Gemeint ist damit ebenfalls der steuerliche Abzug für den Arbeitsweg, auch wenn dieser Ausdruck rechtlich nicht eindeutig definiert ist.

Kurz gesagt: Die Pendlerpauschale senkt Ihr zu versteuerndes Einkommen, während die Kilometerpauschale die Rechengröße pro Kilometer liefert, mit der dieser Freibetrag berechnet wird.

Die Entfernungspauschale beträgt aktuell (Stand 2025) 0,30 € pro vollem Kilometer der einfachen Strecke für die ersten 20 Kilometer. Ab dem 21. Kilometer können 0,38 € pro Kilometer angesetzt werden. Die Regelung gilt unabhängig vom Verkehrsmittel. Ausgenommen sind lediglich Flüge und steuerfreie Sammelbeförderungen.

Der Gesamtbetrag ist auf 4.500 € pro Jahr begrenzt, sofern kein Pkw genutzt wird. Liegt das Einkommen unter dem steuerlichen Grundfreibetrag, können Arbeitnehmer:innen seit 2021 alternativ die Mobilitätsprämie beantragen.

Ab 2026 soll die Entfernungspauschale einheitlich auf 0,38 € ab dem ersten Kilometer angehoben werden. Damit lassen sich die Fahrtkosten in der Steuererklärung noch einfacher geltend machen.

Die Berechnung orientiert sich an zwei Faktoren:

• Einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte

• Anzahl der Arbeitstage, an denen diese Strecke zurückgelegt wurde

Multipliziert mit dem geltenden Kilometerbetrag (0,30 € bis 20 km, 0,38 € ab dem 21. km) ergibt sich die Summe, die Sie in Ihrer Einkommensteuererklärung angeben können.

Angenommen, Ihre einfache Strecke zur Arbeit beträgt 25 km und Sie fahren an 220 Arbeitstagen im Jahr:

• Für die ersten 20 km: 20 km × 220 Tage × 0,30 € = 1.320 €
• Für die weiteren 5 km: 5 km × 220 Tage × 0,38 € = 418 €

Insgesamt können Sie also 1.738 € in Ihrer Steuererklärung ansetzen.

Angesetzt wird nur die einfache Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Die Kilometer der Rückfahrt bleiben unberücksichtigt. Das bedeutet: Es zählt nicht die Hin- und Rückfahrt, sondern lediglich die Kilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Berücksichtigt werden nur die Arbeitstage, an denen Sie den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte tatsächlich zurückgelegt haben. In der Praxis setzen viele Steuerpflichtige zwischen 220 und 230 Arbeitstage pro Jahr an.

Die Entfernungspauschale gilt ausschließlich für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte. Dabei handelt es sich um den Hauptarbeitsplatz. Dieser ist oft im Arbeitsvertrag genannt, kann aber auch durch dienstliche Weisungen oder die regelmäßige Arbeitsorganisation bestimmt sein.

Grundlage ist die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz. Eine längere Strecke dürfen Sie nur ansetzen, wenn sie nachweislich verkehrsgünstiger ist, zum Beispiel wegen einer schnelleren Anbindung. Das Finanzamt berücksichtigt zudem nur volle Kilometer. Beträgt die einfache Strecke 19,9 km, können Sie lediglich 19 km ansetzen.

Bei mehreren Wohnsitzen gilt steuerlich nur die Wohnung als Grundlage, von der aus Sie regelmäßig zur Arbeit pendeln. Eine parallele Berücksichtigung mehrerer Wohnsitze ist steuerlich nicht zulässig.

Führen Sie aus beruflichen Gründen einen zweiten Haushalt, lassen sich neben der Entfernungspauschale auch weitere Kosten absetzen. Dazu gehören etwa die Miete für die Zweitwohnung sowie wöchentliche Heimfahrten zum Hauptwohnsitz.

Grundsätzlich können Arbeitnehmer:innen die Kosten für den Weg zwischen der Arbeit und dem Wohnsitz in der Steuererklärung ansetzen. Welche Art von Fortbewegungsmittel hierzu in Anspruch genommen wird, ist egal.

Das bedeutet, dass Sie zum Beispiel wahlweise mit einem zur Nutzung überlassenen Pkw, wie einem Dienstwagen, aber auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs sein können, um die Pendlerpauschale hierfür steuerlich geltend zu machen.

Auch wenn Sie einen Firmenwagen privat nutzen, können Sie die Entfernungspauschale für die Kilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ansetzen. Wichtig ist eine saubere Trennung zwischen privater Nutzung und Arbeitsweg, etwa durch ein Fahrtenbuch oder eine geeignete App, die den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht.

Nutzen Sie Bus oder Bahn, ist ebenfalls die Entfernung maßgeblich – nicht der tatsächliche Ticketpreis. Alternativ können Sie die realen Fahrtkosten in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. In diesem Fall entfällt die Entfernungspauschale. Welche Variante günstiger ist, hängt meist von Ticketpreis und Strecke ab.

Sie können auch sogenannte Mischfahrten von der Steuer absetzen. Mit diesem Begriff werden Fahrten bezeichnet, bei denen Arbeitnehmer:innen verschiedene Verkehrsmittel kombinieren, indem sie zum Beispiel zuerst mit dem Auto auf einen Park & Ride Parkplatz fahren, um von hier aus öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen. Solche Fahrten werden ebenfalls über die Pendlerpauschale abgerechnet.

Ein vom Arbeitgeber gestelltes oder bezuschusstes Jobticket mindert die Entfernungspauschale in der Regel nicht. Sie können diese weiterhin vollständig geltend machen – achten Sie nur darauf, das Jobticket nicht zusätzlich als Werbungskosten einzutragen.

Die Entfernungspauschale wird immer im Rahmen der jährlichen Steuererklärung berücksichtigt. Eine monatliche Berechnung ist nicht verpflichtend, kann aber helfen, die eigene Steuerlast besser einzuschätzen.

Wer die Pauschale zusätzlich pro Monat kalkuliert, erhält einen Überblick über mögliche Rückerstattungen oder notwendige Vorauszahlungen. So lassen sich auch Veränderungen etwa durch einen Jobwechsel oder Umzug frühzeitig nachvollziehen.

Kurzum: Verbindlich ist die jährliche Angabe, die monatliche Berechnung dient lediglich der besseren Planung.

Die Entfernungspauschale ist steuerlich vorteilhaft, sobald die Kosten für den Arbeitsweg den Steuerfreibetrag übersteigen und Ihr zu versteuerndes Einkommen dadurch sinkt. Besonders bei längeren Strecken zur ersten Tätigkeitsstätte ist sie von Vorteil.

Übersteigen Ihre tatsächlichen Werbungskosten, zum Beispiel für Bahntickets, die Pauschale, sollten Sie diese stattdessen geltend machen. Das ist rechtlich zulässig und kann Ihre Steuerlast zusätzlich senken.

Für Arbeitnehmer:innen mit sehr niedrigem Einkommen, bei denen sich die Pauschale nicht auswirkt, kommt die Mobilitätsprämie infrage. In diesem Fall werden die Fahrtkosten anteilig direkt ausgezahlt. Die Berechnung erfolgt automatisch im Rahmen der Steuererklärung, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.

Auch wenn die Entfernungspauschale bei kürzeren Arbeitswegen eine Rolle spielt: Den größten Vorteil haben Arbeitnehmer:innen, deren einfacher Arbeitsweg länger als 20 Kilometer ist. Sie können den höheren Satz von 0,38 € pro Kilometer ansetzen.

Zusätzliche Entlastung ergibt sich für Personen mit einem Einkommen über dem Durchschnittslohn, da hier das Einsparpotenzial besonders hoch ist. Vor allem Arbeitnehmer:innen, die ihre Fahrtkosten ohne Zuschüsse des Arbeitgebers selbst tragen, können die Pauschale wirkungsvoll in der Steuererklärung nutzen.

Ab 2026 soll die Entfernungspauschale auf einem einheitlichen Satz von 0,38 € pro Kilometer beruhen. Das gilt ab dem ersten Kilometer, die bisherige Staffelung entfällt. Für Beschäftigte mit kürzeren Arbeitswegen bedeutet das eine spürbare Entlastung, während sich für längere Strecken kaum etwas verändert.

Mit der Reform steigen die Gesamtausgaben des Staates für die Pauschale deutlich. Kritiker:innen sehen zudem die Gefahr, dass höhere Sätze Anreize zum Autofahren schaffen und die Umwelt stärker belasten. Auch der Vorwurf, dass die Regelung in erster Linie Besserverdienenden zugutekommt, wird immer wieder geäußert.

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