E-Invoicing: Wie Sie eine PDF in E-Rechnung umwandeln

Ab dem 1. Januar 2025 ist es zur Pflicht für Unternehmen geworden, eine elektronische Rechnung empfangen zu können. Auch Kleinunternehmer:innen und Selbstständige sind von dieser E-Rechnungspflicht nicht ausgenommen. Anders ausgedrückt: Es ist nun an der Zeit, sich auf die Einführung der E-Rechnung vorzubereiten!

Bisher haben die meisten Unternehmen ihre Rechnungen im PDF-Format erstellt und im Anhang einer E-Mail verschickt. Viele fragen sich daher, ob Sie ein PDF in eine elektronische Rechnung umwandeln können. Wir klären in diesem Artikel, ob das funktioniert, ob die neuen Gesetze zum E-Invoicing dies gestatten und welche hybriden Datenformate für elektronische Rechnungen sie in Zukunft unbedingt kennen sollten.

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Gleich vorweg: Eine PDF-Rechnung im Anhang einer E-Mail ist keine E-Rechnung! Bei einer E-Rechnung handelt es sich nämlich um einen Datensatz, der von einer Maschine bearbeitet werden muss. Ein PDF ist sozusagen nur eine eingescannte Papierrechnung.

In Deutschland werden vor allem die beiden E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD ab 2025 entscheidend sein. Eine PDF in eine E-Rechnung umzuwandeln, wird in den meisten Fällen also bedeuten, aus einer PDF eine XRechnung bzw. eine ZUGFeRD-Rechnung zu machen. 

Die kurze Antwort lautet: Ja, mithilfe der passenden Software können Sie eine PDF in eine elektronische Rechnung umwandeln. 

Konkret bedeutet das: Sie können eine PDF in eine Software hochladen und die Rechnungsdaten werden automatisch in einen strukturierten Datensatz verwandelt. Die XRechnung bzw. ZUGFeRD-Rechnung kann anschließend versendet werden.

Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, die Rechnungsdaten aus der PDF manuell in eine E-Rechnungsvorlage einzugeben und anschließend eine elektronische Rechnung zu erstellen. In diesem Fall haben Sie die PDF also nicht direkt umgewandelt, sondern lediglich die Daten extrahiert. Dies erfüllt jedoch die Pflicht zur Erfassung im hybriden Datenformat.

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2. Verarbeiten Sie Rechnungen mit wenigen Klicks direkt in Qonto. Sobald das Ausstellen von E-Rechnungen verpflichtend ist, kann Qonto dies gewährleisten.
3. Visualisieren Sie elektronische Rechnungen einfach in der Qonto App.
4. Speichern Sie E-Rechnungen GoBD- und rechtskonform.

Die Nutzung spezialisierter Rechnungssoftware vereinfacht den Prozess erheblich. Ein klarer Vorteil ist, dass Softwarelösungen den Großteil der Arbeit übernehmen und sicherstellen, dass die Anforderungen des XRechnung-Standards und der Pflichtangaben eingehalten werden.

Schauen wir zunächst auf die XRechnung

Die Umwandlung einer PDF in eine XRechnung ist mit der richtigen Software unkompliziert möglich. Die spezialisierten Programme übernehmen dabei die Konvertierung und stellen sicher, dass die Anforderungen des XRechnung-Standards erfüllt werden.

1. Hochladen der PDF-Rechnung: Zunächst wird die PDF-Datei in die Software hochgeladen. Mithilfe integrierter OCR-Technologie erkennt die Software automatisch die relevanten Rechnungsdaten, wie Rechnungsnummer, Beträge und Empfängerdetails.

2. Automatisiertes Mapping: Die Software überträgt die erkannten Daten in die XRechnung-Felder und formatiert sie gemäß den Vorgaben. Pflichtangaben, wie die Leitweg-ID, werden geprüft und korrekt zugeordnet.

3. Validierung und Ausgabe: Nach der automatischen Erstellung der XML-Datei validiert die Software die XRechnung. Fehler oder fehlende Angaben werden direkt angezeigt, sodass sie vor dem Export korrigiert werden können.

4. Versand: Viele Softwarelösungen bieten eine direkte Übermittlung an E-Rechnungsplattformen oder öffentliche Auftraggeber, wodurch die gesetzliche Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung erfüllt wird.

Auch eine ZUGFeRD-Rechnung kann aus einer PDF erstellt werden – der grundlegende Prozess bleibt dabei derselbe wie bei der XRechnung: Die Software liest die Daten aus der PDF aus und wandelt sie in das ZUGFeRD-Format um.

Der entscheidende Unterschied liegt im Format selbst: Während die XRechnung ausschließlich als XML-Datei vorliegt, kombiniert ZUGFeRD eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Dies ermöglicht, dass die Rechnung sowohl maschinell ausgelesen als auch von Menschen gelesen werden kann. Besonders für Unternehmen, die mit unterschiedlichen Partnern arbeiten, ist ZUGFeRD flexibler.

ZUGFeRD eignet sich für Unternehmen, die elektronische Rechnungen sowohl an öffentliche Auftraggeber als auch an private Geschäftspartner versenden möchten. Programme wie Fastbill, Sage oder Qonto bieten effiziente Lösungen für diesen hybriden Rechnungsstandard.

Eine XRechnung enthält zwar dieselben Informationen wie eine herkömmliche Rechnung, wird jedoch in einer speziellen, maschinenlesbaren XML-Struktur gespeichert und übermittelt. Diese digitale Struktur macht die XRechnung für Computersysteme leicht lesbar, jedoch für Menschen in ihrer Rohform eher unübersichtlich. Dank der festgelegten XML-Formatierung können die Informationen automatisiert verarbeitet werden, was eine fehlerfreie und schnelle Bearbeitung ermöglicht.

Für eine gültige XRechnung müssen alle gesetzlich geforderten Informationen vollständig und korrekt enthalten sein. Dazu gehören:

1. Namen und Anschriften des Rechnungsstellers und des Empfängers
2. Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. Eine eindeutige Rechnungsnummer
4. Rechnungsdatum und Zeitraum der erbrachten Leistung
5. Eine detaillierte Auflistung der einzelnen Positionen mit Mengen, Preisen und Gesamtsummen
6. Angaben zur Zahlungsfrist und zu den Zahlungsbedingungen

Um elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen, ist eine spezielle Software notwendig, die den gesamten Prozess der Erstellung, Strukturierung und Übermittlung unterstützt. Diese Programme nehmen Ihnen die komplexe XML-Formatierung und das Daten-Mapping ab, sodass die elektronische Rechnung schnell und korrekt erstellt werden kann.

Viele dieser Programme bieten auch die Möglichkeit, eine bereits vorhandene PDF-Rechnung in eine elektronische Rechnung umzuwandeln. Dies kann entweder durch das Hochladen der PDF erfolgen, wobei die Software die relevanten Daten automatisch extrahiert und in das richtige Format überträgt, oder indem man die Daten manuell in das Programm eingibt und dann die XRechnung erstellt. So können Unternehmen ihre bestehenden PDF-Rechnungen problemlos in eine gesetzeskonforme E-Rechnung konvertieren und die Pflicht zur E-Rechnungspflicht erfüllen.

Es gibt zahlreiche Softwarelösungen, die den Prozess der Umwandlung automatisieren, darunter:

• Qonto
• DATEV
• Lexware Office
• sevDesk
• Sage
• Fastbill