DATEV Buchungssätze und digitale Belege importieren

Für alle Selbstständigen gehört es einfach zur monatlichen Pflicht: Die regelmäßige Buchhaltung ist ein integraler Bestandteil eines jeden Unternehmens. Damit Sie sich schnell wieder Ihrem Alltagsgeschäft widmen können, können Sie die Buchführung durch digitale Tools optimieren. DATEV spielt hierbei eine zentrale Rolle, indem es Unternehmen und deren Steuerberater:innen digital miteinander verknüpft.

Durch die Anbindung von Qonto zu DATEV werden zahlreiche Prozesse automatisiert und die Buchhaltung vereinfacht. Mithilfe der Qonto App können Sie beispielsweise Ihre Belege direkt hochladen und via DATEV Belegbilderservice-Rechnungswesen mit DATEV synchronisieren. Dies erleichtert die Zuordnung von Belegen zu den entsprechenden Buchungsvorfällen erheblich.

Durch die Verbindung zwischen Qonto und DATEV werden alle Transaktionen direkt über DATEV Unternehmen online (DUO) importiert. Diese Direktanbindung sorgt dafür, dass alle Transaktionen ohne Umwege in das DATEV-System übertragen werden, was eine zeitnahe Buchführung und eine aktuelle Übersicht über die Finanzlage ermöglicht. Zusätzlich wird im Vergleich zur manuellen Datenübertragung das Fehlerrisiko reduziert.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie DATEV funktioniert, wie Sie Belege mit DATEV hochladen und buchen können oder eine CSV-Datei in DATEV importieren können. Zudem erhalten Sie Einblicke in die DATEV XML-Schnittstelle, die den Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen und den DATEV Rechnungswesen-Programmen ermöglicht.

Stellen Sie sich DATEV als eine digitale Brücke vor, die Unternehmen und ihre Steuerberater:innen oder Buchhalter:innen verbindet. Wenn Sie als Unternehmer:in oder Freiberufler:in Ihre Belege und Dokumente digitalisieren, können Sie diese unkompliziert an Ihre Steuerkanzlei weiterleiten. Dort kommen dann Tools wie z. B. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen zum Einsatz – eine spezielle Softwarelösung, die Buchhalter:innen und Steuerberater:innen hilft, ihre Finanzdaten effektiv und sicher zu verwalten. Alle Auswertungen und Daten stehen Ihnen dank der DATEV-Cloud jederzeit zur Verfügung. Somit vereinfacht DATEV nicht nur den Buchhaltungsprozess, sondern schafft auch Transparenz und Effizienz für alle Beteiligten. Auch die Reisekostenabrechnung mit DATEV ist schnell und einfach gebucht.

Sie haben den Begriff wahrscheinlich schon gehört: Der Name "DATEV" ist aus der Geschäftswelt kaum noch wegzudenken. Der Nürnberger IT-Dienstleister hat sich zu einer festen Größe auf dem europäischen Markt entwickelt. Doch was macht DATEV so unverzichtbar für Unternehmen und Selbstständige? Einfach gesagt ist es die Fähigkeit, komplexe Geschäftsprozesse im Lohn- und Steuerbereich zu vereinfachen. Dazu gehört unter anderem natürlich auch die Rechnungsverwaltung, um die es in diesem Artikel geht.

Mit DATEV können Sie allerdings noch viele weitere Prozesse in Ihrer (Lohn-)Buchhaltung optimieren:

• Das Führen eines Geschäftskontos, das nahtlos mit einer Buchhaltungssoftware interagiert, kann Selbstständigen und Unternehmer:innen dabei helfen, schneller und effizienter zu arbeiten. Wenn Sie DATEV nutzen, können Sie die Vorteile von einem Geschäftskonto mit DATEV nutzen, also weniger Aufwand und mehr Genauigkeit in Ihrer Finanzverwaltung.
• Highlight für alle Optimierungsfanatiker ist der DATEV Bankdatenservice via PIN/TAN, der eine direkte Übermittlung aller Transaktionsinformationen von Ihrem Geschäftskonto an DATEV ermöglicht. Das bedeutet, dass alle Ein- und Ausgänge präzise abgebildet und kategorisiert werden, was Ihnen eine enorme Zeitersparnis bringen kann. Diese Integration gibt Ihnen darüber hinaus auch die nötige Ruhe und Sicherheit, dass Ihre Finanzdaten immer auf dem neuesten Stand und korrekt sind.
• Dank des DATEV-Belegbilderservice-Rechnungswesens ist das Erfassen und Zuordnen von Belegen zu entsprechenden Buchungen ein Kinderspiel. Sie fotografieren Ihre Belege und die Details werden automatisch erfasst, wodurch das Risiko manueller Fehler minimiert wird.
• Auch Sammelüberweisungen können direkt aus DATEV über Qonto getätigt werden.

Die Digitalisierung hat unsere Arbeitsweise revolutioniert und der DATEV Belegtransfer ist dafür ein glänzendes Beispiel im Bereich des Belegmanagements.

Doch welche Vorteile bietet diese digitale Buchhaltung konkret?

Zunächst: Schluss mit den Fahrten zur Steuerkanzlei! Mit dem digitalen Belegtransfer von Qonto bleiben die Originaldokumente nicht nur sicher in Ihrem Unternehmen, sondern können auch einfach und bequem gescannt und direkt GoBD-konform übermittelt werden. Das bedeutet auch, dass das lästige Suchen nach Belegen in überfüllten Aktenordnern der Vergangenheit angehört.

Mit "DATEV Unternehmen online" haben Sie eine einheitliche Plattform für Ihre kaufmännischen Prozesse und dank eines revisionssicheren elektronischen Belegarchivs haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente. Denn alle wichtigen Daten stehen sowohl Ihnen als auch Ihrer Kanzlei in Echtzeit zur Verfügung, wodurch die Abstimmung effizienter und unkomplizierter wird.

Kurzum: Digitale Buchhaltung mit DATEV bedeutet weniger Aufwand, mehr Überblick und eine moderne Art, die Finanzen Ihres Unternehmens zu steuern.

Die Kosten für "DATEV Unternehmen online" können je nach gewähltem Leistungsumfang, Anzahl der Nutzer:innen und weiteren Faktoren variieren.

Der DATEV Upload funktioniert einfach und unkompliziert. Folgende Möglichkeiten haben Sie, wenn Sie einen Beleg in DATEV hochladen möchten:

• Direkt im Browser: Sie können Dokumente aus Ihren lokalen Verzeichnissen direkt in "DATEV Unternehmen online" speichern. Dabei ist die Drag-and-drop-Funktion Ihr Freund! Einfach den Beleg ins Fenster ziehen und schon sind Sie fast fertig. Je nach Vorgabe Ihrer Steuerkanzlei landen die Dokumente in spezifischen Eingangskörben.
• Mobil und flexibel mit der App: Nutzen Sie die App "DATEV Upload mobil", um Belege über mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets hochzuladen. Sowohl iOS- als auch Android-Geräte sind dabei spielend leicht einzusetzen. Wichtig: Sie müssen sich hierfür einmalig authentifizieren.
• Belege via E-Mail: Dank "DATEV Upload Mail" können Sie Belege, die Sie per E-Mail erhalten, direkt an "DATEV Unternehmen online" weiterleiten.
• Automatische Synchronisation mit Qonto: Alle Transaktionen und zugehörigen Belege können direkt aus Ihrem Qonto Konto in "DATEV Unternehmen online" übertragen werden. Diese Integration spart erheblich Zeit und reduziert den manuellen Aufwand, da Ihre Buchhaltungsdaten nahtlos und GoBD-konform in Ihr DATEV-System fließen.

Ein Tipp zum Schluss: Achten Sie darauf, dass Ihre Belege im richtigen Format sind. Ob JPG, PDF oder XML – überprüfen Sie vor dem Hochladen, ob Ihr Dateiformat unterstützt wird.

Das Buchen von Belegen in DATEV klingt vielleicht auf den ersten Blick komplex, ist aber dank klarer Schritte einfach umsetzbar. Folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen dabei, Ihre Belege richtig zu buchen:

1. Starten Sie das DATEV-Rechnungswesen-Programm. Navigieren Sie zur Übersicht „Buchführung“ und wählen Sie „Belege buchen“. Legen Sie einen neuen Buchungsstapel an oder öffnen Sie einen bestehenden.
2. Digitale Belege auswählen: Im Menübereich „Eigenschaften“ legen Sie einmalig fest, aus welcher Dokumentenmanagement-Lösung – sei es „Belege online“ oder „DATEV DMS/Dokumentenablage“ – Ihre Belege stammen.
3. Belege laden: Klicken Sie in der Buchungszeile auf „Digitale Belege buchen“. Ein Fenster öffnet sich. Hier legen Sie fest, aus welchem Bereich Ihrer DATEV Unternehmen online-Lösung die Belege stammen sollen. Meist ist hier „Posteingang“ schon vorbelegt.
4. Belegdetails prüfen: Die Belegübersicht zeigt Ihnen den ersten zu buchenden Beleg an. Das System geht nun in den „Belegstapel buchen“-Modus.
5. Buchen und speichern: Buchen Sie den angezeigten Beleg und bestätigen Sie den Buchungssatz mit der Plus-Taste. Der Beleg wird dann automatisch in den voreingestellten Ablageort verschoben und entsprechend gekennzeichnet.
6. Weiter geht’s: Ein Klick auf die Plus-Taste bringt Sie zum nächsten Beleg. Und so geht es weiter, bis alle Belege gebucht sind.

Also, ran an die Belege und viel Erfolg beim Buchen!

Das Importieren einer CSV-Datei in DATEV kann für Unternehmer:innen eine wertvolle Zeitersparnis bedeuten. Aber wie geht das genau? Hier eine kurze Anleitung für alle, die ihre Daten spielend leicht in DATEV einfügen möchten:

1. Start in DATEV: Öffnen Sie das Programm "DATEV Kanzlei Rechnungswesen" und navigieren Sie zu "Buchführung".
2. Vorbereitung ist alles: Klicken Sie auf "Vorbereitende Tätigkeiten" und dann auf "Stapelverarbeitung".
3. Import beginnen: Ein Fenster namens "Stapelverarbeitung" öffnet sich. Hier wählen Sie "Importieren".
4. Datei auswählen: Im nun geöffneten Importfenster suchen Sie im Feld "Quellverzeichnis" nach dem Verzeichnis, in welchem sich Ihre CSV-Datei befindet. Dies können Sie entweder aus einer Liste auswählen oder direkt über die Ordnerfunktion.
5. Ein letzter Klick: Bestätigen Sie den Import mit "Importieren" und anschließend mit "Verarbeiten".

Mit diesen Schritten haben Sie erfolgreich eine CSV-Datei in DATEV importiert. Einfach, oder? So können Sie sich jetzt wieder voll und ganz Ihrem Business widmen.

Die DATEV XML-Schnittstelle ist ein digitales Tool, das für den Austausch von Daten zwischen verschiedenen Programmen und Systemen mit den Rechnungswesen-Programmen von DATEV dient. XML steht für "Extensible Markup Language" und ist eine universelle Sprache zur Strukturierung von Daten. Die Schnittstelle ermöglicht es, strukturierte Rechnungs-, Beleg- und Kassendaten zu übermitteln.

Im Kontext von DATEV hat die XML-Schnittstelle folgende Hauptfunktionen:

• Vielseitige Datenübertragung: Ob aus Rechnungsprogrammen, Warenwirtschaftssystemen oder Kassenapps – Daten werden mühelos in das DATEV Rechnungswesen übertragen.
• Flexibilität: Durch die Verwendung von XML können Daten aus verschiedenen Quellen in einem standardisierten Format an DATEV übermittelt werden.
• Erweiterungsfähigkeit: Mit verschiedenen Schnittstellenvarianten, wie z. B. der Rechnungsdatenschnittstelle und der neueren Belegsatzschnittstelle, bietet die XML-Schnittstelle verschiedene Möglichkeiten der Datenübermittlung. Dies ermöglicht auch die Übertragung von buchungsrelevanten Informationen und zugehörigen Belegbildern. Wenn Sie es leid sind, immer wieder an den manuellen Export Ihrer Transaktionen denken zu müssen, können Ihnen DATEV Bankdatenservice via RZ-Bankinfo, DATEV Bankdatenservice via PIN/TAN und DATEV-Belegbilderservice-Rechnungswesen Ihre Arbeit wesentlich erleichtern.

Kurz gesagt: 

Die DATEV XML-Schnittstelle dient dazu, den Prozess der Datenübermittlung und -verarbeitung in den DATEV Rechnungswesen-Programmen zu vereinfachen und zu standardisieren, indem Daten aus verschiedenen externen Systemen integriert werden können. Neben Grundinformationen zu Rechnungen können auch weitere buchungsrelevante Informationen übermittelt werden.

DATEV bietet insgesamt zahlreiche Vorteile für die Buchhaltung. Dennoch existieren auch DATEV Alternativen auf dem Markt.