Sind Spesen steuerfrei? Spesen korrekt versteuern

Wer schon mal auf Geschäftsreise war, wird sie kennen: die Spesen. Diese Ausgaben, die im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers entstehen, werden nach der Reise in der Reisekostenabrechnung gesammelt und anschließend eingereicht. Aber wie werden Spesen in steuerlicher Hinsicht behandelt? Sind Spesen steuerfrei? Und wenn ja, in welchen Fällen?

Wie Spesen in der Steuerklärung behandelt werden und unter welchen Bedingungen sie steuerfrei sind, erfahren Sie in diesem Artikel.

Spesen sind Ausgaben, die im Rahmen einer geschäftlichen Tätigkeit anfallen und vom Arbeitgeber erstattet werden können. Darunter fallen zum Beispiel Reisekosten, Verpflegungskosten und Übernachtungskosten.

Die korrekte Abrechnung von Spesen ist wichtig, um sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin Transparenz und Rechtssicherheit zu gewährleisten. Wer selbstständig tätig ist, kann den Verpflegungsmehraufwand von der Steuer absetzen.

Grundsätzlich gilt für Spesen folgendes:

• Die Spesen müssen tatsächlich angefallen sein und müssen angemessen und notwendig sein, um die geschäftliche Tätigkeit auszuführen.
  
  
• Um die Spesen erstattet zu bekommen, müssen Belege vorhanden sein.
  
  
• Bei Reisekosten wie der Hotelrechnung ist es wichtig, dass diese die Anforderungen erfüllt, die gesetzlich vorgeschrieben sind.
  
  
• Die Spesen müssen getrennt von anderen Entschädigungen wie Boni erstattet werden und dürfen nicht als Teil des Gehalts verrechnet werden.
  
  
• Es darf keine Bereicherung der Mitarbeitenden erfolgen, d. h. die erstatteten Spesen dürfen nicht höher sein als die tatsächlichen Kosten.
  
  

Betriebe können Spesen bis zu einer bestimmten Höhe erstatten. Die Höhe ist abhängig von den steuerlichen Vorschriften des jeweiligen Landes.

Damit die Beträge beitragsfrei in der Sozialversicherung sind und als Werbungskosten geltend gemacht werden können, dürfen sie die vorgegebene Höhe nicht überschreiten.

Für die steuerfreie Erstattung von Spesen gibt es genaue Vorgaben, die sich von Land zu Land unterscheiden. Die wichtigsten Regelungen für Reisespesen in Deutschland sowie im Ausland finden Sie im Folgenden.

Für die auswärtige Verpflegung und Übernachtung gibt es einen Pauschbetrag, der Reisenden netto zur Verfügung steht. Das heißt: Arbeitnehmende können über die Verwendung des Geldes selbst verfügen.

Ein wichtiger Richtwert ist hierbei die Stundenzahl. Die kleine Pauschale in Höhe von 14 € greift, wenn Sie zwischen 8 und 24 Stunden unterwegs sind. Bei Dienstreisen, die mehr als 24 Stunden andauern, steht Ihnen die große Pauschale in Höhe von 28 € zu.

Bei der Übernachtungspauschale gilt folgender Richtwert: 20 € pro Nacht. Der Richtwert kann bei Auslandsreisen variieren. Fahrtkosten werden nach anderen Richtwerten berechnet, die Sie in diesem Artikel nachlesen können.

Auch bei Auslandsreisen geht man von der Stundenzahl als Richtwert aus. Allerdings werden hier andere Spesensätze zur Berechnung der Kosten genutzt.

Die kleine Verpflegungspauschale greift bei Abwesenheitszeiten von mehr als 8 Stunden sowie für An- und Abreisetage. Handelt es sich um einen längeren Aufenthalt, kann die große Verpflegungspauschale angesetzt werden.

Seit Januar 2023 gelten in mehreren Ländern neue Spesensätze. Dazu zählen zum Beispiel Belgien und Frankreich. Für Geschäftsreisen in Deutschland bleiben die seit 2021 festgelegten Pauschalen für Dienstreisen jedoch bestehen. Dadurch ist die Anpassung nur für Auslandsreisen relevant.

Die Spesensätze können je nach Land und Art der Reisekosten variieren. Eine Übersicht zu den jeweiligen Ländern finden Sie auf der Seite des Bundesfinanzministeriums.

In Deutschland ist die Zahlung steuerfreier Spesen auf einen Zeitraum von maximal drei Monaten beschränkt. Die sogenannte „Dreimonatsregel” gilt nur für deutsche Arbeitnehmende, die vorübergehend im Ausland arbeiten, und nicht für ausländische Arbeitnehmende, die in Deutschland arbeiten. Es gibt jedoch Ausnahmen von der Dreimonatsregel, z. B. bei Projektarbeit, Auslandseinsätzen oder langfristigen Entsendungen.

Die Regelung greift ab dem ersten Tag der Reise, wenn diese mindestens drei Tage dauert. Die steuerfreie Erstattung unterliegt der Lohnsteuer sowie den Sozialversicherungsabgaben, sobald die Dauer mehr als drei Monate beträgt. Sie wird dann als zusätzliches Gehalt berechnet.

Ob kleines oder großes Unternehmen, Dienstreisen sind meist mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Die lückenlose Reisekostenabrechnung ist jedoch essenziell.

Mit Qonto gelingt die Spesenverwaltung digital und zentral an einem Ort. Ihr Team kann Anträge direkt in der App stellen. Sie genehmigen sie mit wenigen Klicks und behalten dabei immer den Überblick. 

Möglichkeiten, wie Qonto Ihr Spesenmanagement unterstützt:

Einfaches Belegmanagement: Qonto bietet eine benutzerfreundliche App und eine Desktop-Plattform an, auf der Mitarbeiter:innen ihre Spesenausgaben erfassen und verwalten können. Nach jedem Zahlungsvorgang mit einer Qonto Karte kann der Beleg per App eingescannt und der entsprechenden Transaktion hinzugefügt werden, die in Echtzeit auf dem Konto erscheint. Außerdem können Sie fehlende Belege anfragen lassen und diese in Ihre Buchhaltungssoftware exportieren.

Praktische Kategorisierung: Ordnen Sie Ihre Ausgaben vorab mit Unterkonten oder eröffnen Sie ein Spesenkonto. Das erleichtert das Ausgabenmanagement Ihres Teams enorm.

Einfache Genehmigung: Mit Qonto können Arbeitgeber Ausgaben genehmigen oder ablehnen, bevor sie von Mitarbeitern eingereicht werden. Dies hilft, Ausgaben zu kontrollieren und Missbrauch zu verhindern.

Integrierter Bericht: Qonto generiert automatisch Berichte über die Spesenausgaben eines Unternehmens, die in verschiedenen Formaten exportiert werden können, wie z. B. Excel oder PDF. Dies erleichtert die Überprüfung der Ausgaben und die Einreichung von Spesenabrechnungen.