Spesenmanagement: Unser Ratgeber zur Spesenabrechnung

Ein effizientes Spesenmanagement ist entscheidend für die finanzielle Transparenz und Kostenkontrolle eines Unternehmens. In unserem umfassenden Ratgeber zur Spesenabrechnung erfahren Sie, wie Sie Ausgaben systematisch erfassen, verwalten und optimieren können.

Wir zeigen Ihnen, welche modernen Tools und Strategien Ihnen helfen, den Abrechnungsprozess zu automatisieren und Kosten zu senken. Egal, ob Sie ein kleines Start-up oder ein großes Unternehmen führen, dieser Leitfaden bietet praxisnahe Einblicke, um Ihre Spesenprozesse effizient zu gestalten und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden zu steigern.

Spesenmanagement ist der Prozess der Erfassung, Verwaltung und Kontrolle von Ausgaben, die während geschäftlicher Aktivitäten anfallen. Es ermöglicht Unternehmen, Ausgaben systematisch zu verwalten, Transparenz zu schaffen und finanzielle Ressourcen effektiv zu überwachen.

Durch die Automatisierung und Digitalisierung dieser Prozesse können Unternehmen Zeit sparen und die Effizienz steigern, während sie gleichzeitig Kosten senken.

Ein effektives Spesenmanagement erfordert die Auswahl geeigneter Tools, die den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Diese modernen Lösungen erleichtern die Einreichung und Abrechnung von Belegen und sorgen für einen nahtlosen Ablauf bei der Verwaltung der Reisekosten.

Spesenmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil der Finanzplanung und -kontrolle in Unternehmen. Da es sich bei Spesen um Kosten handelt, ist es entscheidend, diese effizient und transparent zu verwalten. Ein gut organisiertes Spesenmanagement ermöglicht es Unternehmen:

• Budgets festzusetzen und zu verwalten: Durch die systematische Erfassung der Spesen können Budgets genauer geplant und überwacht werden.

• Finanzielle Fragen rund um Reisen und Abwesenheiten zu beantworten: So können Ausgaben für zukünftige Reisen besser eingeschätzt werden.

• Die Kostenplanung zu optimieren: Durch die Analyse der angefallenen Spesen lassen sich zukünftige Kosten besser kalkulieren.

• Einsparpotenziale zu identifizieren: Ein detailliertes Spesenmanagement deckt mögliche Kostenfallen auf und zeigt, wo Einsparungen möglich sind.

Ein gut strukturiertes Spesenmanagement trägt somit nicht nur zur Kosteneffizienz bei, sondern hilft auch, die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens langfristig zu sichern.

Modernes Spesenmanagement ist für Unternehmen jeder Größe geeignet, ob klein oder groß, wenn Geschäftsreisen und berufliche Abwesenheiten zum täglichen Geschäft gehören. Besonders sinnvoll ist es für Unternehmen, die:

• Ihre internen Abläufe optimieren möchten: Ein effizientes Spesenmanagement sorgt für transparente und automatisierte Prozesse, die Zeit und Verwaltungsaufwand sparen.

• Langfristig Kosten senken wollen: Durch präzise Erfassung und Auswertung der Spesen können Einsparpotenziale identifiziert und unnötige Ausgaben vermieden werden.

• Ihren Mitarbeitenden eine einfache und komfortable Lösung bieten möchten: Tools für Spesenmanagement ermöglichen es den Mitarbeitenden, Belege, Quittungen und Dokumentationen digital und unkompliziert hochzuladen, was den gesamten Abrechnungsprozess erheblich vereinfacht.

Ein professionelles Spesenmanagement bietet somit nicht nur klare Vorteile in Bezug auf Effizienz und Kostenkontrolle, sondern verbessert auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen durch benutzerfreundliche und transparente Abläufe.

Behalten Sie Teamausgaben immer im Blick – mit Qonto’s Lösung für Reisekosten und Spesen

Das Spesenmanagement umfasst die zentrale Aufgabe, die Geschäftsausgaben im Blick zu behalten und transparent und übersichtlich zu dokumentieren. Ein zentrales Ziel ist es, Kostenfallen und unnötige Ausgaben möglichst zu vermeiden, indem alle relevanten Ausgaben genau erfasst und kontrolliert werden.

Darüber hinaus gehört die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu den Aufgaben des Reisekostenmanagements. So müssen beispielsweise Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen und andere Spesen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen korrekt angewendet werden.

Moderne Spesenmanagement-Tools bieten hier wertvolle Unterstützung, indem sie die Erfüllung dieser Anforderungen erleichtern und gleichzeitig die Prozesse optimieren.

Trotz vielfältiger moderner Lösungen bleibt die Reisekostenabrechnung eine anspruchsvolle Aufgabe mit verschiedenen Herausforderungen. Eine davon ist die sichere Aufbewahrung der Belege, da kleine Quittungen leicht verloren gehen und Thermobelege schnell verblassen.

Auch die korrekte Zuordnung der Belege zu den jeweiligen Kostenstellen ist wichtig, um eine transparente und nachvollziehbare Abrechnung zu gewährleisten.

Ein weiterer kritischer Punkt ist die schnelle Abwicklung der Spesenabrechnungen, da Mitarbeitende oft in Vorleistung gehen und daher auf eine zügige Rückerstattung angewiesen sind.

Darüber hinaus spielt Vertrauen eine wichtige Rolle: Es muss sichergestellt sein, dass nur dienstliche und keine privaten Ausgaben abgerechnet werden. Ein effektives Spesenmanagement erfordert daher klare Richtlinien, eine zuverlässige Dokumentation und regelmäßige Schulungen, um die Einhaltung der Regeln zu gewährleisten.

Legen Sie mit Qonto Zahlungslimits fest und passen Sie diese individuell an, während Sie Ihren Cashflow immer im Blick behalten – in Echtzeit.

Damit Ihr Spesenmanagement langfristig gut funktioniert, sollten Sie einige Punkte beachten. Im Folgenden finden Sie fünf Tipps.

1. Klare Reiserichtlinien entwickeln: Diese dienen als Grundlage für Dienstreisen und Spesenabrechnungen und schaffen klare Vorgaben für alle Beteiligten.

1. Standardisierte Vorlagen verwenden: Vorlagen erleichtern es den Mitarbeitenden, relevante Informationen zu erfassen, und unterstützen eine schnelle und einheitliche Auswertung.

1. Digitale Spesenmanagement-Software einsetzen: Automatisierte Prozesse für Genehmigungen und Auszahlungen sparen Zeit und minimieren Fehler.

1. Genauigkeit sicherstellen: Hohe Ansprüche an Genauigkeit sollten konsequent eingefordert und dem gesamten Team vermittelt werden.

1. Alternativen zu Dienstreisen in Betracht ziehen: Videokonferenzen können oft eine kostengünstige und zeitsparende Alternative sein und das Spesenmanagement weiter optimieren.

Durch die Kombination aus klaren Richtlinien, digitaler Unterstützung und kontinuierlicher Verbesserung der Prozesse lässt sich das Spesenmanagement effizient und benutzerfreundlich gestalten.

Es gibt einige Softwares für Spesenmanagement, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Abläufe zu verbessern. Die folgende Auflistung zeigt, wie groß die Auswahl ist – und umfasst längst noch nicht alle Tools.

• Qonto
• Payhawk
• Circula
• TravelPerk
• Finway
• Klippa
• Yokoy
• Rydoo
• Navan
• Spendesk
• Coupa
• kiwiHR

Qonto bietet Ihnen die Möglichkeit, Spesen und andere Ausgaben per App abzurechnen und die Ausgaben direkt mit dem Geschäftskonto zu verbinden. Auch Anträge und Erstattungen lassen sich per App und mit wenigen Klicks freigeben.

• Bewertung: 4,7 (Trustpilot)
• Preis: ab 9 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage
• Demo: ja

Bei Payhawk können Sie alle Daten rund um Ihre Geschäftsausgaben, dementsprechend auch rund um Ihre Spesen, in Echtzeit abrufen. Insgesamt sind Erstattungen auf Konten in mehr als 160 Ländern möglich.

• Bewertung: 4,7 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja

Circula richtet sich mit seinen Spesenmanagement-Tools vor allem an den Mittelstand. Mit den entsprechenden Funktionen lassen sich Reisekosten, Spesen, Kreditkarten und weitere Faktoren verwalten.

• Bewertung: 4,6 (Capterra)
• Preis: ab 10 € / Monat (zzgl. MwSt. & Nutzer:in)
• Testversion: ja
• Demo: nein

Mit dem Tool von TravelPerk können Unternehmen ihre Geschäftsreisen von der Buchung bis zur Auswertung managen. Hier haben Sie alle wichtigen Infos auf einen Blick.

• Bewertung: 4,2 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 99 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: ja
• Demo: ja

Bei Finway handelt es sich um ein Tool für KMUs, auf dessen Basis Pauschalen, Verpflegung, Erstattung & Co. mit der unternehmensinternen Buchhaltung verbunden werden können.

• Bewertung: 4,2 (Capterra)
• Preis: ab 199 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: nein

Klippa lässt sich weitestgehend problemlos in viele verschiedene Systeme integrieren. Zudem hilft die automatische Datenerkennung dabei, Prozesse zu vereinfachen.

• Bewertung: 3,7 (Trustpilot)
• Preis: ab 5 € / Monat (zzgl. MwSt. & Nutzer:in)
• Testversion: 7 Tage
• Demo: ja

Mit Yokoy können Sie unter anderem Genehmigungen für die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter:innen automatisieren. Das Tool basiert auf KI und berücksichtigt sowohl gesetzliche als auch unternehmensinterne Vorgaben.

• Bewertung: 3,5 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja

Rydoo richtet sich mit seinen Angeboten an Unternehmen in so gut wie jeder Größe. Die Nutzung ist weitestgehend selbsterklärend. Das Tool setzt in vielen Bereichen auf Automatisierung und hilft somit dabei, Routinen noch schneller abzuarbeiten.

• Bewertung: 3,2 (Trustpilot)
• Preis: ab 8 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: ja

Navan bietet eine Komplettlösung rund um Reisen und Spesen an. Das Angebot richtet sich sowohl an kleine als auch an große Unternehmen. Die Daten werden über die Dashboards in Echtzeit angezeigt.

• Bewertung: 3,0 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja

Mit Spendesk können Sie Unternehmensausgaben dokumentieren und verwalten. Basierend auf der integrierten Budgetkontrolle sehen Sie genau, ob sich Ihre Ausgaben noch im festgesteckten Rahmen bewegen.

• Bewertung: 3,0 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja

Bei seiner All-in-One Lösung setzt Coupa auf künstliche Intelligenz. Aufgrund der breiten Produktpalette haben Nutzer:innen hier die Möglichkeit, mehrere Funktionen rund um den Bereich Ausgabenmanagement miteinander zu kombinieren.

• Bewertung: 1,4 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja

Zur Hauptzielgruppe von kiwiHR gehören KMU und Start-ups. Neben dem Spesenmanagement stehen zudem Funktionen rund um den Bereich der Personalverwaltung zur Verfügung.

• Bewertung: 4,7
• Preis: ab 3,50 € / Monat & Nutzer:in (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: ja