Die 15 besten Geschäftsreise-Tools für Buchung und Verwaltung

Geschäftsreisen kosten Zeit und Geld – doch mit den richtigen Tools lassen sich Planung, Buchung und Abrechnung deutlich vereinfachen. Eine Travel-Management-Software sorgt dafür, dass alles rund um Geschäftsreisen reibungslos läuft: von der Organisation bis zur Kostenkontrolle.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Tools sich für die Verwaltung von Reisekosten lohnen und wie Sie das passende Geschäftsreise-Tool für Ihre Anforderungen finden.

Ein Geschäftsreise-Tool ist eine spezialisierte Softwarelösung, die den gesamten Prozess der Verwaltung von Geschäftsreisen effizient optimiert. Es ermöglicht Ihnen:

• Reisekosten zu buchen und zu verwalten
• Abrechnungen zu erstellen
• Notwendige Informationen für Mitarbeiter:innen bereitzustellen

Oft sind mobile Apps integriert, die den Zugriff auf Daten auch von unterwegs ermöglichen. Die Auswahl des passenden Tools ist entscheidend, da es zahlreiche Anbieter mit unterschiedlichen Funktionen gibt.

Ein solches Tool kann die Transparenz verbessern und die Prozesse im Travel Management erheblich vereinfachen. Durch die Automatisierung und Zentralisierung von Reisedaten sparen Sie nicht nur Zeit, sondern können auch die Kostenkontrolle verbessern und die Zufriedenheit Ihrer Reisenden steigern.

Geschäftsreise-Tools lassen sich dabei in zwei Kategorien einteilen:

• Travel-Management-Tools für Buchungen
• Travel-Management-Tools für Ausgabenverwaltung

Travel-Management-Tools für Buchungen sind darauf ausgelegt, den Prozess der Reiseplanung zu vereinfachen. Sie bieten eine zentrale Plattform, über die Sie Flüge, Hotels und Mietwagen buchen können, oft zu günstigeren Konditionen, da sie auf eine Vielzahl von Anbietern zugreifen.

Diese Tools ermöglichen es Ihnen, alle Buchungen an einem Ort zu verwalten, was nicht nur den Überblick erleichtert, sondern auch Fehler minimiert.

Viele dieser Tools integrieren sich nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme und bieten automatisierte Genehmigungsprozesse, um sicherzustellen, dass alle Reisen den Unternehmensrichtlinien entsprechen. So sparen Sie wertvolle Zeit und vermeiden unnötige Kosten durch Fehlbuchungen oder nicht genehmigte Reisen.

Travel-Management-Tools für die Ausgabenverwaltung bieten eine effiziente Möglichkeit, alle mit Geschäftsreisen verbundenen Kosten im Blick zu behalten und zu kontrollieren. Diese Tools ermöglichen es Ihnen, Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen, was die Budgetierung und Kostenkontrolle erheblich erleichtert.

Mitarbeiter:innen können Belege direkt über mobile Apps hochladen, wodurch der Prozess der Spesenabrechnung beschleunigt wird. Darüber hinaus bieten viele Tools detaillierte Berichts- und Analysemöglichkeiten, um Ausgabentrends zu identifizieren und Einsparpotenziale aufzudecken.

Durch die Automatisierung der Ausgabenverwaltung reduzieren Sie den administrativen Aufwand und verbessern die Genauigkeit der Abrechnungen, was letztlich zu einer besseren Finanzübersicht und -kontrolle führt.

Behalten Sie die volle Kontrolle und Übersicht über all Ihre Kosten – mit dem Ausgabenmanagement von Qonto.

Eine intuitive Benutzeroberfläche, maximale Transparenz und flexible Funktionen machen Geschäftsreise-Tools unverzichtbar.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick

• Zeitersparnis durch einfache Buchung und Selbstverwaltung für Mitarbeiter:innen

• Überblick über Reiseaktivitäten und Kosten in Echtzeit

• Flexibilität bei Umbuchungen und Stornierungen

• Transparente Ausgaben- und Budgetkontrolle

• Unterstützung bei Einreisebestimmungen und Reisewarnungen

• Vereinfachte Reisekostenabrechnung mit digitaler Belegverwaltung

Digitalisieren Sie Ihr Belegmanagement mit Qonto und behalten Sie stets den Überblick.

Ein effektives Travel-Management-System sollte wesentliche Funktionen bieten, um Geschäftsreisen reibungslos und effizient zu gestalten. Dabei sind die Bedürfnisse Ihres Unternehmens entscheidend, dennoch gibt es einige grundlegende Features, die jedes System aufweisen sollte, um maximale Effizienz und Nutzerfreundlichkeit zu garantieren.

• Individuelle Reiserichtlinien: Erlauben Sie die Anpassung von Reiserichtlinien für einzelne Mitarbeiter:innen, um Compliance zu gewährleisten und individuelle Anforderungen zu berücksichtigen.

• Flexible Genehmigungsprozesse: Optimieren Sie die Reisegenehmigung mit anpassbaren Workflows, die sowohl Effizienz als auch die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien sicherstellen.

• Erreichbarer Support: Stellen Sie einen zuverlässigen, rund um die Uhr verfügbaren Kundenservice bereit, der bei Fragen und Problemen schnell Unterstützung bietet.

• Nahtlose Systemintegration: Sorgen Sie für eine einfache Integration in bestehende Unternehmenssysteme, um den Arbeitsfluss nicht zu stören und die Datenkonsistenz zu wahren.

• Transparente Übersicht: Bieten Sie klare und umfassende Übersichten, um die Kostenkontrolle zu verbessern und fundierte Entscheidungen treffen zu können.

• Hoher Nutzerkomfort: Stellen Sie eine intuitive Benutzeroberfläche bereit, die eine einfache Navigation und Bedienung ohne umfangreiche Schulungen ermöglicht.

• Mobile App-Verfügbarkeit: Ermöglichen Sie den Zugriff auf das System über mobile Apps, um Flexibilität und Zugriff von unterwegs sicherzustellen.

• Reisewarnungen: Informieren Sie über aktuelle Reisewarnungen, um die Sicherheit der Reisenden zu erhöhen und Risiken zu minimieren.

• Flexible Stornierungsoptionen: Bieten Sie die Möglichkeit, Reisen kurzfristig zu stornieren, um auf unvorhergesehene Ereignisse schnell reagieren zu können.

Mit dem passenden Geschäftsreise-Tool wird die Buchung von Bahnreisen, Flügen, Hotels und anderen Reiseleistungen deutlich vereinfacht. Die folgenden Lösungen unterstützen Sie dabei, den Buchungsprozess effizienter zu gestalten und wertvolle Zeit zu sparen.

• Lanes & Planes
• TravelPerk
• Navan
• Flightfox
• Airbnb for Work

Lanes & Planes bietet seinen Nutzer:innen die Möglichkeit, alle Details rund um die anstehende Geschäftsreise via App zu steuern. Belege, die im Zuge der Reisekostenabrechnung relevant werden, lassen sich von unterwegs scannen. Zudem können Verantwortliche individuelle Reiserichtlinien hinterlegen.

• Bewertung: 4,8 (Trustpilot)
• Preis: ab 0 € + 6,90 € / Reiseleistung (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein
• Demo: ja

Bei TravelPerk handelt es sich um eine umfangreiche Plattform für Geschäftsreisen. Hier können Sie alle Details rund um Buchungen und Verwaltung nachhalten. Genehmigungen für Ausgaben & Co. werden per Mausklick gegeben. Parallel zum Bereich der Reisekosten können Nutzer:innen über das Tool auch Events organisieren.

• Bewertung: 3,9 (Trustpilot)
• Preis: ab 0 € + 5 % ab der sechsten Reise
• Testversion: nein
• Demo: ja

Navan ist eine Komplettlösung für Reisen und Spesen. Mitarbeiter:innen können ihre Reisen hier selbst buchen, während die Verantwortlichen die Kosten im Blick behalten. Über KI-gestützte Analysen ist es im Nachhinein möglich, die Ausgaben zu kategorisieren und zu bewerten.

• Bewertung: 3,0 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja

Das Angebot von Flightfox hat sich vor allem auf Gruppen- und Studentenreisen fokussiert. Reisewarnungen werden in Echtzeit verschickt. Transparente Reiseberichte sorgen dafür, dass Nutzer:innen Kosten & Co. im Blick haben.

• Bewertung: 2,3 (Trustpilot)
• Preis: ab $ 20 pro Strecke & Passagier
• Testversion: ja
• Demo: ja

Für die Nutzung von Airbnb for Work brauchen Sie ein Airbnb Konto. Über das Dashboard haben die Nutzer:innen die Möglichkeit, Informationen über vergangene und kommende Reisen einzusehen. Wenn entsprechende Buchungsberechtigungen vorliegen, können Sie auch für Kolleg:innen buchen.

• Bewertung: 1,3 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos
• Testversion: nein
• Demo: n/a

Sie suchen nach einer Möglichkeit, Reisen nicht nur zu buchen, sondern umfassend zu verwalten? Dann könnte es sich lohnen, auch einen Blick auf die folgenden Anbieter zu werfen.

• Qonto
• Circula
• Expensify
• Spendesk
• Yokoy
• Fyle
• Zoho Expense
• Brex
• BillClick
• SAP Concur

Qonto bietet ein umfassendes Finanzmanagement-Tool, das insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Mit Funktionen wie Zahlungslimits und Budgetverwaltung behalten Unternehmen stets die Kontrolle über ihre Ausgaben. Die mobile App ermöglicht flexibles Management, und Echtzeit-Benachrichtigungen sorgen für aktuelle Informationen.

• Bewertung: 4,7 (Trustpilot)
• Preis: ab 9 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage
• Demo: ja

Laut Anbieter ist die Benutzeroberfläche von Circula selbsterklärend. Das Tool lässt sich nahtlos in ERP-, Buchhaltungs- und HR-Softwares integrieren. Hier können Sie Auslagenerstattungen, Kreditkartentransaktionen und weitere Bereiche auf einer Plattform verwalten.

• Bewertung: 4,6 (Capterra)
• Preis: ab 8 € / Monat & Lizenz (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: ja

Die Business Travel App lässt sich in viele verschiedene bestehende Systeme integrieren. Mithilfe des Programms lassen sich Ausgaben und Budgets nachhalten. Nutzer:innen können ihre Quittungen scannen und wahlweise mit der Expensify Firmenkarte zahlen.

• Bewertung: 4,1 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab $ 5 / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein
• Demo: ja

Bei Spendesk handelt es sich um eine Plattform, die es ermöglicht, alle Ausgaben rund um Geschäftsreisen im Blick zu behalten. Die entsprechenden Details werden in Echtzeit angezeigt. Das Angebot richtet sich an Unternehmen aus allen Branchen.

• Bewertung: 4,0 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja

Mit Yokoy können Sie die Ausgaben und Spesen Ihrer Mitarbeiter:innen verwalten. Über die KI-gestützten Inhalte stellen Sie sicher, dass alle Vorgaben rund um Unternehmensrichtlinien erfüllt werden. Sie können das Geschäftsreise-Tool auch mit den virtuellen Karten des Anbieters kombinieren.

• Bewertung: 3,6 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja

Das Travel-Management-System von Fyle basiert auf KI. Unter anderem gehören Echtzeit-Tracking und verschiedene Automatisierungsfunktionen zum Leistungsumfang. Zudem können Sie auch bereits vorhandene Kreditkarten integrieren. Alle Belege werden via App verwaltet.

• Bewertung: 4,5 (Capterra)
• Preis: ab $ 11,99 / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein
• Demo: ja

Zoho Expense bietet seinen Nutzer:innen unter anderem automatische Tagessatz-Berechnungen und Kilometerdokumentation. Kredit- und Firmenkarten werden automatisch abgeglichen.

• Bewertung: 4,2 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 6 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: ja

Über Brex können Sie Reisen buchen, Events organisieren und Ausgaben im Blick behalten. Quittungen werden automatisch zugeordnet, so dass viele manuelle Schritte entfallen. Der Support ist 24/7 erreichbar.

• Bewertung: 3,0 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab $ 12 / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein
• Demo: ja

Bei BillClick können Sie alle Belege über Foto und QR-Scanner innerhalb der App hochladen und bearbeiten. Mitarbeiter:innen können ihre Abrechnung erstellen und dann direkt an den nächsten Verantwortlichen weiterleiten. Die App synchronisiert alle Daten mit dem Webportal.

• Bewertung: 2,9 (Trustpilot)
• Preis: ab 7,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: ja
• Demo: nein

Bei SAP Concur handelt es sich um eine umfassende Cloud-Lösung, die es denjenigen, die gerade auf Geschäftsreise sind, erlaubt, von unterwegs aus Quittungen und Co. zu scannen. Das Tool richtet sich vor allem an den Mittelstand.

• Bewertung: 1,3 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig je nach Funktionsumfang auf Anfrage
• Testversion: 15 Tage
• Demo: ja

Um das passende Geschäftsreise-Tool zu finden, sollten Sie zunächst Ihre spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufe analysieren. Die richtige Wahl hängt von verschiedenen Faktoren ab, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen müssen.

Hier einige Schritte, die Ihnen bei der Auswahl helfen können:

1. Bedarfsanalyse durchführen: Bestimmen Sie, wie viele Mitarbeiter:innen das Tool nutzen werden und welche Funktionen notwendig sind, um Ihre Geschäftsreiseprozesse effizient zu gestalten.

1. Funktionalitätsumfang klären: Entscheiden Sie, ob Sie ein Tool nur für Buchungen benötigen oder ob es auch Spesenabrechnungen und andere Funktionen abdecken soll.

1. Mobile Zugänglichkeit prüfen: Überlegen Sie, ob Ihre Mitarbeiter:innen Belege und andere Informationen von unterwegs hochladen müssen und ob das Tool mobile Unterstützung bietet.

1. Integrationsanforderungen festlegen: Stellen Sie sicher, dass das Tool nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert werden kann, um den Arbeitsfluss nicht zu unterbrechen.

1. Anbieter vergleichen: Nutzen Sie Testversionen oder Demos, um verschiedene Tools hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang zu evaluieren, und entscheiden Sie sich für das Tool, das Ihren Anforderungen am besten entspricht.