Kilometerpauschale bei Dienstreisen: Das sollten Sie wissen

Egal ob Kundentermine, Messen oder Fortbildungen: Dienstreisen von Mitarbeitenden gehören zum Geschäftsalltag. Den Unternehmen entstehen durch beruflich veranlasste Reisen aber nicht nur Extrakosten, sie können diese Ausgaben auch steuerlich geltend machen und die Reisen absetzen.

Aber was genau gilt als Dienstreise? Welche Absetzungsmöglichkeiten akzeptiert das Finanzamt? Und wie wird die Kilometerpauschale für Geschäftsreisen richtig angewendet? Antworten auf diese und weitere Fragen finden Sie in unserem Beitrag.

Wenn Angestellte im Auftrag ihres Arbeitgebers über die Stadtgrenze beziehungsweise Gemeindegrenze hinaus reisen, handelt es sich um eine Dienstreise. Nimmt die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer einen Kundentermin im Nachbarort wahr, der zur gleichen Gemeinde gehört, beschreibt das eine Auswärtstätigkeit, die nicht unter den Begriff Dienstreise fällt.

Auch die Fahrt zur Arbeit gilt nicht als Geschäftsreise, da Angestellte für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte die Kosten selbst tragen und diese über die Entfernungspauschale, auch als Pendlerpauschale bekannt, in ihrer Steuererklärung geltend machen können.

Zusätzlich ist es wichtig, wie Angestellte Dienstreisen tätigen. Nutzen sie beispielsweise Bahn, Bus, Flugzeug oder ein anderes öffentliches Verkehrsmittel, können die Ticketkosten direkt vom Arbeitgeber über die Reisekostenabrechnung übernommen werden. Dazu gehören auch Fahrten mit einem Fahrrad.

Stellt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden Firmenwagen zur Verfügung, ist die Reise zwar auch dienstlich, allerdings werden hier die Ausgaben vom Unternehmen übernommen und die Kilometerpauschale greift daher nicht.

Nur bei Geschäftsreisen, die mit dem privaten PKW, Motorrad, Motorroller, Moped oder Mofa absolviert werden, können sich Angestellte laut dem §670 im BGB „Ersatz von Aufwendungen” die Kosten für die Reise erstatten lassen.

Die Kilometerpauschale ist nicht zu verwechseln mit der Entfernungspauschale, die auch als Pendlerpauschale bekannt ist.

Die Kilometerpauschale bezieht sich ausschließlich auf Dienstreisen. Die Entfernungspauschale beschreibt den täglichen Weg von der Wohnung zur Arbeitsstätte.

Gemäß Bundesreisekostengesetz gilt für die Nutzung des eigenen Autos eine Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenen Kilometer. Für alle anderen motorisierten Fahrzeuge greift eine Pauschale von 20 Cent pro Kilometer.

Gut zu wissen: Die Bundesregierung hat rückwirkend zum 1. Januar 2022 die Pendlerpauschale, auch als Entfernungspauschale bekannt, ab dem 21. Kilometer auf 38 Cent erhöht. Beachten Sie jedoch, dass diese Erhöhung nur für den Weg zur Arbeitsstätte und nicht für Dienstreisen gilt.

Anders als bei der Berechnung der Pendlerpauschale, bei der ein Arbeitsweg nur einfach gezählt wird, lässt sich bei der Kilometerpauschale sowohl der Hinweg wie auch den Rückweg einer Dienstreise berechnen.

Haben Angestellte zum Beispiel einen Hin- und Rückweg von jeweils 60 Kilometer zurückgelegt, können Sie 120 Kilometer x 0,30 € berechnen, woraus sich eine Pauschale von 36 € ergibt.

Das Finanzamt erkennt die Kilometerpauschale als Werbungskosten an, die entsprechend mit der Anlage N abgesetzt werden können. Alternativ hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, die Kilometerpauschale auch als Reisekosten im Rahmen der Reisekostenabrechnung an die Angestellten zurückzuerstatten.

Die Reisekostenabrechnung dient dem Arbeitgeber auch als Beleg gegenüber dem Finanzamt, um die Kosten als Betriebsausgaben in der Steuererklärung anzugeben.

Als Alternative zur Kilometerpauschale eignet sich die Berechnung der tatsächlichen Fahrtkosten. Für die Ermittlung des Betrags werden nicht nur die gefahrenen Kilometer eingerechnet, sondern auch weitere Kosten, die theoretisch beim Unterhalt eines Autos entstehen.

Die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer bestimmt durch diese Rechnung die Gesamtkosten des Fahrzeuges und dann den Anteil an dienstlichen Reisen von der gesamten Fahrleistung des Autos.

Die Ermittlung der tatsächlichen Fahrtkosten ist relativ aufwendig, da alle Ausgaben über Belege und das Führen eines Fahrtenbuchs dokumentiert werden müssen. Der Vorteil der Kilometerpauschale liegt also in der einfachen Berechnungsgrundlage.

Eingeschlossen in die tatsächlichen Kosten sind:

• Benzinkosten
• Ausgaben für Versicherungen
• Abschreibungen
• Steuern
• Reparaturen

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