Rechnungsfreigabe-Software: So finden Sie das passende Programm

Das Verwalten und Freigeben von Rechnungen gehört zu den essentiellen Aufgaben im Finanzmanagement eines Unternehmens. Doch manuell durchgeführte Prozesse sind zeitaufwändig, fehleranfällig und können die Buchhaltung schnell ins Stocken bringen. Hier kommt eine Rechnungsfreigabe-Software ins Spiel: Sie automatisiert den Freigabeprozess, spart wertvolle Zeit und sorgt für mehr Transparenz in Ihren Finanzen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Rechnungsfreigabe-Software ist, für wen sie sich eignet und welche Funktionen sie für Ihre Rechnungsverwaltung bieten sollte.

Eine Rechnungsfreigabe-Software ermöglicht es Ihnen, Rechnungen effizient zu verarbeiten, zu überprüfen und freizugeben. Sie automatisiert den gesamten Freigabeprozess und entlastet dadurch Ihre Arbeitsabläufe, sodass Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

Gleichzeitig verbessert sie die Dokumentation und Nachverfolgbarkeit der Rechnungsprozesse, was zu einer fehlerfreien und nachvollziehbaren Buchhaltung führt.

Eine Rechnungsfreigabe-Software eignet sich für Unternehmen jeder Größe, die ihre Rechnungsbearbeitungsprozesse optimieren möchten. Sie ist besonders vorteilhaft für diejenigen, die Effizienz, Genauigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit steigern wollen.

Hier sind die Zielgruppen, für die sie besonders geeignet ist:

• Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen: Wenn Sie regelmäßig eine große Anzahl an Rechnungen bearbeiten, hilft die Software, Zeit zu sparen und den Prozess effizient zu gestalten.

• KMUs, die wachsen wollen: Kleine und mittelständische Unternehmen, die expandieren, profitieren von automatisierten Abläufen, die helfen, mit steigenden Anforderungen Schritt zu halten.

• Branchenübergreifend operierende Firmen: Da Rechnungen in fast allen Branchen vorkommen, kann jede Firma, unabhängig vom Sektor, von optimierten Freigabeprozessen profitieren.

• Unternehmen, die Fehler minimieren möchten: Durch Automatisierung werden manuelle Eingabefehler reduziert, was zu einer verlässlicheren Buchhaltung führt.

• Mitarbeiterorientierte Unternehmen: Die Software erhöht den Arbeitskomfort, indem sie Routineaufgaben vereinfacht und den Angestellten mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben gibt.

Eine leistungsstarke Rechnungsfreigabe-Software sollte essenzielle Funktionen bieten, die den gesamten Freigabeprozess effizienter und fehlerfreier gestalten. Diese Funktionen sind entscheidend, um die Verwaltungsarbeit zu optimieren und die Produktivität zu erhöhen.

Hier sind die wichtigsten Funktionen:

• Automatischer Import von Rechnungen: Ermöglicht das nahtlose Einlesen und Erfassen von Rechnungen aus verschiedenen Quellen, was den manuellen Aufwand erheblich reduziert.

• Regelbasierte Dokumentenzuordnung: Ordnet Rechnungen automatisch den richtigen Projekten oder Abteilungen zu, basierend auf zuvor definierten Regeln, um Verwirrung und Fehler zu vermeiden.

• Unkomplizierte Freigabeprozesse: Bietet einfache und schnelle Genehmigungswege, die den Freigabeprozess beschleunigen und Engpässe vermeiden.

• Erstellung von Buchungsvorlagen: Erleichtert die Buchhaltung durch die automatische Generierung von Vorlagen, die wiederkehrende Buchungsvorgänge standardisieren.

• Integration mit bestehenden Systemen: Die Fähigkeit, sich in bestehende Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme zu integrieren, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten und Doppelerfassungen zu vermeiden.

Die folgende Gegenüberstellung zeigt, wie individuell der Prozess zur Rechnungsfreigabe mittlerweile sein kann. Einmal eingerichtet, erleichtert die passende Rechnungseingangs-Software den Alltag der Nutzer:innen oft ungemein.

Um das volle Potenzial einer Rechnungsfreigabe-Software auszuschöpfen, sollte das Tool optimal zu Ihren Erwartungen und Bedürfnissen passen. Nur so profitieren Sie von den Funktionen und Automatisierungen, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern.

Die folgenden zehn Anbieter haben sich als feste Größen im Bereich Rechnungsfreigabe-Software etabliert. In der direkten Gegenüberstellung zeigen wir, welche Besonderheiten sie auszeichnen und für welche Einsatzbereiche sie besonders geeignet sind.

• Qonto
• Candis
• Zervant
• BuchhaltungsButler
• sevDesk
• Lexware
• FastBill
• Invoicely
• DATEV
• Wave

Mit Qonto haben Sie Ihre Rechnungsfreigabe nahtlos in einer All-in-One-Lösung integriert. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, den gesamten Rechnungsprozess effizient zu organisieren: Rechnungen erfassen, freigeben und direkt mit der Buchhaltung verknüpfen. Dank automatischer Sortierung behalten Sie Ihre Ausgaben stets im Blick.

Zusätzlich können Sie über individuelle Berechtigungen festlegen, welche Mitarbeiter:innen auf bestimmte Rechnungen zugreifen oder Zahlungen freigeben dürfen – ideal für ein strukturiertes und transparentes Finanzmanagement.

• Bewertung: 4,7 (Trustpilot)
• Preis: ab 9 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage
• Demo: ja

Bei Candis empfangen Sie Rechnungen an zentraler Stelle in der Cloud, können diese automatisch auslesen lassen und sie – wenn alles stimmt – freigeben. Unter anderem ist auch eine Integration mit DATEV möglich. Exporte finden auf der Basis von XML, PDF oder als CSV-Datei statt.

• Bewertung: 4,7 (Trustpilot)
• Preis: ab 369 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage
• Demo: nein

Zervant setzt auf übersichtliche Auflistungen, die dafür sorgen, dass Rechnungen nicht übersehen werden. Sie werden zum jeweiligen Datum zur Freigabe angezeigt. Mithilfe der Rechnungsapp können Sie alle Schritte auch von unterwegs aus ausführen. Der Anbieter richtet sich an verschiedene Unternehmensgrößen und hat einen Kundensupport in fünf verschiedenen Sprachen eingerichtet.

• Bewertung: 4,5 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 9,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein
• Demo: nein

Bei BuchhaltungsButler sorgen selbstlernende Algorithmen dafür, dass Nutzer:innen Zeit sparen. Laut Anbieter haben Sie hier die Möglichkeit, Ihre Buchhaltung 76 % schneller zu bearbeiten. Die Freigabe der Rechnungen erfolgt mit wenigen Schritten. Aufgrund verschiedener integrierter Schnittstellen können Sie BuchhaltungsButler in unterschiedliche Systeme implementieren. Die jeweils angezeigten Daten werden in Echtzeit angegeben.

• Bewertung: 4,3 (Trustpilot)
• Preis: ab 24,95 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage
• Demo: ja

sevDesk richtet sich an Gründer:innen und Selbstständige. Mit diesem Tool können Sie Ihre komplette Buchhaltung in einer Software abbilden – und unter anderem auch Rechnungen freigeben. Zudem können Sie die Lösung mit Ihrem Online Banking verbinden und so immer direkt sehen, wie sich die Zahlung der jeweils freigegebenen Rechnung auf Ihren Kontostand ausgewirkt hat.

• Bewertung: 4,0 (Trustpilot)
• Preis: ab 8,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 6 Monate für Gründer:innen
• Demo: ja

Wenn Sie Lexware nutzen und gleichzeitig eine Rechnungsfreigabe-Software einsetzen möchten, müssen Sie Flowers als Freigabesystem vorschalten. Die Belege werden dann automatisch an Lexware Office übermittelt. Am Ende archiviert das System die Dokumente für Sie. Für eine Rechnungsfreigabe über Lexware benötigen Sie einen Software-Account für Lexware Office und Flowers.

• Bewertung: 3,8 (Trustpilot)
• Preis: ab 6,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage
• Demo: nein

Mit FastBill können Sie Rechnungen erstellen, aber auch freigeben lassen. Der Anbieter setzt auf detailreiche Dashboards und bietet Nutzer:innen eine entsprechende Transparenz in Bezug auf Ausgaben und Budgets. Dank der Automatisierung sparen Sie Zeit und können Rechnungen und die dazugehörigen Ausgaben so vorbereiten, dass Sie von Buchhalter:innen wahlweise direkt weiterbearbeitet werden können.

• Bewertung: 3,3 (Trustpilot)
• Preis: ab 9 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: nein

Auch Invoicely richtet sich mit seinen Angeboten eher an kleinere Unternehmen. Neben der Freigabe von Rechnungen können Sie mit dem Tool Ausgaben nachhalten und zuordnen. Über die App haben Nutzer:innen auch unterwegs alles im Blick. Mit den automatisierten Funktionen können Sie Zeit sparen. Zudem können Sie auch andere Bereiche, wie Rechnungserstellung und Zahlungseingänge, über Invoicely bearbeiten.

• Bewertung: 2,2 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab $ 9,99 / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein
• Demo: ja

DATEV deckt den kompletten Bereich der Buchhaltung – und somit auch die Rechnungsfreigabe – ab. Das Programm lässt sich in der Regel leicht in bestehende Systeme integrieren und auch für die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen nutzen. Über das System können nicht nur Eingangsrechnungen freigegeben und gebucht, sondern auch Ausgangsrechnungen versendet werden.

• Bewertung: 1,7 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: 30 Tage
• Demo: nein

Wave richtet sich mit seinen Angeboten vor allem an Selbstständige und an kleine Unternehmen. Die Rechnungsfreigabe lässt sich leicht in die Buchhaltungslösung von Wave integrieren.

• Bewertung: 1,3 (trusted)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab $ 16 / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: ja
• Demo: nein

Wer die Eingangsrechnungsverarbeitung effizienter gestalten möchte, steht vor einer Vielzahl von Lösungen. Doch nicht immer lässt sich pauschal sagen, welche Rechnungsfreigabe-Software besser oder schlechter ist. Vielmehr hängt die Wahl von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab.

Damit Sie die passende Software finden, sollten Sie die folgenden Punkte berücksichtigen:

• Nutzerkomfort: Wenn Sie regelmäßig mit der Rechnungsfreigabe-Software arbeiten, ist eine intuitive Bedienung unverzichtbar. Idealerweise ist die Software so selbsterklärend, dass Ihre Mitarbeiter:innen keine umfangreichen Schulungen benötigen. Eine kurze Einführung sollte ausreichen, um effizient starten zu können.

• Passende Funktionen: Eine gute Rechnungsfreigabe-Software sollte Ihre Abläufe erleichtern und Ihre Anforderungen abdecken. Unverzichtbare Funktionen sind Automatisierungen, Integration in Buchhaltungssysteme und mehrstufige Freigabeprozesse. Prüfen Sie, ob die Software diese Kernfunktionen bietet, um Ihren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.

• Umfassender Support: Auch bei einer intuitiven Software können hin und wieder Fragen auftauchen. Ein zuverlässiger und gut erreichbarer Support ist daher unverzichtbar, um Arbeitsabläufe nicht zu unterbrechen und Probleme schnell zu lösen.

• Kosten: Viele Anbieter stellen Basisversionen ihrer Rechnungsverarbeitungs-Software kostenlos zur Verfügung. Bei höherem Bedarf – etwa für die Verarbeitung einer größeren Anzahl von Rechnungen – ist oft der Wechsel zu einem kostenpflichtigen Paket erforderlich. Prüfen Sie im Vorfeld, ob sich das Preis-Leistungs-Verhältnis für Ihr Unternehmen lohnt.

• Individuelle Anpassung: Die Software sollte nicht nur technisch überzeugen, sondern auch auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt sein. Flexible Einstellungen, einfache Implementierung und individuelle Anpassungsmöglichkeiten können hier den Unterschied machen.

• Mobile Nutzung per App: Eine praktische App ist ideal, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen auch unterwegs Rechnungen bearbeiten möchten. Mit den richtigen Einstellungen informiert die App Sie über neue Dokumente, und wenige Klicks reichen aus, um alle nötigen Schritte direkt auszuführen – effizient und ortsunabhängig.