E-Rechnung-Software kostenlos: Die 7 besten Anbieter im Überblick

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich. Unternehmen müssen Rechnungen in einem gesetzlich vorgeschriebenen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und empfangen können.

Wer sich darauf vorbereitet, braucht die passende Software und das muss nicht teuer sein. Es gibt leistungsfähige E-Rechnung-Software kostenlos, die besonders für Gründer:innen und kleine Unternehmen einen schnellen Einstieg ermöglicht.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Lösungen verfügbar sind, welche Funktionen wirklich wichtig sind und wie Sie mit Qonto alle Anforderungen komfortabel erfüllen.

Um eine gesetzeskonforme E-Rechnung zu erstellen, benötigen Sie eine Lösung, die die Formate XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Diese Formate sind ab 2025 für den elektronischen Geschäftsverkehr (B2B) verpflichtend.

Eine passende E-Rechnung-Software ist entweder kostenlos oder zu bestimmten Konditionen erhältlich. Im Gegenzug erhalten Sie eine Komplettlösung, die Pflichtfelder automatisch prüft, das korrekte XML-Format erzeugt und die Rechnungen revisionssicher archiviert.

Neben bekannten Anbietern WISO MeinBüro, Lexware Office, Sevdesk oder Accountable, gibt es eine ZUGFeRD-Software auch kostenlos. Letzteres ist für Gründer:innen und kleine Unternehmen meist völlig ausreichend.

Excel allein reicht dafür nicht aus. Das Programm unterstützt weder die Formate ZUGFeRD noch XRechnung und prüft Pflichtangaben nicht automatisch. Zudem sind Excel-Dateien nicht revisionssicher, was für die gesetzliche Aufbewahrung von Rechnungen erforderlich ist.

Um eine gültige Datei zu erzeugen, benötigen Sie daher eine E-Rechnung-Software, die es mittlerweile auch kostenlos gibt oder spezielle Add-ons, die Ihre Excel-Datei in das gesetzlich vorgeschriebene Format konvertieren.

Word ist auf die Erstellung von Textdokumenten ausgelegt und unterstützt keine strukturierten Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung. Wenn Sie Ihre Rechnung in Word schreiben, müssen Sie diese anschließend mit einer passenden Software oder einem Online-Tool in das richtige XML-Format umwandeln, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

Ja, mit der passenden Software oder einem Online-Konverter können Sie die Daten einer PDF-Rechnung in eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei übertragen. Dies gelingt auch budgetfreundlich, wenn Sie Ihre X-Rechnung erstellen und zunächst Freeware nutzen möchten.

Für Unternehmen und Selbstständige, die ihr E-Invoicing per Software kostenlos managen möchten, gibt es verschiedene Anbieter. Im Folgenden haben wir beliebte Optionen für Sie aufgelistet, um Ihnen die Suche zu erleichtern.

Achten Sie auf den jeweiligen Funktionsumfang, nicht jede kostenlose Version deckt alle Möglichkeiten von versenden bis archivieren ab.

• Accountable
• B2Brouter
• Zervant
• sevdesk
• WISO MeinBüro
• Quba
• Portinvoice

Accountable ist eine All-in-One-Lösung für Selbstständige und kleine Unternehmen. Neben der E-Rechnung bietet die Plattform auch Funktionen für Buchhaltung, Steuererklärung und Belegverwaltung.

• Bewertung: 4,8 (Trustpilot)
• Registrierung nötig: Ja
• Funktionen: Erstellen, Versenden, Empfangen, Archivieren

B2Brouter ist eine cloudbasierte Plattform, die besonders für Unternehmen mit internationalen Geschäftspartner:innen interessant ist. Sie unterstützt eine Vielzahl von E-Rechnungsformaten.

• Bewertung: 4,7 (Capterra)
• Registrierung nötig: Ja
• Funktionen: Erstellen, Versenden, Empfangen

Zervant punktet mit einer klaren Benutzeroberfläche und unkomplizierter Bedienung. Die Gratisversion ist auf Basisfunktionen beschränkt.

• Bewertung: 4,4 (Trustpilot)
• Registrierung nötig: Ja
• Funktionen: Erstellen, Versenden, Empfangen, Archivieren

Der kostenlose E-Rechnungsgenerator von sevdesk eignet sich, um schnell und ohne Registrierung einzelne Rechnungen zu erstellen. Für umfangreichere Buchhaltungs- und Verwaltungsfunktionen steht eine kostenpflichtige Vollversion bereit.

• Bewertung: 3,8 (Trustpilot)
• Registrierung nötig: Ja
• Funktionen: Erstellen, Versenden, Empfangen, Archivieren

Bietet mehr als nur E-Rechnungen: Die Software deckt auch Angebote, Mahnwesen und Auswertungen ab. Besonders geeignet für kleinere Betriebe, die ein Rundum-Paket suchen.

• Bewertung: 3,8 (Trustpilot)
• Registrierung nötig: Ja
• Funktionen: Erstellen, Versenden, Empfangen, Archivieren

Quba ist ein Open‑Source E‑Rechnungs‑Viewer (kostenlos, plattformübergreifend). Das Tool dient zum Anzeigen und Prüfen elektronischer Rechnungen und erstellt selbst keine E‑Rechnungen.

• Bewertung: n/a
• Registrierung nötig: Nein (Download)
• Funktionen: Anzeigen

Portinvoice ermöglicht den sicheren, rechtskonformen Empfang und Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich. Nutzer:innen erhalten ein persönliches, SSL-gesichertes E-Mail-Postfach für den GoBD-konformen Datentransfer.

• Bewertung: n/a
• Registrierung nötig: Ja
• Funktionen: Empfangen, Validieren, Archivieren

Im Online-Firmenkonto von Qonto ist eine Lösung für Rechnungsverwaltung direkt integriert und kostenlos im Rahmen Ihres Preisplans (ab 9 € / Monat) nutzbar. Die Erstellung und Versendung sowie der Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen ist ebenfalls möglich.

Wenn Sie eine XRechnung erstellen müssen und das beispielsweise als Start-up erstmal kostenlos testen möchten, ist Freeware eine gute Option. Sie können damit gesetzeskonforme Rechnungen erstellen und erste Erfahrungen mit den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD sammeln ganz ohne Investition. Auf Dauer stoßen kostenlose Lösungen jedoch oft an Grenzen.

Typische Nachteile im Überblick:

• Funktionsumfang: Meist nur Grundfunktionen wie das Erstellen einfacher Rechnungen. Erweiterte Features – etwa Kunden- und Produktstammdaten, Mahnungen, automatischer Zahlungsabgleich oder Teilrechnungen – fehlen häufig.

• Gestaltungsmöglichkeiten: Kaum Spielraum für individuelle Layouts oder Corporate Design.

• Werbung und Branding: Anbieterlogos oder Hinweise können automatisch in Ihre Rechnung eingebettet werden.

• Support und Sicherheit: Eingeschränkter Kundensupport und teilweise niedrigere Sicherheitsstandards.

• Revisionssichere Archivierung: Häufig nicht enthalten, was bei einer Betriebsprüfung problematisch sein kann.

• Integration: Kaum Anbindung an Buchhaltungssoftware oder Geschäftskonten; wenig Automatisierung.

• Formatunterstützung: Manche Programme bieten nur XRechnung oder nur ZUGFeRD, nicht beide.

Für den Einstieg oder wenige Rechnungen pro Jahr kann eine E-Rechnung-Software kostenlos ausreichend sein. Wer jedoch regelmäßig Rechnungen schreibt oder komplexe Anforderungen hat, ist mit einer kostenpflichtigen Lösung langfristig besser aufgestellt.

Der Durchschnittspreis für eine kostenpflichtige E-Rechnung-Software liegt bei etwa 20 € pro Monat. Die Kosten hängen in erster Linie vom Anbieter, dem Funktionsumfang und der Anzahl der Nutzer:innen ab, die mit der Software arbeiten. Je mehr Funktionen (z.B. automatischer Zahlungsabgleich, Mahnwesen oder Schnittstellen) enthalten sind, desto höher ist in der Regel der Preis.

Für Qonto Kund:innen gibt es seit dem 1. Januar 2025 übrigens einen besonderen Vorteil: Die E-Rechnungsfunktion ist im Geschäftskonto bereits enthalten und steht ohne Einschränkungen zur Verfügung. Damit können Sie elektronische Rechnungen im gesetzlich vorgeschriebenen Format erstellen und versenden.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen für steuerpflichtige B2B-Leistungen eine E-Rechnung ausstellen unabhängig davon, ob der Betrieb im Haupt- oder Nebenerwerb geführt wird. Ab 2028 wird diese Pflicht auch auf Kleinunternehmer:innen ausgeweitet.

Voraussetzung ist, dass sowohl das leistende als auch das empfangende Unternehmen im Inland ansässig sind. Das bedeutet: Sitz, Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte müssen sich in Deutschland befinden. Eine reine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland reicht nicht aus.

Mit der E-Rechnung-Software von Qonto erstellen, versenden, empfangen und archivieren Sie kostenlos elektronische Rechnungen direkt aus Ihrem Online-Firmenkonto. Die Lösung unterstützt die vorgeschriebenen Formate XRechnung und ZUGFeRD und erfüllt damit alle gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht seit 2025.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

• Direkt integriert: Business Banking, Rechnungsverwaltung und ein Geschäftskonto mit Buchhaltung in einer Anwendung.

• Gesetzeskonform: Erfüllt alle Richtlinien für Erstellung, Verwaltung und Archivierung.

• Flexibel: Für das Senden, Empfangen, Verarbeiten, Visualisieren und Speichern von E-Rechnungen.

• Kostenlos für Qonto Kund:innen: Keine Zusatzgebühren, unbegrenzt nutzbar.

Die digitale Speicherung erleichtert den schnellen Zugriff auf historische Rechnungsdaten, etwa für Audits oder interne Auswertungen. Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Arbeitsschritte und minimieren das Fehlerrisiko.