ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein standardisiertes Format für das E-Invoicing, also den elektronischen Rechnungsaustausch. Es handelt sich um ein hybrides Datenformat, das eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Dies ermöglicht sowohl die visuelle Darstellung der Rechnung für Menschen als auch die automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten durch Computersysteme.

ZUGFeRD wurde entwickelt, um den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung zu vereinfachen und zu standardisieren. Das Format unterstützt verschiedene Detailgrade, von einfachen bis hin zu sehr umfangreichen Rechnungsinformationen.

Die elektronische Rechnungsverwaltung ist seit Januar 2025 im B2B-Bereich verpflichtend. Mit Qonto können Sie E-Rechnungen ganz einfach senden, empfangen, verarbeiten, visualisieren und speichern – testen Sie Qonto 30 Tage kostenlos und überzeugen Sie sich selbst von unkompliziertem E-Invoicing.

Die Einführung von ZUGFeRD war ein wichtiger Schritt zur Modernisierung und Vereinheitlichung des Rechnungswesens in Deutschland und Europa. Sie hatte mehrere wichtige Gründe:

• Standardisierung: ZUGFeRD schafft ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen in Deutschland und Europa.

• Effizienzsteigerung: Durch die automatische Verarbeitung von Rechnungsdaten werden manuelle Eingaben und damit verbundene Fehler reduziert.

• Kosteneinsparung: Die automatisierte Rechnungsverarbeitung spart Zeit und Ressourcen.

• Digitalisierung: ZUGFeRD unterstützt die digitale Transformation von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen.

• EU-Konformität: Das Format erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen.

• Umweltschutz: Durch die Reduzierung von Papierrechnungen trägt ZUGFeRD zum Umweltschutz bei.

Obwohl sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD Standards für elektronische Rechnungen sind, gibt es einige wesentliche Unterschiede. Beide Formate haben ihre Vor- und Nachteile und können je nach Anwendungsfall und Anforderungen des Empfängers gewählt werden. Für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland ist die XRechnung oft verpflichtend, während ZUGFeRD im B2B-Bereich weit verbreitet ist.

Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen, ZUGFeRD-Rechnungen zu erstellen. Allerdings kann die Nutzung von ZUGFeRD in bestimmten Situationen erforderlich oder vorteilhaft sein:

• Öffentliche Aufträge: Bei der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber kann die Verwendung von ZUGFeRD (oder alternativ XRechnung) verpflichtend sein.

• Anforderungen von Geschäftspartner:innen: Einige Unternehmen verlangen von ihren Lieferant:innen die Nutzung von ZUGFeRD-Rechnungen.

• Effizienzsteigerung: Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren und automatisieren möchten, können freiwillig auf ZUGFeRD umstellen.

• Internationale Geschäfte: Da ZUGFeRD mit dem europäischen Standard Factur-X kompatibel ist, eignet es sich gut für grenzüberschreitende Transaktionen.

• Zukunftssicherheit: Mit der zunehmenden Digitalisierung könnte ZUGFeRD in Zukunft an Bedeutung gewinnen.

Obwohl keine allgemeine Pflicht besteht, empfiehlt es sich für Unternehmen, die Möglichkeit zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen zu haben, um flexibel auf Kundenanforderungen reagieren zu können. Viele moderne Rechnungsprogramme bieten bereits Funktionen zur Erstellung von ZUGFeRD-konformen Rechnungen.

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Ab dem 1. Januar 2025 tritt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung in Kraft, jedoch müssen Unternehmen zunächst nur E-Rechnungen empfangen können. Es bestehen Übergangsregelungen, die es erlauben, bis Ende 2026 weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen zu verwenden, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Im Jahr 2027 sind diese Formate nur dann zulässig, wenn der Rechnungssteller im Vorjahr weniger als 800.000 € Umsatz hatte. Ab dem 1. Januar 2028 sind alle Unternehmen verpflichtet, den neuen E-Rechnungsstandard zu erfüllen, der alle Anforderungen an Format und Übermittlung umfasst.

ZUGFeRD ist dabei nicht explizit verpflichtend, sondern ein möglicher Standard zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht.

ZUGFeRD-Rechnungen müssen bestimmte Anforderungen erfüllen, um dem Standard zu entsprechen und rechtsgültig zu sein:

• Format: Die Rechnung muss als PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML-Datei vorliegen.

• Pflichtangaben: Alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben auf Rechnungen müssen enthalten sein, einschließlich: Name und Anschrift der Rechnungsstellenden und -empfangenden, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum und -nummer, Art und Menge der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, Netto- und Bruttobeträge, Angewandter Steuersatz und Steuerbetrag.

• Strukturierte Daten: Die XML-Datei muss alle relevanten Rechnungsdaten in strukturierter Form enthalten.

• Profilkonformität: Die Rechnung muss einem der definierten ZUGFeRD-Profile entsprechen (z.B. BASIC, COMFORT oder EXTENDED).

• Validität: Die XML-Daten müssen den ZUGFeRD-Spezifikationen entsprechen und validierbar sein.

• Lesbarkeit: Die PDF-Ansicht muss für Menschen lesbar und verständlich sein.

• Unveränderbarkeit: Die Rechnung muss so gestaltet sein, dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind.
  

• Archivierbarkeit: Das Format muss eine langfristige Archivierung ermöglichen.

Um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden, empfiehlt es sich, ein zertifiziertes Rechnungsprogramm zu verwenden, das ZUGFeRD unterstützt. Dies erleichtert die korrekte Erstellung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format erheblich.

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht für menschliche Betrachter:innen zunächst wie eine gewöhnliche PDF-Rechnung aus. Sie enthält alle üblichen visuellen Elemente einer Rechnung, einschließlich des Firmenlogos, der Rechnungsdaten und der Positionen. Der Unterschied liegt in den eingebetteten strukturierten Daten.

• Klares, professionelles Layout
• Alle Pflichtangaben auf Rechnungen sind sichtbar
• Übersichtliche Auflistung der Rechnungspositionen
• Summen und Steuerbeträge klar ausgewiesen

• Nicht sichtbar für Betrachter:innen
• Enthält alle Rechnungsdaten in strukturierter Form
• Ermöglicht die automatische Verarbeitung durch Computersysteme

• PDF/A-3-Format für Langzeitarchivierung
• Dateiname oft mit Zusatz „.xml.pdf“
• Größere Dateigröße als normale PDF-Rechnungen aufgrund der eingebetteten XML-Daten

• Oft Hinweis auf ZUGFeRD-Format im Rechnungskopf oder -fuß
• Angabe des verwendeten ZUGFeRD-Profils (z.B. BASIC, COMFORT, EXTENDED)

Die Kombination aus visueller Darstellung und eingebetteten Daten macht ZUGFeRD-Rechnungen sowohl für Menschen als auch für automatisierte Systeme leicht verarbeitbar. Dies vereinfacht die Rechnungsprüfung und Rechnungsverwaltung erheblich.

ZUGFeRD bietet als standardisiertes Format für elektronische Rechnungen sowohl Vorteile als auch einige Herausforderungen.

Trotz einiger Herausforderungen überwiegen für die meisten Unternehmen die Vorteile von ZUGFeRD, insbesondere im Hinblick auf Effizienzsteigerung und Zukunftssicherheit in der Rechnungsverwaltung.

Die Aufbewahrungsfrist für ZUGFeRD-Rechnungen entspricht den allgemeinen gesetzlichen Vorgaben für Geschäftsunterlagen in Deutschland:

• Grundsätzliche Aufbewahrungsfrist: ZUGFeRD-Rechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

• Beginn der Frist: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

• Form der Aufbewahrung: Die Rechnung muss in ihrer ursprünglichen digitalen Form aufbewahrt werden. Sowohl die PDF-Ansicht als auch die eingebetteten XML-Daten müssen erhalten bleiben. Eine reine Papieraufbewahrung ist nicht ausreichend.

• Internationale Geschäfte: Bei grenzüberschreitenden Transaktionen können abweichende Aufbewahrungsfristen gelten.

• Besondere Fälle: In einigen Situationen, z.B. bei laufenden Steuerverfahren, kann sich die Aufbewahrungsfrist verlängern.

Zusätzlich gelten die folgenden Anforderungen an eine aufbewahrte ZUGFeRD-Rechnung:

• Unveränderbarkeit: Die Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind.

• Lesbarkeit: Die Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar bleiben.

• Datenzugriff: Es muss sichergestellt sein, dass die Finanzbehörden im Falle einer Prüfung auf die Daten zugreifen können.

Die korrekte Aufbewahrung von ZUGFeRD-Rechnungen ist wichtig für die Einhaltung steuerrechtlicher Vorschriften und die Rechnungsprüfung. Es empfiehlt sich, ein zuverlässiges digitales Archivierungssystem zu verwenden, das die Langzeitaufbewahrung und den Zugriff auf die Rechnungen sicherstellt.

Unternehmen sollten beachten, dass die Digitalisierung von Rechnungen und die Verwendung von ZUGFeRD nicht nur die Aufbewahrung erleichtern, sondern auch die gesamte Rechnungsverwaltung effizienter gestalten können.

ZUGFeRD hat sich als wichtiger Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland und Europa etabliert. Es bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Rechnungsstellung und -verarbeitung zu digitalisieren und zu automatisieren, was zu erheblichen Effizienzsteigerungen führen kann.

Die Kombination aus visueller PDF-Darstellung und strukturierten XML-Daten macht ZUGFeRD zu einer flexiblen Lösung, die sowohl für kleine Unternehmen als auch für große Konzerne geeignet ist. Obwohl die Implementierung anfänglich mit Kosten und Aufwand verbunden sein kann, überwiegen langfristig die Vorteile wie Zeitersparnis, Fehlerreduktion und verbesserte Datenqualität.

Mit der zunehmenden Digitalisierung im Geschäftsleben und den steigenden Anforderungen an elektronische Rechnungen, insbesondere im öffentlichen Sektor, wird die Bedeutung von ZUGFeRD voraussichtlich weiter zunehmen. Unternehmen, die sich frühzeitig mit diesem Standard vertraut machen und ihn in ihre Prozesse integrieren, können von einer verbesserten Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftssicherheit profitieren.

Letztendlich trägt ZUGFeRD dazu bei, die Fakturierung zu vereinfachen und zu standardisieren, was nicht nur einzelnen Unternehmen, sondern der gesamten Wirtschaft zugutekommt. Es ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer vollständig digitalisierten und effizienten Geschäftswelt.