Rechnungsprüfung

Eine Rechnungsprüfung - oder Rechnungsabgleich - ist ein detaillierter Prozess, bei dem eine Rechnung sorgfältig auf Richtigkeit überprüft wird. Dies umfasst die Überprüfung der Genauigkeit der berechneten Beträge, die Übereinstimmung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen mit den in der Rechnung aufgeführten Positionen und die Einhaltung der geltenden Steuervorschriften und Geschäftsbedingungen. Eine gründliche Rechnungsprüfung hilft, finanzielle Fehler zu vermeiden und sorgt für eine genaue Finanzbuchhaltung.

Die Rechnungsprüfung ist ein mehrstufiger Prozess, der darauf abzielt, die Richtigkeit und Vollständigkeit einer Rechnung zu bestätigen. Dieser Prozess variiert je nach Art und Größe des Unternehmens sowie nach Art der Rechnung, beinhaltet jedoch in der Regel die folgenden Schritte:

1. Eingang und Erfassung der Rechnung: Bei Eingang der Rechnung wird diese erfasst und in das Buchhaltungssystem des Unternehmens eingegeben. Dieser Schritt sollte zeitnah erfolgen, um Verzögerungen bei der Zahlung zu vermeiden.
2. Sachliche und rechnerische Prüfung: Die sachliche Prüfung beinhaltet die Überprüfung der auf der Rechnung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen und die Bestätigung, dass diese geliefert oder erbracht wurden. Die rechnerische Prüfung konzentriert sich auf die Überprüfung der Genauigkeit der berechneten Beträge. Hierzu gehört die Kontrolle der Einzelpreise, der Summe und der korrekten Ausweisung der Mehrwertsteuer.
3. Abgleich der Rechnung mit Bestellung und Lieferschein: Die Rechnung wird mit der ursprünglichen Bestellung und dem Lieferschein abgeglichen, um sicherzustellen, dass die gelieferten Waren oder Dienstleistungen den ursprünglich bestellten entsprechen und dass die berechneten Beträge korrekt sind.
4. Genehmigung der Rechnung: Nach der Überprüfung und Bestätigung der Richtigkeit der Rechnung wird diese zur Zahlung freigegeben. Je nach Größe und Struktur des Unternehmens kann diese Genehmigung von einem Abteilungsleiter, einem Finanzleiter oder einer anderen autorisierten Person erteilt werden.
5. Zahlung der Rechnung: Die Rechnung wird fristgemäß bezahlt und als bezahlt markiert. Bei verspäteten Zahlungen können gemäß § 288 BGB Verzugszinsen anfallen, daher ist eine zeitnahe Zahlung wichtig.
6. Dokumentation und Archivierung der Rechnung: Nach der Zahlung wird die Rechnung für zukünftige Referenzen und zur Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gemäß § 257 HGB archiviert.

Eine Checkliste für die Rechnungsprüfung kann dazu beitragen, den Prozess zu strukturieren und sicherzustellen, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden. 

Hier ist eine Beispiel-Checkliste:

1. Ist die Rechnung vollständig, mit allen benötigten Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Namen und Adressen des Lieferanten und des Kunden, Einzelheiten der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag?

2. Stimmt die auf der Rechnung aufgeführte Lieferung oder Leistung mit der Bestellung und dem Lieferschein überein?

3. Sind die berechneten Beträge korrekt, einschließlich eventueller Rabatte oder Sondervereinbarungen?

4. Ist die Mehrwertsteuer korrekt berechnet und ausgewiesen?

5. Sind die Zahlungsbedingungen klar und akzeptabel?

• Verwenden Sie ein automatisiertes Rechnungsprüfungssystem, um den Prozess zu vereinfachen und Fehler zu minimieren.
• Schulen Sie Ihr Personal in den richtigen Verfahren und Best Practices für die Rechnungsprüfung.
• Definieren Sie klare Prozesse und Zuständigkeiten für die Rechnungsprüfung.
• Führen Sie regelmäßige Audits Ihrer Rechnungsprüfungsprozesse durch, um sicherzustellen, dass sie effektiv und effizient sind.
• Arbeiten Sie eng mit Ihren Lieferanten zusammen, um sicherzustellen, dass ihre Rechnungen alle benötigten Informationen enthalten und leicht zu überprüfen sind.

Die inhaltliche Rechnungsprüfung konzentriert sich auf die Überprüfung der auf der Rechnung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen. Hierbei wird geprüft, ob die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen den Angaben in der Rechnung entsprechen und ob sie den ursprünglichen Bestellungen und Anforderungen des Unternehmens entsprechen. 

Dies beinhaltet unter anderem die Überprüfung der Menge, Qualität und Preise der gelieferten Waren oder Dienstleistungen.

Die formelle Rechnungsprüfung befasst sich mit der Überprüfung der Richtigkeit und Vollständigkeit der auf der Rechnung angegebenen Informationen. Hierbei wird geprüft, ob alle erforderlichen Informationen, wie die vollständigen Namen und Adressen des Lieferanten und des Kunden, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die genaue Bezeichnung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, die Preise und der Gesamtbetrag, korrekt auf der Rechnung aufgeführt sind. 

Darüber hinaus wird überprüft, ob die Mehrwertsteuer korrekt berechnet und ausgewiesen ist und ob die Rechnung alle anderen gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Die digitale Rechnungsprüfung bezieht sich auf den Einsatz von Technologie zur Automatisierung und Vereinfachung des Rechnungsprüfungsprozesses. Dies kann die Verwendung von Buchhaltungssoftware, künstlicher Intelligenz oder anderen digitalen Tools beinhalten, die dazu beitragen, den Prozess zu beschleunigen, Fehler zu minimieren und eine genaue Aufzeichnung und Analyse der Rechnungsdaten zu ermöglichen. 

Einige der Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung sind eine verbesserte Effizienz, eine höhere Genauigkeit, eine bessere Nachverfolgung und Kontrolle der Rechnungen und eine einfachere Archivierung und Berichterstattung.

Diese zusätzlichen Aspekte der Rechnungsprüfung tragen dazu bei, ein umfassendes Verständnis des Prozesses zu vermitteln und die Effektivität und Genauigkeit der Rechnungsprüfung zu verbessern.

• Versäumnis, alle eingehenden Rechnungen zu erfassen und zu prüfen
• Übersehen von Fehlern oder Unstimmigkeiten in den Rechnungen
• Versäumnis, die Rechnungen mit den Bestellungen und Lieferscheinen abzugleichen
• Mangel an strukturierten und standardisierten Verfahren für die Rechnungsprüfung
• Verspätete oder fehlende Zahlungen aufgrund von Fehlern bei der Rechnungsprüfung

Wenn bei der Rechnungsprüfung ein Fehler gefunden wird, sollte der Lieferant sofort informiert und um eine korrigierte Rechnung gebeten werden.

Die Verantwortung für die Rechnungsprüfung liegt in der Regel bei der Finanz- oder Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens.

Die Rechnungsprüfung sollte für jede eingehende Rechnung durchgeführt werden.